Urlop wypoczynkowy jest nie tylko prawem, ale i obowiązkiem każdej osoby posiadającej umowę o pracę. Jeżeli nie uda się jej go wykorzystać w danym roku, musi to zrobić do końca września roku następnego.

Nie ma możliwości, aby pracodawca „zapłacił” pracownikowi za niewykorzystane dni wolne zagwarantowane ustawowo.

Jedyna możliwość kiedy wypłacany jest ekwiwalent za urlop to sytuacja, kiedy stosunek pracy został rozwiązany lub uległ wygaśnięciu.

Do tej pory pracodawca w takim wypadku musiał wypłacić go do ostatniego dnia rozwiązania umowy.

W dniu 27 stycznia 2026 roku w życie weszła nowelizacja, która zmieniła podejście do tej kwestii. Jak to aktualnie wygląda? O tym poniżej.

Z artykułu dowiesz się o:

– jak działa ekwiwalent

– co się zmieniło w wypłacie ekwiwalentu na 2026 rok

– jakie są wyjątki w wypłacie ekwiwalentu za urlop

Ekwiwalent za urlop jest wyjątkiem od reguły

Pisałem już we wstępie, że ekwiwalent za urlop jest instytucją wyjątkową. Zasadą jest, że pracownik powinien wykorzystać cały przysługujący mu urlop wypoczynkowy.

Ma to ograniczać „zapędy” pracodawców, chcących wymuszać pozostawanie w pracy i płacenie za nieskorzystanie z wolnego.

Celem instytucji ekwiwalentu nie jest zatem zastąpienie urlopu jako takiego. Jest to rekompensata za brak możliwości skorzystania z prawa do wypoczynku w naturze.

Z tego względu ekwiwalent nie może być wypłacany dowolnie ani „zamiast urlopu” w trakcie trwania zatrudnienia, a wyłącznie w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Nowelizacja KP nie zmieniła tej zasady generalnej. Nadal punktem wyjścia pozostaje ochrona prawa pracownika do wypoczynku, a ekwiwalent ma charakter wyjątkowy i kompensacyjny.

Jak działa ekwiwalent za urlop?

Prawo do ekwiwalentu zostało określone w art. 171 § 1 KP. Zgodnie z przepisem w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Przepis ten nie uległ zmianie. Jest tak, jak było wcześniej, przed nowelizacją KP z 2025 roku.

Prawo do ekwiwalentu powstaje z mocy prawa, bez potrzeby składania jakichkolwiek wniosków przez pracownika.

Pracodawca jest zobowiązany do jego obliczenia i wypłaty z urzędu, w związku z obowiązkiem końcowego rozliczenia stosunku pracy.

Warto wskazać również na art. 171 § 3 KP, który przewiduje wyjątek od obowiązku wypłaty ekwiwalentu.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Ustawodawca jasno stwierdził, że w razie faktycznej kontynuacji zatrudnienia urlop powinien zostać wykorzystany w naturze, a nie rekompensowany finansowo.

Ma to na celu zapobieganie sytuacjom czysto formalnym, w których następuje krótkotrwałe rozwiązanie umowy jedynie po to, aby pracownik nie musiał korzystać z urlopu w zamian za większą wypłatę.

„Zmiana” terminu wypłaty ekwiwalentu

To, co zmieniło się wraz z nowelizacją KP to ustalenie terminy wypłaty ekwiwalentu. Do art. 171 KP dodano § 4 i § 5, które dosyć szczegółowo regulują termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

Jak czytamy w § 4, pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 KP.

Wcześniej przepisy nie ustalały tego, kiedy ekwiwalent za urlop powinien zostać wypłacany. Dominował pogląd, zgodnie z którym ekwiwalent powinien być wypłacony najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Nowe rozwiązanie wprowadza jasną zasadę – ekwiwalent za urlop jest elementem rozliczenia płacowego i może zostać wypłacony razem z wynagrodzeniem, w terminie przyjętym u danego pracodawcy.

Z punktu widzenia organizacyjnego oznacza to uproszczenie procesów kadrowo-płacowych oraz zmniejszenie liczby odrębnych wypłat.

Warto jeszcze przybliżyć art. 85 KP, bowiem w nim znajduje się maksymalny termin wypłaty wynagrodzenia. Czytamy w tym przepisie, iż:

• wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie;
• wynagrodzenie wypłaca się z dołu, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego;
• jeżeli jednak ustalony dzień wypłaty jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Reasumując:

• Dotychczas obowiązywała zasada, zgodnie z którą ekwiwalent za niewykorzystany urlop należało wypłacić w dniu rozwiązania umowy o pracę, co w praktyce często sprawiało trudności organizacyjne i księgowe.
• Po nowelizacji pracodawca zyska możliwość rozliczenia ekwiwalentu w standardowym terminie wypłaty wynagrodzenia. Oznacza to, że ekwiwalent musi zostać wypłacony maksymalnie do 10. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym umowa o pracę została rozwiązania. Ma to na celu uproszczenie rozliczeń, ograniczenie ryzyka pomyłek przy obliczeniach oraz wyeliminowanie potrzeby realizowania odrębnych przelewów.

Dlaczego ta zmiana jest korzystna?

• Dla pracodawcy: Mniejsza liczba przelewów i możliwość zbiorczego rozliczenia pracownika w jednym systemie płacowym.
• Dla pracownika: Przejrzystość rozliczeń i pewność otrzymania środków w ustawowym terminie, bez konieczności negocjowania wypłaty w ostatnim dniu pracy.

Wyjątek od zasady

W art. 171 § 5 KP ustawodawca wprowadził wyjątek od wyżej omówionej reguły. Otóż jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia – ustalony zgodnie z art. 85 KP – przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, zasady głównej nie stosuje się.

W takiej sytuacji ekwiwalent powinien zostać wypłacony w terminie 10 dni od dnia ustania zatrudnienia.

Ustawodawca przewidział także rozwiązanie na wypadek, gdyby tak ustalony termin przypadał w dzień wolny od pracy – wówczas wypłata powinna nastąpić w dniu poprzedzającym.

Rozwiązanie to ma charakter gwarancyjny i zapobiega nadmiernemu odsuwaniu w czasie wypłaty należnego świadczenia.

Pracownik otrzymuje więc ekwiwalent albo wraz z najbliższą wypłatą wynagrodzenia, albo – w szczególnych przypadkach – nie później niż w ciągu 10 dni od zakończenia zatrudnienia.

Ekwiwalent za urlop a forma rozliczeń

Nowe brzmienie art. 171 KP nie reguluje wprost formy, w jakiej ekwiwalent ma być rozliczony i wypłacony.

W praktyce jednak dominującą formą wypłaty wynagrodzenia – a tym samym ekwiwalentu – jest przelew na rachunek bankowy pracownika.

Taka forma spełnia wymogi prawa pracy i pozwala jednoznacznie ustalić moment spełnienia świadczenia.

Nowelizacja nie wprowadza żadnych ograniczeń w tym zakresie, co oznacza, że wypłata ekwiwalentu w formie elektronicznej (tj. przelewem bankowym) jest w pełni dopuszczalna.

Często zadawane pytania (FAQ) – Ekwiwalent za urlop 2026

Czy pracodawca może wypłacić ekwiwalent w gotówce?

Przepisy nie zabraniają wypłaty w gotówce, ale pracownik musi złożyć stosowny wniosek (zgodnie z ogólnymi zasadami wypłaty wynagrodzenia).

Należy pamiętać, że dominującą i domyślną formą, wspieraną przez nowe przepisy, jest przelew na rachunek bankowy, co pozwala na łatwe udokumentowanie dotrzymania nowych terminów ustawowych.

Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu po zmianach w 2026 roku? 

Sama metoda obliczania (tzw. współczynnik ekwiwalentu) nie uległa zmianie.

Wciąż bierze się pod uwagę średnie wynagrodzenie pracownika oraz współczynnik urlopowy ustalany na dany rok kalendarzowy.

Nowelizacja zmieniła jedynie termin przekazania środków, nie ich wysokość.

Wygodnie możesz to obliczyć w bezpłatnym kalkulatorze.

Czy mogę poprosić o wypłatę ekwiwalentu zamiast pójścia na urlop, jeśli nadal pracuję?

Nie, można go wypłacić wyłącznie w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

W trakcie trwania umowy pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop, czyli po prostu odpocząć.

Co grozi pracodawcy za niewypłacenie ekwiwalentu za urlop?

Niewypłacenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w dniu ustania stosunku pracy to nie tylko poważne naruszenie praw pracowniczych, które wiąże się z karą od 1 000 zł do 30 000 zł.

To także takie konsekwencje jak: nakaz płatniczy z PIP, odsetki ustawowe za opóźnienie, czy nawet koszty procesu przed sądem pracy.

O tym, czy czy pracodawca ma prawo wysłać pracownika na przymusowy urlop można przeczytać w artykule.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego