Czy pracodawca może żądać od pracownika, aby ten podał powód zwolnienia lekarskiego?

Urlop chorobowy dla pracownika jest to okres niezbędny na podratowanie zdrowia i odzyskanie sił.

Dla pracodawcy natomiast jest to czas, kiedy zadania nieobecnego pracownika musi wykonywać sam, albo delegować na innych zatrudnionych.

Krótkie i rzadkie absencje podopiecznego raczej nie stanowią większego problemu, gorzej jest, jednak gdy nie ma go w pracy przez większość roku.

Popularne L4 zazwyczaj jest powodowane chorobami sezonowymi, jak przeziębienie czy grypa. Są jednak również takie schorzenia, które potrafią „unieruchomić” pracownika na wiele dni lub tygodni. Pracodawca może w takich wypadkach być „ciekawy”, czemu jego pracownik tak często nie pojawia się w pracy. Czy jednak ma on prawo pytać o powód zwolnienia lekarskiego?

Czy pracodawca może wiedzieć wszystko o pracowniku?

Rozporządzenie UE w sprawie ochrony danych (RODO) stanowiło prawdziwy przełom w prawodawstwie. Wpłynęło ono nie tylko na samą branżę marketingową i informacyjną, ale również, w mniejszy lub większy sposób, na wiele innych.

Również prawo pracy nie obyło się od modyfikacji mających na celu zwiększenie prywatności pracowników. Kodeks pracy po nowelizacji szczegółowo wskazuje, o co pracodawca może pytać pracownika, a o co nie.

Co istotne, żądanie wskazania określonych danych musi mieć swoje uzasadnienie.

Pracodawca zatem może żądać od pracownika podania takich danych jak:

1. imię i nazwisko;
2. data urodzenia;
3. dane kontaktowe;
4. adres zamieszkania;
5. numer PESEL, a w przypadku jego braku — rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
6. wykształcenie;
7. kwalifikacje zawodowe;
8. przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
9. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
10. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Jak widzimy, wśród powyższego nie widnieje informacja o stanie zdrowia pracownika.

Powód zwolnienia lekarskiego – dla pracodawcy nieistotny

Jeśli nie mamy problemu, aby opowiedzieć o przebiegu grypy, jaką przeszliśmy, to jest mnóstwo innych, często bardziej poważnych chorób, o których wolelibyśmy nie wspominać innym, niezbyt bliskim nam osobom.

Za przykład można wskazać schorzenia związane ze zdrowiem psychicznym. Mimo że nie powinno tak być, to wiele osób cały czas wstydzi się do tego przyznać. Na szczęście żaden z pracowników nie może zostać do tego zmuszony. Gwarantuje mu to art. 22¹ KP.

Pracodawca – co do zasady — nie może żądać od pracownika podania informacji o stanie jego zdrowia, chyba że informacje te są niezbędne w celu skorzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień prawa pracy.

Oznacza to, że pytanie o powód zwolnienia lekarskiego swojego pracownika jest nieuprawnione. Brak chęci do podejmowania rozmowy przez pracownika na ten temat nie może mieć negatywnego wpływu na jego zatrudnienie.

Co więcej, próba wymuszenia takich informacji jest zagrożona wysoką karą finansową.

Pracodawcy musi wystarczyć, że lekarz, który badał pacjenta, zdecydował, że ten powinien zostać w domu i odpoczywać.

Do wiadomości pracodawcy powinno zatem dotrzeć wyłącznie zaświadczenie w sprawie zwolnienia lekarskiego. Nic więcej.

Program kadrowo-płacowy 360 Kadry i płace pomaga w sprawnym prowadzeniu ewidencji absencji.

Wystarczy wejść w Menu Absencje – Ewidencja absencji

A następnie wybrać Dodaj, pojawi się panel do wypełnienia:

Czy pracodawca może rozmawiać z pracownikiem o jego problemach zdrowotnych?

Ogólna zasada jest taka, że pracownik jeżeli nie chce, nie musi wskazywać pracodawcy informacji na temat swojego zdrowia.

Prawo do utrzymywania tajemnicy w tym zakresie nie jest jednak nienaruszalne. Pracownik bowiem może samodzielnie przekazać takie dane lub wyrazić zgodę na rozmowę z pracodawcą w tym zakresie. Prawo pracy ma za zadanie chronić pracownika i daje mu możliwość zatrzymania dla siebie wszelkich informacji o jego stanie zdrowia.

Jednakże niektóre uprawnienia pracownicze wymagają wyjawienia takich danych.

Wskazywałem już we wcześniejszym akapicie, że pracodawca może żądać podania określonych informacji, również tych związanych ze stanem zdrowia, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, np. uprawnień przewidzianych dla kobiet w ciąży.

Nie tylko jednak te szczególne uprawnienia pracownicze mogą inicjować próbę rozmowy o chorobach. Pracodawca jest bowiem zobowiązany do podejmowania działań w zakresie ochrony życia i zdrowia swoich podopiecznych w miejscu pracy poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków.

Nie będzie zatem złamaniem prawa, jeżeli pracodawca w sposób taktowny spróbuje pozyskać od pracownika informacje o jego stanie zdrowia, jeżeli ma to na celu realizację ustawowego obowiązku. W szczególności chodzi tu o ustalenie, czy warunki, w jakich pracownik świadczy pracę, nie wpływają negatywnie na jego zdrowie.

Pracodawca powinien zachowywać się tak, aby pracownik nie obawiał się z nim porozmawiać o swoich dolegliwościach. Skrywanie swoich schorzeń może bowiem prowadzić do pogorszenia się stanu zdrowia pracownika.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony na stanowisku pracy w szczególnych warunkach, wiedza na temat kondycji podopiecznego jest wręcz niezbędna.

Pracodawca powinien dbać o każdego swojego członka załogi, bez względu czy jest to pracownik biurowy, czy fizyczny.

W przypadku gdy pracownik poinformuje swojego przełożonego o pogorszeniu się jego stanu zdrowia, ten drugi powinien natychmiast zareagować i skierować zatrudnionego na badania profilaktyczne.

Co na ten temat twierdzi orzecznictwo?

Dla potwierdzenia powyższych twierdzeń warto przytoczyć orzecznictwo sądowe. To bowiem wskazuje jednoznacznie, że co do zasady powód zwolnienia lekarskiego nie jest informacją, o którą może pytać pracodawca.

Są jednak od tego pewne wyjątki.

Sąd Najwyższy w swoim wyroku z dnia 3 lutego 2021 roku (sygn. akt: I PSKP 3/21) wskazał, że zabrania się przetwarzania m.in. danych osobowych dotyczących zdrowia. Wyjątki od tej zasady są enumeratywnie wyliczone w art. 9 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Zgodnie z tym przepisem, nie ma ona (zasada) zastosowania w szczególności wtedy, gdy:

• osoba, której dane dotyczą, wyraziła w granicach prawem dozwolonych wyraźną zgodę na ich przetwarzanie;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem;
• przetwarzanie danych jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego.

Dane wrażliwe (w tym dane dotyczące stanu zdrowia) podlegają zatem szczególnej ochronie prawa.

Muszą istnieć szczególne powody domagania się od pracownika (oczekiwania od niego) ujawnienia informacji na temat stanu jego zdrowia.

Czy pracodawca widzi na zaświadczeniu powód zwolnienia lekarskiego?

Wiemy już, że pracodawca nie może pytać pracownika o powód zwolnienia lekarskiego.

Czy jednak wystawienie przez lekarza l4 będzie wiązało się z poinformowaniem przełożonego o chorobie pracownika?

Na zwolnieniu lekarskim nie wskazuje się wprost, na co dokładnie cierpi pacjent.

Podawany jest za to kod choroby. Jest to niezbędne, aby pracownik na l4 miał prawo do pobierania wynagrodzenia chorobowego od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wystarczy zatem, aby lekarz na zaświadczeniu L4 umieścił odpowiedni kod literowy.  

Zwolnienie lekarskie określone może być 5 różnymi kodami choroby. Lekarz wskazuje na jeden z nich. Każdy z nich opisuje inne przyczyny niezdolności do pracy. Kody te oznaczają następująco:

• Kod A – niezdolność do pracy powstałą po przerwie nieprzekraczającej 60 dni, spowodowana tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą;
• Kod B – niezdolność do pracy w czasie ciąży;
• Kod C – niezdolność do pracy spowodowana nadużyciem alkoholu;
• Kod D – niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą;
• Kod E – niezdolność do pracy spowodowana chorobą zakaźną, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni lub inną chorobą, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.

Ważne! Jeżeli pracownik nie czuje się komfortowo z ujawnianiem niezdolności do pracy, w przypadku kodów B lub D może złożyć pisemny wniosek o niewpisywanie kodu do zaświadczenia.

W pozostałych wypadkach to lekarz decyduje czy umieścić w l4 dany kod, czy nie.

Czy pracodawca jest w stanie zobaczyć kod wpisany przez lekarza i tym samym poznać powód zwolnienia lekarskiego? Otóż nie.

Treść zaświadczenia otrzymuje ZUS.

Zakład natomiast nie jest uprawniony do przekazywania zakładowi pracy takich informacji.

Pracodawca jest jedynie informowany o fakcie wystawienia l4, nie o jego przyczynach.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego