Zaraz święta Bożego Narodzenia, później Nowy Rok i zacznie się najgorętszy czas dla działów księgowych oraz biur rachunkowych. Trzeba będzie oczywiście przygotować roczne rozliczenia.

Jeżeli chodzi o pracowników, to pracodawcy mają obowiązek przekazać imienne informacje o wysokości dochodów urzędom skarbowym do końca stycznia, pracownikom zaś – do końca lutego. Rozliczenie PIT-11 wymaga dużej dokładności.

Każdy błąd – nawet pozornie drobny – może skutkować koniecznością korekty, wezwaniem z urzędu, a w skrajnych przypadkach również odpowiedzialnością karną skarbową.

Jak zatem uniknąć najczęstszych błędów przy wypełnianiu PIT-11? Poniżej przedstawiamy najważniejsze wskazówki dla pracodawców.

Zadbaj o prawidłowy formularz

Błędy można popełnić się już na starcie. Możesz bowiem prawidłowo rozliczyć PIT-11, jednakże korzystając z nieaktualnego formularza i tak będziesz zmuszony do dokonania korekty. Zanim zaczniesz wypełniać kolejne pola, upewnij się, że robisz to na aktualnym dokumencie.

Obecnie ten rodzaj błędu można popełnić wyłącznie w przypadku wersji przeznaczonej dla pracownika. Do organu podatkowego informacje PIT-11 muszą być przekazywane w formie elektronicznej.

Formularz przesyłany jest przez system e-Deklaracje lub za pośrednictwem programu księgowego, jeżeli ten posiada taką funkcjonalność.

Ale najlepiej korzystać z właściwego programu do kadr i płac jak 360 Kadry i płace, aby takich sytuacji uniknąć. Znajdziesz tu Deklaracje, gdzie możesz bez problemów przygotować i wysłać PIT11.

Dobrze sprawdź dane identyfikacyjne

Najczęstsze błędy pojawiają się już w pierwszej części formularza – przy danych identyfikacyjnych płatnika i podatnika.

Dlatego też upewnij się, że:

• imię, nazwisko oraz PESEL pracownika są zgodne z dokumentami tożsamości;
• adres zamieszkania pracownika jest aktualny (nie chodzi tu o adres zameldowania);
• nazwa i NIP pracodawcy są wpisane dokładnie tak, jak w rejestrze CEIDG lub KRS.

Nawet pojedynczy błąd w tych danych może spowodować, że urząd skarbowy nie będzie w stanie przypisać informacji do właściwego podatnika, co będzie wiązało się z koniecznością złożenie korekty.

Prawidłowe wykazanie przychodów i kosztów uzyskania przychodów

Kolejny obszar ryzyka to nieprawidłowe ujęcie przychodów pracownika.

Typowe błędy obejmują tutaj:

• nieuwzględnienie premii, nagród, ekwiwalentów oraz innych świadczeń pieniężnych (np. z tytułu używania prywatnego samochodu służbowego);
• pominięcie świadczeń niepieniężnych składających się na wynagrodzenie, w tym benefitów pracowniczych (np. karta multisport, prywatna opieka medyczna)
• podwójne ujęcie części wynagrodzenia (np. przy korektach listy płac);
• nieprawidłowe zastosowanie kosztów uzyskania przychodów, np. brak podwyższenia kosztów dla osób dojeżdżających spoza miejscowości siedziby pracodawcy.

Musisz też pamiętać, że koszty uzyskania przychodu stosuje się odrębnie dla każdego stosunku pracy.

Zatem jeśli w ciągu roku zawarłeś z tym samym pracownikiem kilka umów, musisz wykazać je osobno w odpowiednich pozycjach formularza.

Składki ZUS i zdrowotne – sprawdź zgodność z raportami

Innym poważnym błędem, jaki może Ci się przydarzyć, jest wypełnienie PIT-11 bez porównania go z raportami ZUS RCA.

W dokumentach mogą bowiem pojawić się rozbieżności.

Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą różne, np. błędy w zaksięgowaniu składek, różnice w terminach.

Niezależnie od źródła, błędy powinny zostać wyeliminowane przed wysłaniem PIT-11.

Zatem jeszcze przed złożeniem PIT-11 powinieneś:

• porównać wartości składek społecznych i zdrowotnych z deklaracjami ZUS;
• sprawdzić, czy składki dotyczą tego samego roku podatkowego, co wykazany przychód;
• pamiętać, że nie odlicza się składki zdrowotnej od podatku.

Rozliczenie PIT-11 a zaliczki na podatek

Niekiedy błędy w PIT-11 mogą pojawiać się z powodu rozbieżności między zaliczkami potrąconymi w ciągu roku a wartościami wykazanymi w odpowiednich rubrykach.

Przyczyną takiego stanu rzeczy może być:

• korekta listy płac, której nie uwzględniono przy sporządzaniu PIT-11;
• błędne zastosowanie stawki podatkowej po zmianach w przepisach;
• nieuwzględnienie kwoty wolnej od podatku (np. z powodu braku złożenia odpowiedniego oświadczenia przez pracownika).

Dobrą praktyką jest zestawienie wszystkich list płac z danymi przekazanymi do urzędu skarbowego przed wysyłką formularza.

Pamiętaj o ulgach podatkowych

Jeżeli Twoi pracownicy korzystają z ulg lub zwolnień podatkowych, musisz mieć to na uwadze przy sporządzaniu PIT-11.

Chodzi tu między innymi o ulgi dla rodzin oraz tzw. ulgi zerowe.

Rozliczenie PIT-11 a ulgi podatkowe dla rodzin 

Najczęściej stosowaną preferencją podatkową jest ulga na dzieci, która przysługuje w odniesieniu do:

• dzieci małoletnich;
• pełnoletnich pobierających zasiłek, dodatek pielęgnacyjny lub rentę socjalną;
• dzieci uczących się do momentu ukończenia 25. roku życia.

To jedno z najkorzystniejszych odliczeń, ponieważ pomniejsza bezpośrednio podatek należny.

Dodatkowo można z niego korzystać równolegle z innymi preferencjami, np. wspólnym rozliczeniem z małżonkiem, ulgą dla rodzin 4+ czy też ulgą dla samotnych rodziców.

Trzeba jednak zachować ostrożność, ponieważ przepisy przewidują kilka odrębnych limitów dochodowych, zależnych od sytuacji rodzinnej. I tak:

• w przypadku rodziców wychowujących jedno dziecko łączny dochód nie może przekroczyć 112 000 zł;
• dla rodzin z dwojgiem lub większą liczbą dzieci – limit nie obowiązuje.
• pełnoletnie dziecko uczące się nie może w danym roku zarobić więcej niż 22 546,92 zł – w przeciwnym razie rodzic traci prawo do odliczenia.

Co istotne, limit ten ma zastosowanie nawet w odniesieniu do studentów objętych ulgą dla młodych do 26. roku życia, którzy co do zasady nie płacą podatku do kwoty 85 528 zł.

Rozliczenie PIT-11 a ulgi zerowe

Ulgi zerowe, czyli wszystkie te zwolnienia podatkowe, które oferują zerowy podatek dochodowy do określonego limitu zarobków. Są to między innymi ulgi dla młodych, rodzin 4+, pracujących seniorów czy osób powracających z emigracji.

Każda z tych preferencji polega na zwolnieniu z podatku przychodów do wysokości 85 528 zł. Jednocześnie każda z nich wymaga spełnienia innych wymagań.

W praktyce najbardziej problematyczna jest sytuacja, kiedy dana ulga zaczyna lub kończy obowiązywać w trakcie roku podatkowego. W takich wypadkach pracownicy mają prawo do owej preferencji jedynie przez daną część roku, kiedy spełniane są ustawowe warunki.

Należy pilnować terminów

Możesz sporządzić formularz w zgodzie ze wszystkimi wymogami.

Tylko co z tego, jeśli złożysz go po terminie? Musisz pilnować dat oraz pamiętać, że PIT-11 dla urzędu skarbowego wiąże się z innym terminem, niż ten przeznaczony dla pracowników.

Terminy są jednolite dla wszystkich płatników. Wyglądają one następująco:

• do końca stycznia – PIT-11 dla urzędu skarbowego; informację możesz złożyć wyłącznie elektronicznie (za pomocą systemu e-Deklaracje lub ePUAP);
• do końca lutego – PIT-11 dla pracowników; tutaj masz wybór – możesz przekazać formularz w wersji papierowej lub elektronicznej.

Pamiętaj, niedotrzymanie terminów może skutkować karą grzywny za wykroczenie skarbowe – nawet do kilku tysięcy złotych.

Prosta wysyłka jednym kliknięciem

Błędów unikniesz wybierając 360 Kadry i płace, gdzie wygenerujesz deklaracje dla wszystkich pracowników jednym kliknięciem i jednym kliknięciem je wyślesz.

Sytuację ratuje korekta

Jeżeli wypełniony formularz PIT-11 będzie posiadał błędy, najpewniej będziesz musiał złożyć korektę.

Pamiętaj, że za omyłki popełnione przez podmioty trzecie, np. biuro rachunkowe, w dalszym ciągu odpowiadasz Ty, jako pracodawca.

Zatem w przypadku wykrycia błędów w przekazanej informacji.

Twoim obowiązkiem jest niezwłoczne złożenie korekty PIT-11. Możesz tego dokonać zarówno przed upływem terminu przekazania, jak i po nim.

Korektę składa się w formie elektronicznej, zaznaczając w formularzu odpowiednie pole „korekta informacji”. Należy również przekazać poprawioną wersję pracownikowi (papierowo lub elektronicznie).

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego