Czym zajmuje się kadrowa? Obowiązki i zakres działań.

Czym zajmuje się kadrowa/-owy? Obowiązki i zakres działań specjalisty ds. kadr obejmują szeroki zakres działań związanych z obsługą pracowników oraz zgodnością z przepisami prawa pracy. Osoba na tym stanowisku musi łączyć wiedzę prawniczą z umiejętnościami administracyjnymi, co czyni ją filarem działu kadr i płac. Przeczytaj i dowiedz się, co robi kadrowa/-owy i jaki jest zakres obowiązków na tym stanowisku.

Kadrowa – obowiązki w praktyce

Czym zajmuje się kadrowa/-owy? Zakres obowiązków kadrowej jest szeroki i różnorodny. Obejmuje nie tylko działania administracyjne, ale także zarządzanie dokumentacją pracowniczą oraz wsparcie dla pracowników. Najważniejsze zadania, które realizuje kadrowa/-owy, to:

• Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – w tym akt osobowych, które składają się z pięciu części (A, B, C, D, E). Dokumentacja musi być prowadzona w sposób zgodny z przepisami i zapewniać poufność oraz bezpieczeństwo danych.
• Obsługa procesów związanych z zatrudnieniem – przygotowanie umów o pracę, zgłoszenie nowego pracownika do ZUS oraz przekazywanie wymaganych informacji do urzędów.
• Ewidencja czasu pracy – dokumentowanie godzin pracy, urlopów, zwolnień i innych usprawiedliwionych nieobecności.
• Wsparcie w kwestiach prawnych – kadrowa jest odpowiedzialna za bieżące monitorowanie zmian w Kodeksie pracy oraz wdrażanie nowelizacji w firmie. Szkolenia z tego zakresu są niezbędne, aby uniknąć błędów, które mogłyby skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Co robi kadrowa/-owy w codziennej pracy?

Czym zajmuje się kadrowa na co dzień? Typowe zadania kadrowej mogą obejmować:

• Rekrutację nowych pracowników – od przygotowania ogłoszeń, przez selekcję CV, aż po uczestnictwo w rozmowach kwalifikacyjnych.
• Wsparcie w onboarding’u nowych pracowników – przygotowanie stanowiska pracy, przekazanie informacji o zasadach obowiązujących w firmie oraz szkolenia z zakresu BHP.
• Tworzenie harmonogramów pracy – dostosowywanie grafików do wymagań prawa pracy i indywidualnych potrzeb pracowników.
• Rozliczanie wynagrodzeń i świadczeń – współpraca z działem płac w celu poprawnego naliczania wynagrodzeń, urlopów czy zasiłków. W automatyzacji tego procesu może pomóc nasz program 360 Kadry i Płace.

Obowiązki kadrowej – aspekty prawne

Zgodność z przepisami prawa pracy to jeden z fundamentów pracy kadrowej/-wego. Każda firma jest zobowiązana do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która obejmuje:

• akta osobowe (części A–E),
• dokumentację czasu pracy,
• dokumentację związaną z urlopami i wynagrodzeniami.

Przechowywanie tych dokumentów wymaga szczególnej dbałości o bezpieczeństwo. Zakres obowiązków kadrowej/-wego to również gotowość do wydania kopii dokumentacji pracownikowi w terminie do 30 dni od złożenia wniosku.

Zgodnie z przepisami, dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku przechowywania elektronicznego dokumenty muszą być odpowiednio zabezpieczone oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną. Dokumentacja powinna być archiwizowana przez 10 lat od momentu zakończenia stosunku pracy. Profesjonalny program kadrowo-płacowy nie tylko upraszcza procesy obliczeniowe i formalne, ale również umożliwia przechowywanie ważnych dokumentów w formie cyfrowej.

Podsumowanie – zakres obowiązków dla kadrowej/-wego

Zakres obowiązków kadrowej/-wego zależy od wielkości firmy i jej specyfiki, jednak niezmiennie obejmuje obszary związane z zarządzaniem dokumentacją, obsługą pracowników oraz zgodnością z przepisami. Kadrowa musi łączyć umiejętności organizacyjne z szeroką wiedzą prawną, aby skutecznie wspierać zarówno pracodawcę, jak i pracowników.

Warto inwestować w rozwój pracowników działu kadr poprzez szkolenia, które pozwolą na bieżące dostosowanie się do zmieniających się przepisów i skuteczne zarządzanie dokumentacją pracowniczą. W naszej ofercie można znaleźć współczesne aplikacje, które upraszczają codzienną pracę działu kadr i płac, a także księgowości. Zachęcamy do sprawdzenia oferty!