Diety z tytułu podróży służbowej w kraju i za granicą

Dieta to rekompensata za zwiększone koszty wyżywienia w trakcie podróży służbowej. Dowiedz się komu i w jakiej wysokości przysługuje.

Komu przysługuje dieta?

Co do zasady dieta należy się pracownikowi, który został wysłany w podróż służbową trwającą dłużej niż 8 godzin. Od tej reguły występuje kilka wyjątków, o których można przeczytać w treści tego artykułu.

Należy przy tym pamiętać, że w przypadku oddelegowania do wykonywania obowiązków w innym miejscu, niż to, które jest ustalone w umowie o pracę, dieta nie będzie przysługiwać. Jednak takie oddelegowanie, jeśli trwa powyżej 3 miesięcy, wymaga zgody pracownika.

Natomiast w wypadku podróży służbowej, w większości przypadków na taki wyjazd nie jest wymagana zgoda pracownika.

Wyjątek stanowią 3 grupy pracowników, którzy mogą odmówić wyjazdu służbowego:

• osoby niepełnosprawne mające trudności w poruszaniu się,
• kobiety w ciąży,
• rodzice dzieci do lat 8.

Kiedy wypłacać dietę krajową w niepełnej wysokości?

Dieta jest formą zwrotu kosztów za wyższe wydatki pracownika podczas podróży służbowej. Dlatego, jeśli w czasie takiej podróży pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie, to wysokość diety ulegnie zmniejszeniu. Takie sytuacje są częste w przypadku szkoleń czy konferencji, gdzie w ramach programu zapewniany jest np. obiad.

W przepisach określono procentowe zmniejszenie wysokości diety krajowej, w zależności od rodzaju bezpłatnego posiłku zapewnionemu pracownikowi.

W tym przypadku występują 3 możliwości:

• śniadanie – zmniejszenie o 25% stawki diety – 11,25 zł,
• obiad – zmniejszenie o 50% stawki diety – 22,50 zł,
• kolacja – zmniejszenie o 25% stawki diety – 11,25 zł.

W myśl tych przepisów, jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, to dieta mu nie przysługuje. Tak samo jest w sytuacji gdy pracodawca wysyła pracownika w podróż służbową do miejscowości, w której dany pracownik ma miejsce zamieszkania.

Ponieważ taki pracownik nie ponosi wtedy zwiększonych kosztów na wyżywienie, to nie należy mu się ani dieta, ani ryczałt za nocleg. Nie ma też prawa do zwrotu kosztów za nocleg w hotelu.

Przepisy wskazują jeszcze jeden przypadek, w którym dieta nie będzie przysługiwać. Jest tak wtedy, gdy w trakcie podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni pracownik w trakcie dnia wolnego od pracy przyjeżdża do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu. Za ten dzień nie dostanie diety.

Jak na wysokość diety wpływa czas podróży służbowej

Wysokość diety jest ściśle powiązana z czasem podróży. Należy jednak pamiętać, że zasady wyliczania wysokości diet zależą też od tego, ile dni trwała podróż służbowa.

W przypadku delegacji krajowej przepisy określają 3 przedziały czasowej dla podróży, która trwa krócej niż doba:

• do 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• powyżej 12 godzin – przysługuje cała dieta.

W przypadku krajowej podróży służbowej, która trwa dłużej niż jedną dobę, za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Natomiast za rozpoczętą, ale niepełną dobę przewidziano 2 poziomy wysokości diety:

• do 8 godzin połowa diety,
• powyżej 8 godzin pełna dieta.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku zagranicznych podróży służbowych. Podobnie jak w podróżach krajowych za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jednak odmienne zasady dotyczą rozpoczętych, ale niepełnych dób podróży:

• do 8 godzin należy się 1/3 wysokości diety zagranicznej,
• od 8 do 12 godzin należy się 1/2 wysokości diety zagranicznej.
• powyżej 12 godzin należy się cała wysokość diety zagranicznej.

Stawki diety obowiązujące w 2023 roku

Przez wiele lat wysokość diety pozostawała na niezmienionym poziomie. Od stycznia 2013 roku aż do 27 lipca 2022 roku wysokość diety krajowej wynosiła 30 zł. Po 10 latach przyszedł czas na zmiany.

I tak od 28 lipca do 31 grudnia 2022 wysokość diety zwiększono do 38 zł. Jednak nie była to ostania zmiana.

Od 1 stycznia 2023 roku wysokość diety zwiększono do 45 zł.

W tym samym rozporządzeniu określono również ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety, co daje 67,50 zł oraz ryczałt za dojazdy w wysokości 20% diety, czyli 9 zł.

Jak ustalić wysokość diety zagranicznej

Przy wypłacie diety zagranicznej trzeba dokładnie ustalić czas podróży poza granicami naszego kraju. Przepisy wskazują 3 sposoby obliczania tego czasu w zależności od wybranego środka transportu.

W przypadku podróży lądowej czas liczy się od momentu przekroczenia granicy Polski w drodze za granicę do momentu przekroczenia granicy Polski w drodze powrotnej.

Przy podróży lotniczej czas liczy się od startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska krajowego aż do chwili lądowania w drodze powrotnej na pierwszym krajowym lotnisku.

Natomiast jeśli środkiem transportu jest statek lub prom to czas liczy się od wyjścia jednostki z ostatniego polskiego portu aż do momentu, w którym statek w drodze powrotnej wejdzie do pierwszego polskiego portu na swojej drodze.

Możliwe są też podróże, w których pracownik korzysta z odmiennych środków transportu przy opuszczaniu Polski i powrocie do kraju.

W tym wypadku czas wyjazdu i powrotu do Polski należy ustalać według zastosowanego środka transportu zgodnie z wyżej podanymi zasadami.

Wysokości zagranicznych diet i ryczałtów za nocleg zostały określone w załączniku do rozporządzenia z dnia 25 października 2022 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W tym rozporządzeniu zostało wymienione 114 krajów wraz z walutą diety oraz jej wysokością. Do określenia wysokości diet dla niektórych krajów zastosowano ich rodzimą walutę, ale w większości przypadków kwota diety i limitu na nocleg określona jest w euro lub dolarach amerykańskich.

Wysokości diet i limitów na nocleg w wybranych krajach wraz z walutami, w jakich obowiązuje limit

* limit na nocleg w Waszyngtonie wynosi 300 dolarów, a w Nowym Jorku – 350 dolarów

W przypadku diet za podróże zagraniczne wyjątkiem są kierowcy wykonujący przewozy międzynarodowe. Zgodnie z przepisami wchodzącymi w skład pakietu mobilności tacy pracownicy nie mają już prawa do diet za zagraniczne podróże służbowe.

Pewną rekompensatą za brak diet jest podniesienie wysokości wynagrodzenia wypłacanego kierowcy do wysokości minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w kraju, w którym wykonuje on przewóz.

Jednak dotyczy to wyłącznie przewozów typu cross-trade i kabotażowych. Natomiast przy przewozach bilateralnych nie ma już takiego obowiązku.

Dieta z tytułu podróży służbowej a podatek

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje zwolnienie z podatku dla diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika. Określa to art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT. Trzeba jednak pamiętać, że nie jest to zwolnienie bezwarunkowe.

Przepis wskazuje, że zwolnienie obowiązuje wyłącznie do wysokości diet i innych należności za czas podróży służbowej określonej w odrębnych ustawach albo w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy.

Minister ten w drodze rozporządzenia określa wysokość oraz warunki ustalania należności dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej w przypadku krajowej lub zagranicznej podróży służbowej.

Pracodawca może ustalić własną wysokość diet za podróże służbowe. Nie mogą jednak być one niższe, niż te wskazane w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy.

Miejscem, w którym można określić obowiązującą w danym zakładzie pracy kwotę diety może być:

• regulamin wynagradzania,
• układ zbiorowy pracy,
• umowa o pracę.

Należy przy tym pamiętać, że od nadwyżki diety ponad wysokość określoną w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 roku będą musiały być odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne oraz składka zdrowotna.

Dodatkowo taka nadwyżka będzie musiała być również opodatkowana.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Jakuba Chmieleckiego