Kalkulator podróży służbowej krajowej i zagranicznej

Jak działa kalkulator delegacji krajowej i zagranicznej?

Nasz kalkulator delegacji krajowej i zagranicznej to zaawansowane, lecz intuicyjne urządzenie, które pozwoli ci w sposób szczegółowy wyliczyć całkowite koszty podróży zagranicznej.

Kalkulator delegacji krajowej i  zagranicznej został podzielony na działy, które odpowiadają danym rodzajom kosztów.

1. Na początek musisz wybrać czy delegacja jest krajowa czy zagraniczna;
2. W pierwszym dziale oznaczasz, od jakiego dnia i godziny do jakiego dnia i godziny trwała cała podróż służbowa; jeżeli delegacja jest zagraniczna, oznacz również, w jakim dniu i o której godzinie nastąpiło przekroczenie granicy przy wyjeździe z Polski oraz powrocie do kraju;
3. W dziale dotyczącym kosztów przejazdu musisz wskazać jakim środkiem transportu podróżowałeś; jeżeli był to środek transportu publicznego (np. pociąg, autobus,) wpisz cenę biletu oraz ew. opłaty dodatkowe (np. za rezerwację miejsca); jeżeli podróż odbywała się własnym pojazdem, musisz wybrać jego rodzaj oraz pojemność silnika, a następnie wpisać ilość przebytych kilometrów;
4. Kolejno w dziale Koszt noclegów musisz oznaczyć, ile nocy spędziłeś w podróży oraz oznaczyć kraj, w którym nocowałeś; jeżeli posiadasz rachunki, wpisz kwotę, która z nich wynika; jeżeli takich dokumentów nie posiadasz, wówczas oznacz opcje „zastosuj ryczałt”;
5. Następny jest dział Dojazdy – w nim należy wskazać wszelkie płatne przejazdy autobusem, busem, taksówką, promem itd. które odbyłeś w czasie delegacji (nie wliczając w to podróży do i z miejsca docelowego); przejazdy te można zaliczyć do kosztów, tylko jeżeli posiadasz bilety lub rachunki;
6. Zwrot innych uzasadnionych wydatków to dział, w którym wskazujesz inne udokumentowane i niezbędne koszty, jakie poniosłeś w czasie podróży; pamiętaj, że chodzi tu jedynie o wydatki związane z wykonywaniem zadań zawodowych, nie zaliczają się do nich np. cena biletów do muzeum, w którym byłeś po pracy.

Kalkulator delegacji a dieta

To ile będzie wynosiła dieta, zależy od miejsca docelowego podróży. Delegacja krajowa będzie rozliczana w inny sposób, niż ta zagraniczna. W przypadku podróży krajowej liczony jest czas od chwili wyjazdu (np. spod siedziby zakładu pracy lub miejsca zamieszkania) do powrotu. Z kolei w przypadku delegacji zagranicznej czas liczony jest od momentu przekroczenia granicy Polski do czasu wjazdu z powrotem, wyjątek stanowi lot samolotem – tutaj istotna jest chwila wylotu i przylotu. Różne jest również przeliczanie wysokości należnych diet, rodzaju kosztów podlegających zwrotowi czy sposobu dokumentowania wydatków.

Należy jednak pamięć, że jeśli pracodawca zapewnia pełne wyżywienie po swojej stronie, dieta ulega zmniejszeniu lub nie przysługuje wcale. Wygląda to następująco:

• śniadanie – dieta obniżona o 25%;
• obiad – dieta obniżona o 50%;
• kolacja – dieta obniżona o 25%.

Warto więc przy rozliczaniu delegacji korzystać z narzędzi typu kalkulator delegacji krajowych i zagranicznych, który automatycznie uwzględnia czas trwania delegacji oraz ewentualne świadczenia zapewnione przez pracodawcę.

Jak liczyć dietę krajową?

Wyliczanie diety krajowej jest w miarę proste – wynosi ona 45 zł za pełną dobę. W przypadku natomiast, gdy delegacja trwa niepełną dobę, obowiązują poniższe zasady wyliczania diety:

• poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje;
• od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa stawki (22,50 zł);
• 12 godzin i więcej – przysługuje pełna dieta (45 zł).

W przypadku, gdy Twoja podróż trwa dłużej niż dobę, wtedy:

• za każdą kolejną pełną dobę – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• jeśli kolejna rozpoczęta doba trwa mniej niż 8 godzin – dieta za ten dzień liczona jest jako połowa stawki;
• jeśli rozpoczęta doba trwa dłużej niż 8 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Jak liczyć dietę zagraniczną?

W tym wypadku zasady rozliczania są inne, niż przy podróży krajowej, ale również nie powinny nastręczyć większych problemów. Przede wszystkim w przypadku delegacji zagranicznej wysokość diety uzależniona jest od kraju docelowego. Każde państwo ma swoją indywidualną stawkę dzienną, która określa kwotę przeznaczoną na wyżywienie i drobne wydatki. Dla przykładu poniżej wskaże kilka z nich:

• Niemcy: 49 euro,
• Czechy: 41 euro,
• Holandia: 50 euro,
• Wielka Brytania: 55 GBP,
• Francja: 55 euro,
• USA: 59 USD.

W przypadku krótszych pobytów również obowiązują proporcjonalne wyliczenia:

• do 8 godzin – 1/3 diety;
• od 8 do 12 godzin – 1/2 diety;
• powyżej 12 godzin – pełna dieta.

Kalkulator delegacji krajowej i zagranicznej pozwala szybko przeliczyć wysokość diety z waluty obcej na polskie złote według aktualnego kursu NBP.

Koszt przejazdu

Przechodząc do kwestii kosztów przejazdu, to przysługuje Ci zwrot kosztów przejazdu w wysokości potwierdzonej biletami lub rachunkami. Zwrot obejmuje również inne wydatki związane z podróżą, takie jak miejscówki, parkometry, opłaty autostradowe itd.

Jeżeli transport publiczny jest niewystarczający (np. nie kursują pociągi i autobusy w dane miejsce), a pracodawca nie jest stanie zapewnić pojazdu służbowego, może wyrazić zgodę na podróż służbową przy użyciu prywatnego pojazdu (samochodu, motocyklu lub motoroweru) pracownika. W takim wypadku pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu.

Koszty używania pojazdów jest liczony według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1. dla samochodu osobowego:
2. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
3. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł;
4. dla motocykla – 0,69 zł;
5. dla motoroweru – 0,42 zł.

Nie wszystkie wydatki na przejazdy są objęte zwrotem. Dla przykładu pracodawca nie ma obowiązku opłacić pracownikowi:

• mandatów drogowych;
• przejazdów taksówkami bez zgody pracodawcy;
• przejazdów prywatnych (np. do restauracji poza obowiązkami służbowymi);
• przejazdów klasy premium, jeśli nie zostały zlecone lub zaakceptowane.

Zwrot kosztów noclegu w delegacji krajowej

W przypadku delegacji krajowej i zagranicznej zasada generalna jest taka sama. Koszty są zwracane zgodnie z faktycznie poniesionymi i udokumentowanymi kosztami noclegu (np. na podstawie rachunku z hotelu).

Różnica jest jednak w maksymalnych stawkach, jakie możesz zapłacić za jeden nocleg:

1. w delegacji krajowej jest to 20-krotność stawki diety krajowej, czyli 45 zł × 20 = 900 zł brutto za dobę;
2. w delegacji zagranicznej limit jest zależny od kraju docelowego, np.:
3. Niemcy – 150 euro za dobę,
4. Wielka Brytania – do 180 GBP za dobę,
5. Francja – 200 euro za dobę.

Jeżeli pracownik nie zadbał o rachunki za nocleg, może liczyć wyłącznie na ryczałt, który w zależności od rodzaju delegacji wynosi:

• podróż krajowa – ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł za każdą noc;
• podróż zagraniczna – ryczałt w wysokości 25% diety zagranicznej za każdą rozpoczętą dobę; przykładowo: dieta dla Niemiec: 49 euro × 25% = 12,25 euro.

Termin na rozliczenie delegacji

Powinieneś dokonać rozliczenia delegacji w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. W tym terminie musisz:

• wypełnić formularz rozliczeniowy (jak to zrobić pisaliśmy w artykule: „Wyjazd służbowy — wzór polecenia wraz z opisem”);
• załączyć faktury, bilety, rachunki, paragony itp.;
• przedstawić dokumentację potwierdzającą wykonanie zadania służbowego.

Jeśli nie rozliczysz się w terminie, możesz zostać zobowiązany do zwrotu zaliczki, o ile ta została Ci wcześniej wypłacona. W wyjątkowych sytuacjach możesz także narazić się na kary pracownicze określone w Kodeksie pracy. Lepiej zatem pilnować terminów.