Egzekwowanie postanowień regulaminu pracy nie jest sprawą prostą, bowiem pracodawca nie może stosować sankcji nieprzewidzianych przez prawo, a te, które może, musi wymierzać rozważnie.

W innym razie istnieje duże prawdopodobieństwo, że cała sprawa zakończy się pozwem. Jak zatem reagować na naruszenia wewnątrzzakładowych reguł?

Regulamin pracy – nie każdy musi, ale każdy powinien stosować

Regulamin pracy jest podstawowym aktem wewnętrznym w większości firm. Nie dotyczy on wszystkich, bowiem ustawodawca zdecydował, że nie jest on niezbędny w mniejszych zakładach.

Zasady wprowadzania regulaminu są następujące:

• regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników;
• pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, chyba że w zakładzie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy;
• pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, chyba że już obowiązują u niego postanowienia układu zbiorowego pracy;
• pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że obowiązuje już układ zbiorowy pracy.

Zatem firmy do 20 pracowników nie muszą mieć ustalonego regulaminu i żaden inny podmiot nie ma możliwości wymuszenia tego na pracodawcy.

W tych miejscach obowiązują takie zasady, jakie zostały ustanowione w kodeksie pracy, umowach o pracę oraz ewentualnie innych wewnętrznych dokumentach, o ile takie zostały stworzone.

Co dokładnie powinno znaleźć się w regulaminie pracy, przeczytasz w artykule: Regulamin pracy – co w nim zawrzeć? (!nie mogłem znaleźć linku do tego artykułu).

Oprócz regulaminu pracy, w firmach często obowiązują także inne wewnętrzne polityki, np.:

• regulamin wynagradzania;
• regulamin korzystania ze sprzętu komputerowego;
• regulamin pracy zdalnej;
• procedury antymobbingowe i antydyskryminacyjne;
• zasady korzystania z kuchni i części wspólnych.

Praca zdalna a egzekwowanie postanowień regulaminu pracy

W dobie powszechnej pracy zdalnej i tej hybrydowej szczególnie ważne stały się zasady dotyczące sprzętu komputerowego i korzystania z sieci.

Aby zadania wykonywane w takich systemach były bezpieczne dla pracodawcy oraz jego kontrahentów, regulamin powinien określać takie zapisy jak:

• zakaz instalowania prywatnego oprogramowania na służbowych komputerach;
• zakaz korzystania ze sprzętu służbowego do celów prywatnych;
• obowiązek zabezpieczenia sprzętu przed niepożądanym dostępem osób trzecich;
• szczegółowe zasady dotyczące przechowywania danych i korzystania z nośników, takich jak przenośne dyski czy płyty DVD.

Naruszenie powyższych regulacji może skutkować nie tylko karą porządkową, ale i poważniejszą odpowiedzialnością, szczególnie jeżeli mówimy o wycieku danych osobowych pracowników i klientów firmy, czy złamaniu tajemnicy przedsiębiorstwa.

Regulaminy dotyczące kultury organizacyjnej

Poza regulaminem pracy firmy coraz częściej wprowadzają dokumenty regulujące inne, bardziej „przyziemne” zasady funkcjonowania, mające na celu budowanie kultury organizacyjnej i trzymania porządku w zakładzie.

W takich regulaminach możemy odnaleźć postanowienia mówiące między innymi o:

• obowiązku mycia naczyń po sobie w kuchni (pokoju socjalnym);
• nakazie segregacji odpadów;
• wyciszaniu telefonów, szczególnie gdy praca odbywa się na open space;
• zakazie palenia e-papierosów w biurze;
• nakazie rezerwowania sali konferencyjnej i zakazie jej zajmowania bez ważnego spotkania;
• obowiązku używania służbowych kanałów komunikacji, np. firmowego maila, komunikatorów wewnętrznych;
• obowiązku udzielania sobie pomocy w razie potrzeby;
• zasadach ubioru w miejscu pracy – tzw. dress code.

Mimo że tego rodzaju zapisy mogą wydawać się błahe, to ich przestrzeganie znacząco wpływa na komfort i atmosferę pracy.

Pracodawca – jeżeli już zdecydował się na ich wprowadzenie – powinien egzekwować ich przestrzeganie.

Warto jednak zaznaczyć, że w przypadku niedostosowania się do powyższych reguł, w zupełności wystarczające będą te „łagodne” środki sankcjonujące takie jak rozmowy, przypomnienia, upomnienia, wewnętrzne komunikaty.

Jakie zachowania pracowników najczęściej naruszają regulamin?

Regulamin pracy pozwala ujednolicić zasady dla całej załogi zakładu. Daje pracownikom poczucie przejrzystości oraz bezpieczeństwa – wiedzą co im wolno, a co jest niedozwolone.

Rolą pracodawcy jest takie reagowanie na zachowania pracowników, aby ci mieli pewność, że postępując zgodnie z zasadami, nic nie może się im stać, z kolei każde naruszenie zostanie ukarane.

Kwestia sprawiedliwości w traktowaniu każdej zatrudnionej osoby jest bardzo ważna, w innym wypadku wszystkie zasady zawarte w regulaminie będą nic niewarte.

Z perspektywy pracodawcy regulamin stanowi podstawę prawną do egzekwowania określonych zachowań i stosowania kar porządkowych.

Jest też poduszką bezpieczeństwa w przypadku wytoczenia sprawy sądowej – jeżeli na regulaminie znajduje się podpis pracownika, który złamał jego postanowienia, należy przyjąć, że ten świadomie działał wbrew zasadom, a tym samym pracodawca miał powód, by wyciągnąć wobec niego określone konsekwencje.

W praktyce pracownicy najczęściej naruszają regulamin pracy poprzez:

• spóźnienia i wcześniejsze wychodzenie z pracy;
• korzystanie z prywatnych urządzeń w czasie pracy albo odwrotnie – używanie sprzętu służbowego do celów prywatnych;
• niewłaściwe korzystanie z internetu i systemów IT – instalowanie nieautoryzowanego oprogramowania, odwiedzanie stron niezwiązanych z pracą, ściąganie plików narażających firmę na wirusy i wyciek danych;
• nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa (np. brak odzieży ochronnej, lekceważenie procedur BHP);
• naruszanie zasad współżycia w zespole – np. brak szacunku do współpracowników, brak zaangażowania w projekty grupowe, działanie na szkodę innego zatrudnionego;
• nieprzestrzeganie zasad dotyczących części wspólnych – np. niesprzątanie po sobie w kuchni, pozostawianie brudnych naczyń, wyjadanie cudzego jedzenia z lodówki;
• spożywanie alkoholu lub innych używek w pracy, a także stawienie się w firmie pod ich wpływem;
• samowolne opuszczanie stanowiska pracy bez zgody przełożonego – np. załatwianie prywatnych spraw w urzędzie w godzinach pracy;
• nieprzestrzeganie zasad dotyczących korzystania z mienia firmowego – np. wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych wbrew regulaminowi;
• brak przestrzegania zasad organizacyjnych – np. niesporządzanie raportów, niewypełnianie ewidencji czasu pracy, brak podpisywania list obecności.

Egzekwowanie postanowień regulaminu pracy – łagodnie, acz stanowczo

Egzekwowanie postanowień regulaminu pracy jest istotne dla działania całego zakładu. Z jednej strony na każde przewinienie powinna być adekwatna reakcja, z drugiej pracownicy nie powinni się bać swoich przełożonych.

Dlatego też działanie pracodawcy w sytuacji naruszenia regulaminu powinno być racjonalne, proporcjonalne i zgodne z prawem.

Nie każde przewinienie musi kończyć się karą wpisywaną do akt pracowniczych – nierzadko wystarczy sama rozmowa, zwłaszcza przy drobnych uchybieniach, np. pojedynczych spóźnieniach.

Pracodawca nie powinien od razu wyciągać ciężkich dział. Jeżeli to pierwsze wykroczenie, przy tym nienoszące charakteru „rażącego”, warto zacząć od rozmowy wyjaśniającej, czyli wskazania pracownikowi, na czym polega naruszenie i jakie mogą być jego konsekwencje, jeżeli sytuacja się powtórzy.

Jeżeli sprawa jest nieco poważniejsza, warto skorzystać z ustnego upomnienia – czyli nieformalnego ostrzeżenia nieskutkującego wpisem do akt pracowniczych.

Jeżeli to nie pomaga, albo wina pracownika jest cięższa, pozostają kary porządkowe, przewidziane w art. 108 KP.

Kary porządkowe jako sposób egzekwowania postanowień regulaminu pracy

Za nieprzestrzeganie postanowień regulaminu pracy pracodawca może wymierzyć jedną z kar porządkowych przewidzianych w kodeksie. Są to:

• kara upomnienia;
• kara nagany;
• kara finansowa.

Co do kary upomnienia i nagany nie jest powiedziane dokładnie, za co należy się jaka kara.

To, co jest pewne, to, że upomnienie stosuje się przy sprawach mniejszej wagi, natomiast za poważniejsze naruszenie może być nałożona nagana. Wybór sankcji leży w gestii pracodawcy.

To do niego należy prawo oceny tego, czy dane zachowanie miało charakter „lekki”, czy też „rażący”.

Najsurowszym środkiem przewidzianym w KP jest kara pieniężna.

Różni się ona od pozostałych kar tym, że bezpośrednio ingeruje w sferę finansową pracownika, przy czym ustawodawca wskazał szczególne przesłanki, które muszą zaistnieć, aby można było ją zastosować.

Kara pieniężna może zostać nałożona m.in. za naruszenie przepisów z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej, samowolne opuszczenie stanowiska pracy, przyjście do pracy w stanie nietrzeźwości, czy też spożywanie alkoholu w czasie wykonywania obowiązków służbowych.

Ważne! Kara pieniężna nie ma związku z sytuacjami, w których pracownik wyrządza szkodę w majątku pracodawcy – w takich przypadkach stosuje się odrębne przepisy dotyczące odpowiedzialności materialnej, zawarte w art. 114 i nast. KP.

Warto pamiętać, że nie ma prawnego obowiązku stosowania kar porządkowych. Pracodawca może zawsze poprzestać na nieformalnej formie zdyscyplinowania pracownika.

Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na skorzystanie z art. 108 KP, musi pamiętać o kilku kwestiach, tj.:

• przed nałożeniem kary musi wysłuchać pracownika;
• kara nie może zostać nałożona po upływie 2 tygodni od powzięcia informacji o przewinieniu i po upływie 3 miesięcy od samego naruszenia;
• pracownik musi być poinformowany o karze na piśmie;
• kara powinna być proporcjonalna do przewinienia – pojedyncze spóźnienie nie powinno kończyć się naganą, z kolei upomnienie za kradzież artykułów biurowych to trochę za „lekkie” potraktowanie sprawcy.

Ważne! Jeżeli kara zostanie nałożona niezgodnie z prawem, pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy.

Naruszenie regulaminu może skończyć się zwolnieniem

Egzekwowanie postanowień regulaminu pracy może również skończyć się zwolnieniem. Nie jest to kara porządkowa, jest to jednak możliwość, jaką posiada pracodawca i ma to swoje uzasadnienie w przepisach KP.

Wydaje się jednak, że jest to najcięższa sankcja, jaką może wymierzyć pracodawca.

Dopuszczenie się przestępstwa przez pracownika to już sprawa karna i tutaj pole do działania mają organy ścigania.

Zatem w poważniejszych przypadkach naruszenia regulaminu pracy – zwłaszcza regularnego łamania zasad, np. notorycznego spóźniania się, nieprzestrzegania zasad BHP – pracodawca ma prawo rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem.

Może to nastąpić na kilka sposobów:

• za wypowiedzeniem – jeśli naruszenia są powtarzalne i pracodawca utracił zaufanie do pracownika;
• za porozumieniem – jeżeli pracodawca chce pozbyć się pracownika ze swojego zespołu, a jednocześnie chce to zrobić w sposób „pokojowy”;
• w trybie dyscyplinarnym – jeśli naruszenie jest rażące, np. pracownik stawił się do pracy w stanie nietrzeźwości, naraził życie innych osób albo dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków.

Skuteczność regulaminu zależy od komunikacji

Nawet najlepiej skonstruowany regulamin nie zadziała, jeśli pracownicy nie będą o nim wiedzieli lub nie będą rozumieli jego zapisów.

Dlatego też przy wprowadzaniu regulaminu warto zorganizować szkolenie lub spotkanie informacyjne.

Każdy pracownik powinien otrzymać swój egzemplarz regulaminu, z którym będzie mógł się spokojnie zapoznać, a następnie pisemnie potwierdzić zapoznanie się z nim.

Co równie ważne, regulamin ten powinien być łatwo dostępny – na tablicy ogłoszeń w siedzibie firmy oraz na jej stronie internetowej (tej dostępnej tylko dla pracowników).

Treść dokumentu powinna być przy tym sporządzona w sposób jasny i praktyczny, bez nadmiaru formalizmu.

Jeżeli pracodawca spełni powyższe wymagania, zasady funkcjonowania firmy powinny być o wiele lepiej przyswojone przez pracowników, a wtedy egzekwowanie postanowień regulaminu pracy może i nie będzie w ogóle potrzebne.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego