Nowe wnioski o zaświadczenia z ZUS od stycznia 2026

Od 1 stycznia 2026 r. zmieniają się zasady ustalania stażu pracy, a wraz z nimi pojawia się nowy obowiązek po stronie pracowników i osób prowadzących działalność – konieczność składania do ZUS wniosków o zaświadczenia potwierdzające okresy zatrudnienia, które dotychczas nie były wliczane do stażu pracy.

Chodzi m.in. o okresy prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania umów zlecenia czy pracy za granicą.

Bez takich zaświadczeń część tych okresów nie zostanie uwzględniona przy ustalaniu uprawnień pracowniczych, takich jak wymiar urlopu, dodatki stażowe, odprawy czy długość okresu wypowiedzenia.

Nowe wnioski zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2026 roku, dlatego już teraz warto wiedzieć, czym są, kogo dotyczą i co zrobić w sytuacji, gdy nie będzie możliwości ich uzyskać.

Zmiany w Kodeksie pracy dotyczące nowych okresów zatrudnienia wliczanych do stażu pracy

Od 1 stycznia 2026 roku wejdą w życie zmiany w ustawie Kodeks pracy, a mianowicie zmieni się brzmienie art. 302 i zostaną dodane art.  3021 i art. t. 3022.

Wedle nowych zasad staż pracy będzie obejmował nie tylko umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej.

Nowe przepisy regulujące sposób ustalania stażu pracy dla celów uprawnień pracowniczych przewidują m.in. wliczanie do stażu okresów prowadzenia działalności gospodarczej,  współpracy z osobą prowadzącą tę działalność oraz czas jej zawieszenia  w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, wykonywania umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia, umowy agencyjnej), współpracy z osobą prowadzącą działalność, a także pracy zarobkowej za granicą.

Na mocy nowego art. 3021 ust. 1 ustawy Kodeks pracy do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. W art. 2 wskazano, że do okresu zatrudnienia wlicza się okresy:

1) wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

2) wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,

3) pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą, o której mowa w pkt 1 lub 2,

4) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,

5) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych

– w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Przy czym do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy, o których mowa w art. 1 i 2, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów.

Wszystkie nowe okresy zatrudnienia można znaleźć w kolejnych ust. art. 3021 ustawy Kodeks pracy. W sumie art. 302¹ zawiera 17 punktów określających nowe okresy zatrudnienia wliczane do stażu pracy.

Ustawodawca uzależnił termin jej stosowania od tego czy pracodawca należy do sektora publicznego, czy prywatnego. Zmiany w przepisach Kodeksu pracy wchodzą w życie dwóch etapach:

• od 1 stycznia 2026 roku dla pracodawców z sektora finansów publicznych,
• od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy dla prywatnych pracodawców.

Czym są zaświadczenia z ZUS i dlaczego się pojawiają?

W związku z wprowadzonymi zmianami w Kodeksie pracy dotyczącymi zasad ustalania stażu pracy, pojawia się konieczność potwierdzenia tych nowych okresów zatrudnienia, które dotychczas nie były wliczane do stażu pracy.

W tym celu wprowadzono wnioski o wydanie specjalnych zaświadczeń przez ZUS.

Zgodnie z art. 3022 ustawy Kodeks pracy wniosek o wydanie zaświadczenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych składa osoba fizyczna, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia, w postaci elektronicznej za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Nowe formularze wniosków zostaną udostępnione w systemie PUE ZUS / eZUS dopiero po wejściu w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2026 roku – do tego czasu nie będzie możliwości złożenia wniosku.

Zaświadczenie będzie podstawą wliczenia tych nowych okresów do stażu pracy – bez niego okresy te nie będą automatycznie widoczne.

Należy mieć na uwadze, że potwierdzanie nowych okresów będzie możliwe wyłącznie na podstawie zaświadczeń wydawanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Oznacza to, że w celu potwierdzenia okresów zatrudnienia, które dotychczas nie były wliczane do stażu pracy, konieczne będzie złożenie wniosku do ZUS o zaświadczenie potwierdzające m.in.

• okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej czy zawieszenia tej działalności w związku z opieką nad dzieckiem lub z tytułu współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą;
• okresy podlegania ubezpieczeniom ZUS z tytułu wykonywania umowy zlecenia, umowy agencyjnej czy z tytułu współpracy z tymi osobami;
• okresy niepodlegania ubezpieczeniom społecznym (zgłoszenie jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego) w okresie korzystania z ulgi na start.

Z uwagi na wprowadzone zmiany odnotowano znaczny wzrost liczby złożonych wniosków do ZUS o o wydanie zaświadczeń obejmujących cały przebieg ubezpieczenia, w tym również okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.

Nie ma jednak takiej potrzeby – w tym obszarze przepisy pozostają bez zmian, a okresy zatrudnienia w ramach stosunku pracy nadal potwierdza wyłącznie świadectwo pracy, nie zaświadczenie z ZUS.

Jak i kiedy złożyć wnioski?

ZUS podkreśla, że wnioski będą przyjmowane dopiero od 1 stycznia 2026 roku.

Również same formularze do złożenia wniosków zostaną udostępnione będą w systemie PUE ZUS / eZUS od 1 stycznia 2026 roku.

Wnioski będą składane wyłącznie w formie elektronicznej, czyli za pośrednictwem profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS (PUE ZUS).

Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej dokumentami potwierdzającymi okres zatrudnienia mogą być m.in. wypis z rejestru działalności gospodarczej wraz z dowodem opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne.

Natomiast dla osób pracujących na podstawie umowy zlecenie czy umowy agencyjnej dokumentacji potwierdzającymi okres zatrudnienia mogą być w szczególności:

• umowa zlecenie,
• umowa agencyjna,
• zaświadczenie od zleceniodawcy o okresie wykonywania zlecenia/umowy agencyjnej,
• dokumenty, które mogłoby w wiarygodny sposób potwierdzić zatrudnienie np. rachunki.

Po złożeniu wniosku ZUS ma obowiązek wydać zaświadczenie niezwłocznie.

O tym, że dokument, decyzja lub inna korespondencja została przygotowana i udostępniona, wnioskodawca zostanie poinformowany za pośrednictwem wybranego kanału kontaktu — adresu e-mail, numeru telefonu lub aplikacji mobilnej.

Pracownicy, którzy będą chcieli skorzystać z możliwości zaliczenia nowych okresów do stażu pracy mają na to 24 miesiące, przy czym bieg tego terminu będzie się różnił dla osób zatrudnionych w jednostkach sektora finansów publicznych i u prywatnych pracodawców.

Pracownicy będą mieli 24 miesiące na dostarczenie dokumentów począwszy od:

•        od 1 stycznia 2026 roku dla osób zatrudnionych w jednostkach sektora publicznego,

•        od 1 maja 2026 roku dla osób zatrudnionych u prywatnych pracodawców.

Należy pamiętać, że warunkiem zaliczenia nowych okresów zatrudnienia do stażu pracy jest ich właściwe udokumentowanie.

Okresów nieudokumentowanych w czasie wyznaczonym w przepisach (24 miesięcy), pracodawca nie wliczy do okresu zatrudnienia pracownika, co może skutkować m.in. niższym wymiarem urlopu, krótszym wypowiedzeniem umowy, mniejszymi dodatkami stażowymi lub mniej korzystnymi warunkami zatrudnienia.

Co warto sprawdzić już teraz?

Już teraz warto podjąć kilka działań, które ułatwią późniejsze ustalanie stażu pracy według nowych zasad i pozwolą uniknąć problemów z brakującymi okresami zatrudnienia wliczanymi do stażu pracy.

Przede wszystkim dobrze jest zalogować się na swoje konto PUE ZUS i sprawdzić, jakie okresy aktywności są tam obecnie zarejestrowane.

Już teraz można rozpocząć kompletowanie dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, które dotychczas nie były wliczane do stażu pracy np. prowadzenia działalności gospodarczej czy pracy o oparciu o umowy zlecenia.

Kolejnym krokiem jest zaplanowanie złożenia wniosku do ZUS od 1 stycznia 2026 roku, aby nie zapomnieć o dopełnieniu formalności i również nie robić tego w ostatniej chwili, co może być szczególnie istotne przy dużym obciążeniu systemu po wejściu przepisów w życie.

Nowe zasady ustalania stażu pracy, obowiązujące od 2026 roku, rozszerzają katalog okresów zatrudnienia wliczanych do stażu pracy o m.in. działalność gospodarczą, umowy zlecenia, agencyjne czy pracę za granicą.

Ponieważ te okresy nie są potwierdzane świadectwem pracy, ich uwzględnienie wymaga złożenia specjalnego wniosku do ZUS o wydanie zaświadczenia.

Wnioski będzie można składać wyłącznie elektronicznie, jednak dopiero od 1 stycznia 2026 roku.

Pracownicy mają 24 miesiące na udokumentowanie swoich okresów aktywności, a brak zaświadczenia w terminie spowoduje, że pracodawca nie wliczy ich do stażu pracy.

Dlatego już teraz warto sprawdzić konto PUE ZUS, zgromadzić dokumenty i przygotować się na wejście nowych przepisów.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę