Media społecznościowe to ważna część życia prywatnego, jak i zawodowego. Coraz więcej pracodawców zastanawia się czy mają prawo kontrolować, co ich pracownicy publikują na swoich profilach, zarówno w godzinach pracy, jak i poza nimi.

Z jednej strony chodzi o ochronę wizerunku i interesów firmy, z drugiej o prawo pracownika do prywatności i swobody wypowiedzi. Jakie przepisy i zasady obowiązują w tym zakresie i gdzie leżą granice uprawnień pracodawcy?

Sprawdź, kiedy i na jakich warunkach monitoring aktywności w social mediach jest dopuszczalny, a kiedy stanowi naruszenie prawa.

Czy Kodeks pracy pozwala na kontrolę aktywności pracowników w social mediach

Kodeks pracy oraz przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (RODO) wyznaczają zasadnicze granice, w jakich pracodawca może monitorować aktywność pracowników w mediach społecznościowych.

Co do zasady, każda osoba, a więc także pracownik, korzysta z prawa do prywatności i swobody wyrażania opinii. Jednak prawo to nie jest nieograniczone, gdy mówimy o relacjach służbowych i ochronie interesów firmy.

W Kodeksie pracy nie ma przepisu pozwalającego wprost pracodawcy na monitorowanie mediów społecznościowych pracownika.

Jednak kilka przepisów pośrednio reguluje te kwestie. Wyznaczają zasady, które mogą być podstawą do monitorowania, ale także chronią prawa pracownika.

Jednym z takich przepisów jest art. 100 ust. 2 pkt 4 Kodeksu pracy.

Nakłada on na pracownika obowiązek dbania o dobro zakładu pracy, chronienia jego mienia oraz zachowywania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Dodatkowo w pkt. 6 wskazano, że obowiązkiem pracownika jest przestrzeganie zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy.

W związku z tym pracodawca może kontrolować zachowanie pracowników w social mediach tylko w szczególnych sytuacjach.

Będzie tak wtedy, gdy ma uzasadniony powód, np. sygnał naruszenia obowiązków pracowniczych albo zagrożenia wizerunku firmy.

Takie działania pracodawcy muszą być zgodne z przepisami prawa oraz proporcjonalne. Niedozwolony jest stały, prewencyjny monitoring czy zbieranie informacji „na zapas”.​

Prywatność pracowników a monitorowanie social mediów przez pracodawcę

Kwestia monitorowania aktywności pracowników w mediach społecznościowych przez pracodawcę rozgrywa się na styku prawa do prywatności oraz ochrony interesów firmy.

Pracownik zachowuje prawo do swobodnej komunikacji i wyrażania siebie, jednak publikowanie w sieci informacji lub opinii związanych z miejscem pracy niesie pewne ryzyka zarówno dla niego, jak i dla pracodawcy.​

Prawo do prywatności oraz RODO stawiają jasne granice.

Pracodawca nie może swobodnie przeglądać i wykorzystywać informacji zamieszczanych na prywatnych profilach pracowników bez uzasadnionej podstawy prawnej.

Publiczny charakter profilu nie oznacza automatycznie zgody na przetwarzanie wszystkich publikowanych tam danych na potrzeby firmy.

Pracodawca może interesować się aktywnością pracownika w mediach społecznościowych w sytuacjach, gdy pojawią się sygnały o naruszeniu obowiązków, zagrożeniu reputacji firmy, ujawnieniu informacji poufnych lub działaniu sprzecznym z interesem zakładu pracy.

Innym przypadkiem, gdy pracodawca może sprawdzać aktywność swoich pracowników w social mediach są zwolnienia lekarskie.

W tej sytuacji pracodawca ma uzasadniony interes​ do przetwarzania danych pracownika udostępnionych w mediach społecznościowych. Chodzi o sprawdzenie, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z jego przeznaczeniem.

Natomiast niedozwolone jest zbieranie informacji o życiu prywatnym zarówno w zakresie poglądów, kontaktów towarzyskich, jak i aktywności pozazawodowej pracownika.​

Kluczowa w tym wypadku jest proporcjonalność. Środki podejmowane przez pracodawcę nie mogą być zbyt daleko idące, muszą zachowywać równowagę pomiędzy ochroną firmy a prawami osobistymi pracownika.

Każdy pracodawca decydujący się na taki monitoring musi poinformować o tym wszystkich pracowników. Informacja powinna być przekazana w sposób jasny, najlepiej w formie pisemnej.

Taki dokument często bywa nazywany polityką medialną lub polityką korzystania z mediów społecznościowych. Brak przejrzystej, pisemnej informacji o polityce medialnej może stanowić naruszenie prawa do prywatności.

Czy pracodawca może śledzić aktywność pracownika w mediach społecznościowych

Tak, pracodawca może monitorować aktywności pracownika w sieci, szczególnie na portalach społecznościowych, w tym także w czasie wolnym od pracy, ale takie działania muszą być zgodne z prawem.

Potwierdza to wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 5 sierpnia 2022 roku (syg. akt II SA/Wa 190/22).

Jednak takie prawo nie zadziała automatycznie. Pracodawca musi spełnić określone warunki.

Niezbędne jest wprowadzenie polityki dotyczącej zachowań pracowników w mediach społecznościowych. Taki dokument dotyczy też aktywności w czasie wolnym od pracy.

Pracodawca musi jasno określić, czego oczekuje od pracownika. Jednocześnie nie może naruszać jego godności czy prawa do publicznego wyrażania swoich poglądów w sprawach społecznie ważnych.

Pracownik, który podpisze taki dokument jest nim związany, bo polityka medialna stanowi uszczegółowienie obowiązku dbania o dobro zakładu pracy, który to obowiązek wynika wprost z Kodeksu pracy art. 100 ust. 2 pkt 4.

Podpisanie przez pracownika polityki medialnej nie oznacza, że taka osoba musi być ambasadorem swojego pracodawcy przez 24 godziny na dobę.

Jest tak dlatego, że czym innym jest dbanie o dobre imię pracodawcy, a czym innym promowanie pracodawcy w czasie wolnym.

Pracodawca nie może zobowiązać pracownika do prowadzenia tego typu aktywności w sieci w jego czasie wolnym od pracy.

Natomiast w przypadku gdy pracownik świadomie łamie zasady ustalone w polityce medialnej czy sposobem, w jaki korzysta z mediów społecznościowych szkodzi reputacji firmy, to pracodawca ma prawo zareagować.

Kiedy działania pracowników w mediach społecznościowych mogą naruszyć interesy pracodawcy

Poniżej przedstawiamy najczęstsze przykłady naruszenia interesów pracodawcy.

Publikowanie nieprawdziwych, obraźliwych lub szkodliwych treści dotyczących pracodawcy, usług czy produktów. Może to wpływać negatywnie na reputację firmy i zaufanie klientów.​

Ujawnianie informacji poufnych, objętych tajemnicą przedsiębiorstwa np. dane o kontraktach, strategiach czy problemach firmy. Takie działania narażają przedsiębiorstwo na realne straty finansowe lub wizerunkowe.​

Podważanie autorytetu przełożonych, obrażanie współpracowników lub klientów. Wykracza to poza ramy dozwolonej krytyki i narusza zasady lojalności oraz współżycia społecznego w miejscu pracy.

Rozpowszechnianie informacji działających na szkodę firmy, nawet jeśli intencją pracownika jest zwrócenie uwagi na istotny problem. Jeśli sposób prezentacji jest niezgodny z faktami lub zbyt radykalny, również może być podstawą do konsekwencji służbowych.

Czy aktywność w mediach społecznościowych może być przyczyną rozwiązania umowy o pracę

Jeśli pracownik przekroczy granice dozwolonej krytyki, czy to w stosunku do bezpośredniego przełożonego, czy też w stosunku do organów pracodawcy może to być potraktowane jako przejaw braku lojalności. I to bez względu na stanowisko, które zajmuje taki pracownik.

Takie zachowanie może być przyczyną do rozwiązania umowy o pracę. Jednak tryb rozwiązania będzie zależeć od skali i charakteru naruszenia obowiązków pracowniczych określonych w art. 100 Kodeksu pracy.

W przypadku rażących, celowych działań na szkodę pracodawcy, możliwe jest nawet rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym na podstawie art. 52 Kodeksu pracy.

Mniejsze, incydentalne naruszenia mogą być powodem zwykłego wypowiedzenia umowy lub zastosowania sankcji przewidzianych w regulaminie pracy.

Jednak trzeba pamiętać, że nie każde negatywne wypowiedzi czy krytyka pracodawcy uzasadniają zwolnienie.

Sądowa praktyka potwierdza, że pracownik ma prawo do dozwolonej krytyki, o ile wypowiedzi są rzeczowe, oparte na prawdzie i nie godzą w dobro firmy.

Zwolnienie z powodu wypowiedzi w social mediach zawsze wymaga indywidualnej, wyważonej oceny okoliczności.

Czy pracodawca może sprawdzać profile przyszłych pracowników w Internecie

Rynek pracy coraz częściej opiera się na wykorzystaniu mediów społecznościowych zarówno przez kandydatów, jak i przez pracodawców.

Sprawdzanie publicznych profili kandydatów stało się powszechną praktyką, ale musi odbywać się zgodnie z przepisami RODO oraz z poszanowaniem prawa do prywatności przyszłego pracownika.​

Pracodawca może zapoznać się z publicznie dostępnymi informacjami na temat kandydata, takimi jak np. posty na LinkedIn czy wpisy na otwartym Facebooku, pod warunkiem, że robi to wyłącznie w zakresie niezbędnym do oceny kompetencji oraz dopasowania do stanowiska.

Niedozwolone jest żądanie od kandydatów udostępniania prywatnych profili, dołączania do „grona znajomych” czy ujawniania informacji niezwiązanych z pracą.

Takie praktyki naruszają RODO oraz prawo do prywatności.

Odnośnie przetwarzania danych osobowych w rekrutacji, pracodawca może gromadzić i przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne dla procesu zatrudnienia, jak np. doświadczenie zawodowe, kwalifikacje czy informacje o przebiegu pracy.

Należy pamiętać, że po zakończonym procesie rekrutacji dane kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, powinny zostać usunięte.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistę Jakuba Chmieleckiego