LinkedIn w wielu branżach to jedno z ważniejszych narzędzi biznesowych i sprzedażowych. Dla handlowców, rekruterów czy konsultantów jest to ogromna baza potencjalnych klientów.

Wszystko w jednym miejscu, wraz z danymi personalnymi lub firmowymi. Profil na tej platformie pełni zatem funkcję cyfrowej wizytówki, kanału komunikacji z klientami oraz przestrzeni do budowania marki osobistej.

Łączenie tylu elementów w jednym może być jednak również powodem do konfliktów.

Pracodawcy często uważają, że jeśli pracownik przez kilka lat buduje sieć kontaktów w godzinach pracy, posługując się firmowym logo i tytułem służbowym, po odejściu powinien „zwrócić” takie konto na LinkedIn.

Warto się zatem zastanowić, czy pozwalanie pracownikom wykorzystywać to narzędzie do wykonywania zadań pracowniczych daje pracodawcy prawo do żądania wydania mu bazy klientów z tego portalu.

Kluczowe wnioski: LinkedIn w relacji pracownik-pracodawca

Zanim zagłębisz się w szczegóły prawne, poznaj najważniejsze fakty dotyczące statusu profilu na LinkedIn:

• Własność profilu: Konto na LinkedIn jest zawsze prywatną własnością osoby fizycznej. Przepisy nie znają pojęcia „służbowego profilu osobistego” – pracodawca nie może żądać jego wydania ani haseł dostępu.
• Brak przymusu: Pracodawca nie ma prawa zmusić pracownika do założenia konta w mediach społecznościowych pod własnym nazwiskiem w celach służbowych.
• Kontakty vs. Baza klientów: Sama „sieć kontaktów” jest zazwyczaj publiczna, ale jeśli zawiera poufne dane sprzedażowe lub historie transakcji, może zostać uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa.
• Czyn nieuczciwej konkurencji: Choć pracownik zachowuje profil po odejściu z firmy, masowe „wyciąganie” klientów do nowego pracodawcy za pomocą LinkedIn może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą.
• Rola umowy: Jedynym skutecznym sposobem na zabezpieczenie interesów firmy są jasne zapisy w umowie o pracę, zakazie konkurencji lub polityce social media.

LinkedIn jako narzędzie pracy

W wielu firmach LinkedIn jest traktowany jak pełnoprawne narzędzie służbowe.

Nie dziwi to, bowiem jest to świetne miejsce dla marketingowców, handlowców oraz HR-owców.

Pracodawcy oczekując budowania relacji z klientami właśnie poprzez LinkedIn zachęcają pracowników do aktywności na platformie oraz szkolą ich z tzw. social sellingu.

W tym miejscu pojawia się pytanie – czy pracodawca może wymagać od pracowników zakładania profili na portalach typu Facebook lub właśnie LinkedIn? Otóż – nie.

Pracodawca nie może wymagać od osoby zatrudnionej rejestracji na jakichkolwiek social mediach pod własnym imieniem i nazwiskiem oraz prowadzenia ich w interesie firmy.

Jedyne co, to może założyć konto firmowe i udostępnić je pracownikom, których zadaniem będzie prowadzenie profilu przedsiębiorstwa w sieci i z tego poziomu pozyskiwanie nowych klientów oraz utrzymywanie kontaktów z obecnymi.

Status prawny konta LinkedIn: profil prywatny czy narzędzie służbowe?

Kluczowe znaczenie ma tutaj rozróżnienie pomiędzy:

• profilem osobistym – prowadzonym przez konkretną osobę fizyczną (tutaj – pracownika);
• profilem firmowym – należącym do pracodawcy.

Konto założone przez pracownika formalnie pozostaje prywatne. Jest zakładane na jego imię i nazwisko oraz przypisane do osobistego adresu e-mail.

LinkedIn nie przewiduje „profilów służbowych”, czyli zakładanych na dane pracownika, ale należących do określonej organizacji lub przypisanych do innego, większego profilu pracodawcy.

Każdy profil osobisty należy do użytkownika, który akceptuje regulamin platformy i bierze na siebie odpowiedzialność za korzystanie z niego. Właścicielem konta jest zatem pracownik, a nie firma.

Ale czy nie ma od tego żadnych wyjątków?

Kontakty na LinkedIn a baza klientów

Budowanie bazy kontaktów służbowych za sprawą prywatnego profilu na LinkedIn potrafi być źródłem konfliktu na linii pracodawca – pracownik, szczególnie kiedy ten drugi odchodzi do konkurencji.

Bo co jeżeli handlowiec buduje sieć kontaktów w godzinach pracy, używając firmowego logo, a następnie odchodzi z 5 tys. obserwujących? Czy w takim wypadku pracodawca może rościć prawa do tego profilu lub bazy kontaktów?

Nie jest to wszystko jednoznaczne, tym bardziej że przepisy prawa nie regulują tej kwestii. Są co prawda już orzeczenia w tym temacie, ale nie są one jakoś bardzo ze sobą zbieżne, gdyż wszystko tu zależało od indywidualnych okoliczności sprawy.

Brak jest jednego rozwiązania, które odgórnie pokazywałoby zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy, na czym stoją i czego mogą się spodziewać.

Zastanówmy się jednak, jak powinniśmy do tego pochodzić, opierając się na istniejących przepisach i zasadach prawnych. Wszystko tu rozbija się o bazę klientów.

Czym ona jest? Otóż jest to zorganizowany zbiór danych o osobach i firmach, z którymi przedsiębiorca ma kontakty biznesowe, zawierający informacje takie jak dane kontaktowe, historia zakupów, interakcje, preferencje czy dane demograficzne.

Służy do budowania relacji, personalizacji ofert, usprawnienia sprzedaży i marketingu. Jej rozwój jest kluczowy dla wzrostu sprzedaży.

Dla zachowania przewagi konkurencyjnej istotne jest, aby baza ta nie trafiła w ręce innych przedsiębiorców.

Stąd też bazy klientów bardzo często stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

W skrajnych przypadkach ujawnienie danych znajdujących się w bazie może być traktowane jak przestępstwo z art. 266 KK, za które grozi kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

Aby uznać kontakty za bazę klientów firmy, muszą one spełniać określone warunki – między innymi muszą:

• być zidentyfikowane i uporządkowane;
• mieć wartość gospodarczą;
• nie być powszechnie dostępne.

Lista kontaktów na LinkedIn, obejmująca imię, nazwisko i stanowisko, często ma charakter informacji publicznej.

Sam fakt bycia danego klienta czy kontrahenta w „sieci kontaktów” na portalu, nie musi oznaczać dostępu do poufnych danych handlowych.

Kiedy kontakty na LinkedIn mogą być traktowane jako „firmowe”?

Przede wszystkim powtórzyć należy, że samo nawiązanie kontaktu z jakąś osobą na LinkedIn automatycznie nie oznacza, że jest to klient firmy.

Tym bardziej że dostęp do kont na tym portalu jest publiczny, i każdy może wyświetlić profil każdej innej osoby.

Dlatego też, abyśmy mogli mówić o jakimkolwiek tworzeniu bazy kontaktów firmy poprzez prywatny profil na LinkedIn, należy przeanalizować, czy:

• nawiązywanie kontraktów odbywało się w godzinach pracy;
• pracownik wykorzystywał sprzęt służbowy;
• pracownik posługiwał się firmowym logo i stopką;
• kontakty były nawiązywane z klientami pracodawcy;
• w konwersacji z klientami znajdują się informację mogące stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa.

Jeżeli sieć kontaktów była rozwijana w ramach wykonywania obowiązków służbowych, można stwierdzić, że ma ona bezpośredni związek z interesem pracodawcy.

Nie oznacza to jednak automatycznego prawa pracodawcy do profilu pracownika, ale może mieć znaczenie przy ocenie, czy doszło do naruszenia obowiązku lojalności lub wykorzystania informacji należących do pracodawcy.

Zatem profil na LinkedIn ma charakter indywidualny i jest przypisany do konkretnej osoby, a nie do firmy.

Jeżeli pracownik nawiązał relację z klientem, która trwa nadal pomimo zmiany przez niego miejsca pracy, to ma do tego prawo. Nie jest to jeszcze potwierdzona linia orzecznicza, ale sądy raczej przychylają się do stanowiska, iż po zakończeniu współpracy pracodawca nie ma podstaw prawnych, aby żądać usunięcia takich kontaktów z prywatnego konta pracownika, a tym bardziej nie może rościć sobie „oddania” mu takiego profilu, jako służbowego.

Trzeba jednak zachować ostrożność. Problem pojawia się w momencie, gdy były pracownik zaczyna aktywnie wykorzystywać te relacje, wysyłając masowe wiadomości informujące o zmianie miejsca pracy i oferując te same usługi w konkurencyjnej firmie.

W takiej sytuacji nie chodzi już o samo posiadanie sieci kontaktów, lecz o świadome przejmowanie klientów z wykorzystaniem doświadczenia i informacji zdobytych u poprzedniego pracodawcy, co może zostać zakwalifikowane jako dopuszczanie się czynów nieuczciwej konkurencji.

Konto na LinkedIn – czy pracodawca ma do niego jakiekolwiek prawo?

Co do zasady pracodawca nie może domagać się wydania mu przez pracownika profilu LinkedIn, nawet jeśli było ono intensywnie wykorzystywane do celów służbowych.

Konto jest przypisane do osoby fizycznej (pracownika), jej danych i „tożsamości zawodowej”.

Możliwe są jednak inne, nieco bardziej pośrednie roszczenia, takie jak:

• zakaz wykorzystywania określonych kontaktów do aktywności konkurencyjnej;
• odszkodowanie za naruszenie zakazu konkurencji;
• odszkodowanie za czyny nieuczciwej konkurencji.

Klucz do wszystkiego stanowi jednak umowa. To ona zabezpiecza interesy pracodawcy.

Nie jest już niczym niespotykanym, że pracodawcy decydują się zawierać umowy, które regulują działalność pracowników związaną z social mediami.

Takie umowy mogą np. obejmować:

• obowiązek oznaczania profilu jako „służbowego” na czas trwania umowy o pracę;
• zakaz przenoszenia służbowych relacji z klientami po odejściu do innego pracodawcy;
• obowiązek przekazania danych kontaktowych klientów do systemu wykorzystywanego przez pracodawcę.

Takie rozwiązania nie dają pracodawcy prawa do żądania przejęcia profilu, ale wzmacniają pozycję pracodawcy w ewentualnym sporze.

Jednocześnie pracodawca musi pamiętać, aby nie przekroczyć linii dzielącej jego prawa i pracownicze prawa do prywatności.

Przede wszystkim nie wolno mu ingerować w prywatne konto pracownika w sposób dowolny.

Niedopuszczalne jest między innymi:

• żądanie haseł do konta pracownika;
• przeglądanie prywatnych wiadomości;
• wymuszanie usuwania kontaktów z profilu.

Reasumując kontakty na LinkedIn nie mają jednoznacznego statusu prawnego.

Ciężko tu stanowczo stwierdzić, że coś jest pewnikiem. Co do zasady profil należy do pracownika, jednakże sposób jego wykorzystania może już rodzić konsekwencje służbowe i prawne.

Pracodawca nie może „odebrać” profilu ani obserwujących, jednak w określonych sytuacjach może skutecznie chronić swoje interesy, powołując się na zakaz konkurencji oraz ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa.

Ważne pytania pracowników

Czy muszę przekazać hasło do LinkedIn po zakończeniu pracy?

Absolutnie nie. Żądanie haseł do prywatnych kont pracownika jest naruszeniem dóbr osobistych i prywatności.

Profil na LinkedIn, nawet jeśli był używany do celów służbowych, to nadal własność osoby fizycznej.

Czy po odejściu z firmy mogę wysłać wiadomość do klientów z LinkedIn?

Poinformowanie o zmianie miejsca pracy jest dopuszczalne.

Ale agresywne namawianie klientów byłego pracodawcy do przejścia do nowej firmy może zostać uznane za czyn nieuczciwej konkurencji, co rodzi ryzyko odszkodowawcze.

Jak zabezpieczyć interesy firmy w kontekście LinkedIn?

Najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie jasnej polityki korzystania z mediów społecznościowych (Social Media Policy) oraz odpowiednich zapisów w umowie o zakazie konkurencji i ochronie tajemnicy firmy.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego