Duże odległości z domu do miejsca zamieszkania mogą obciążać nie tylko silnik samochodu, ale również portfel kierowcy.

Szukając oszczędności, powinniśmy więc albo szukać pracy blisko zamieszkania, albo wybierać te zakłady, które gwarantują dopłaty do podróży na linii dom – praca.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy nie jest jednak kwestią jednoznaczną i od lat budzi mniejsze, lub większe wątpliwości zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców.

W powszechnym przekonaniu przyjmuje się, że dojazd do zakładu pracy jest prywatną sprawą osoby zatrudnionej, jednak w praktyce istnieje wiele sytuacji, w których zwrot kosztów przejazdu jest obowiązkowy.

Znaczenie mają tu między innymi rodzaj umowy, miejsce wykonywania pracy, polecenia służbowe, a także wewnętrzne regulacje obowiązujące u pracodawcy. Jak to zatem wygląda? Sprawdźmy.

Zwrot kosztów dojazdu – zasada podstawowa

Zasada podstawowa dotyczącą zwrotu kosztów dojazdu mówi, że takowe nie istnieją. Jeżeli przejrzymy Kodeks pracy oraz akty pokrewne, nie znajdziemy nigdzie regulacji, która nakazywałaby pracodawcy finansować przejazdy pracowników z domu do stałego miejsca pracy.

Wygląda to tak, że miejscem wykonywania pracy jest lokalizacja wskazana w umowie o pracę, a dotarcie do niej obciąża pracownika.

Prawo pracy nie przewiduje obowiązku zwrotu kosztów dojazdu do pracy, co też oznacza, że pracownik nie może – powołując się na przepisy KP –  domagać się refundacji wydatków ponoszonych na paliwo, bilety komunikacji miejskiej czy też opłaty parkingowe.

Jednocześnie brak ustawowego obowiązku nie oznacza, że zwrot kosztów jest zawsze niemożliwy. Prawodawca nie zabronił bowiem unormowania tej kwestii na przykład w umowie o pracę.

Dofinansowanie dojazdów do pracy przez pracodawcę

Chcąc nieco ulżyć swoim pracownikom, jedni pracodawcy pozwalają na pracę zdalną, inni oferują dofinansowanie dojazdów do pracy.

W tym drugim przypadku mamy do czynienia z dodatkowym, fakultatywnym świadczeniem wypłacanym przez pracodawcę, mającym na celu zrekompensowanie wydatków ponoszonych na dotarcie do pracy.

Najczęściej przyjmuje to postać:

• zakupu biletów okresowych;
• zwrotu ceny biletów;
• wypłaty tzw. dodatku paliwowego, czyli ryczałtu mającego pokryć koszty paliwa wykorzystywanego w związku z dojazdami;
• kilometrówki – zliczana jest liczba kilometrów z domu do pracy w obie strony i przemnażana przez określoną wartość, np. 1 zł za 1 km.

Obowiązek dokonywania zwrotu kosztów dojazdu powinien jasno wynikać z przepisów wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy.

Zapisy w tej kwestii mogą znajdować się w umowie o pracę, regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy czy też indywidualnych porozumieniach z pracownikami. Jeżeli dokumenty te przewidują możliwość refundacji, pracownik ma podstawę do ubiegania się o zwrot poniesionych kosztów.

Pracodawca ma swobodę w ustalaniu zasad przyznawania dofinansowania dojazdów do pracy, musi jednak pamiętając o obowiązku równego traktowania pracowników.

W praktyce wysokość zwrotu bywa uzależniona głównie od odległości między miejscem zamieszkania a miejscem pracy.

Rzadziej znaczenie ma tutaj rodzaj pojazdu, jakim porusza się pracownik. Najsprawiedliwszym wyjściem wydaje się wprowadzenie jednakowego ryczałtu przysługującego wszystkim uprawnionym pracownikom.

Zwrot kosztów dojazdu a polecenie służbowe

Dojazd do pracy może mieć różne oblicza. Bo czym innym będzie dojazd do zakładu, czyli stałego miejsca wykonywania pracy, a czym innym podróż do klienta lub innej filii firmy.

Tutaj, jeżeli pracodawca nie zapewnił samochodu służbowego, to ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty takiego przejazdu.

Powyższe ma jednak miejsce tylko, gdy pracownik wykonuje obowiązki poza stałym miejscem pracy na polecenie pracodawcy.

Jeżeli pracodawca kieruje pracownika do innej lokalizacji, wówczas koszty dojazdu powinny zostać pokryte przez pracodawcę. Dotyczy to między innymi:

• czasowego wykonywania pracy w innej jednostce organizacyjnej (np. filii lub oddziale przedsiębiorstwa znajdującym się w innej miejscowości);
• dojazdów na szkolenia, konferencje lub spotkania służbowe
• dojazdów do klientów lub kontrahentów,
• realizacji zadań poza siedzibą firmy (np. dokonanie kontroli miejsca budowy wykonywanej przez firmę).

W takich przypadkach dojazd nie stanowi już kwestii prywatnej pracownika, a jest to element wykonywanych obowiązków służbowych.

Zwrot kosztów przejazdu a podróż służbowa

Najbardziej klasycznym przypadkiem, w którym pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu, jest podróż służbowa.

Zgodnie z KP podróżą służbową jest wykonywanie zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy.

Warto dodać, że prócz zwrotu za podróż, pracownikowi przysługuj również:

• zwrot kosztów noclegu;
• dieta,
• inne uzasadnione wydatki związane z podróżą.

Koszty przejazdu obejmują m.in. bilety kolejowe, autobusowe, lotnicze, a także koszty paliwa zużytego w prywatnym samochodzie, o ile pracodawca wyraził zgodę na podróż prywatnym autem.

Dojazd do innego miejsca pracy w tej samej miejscowości

W przypadku, gdy przedsiębiorstwo pracodawcy posiada wiele siedzib, czy też oddziałów, może się zdarzyć, że pracownik zostanie oddelegowany do miejsca pracy znajdującego się pod innym adresem, niż dotychczas.

Czy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu, jeżeli pracodawca poleca mu pracę w innym miejscu, ale w tej samej miejscowości?

Zasadniczo nie możemy traktować tego jako podróży służbowej, gdyż zmianie nie ulega miejscowość.

Sądy jednak stoją na stanowisku, że jeśli zmiana miejsca pracy powoduje dodatkowe, realne koszty po stronie pracownika, pracodawca powinien je zrekompensować. Wynika to przede wszystkim z zasad współżycia społecznego.

Praca mobilna a zwrot kosztów dojazdu        

Szczególną kategorię w temacie finansowania przejazdów pracowniczych stanowią pracownicy mobilni, tacy jak przedstawiciele handlowi, serwisanci czy kierowcy.

W ich przypadku dojazdy są nierozłączną częścią pracy.

Jeżeli umowa o pracę przewiduje pracę mobilną lub jako miejsce pracy wskazuje określony obszar (np. województwo, region, całą Polskę), koszty przemieszczania się w ramach wykonywania obowiązków służbowych powinny być pokrywane przez pracodawcę.

Wówczas najczęściej przyjmuje to formę:

• zwrotu kosztów paliwa;
• ryczałtu samochodowego;
• karty paliwowej;
• rozliczania przejazdów na podstawie ewidencji (kilometrówka).

A co pracą zdalną i hybrydową?

W ostatnich latach popularność zdobyła praca zdalna oraz wariant hybrydowy.

Co zatem w przypadku pracowników pracujących w tych systemach? Jeżeli pracownik na co dzień pracuje zdalnie, a pracodawca poleci mu stawienie się w biurze, dojazd ten powinien być traktowany jako wykonanie obowiązku służbowego poza miejscem pracy.

Będzie tak jeśli wezwanie do siedziby firmy ma charakter incydentalny.

Jeżeli jednak pracownik pracuje w systemie hybrydowym, nawet jeżeli nie ma dokładnego grafiku, kiedy ma pojawiać się w biurze, skłaniałbym się ku stanowisku, że tutaj zwrot kosztów się nie należy.

Ciężko jednak znaleźć jakieś konkretne stanowisko sądu w tym temacie. Jak widać, musimy jeszcze poczekać na wypracowanie linii orzeczniczej w tej kwestii.

Zwrot kosztów dojazdu a podatek i składki ZUS

Zwrot kosztów dojazdu ma również wpływ na obowiązki pracodawcy związane z podatkiem dochodowym oraz składkami ZUS.

Co do zasady zwrot kosztów dojazdu do pracy stanowi przychód pracownika, od którego należy odprowadzić PIT oraz składki społeczne i zdrowotne.

Wyjątkiem są sytuacje, w których zwrot następuje w ramach podróży służbowej lub dotyczy kosztów poniesionych w interesie pracodawcy.

Wówczas zwrócone kwoty mogą korzystać ze zwolnień podatkowych.

Każdy przypadek powinien być jednak analizowany indywidualnie, ponieważ błędna kwalifikacja świadczenia może skutkować zaległościami podatkowymi i naliczeniem odsetek karnych.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego