Zakład Ubezpieczeń Społecznych zapowiada istotną zmianę w rozliczaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Kluczowym elementem tego procesu ma być wprowadzenie Jednolitego pliku ubezpieczeniowego (JPU).

Aktualnie płatnicy składek (pracodawcy i samozatrudnieni) obarczeni są szeregiem pracochłonnych obowiązków wynikających ze zgłaszania i rozliczania składek za siebie i pracowników. Po zautomatyzowaniu rozliczeń płatników składek.

JPU będzie zawierał wszystkie niezbędne dane do rozliczeń, dzięki czemu ZUS samodzielnie założy konta płatników oraz ubezpieczonych i przygotuje kompletne rozliczenie należnych składek.

Oznacza to odejście od obowiązku samodzielnego wypełniania i wysyłania dokumentów ubezpieczeniowych przez przedsiębiorców. Projekt wymaga zmian legislacyjnych i technicznych, a jego wdrażanie ma przebiegać etapami. Zgodnie z założeniami, nowe rozwiązanie ma przynieść korzyści zarówno samozatrudnionym, jak i pracodawcom zatrudniającym pracowników, pozwalając zaoszczędzić czas, ograniczyć błędy i uprościć komunikację z ZUS.

Czym ma być jednolity plik ubezpieczeniowy ?

Jednolity plik ubezpieczeniowy ((JPU) ma być środkiem do przekazywania danych w komunikacji pomiędzy płatnikami składek a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

JPU to zestawienie danych i informacji dotyczących płatnika i ubezpieczonego, przekazywanych przez płatnika składek na profilu informacyjnym, które mają służyć realizacji zadań przez ZUS związanych ze zgłaszaniem do ubezpieczeń, ustalaniem podstawy wymiaru składek, obliczaniem i rozliczaniem składek oraz ustalaniem prawa do świadczeń, ich wysokości i podstawy wymiaru.

Zatem jednolity plik ubezpieczeniowy to elektroniczny dokument, zawierający dane potrzebne do rozliczeń w ZUS, który ma zastąpić dotychczasową formę rozliczania składek przez płatników.

W ten sposób ZUS planuje odciążyć płatników składek, przejmując od nich zadania i odpowiedzialność w zakresie ustalania obowiązku ubezpieczeń i podstawy wymiaru składek.

Co więcej w wykazie danych uwzględnione zostały dodatkowe oczekiwania GUS, dzięki którym w przyszłości będzie można ograniczyć obowiązki sprawozdawcze przedsiębiorców.

Wprowadzenie JPU oznacza, że ZUS przejmie obowiązek rozliczania składek oraz będzie prowadzić konta ubezpieczonych i płatników, a poprawność zapisów na tych kontach stanie się podstawą do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.

W razie nieprawidłowości płatnik składek i ubezpieczony będzie mógł złożyć reklamację (od dokonanych ustaleń w zakresie zgłoszenia, wyrejestrowania, podstawy wymiaru składek, należnych składkach i innych danych ustalonych przez ZUS) wraz z uzasadnieniem.

Zmiana na kontach płatnika/ubezpieczonego będzie uwzględniana dopiero po zweryfikowaniu jej zasadności. ZUS uwzględni reklamacje i zmieni dane na koncie albo wyda decyzje o odmowie uwzględnienia zmian.

W terminie 7 dni od przekazania JPU płatnik może złożyć jego korektę, po tym terminie dostępny będzie jedynie tryb reklamacyjny.

Dla kogo jest przeznaczony JPU?

Nowy system będzie dotyczył wszystkich płatników składek – zarówno przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (samozatrudnionych), jak i pracodawców zatrudniających pracowników będących płatnikami składek.

Samozatrudnieni

Zakład Ubezpieczeń Społecznych planuje w pierwszej kolejności wprowadzenie jednolitego pliku ubezpieczeniowego dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (samozatrudnionych).

Nowa usługa ma być dostępna wyłącznie w mObywatelu i mZUS i będzie polegała na podaniu przez przedsiębiorcę informacji o wysokości przychodu, dochodu oraz ewentualnego zadeklarowania wyższej podstawy wymiaru na ubezpieczenia społeczne.

Na tej podstawie ZUS będzie samodzielnie generował odpowiednie dokumenty z uwzględnieniem prawa do ulg w opłacaniu składek, które udostępni w aplikacji, na eZUS wraz z kwotą do zapłaty.

Na pytanie czy przy działalności jednoosobowej trzeba złożyć jednorazowo jednolity plik ubezpieczeniowy, nawet jeśli nie będzie nic zmieniane w dotychczasowych składkach ZUS odpowiada, że po wprowadzeniu zmian ZUS będzie sporządzał zgłoszenie płatnika składek na podstawie danych otrzymanych z CEIDG.

Interwencja płatnika składek będzie wymagana, jeżeli będzie chciał wybrać podstawę wymiaru składek inną niż domyślnie określoną przez ZUS.

Dla samozatrudnionych  przewidziano pełną automatyzację rozliczeń w ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie naliczał pełną należność z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne.

Przewidziano także możliwość szybkiej płatności elektronicznej.

Pierwszy etap wdrożenia Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego obejmie osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze i ma rozpocząć się 1 stycznia 2028 roku.

Początkowo korzystanie z nowego systemu będzie możliwe na zasadzie dobrowolności. Docelowo jednak, rozwiązanie to stanie się obowiązkowe.

Pozostali płatnicy składek

W przypadku średnich i dużych płatników zatrudniających pracowników, dane do ustalenia składek społecznych i składki zdrowotnej będą przekazywane do ZUS w formie pliku JPU.

ZUS na podstawie tych danych przygotuje rozliczenie wszystkich należnych składek, jakie płatnik musi uregulować za siebie i osoby zatrudnione.

Następnie płatnik otrzyma plik z rozliczeniem i będzie musiał potwierdzić zgodność rozliczenia albo dokonać korekty w obrębie systemu rozliczeń, bez konieczności wizyty w ZUS i bez wezwań.

W przypadku większych firm zatrudniających pracowników, planowany termin wprowadzenia JPU nie został jeszcze określony, ale prace nad rozszerzeniem systemu dla samozatrudnionych i pozostałych płatników będą prowadzone są równolegle.

Cel i założenia projektu jednolitego pliku ubezpieczeniowego?

Głównym celem wprowadzenia JPU jest uproszczenie obowiązków płatników składek, czyli przede wszystkim pracodawców i samozatrudnionych.

W obecnym stanie prawnym to na płatnikach ciąży obowiązek zgłaszania siebie i pracowników do ubezpieczeń, a także comiesięczne rozliczanie składek, co jest procesem czasochłonnym, skomplikowanym i podatnym na błędy.

Przejęcie przez ZUS odpowiedzialności za ustalenie podstawy wymiaru składek i naliczanie składek ma ułatwić przedsiębiorcom prowadzenie działalności gospodarczej i odciążyć ich od wykonywania zadań związanych z naliczaniem składek.

Celem wprowadzenia Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego jest usprawnienie i automatyzacja rozliczeń składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

Nowy system ma zapewnić poprawę jakości danych gromadzonych na kontach płatników składek i ubezpieczonych, co w praktyce przełoży się na szybsze przyznawanie świadczeń zarówno krótkoterminowych, jak i długoterminowych.

JPU umożliwi również efektywną wymianę danych między ZUS a systemami zewnętrznymi oraz kadrowo-płacowymi płatników składek, co uprości i zautomatyzuje obieg informacji.

Wprowadzenie nowego rozwiązania ma zwiększyć zaufanie do systemu ubezpieczeń społecznych – płatnicy składek uzyskają pewność i stabilność rozliczeń, ponieważ to ZUS przejmie obowiązek i odpowiedzialność za ustalanie wysokości składek.

Przedsiębiorcy dzięki temu będą mieć więcej czasu na prowadzenie własnej działalności, a liczba postępowań wyjaśniających z płatnikami zostanie ograniczona.

Wprowadzenie JPU to element szerszej cyfryzacji ZUS. Planowane zmiany w ZUS mają również ograniczyć konieczność składania papierowych dokumentów na przykład w zakresie corocznych zawiadomień o dochodach emerytów i rencistów.

Docelowo ZUS ma korzystać z danych już dostępnych w systemie, a także integrować dane z GUS, by zmniejszyć liczbę powtarzających się raportów.

Czy JPU odciąży pracodawców i samozatrudnionych?

Jednym z głównych celów wdrożenia JPU jest zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla firm oraz wyeliminowanie konieczności samodzielnego rozliczania składek.

Automatyzacja tych procesów powinna pozwolić przedsiębiorcom zaoszczędzić czas i uniknąć pomyłek, które obecnie prowadzą do sankcji oraz sporów z ZUS.

System JPU ma również wyeliminować konieczność składania różnego rodzaju formularzy do ZUS oraz wykorzystać dane, które są już dostępne w ZUS, co dodatkowo ograniczy liczbę wymaganych dokumentów i przyspieszy obsługę.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę