Bezpieczeństwo i higiena pracy w biurze kojarzą się często z „pracą lekką”, ale w praktyce środowisko administracyjno-biurowe generuje konkretne ryzyka: przeciążenia układu mięśniowo-szkieletowego, dolegliwości wzroku, stres, hałas czy problemy wynikające z organizacji przestrzeni i obiegu dokumentów.

Dlatego BHP w biurze to nie tylko formalności, lecz przede wszystkim realne zasady dotyczące warunków lokalowych, ergonomii stanowiska, organizacji pracy oraz przygotowania na sytuacje awaryjne (pierwsza pomoc, pożar, ewakuacja).

Pomieszczenia pracy biurowej – podstawowe wymagania

Wymogi w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Należy mieć na uwadze, że przepisy BHP mają zastosowanie również do pomieszczeń biurowych, które – jak każde miejsce przeznaczone na pobyt pracowników – muszą spełniać ściśle określone warunki.

Punktem wyjścia jest prawidłowe zakwalifikowanie pomieszczenia jako pomieszczenia pracy stałej, gdy ten sam pracownik przebywa w nim w ciągu doby dłużej niż 4 godziny, albo jako pomieszczenia pracy czasowej, w którym czas ten wynosi od 2 do 4 godzin.

Ma to istotne znaczenie przy ocenie wymagań lokalowych. Biuro stanowi pomieszczenie pracy, czyli miejsce przeznaczone na pobyt pracowników, w którym wykonywana jest praca.

W praktyce pomieszczenia biurowe najczęściej mają charakter pomieszczeń pracy stałej, dlatego co do zasady  stosuje się do nich wymagania przewidziane dla tej kategorii pomieszczeń.

W pomieszczeniach biurowych należy zapewnić pracownikom odpowiednią przestrzeń.

Na każdą osobę wykonującą pracę jednocześnie w danym pomieszczeniu powinno przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości oraz minimum 2 m² wolnej powierzchni podłogi, niezajętej przez urządzenia i wyposażenie.

W pomieszczeniach, w których praca trwa dłużej niż 4 godziny na dobę, wysokość pomieszczenia nie powinna być mniejsza niż 3 m w świetle, przy czym przepisy dopuszczają obniżenie do 2,5 m w przypadkach przewidzianych w rozporządzeniu np. gdy w pomieszczeniu zastosowano klimatyzację albo pracuje w nim nie więcej niż cztery osoby, przy czym na każdą osobę musi przypadać co najmniej 15 m³ wolnej objętości pomieszczenia.

Istotne znaczenie mają również zasady lokalizacji pomieszczeń biurowych.

Pomieszczenia pracy stałej co do zasady nie powinny być usytuowane poniżej poziomu otaczającego terenu, natomiast ewentualne odstępstwa wymagają spełnienia warunków przewidzianych w rozporządzeniu oraz uzyskania zgody właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, wydanej w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy.

Sufity, ścianki działowe, schody i pochylnie na drodze do stanowiska

W przypadku biur zlokalizowanych na poddaszach ważny jest sposób oceny wysokości pomieszczenia.

Jeżeli strop lub sufit jest pochyły, wysokość ustala się na podstawie średniej wysokości pomieszczenia, przy czym w najniższym miejscu nie może ona być mniejsza niż 1,9 m, licząc od poziomu podłogi.

Jest to szczególnie istotne przy adaptacjach powierzchni biurowej w budynkach o nietypowej konstrukcji.

Jeżeli w biurze wprowadzany jest podział przestrzeni na boksy z wykorzystaniem szklanych ścianek działowych, należy zwrócić uwagę na wymogi bezpieczeństwa.

Elementy te powinny być wykonane z materiałów odpornych na rozbicie albo odpowiednio zabezpieczone w taki sposób, aby w razie uszkodzenia pracownik nie miał kontaktu z ostrymi krawędziami i nie był narażony na zranienie.

W sytuacji, gdy dojście do biura lub poszczególnych stanowisk pracy wymaga korzystania ze schodów albo pochylni, muszą one zapewniać bezpieczne przemieszczanie się pracowników.

Oznacza to w szczególności konieczność stosowania powierzchni stabilnych, nieśliskich oraz utrzymanych w stanie ograniczającym ryzyko poślizgnięcia i potknięć.

Choć szczegółowe wymagania techniczne wynikają z przepisów budowlanych, z punktu widzenia BHP kluczowe znaczenie ma zapewnienie bezpiecznej komunikacji wewnątrz obiektu.

Drzwi w biurze

Przepisy określają również minimalne wymiary drzwi, uzależnione m.in. od rodzaju pomieszczenia, a także wymagania dotyczące wejść do budynków i klatek schodowych wynikające z przepisów techniczno-budowlanych (m.in. w zakresie oświetlenia).

Z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy są to elementy mające znaczenie dla prawidłowej organizacji przestrzeni oraz bezpiecznej komunikacji w obrębie obiektu.

Istotne są także szczegółowe zasady dotyczące rozwiązań komunikacyjnych wewnątrz biura. Między pomieszczeniami co do zasady nie powinno się stosować progów, ponieważ zwiększają one ryzyko potknięć i upadków.

W przypadku drzwi rozsuwanych konieczne jest zastosowanie zabezpieczeń zapobiegających ich wypadnięciu z prowadnic.

Drzwi wahadłowe powinny być natomiast przezroczyste albo wyposażone w przezroczyste panele, co ogranicza ryzyko kolizji osób poruszających się po pomieszczeniach.

Szczególnie istotna jest zasada, zgodnie z którą pracownicy nie mogą być zamykani na klucz w czasie pracy i muszą mieć zapewnioną możliwość swobodnego opuszczenia pomieszczenia.

Jeżeli zachodzi potrzeba ograniczenia dostępu osób nieuprawnionych z zewnątrz, zastosowane rozwiązania organizacyjne lub techniczne nie mogą jednocześnie blokować wyjścia bez użycia klucza.

Oświetlenie jako element wpływający na bezpieczeństwo

Istotnym elementem wpływającym na bezpieczeństwo i komfort pracy w biurze jest właściwe oświetlenie.

Przepisy BHP nakładają obowiązek zapewnienia oświetlenia dziennego w pomieszczeniach pracy, a odstępstwa od tej zasady są dopuszczalne wyjątkowo (gdy oświetlenie dzienne jest niemożliwe lub niewskazane ze względu na technologię) i wymagają uzyskania zgody właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego.

Jednocześnie instalacje oświetleniowe muszą być zaprojektowane i wykonane w taki sposób, aby nie stwarzały zagrożenia dla pracowników i nie zwiększały ryzyka wypadków.

Ważne są również szczegółowe wymagania dotyczące okien, świetlików i innych elementów doświetlających pomieszczenia.

Powinny one być wykonane w sposób ograniczający skraplanie się pary wodnej, a pracodawca ma obowiązek dbać o ich czystość, tak aby faktycznie zapewniały odpowiedni dopływ światła dziennego.

Konieczne jest także zastosowanie osłon, takich jak rolety czy żaluzje, które chronią stanowiska pracy przed nadmiernym nasłonecznieniem. Istotne znaczenie ma ponadto łatwy i bezpieczny dostęp do okien – zarówno w celu ich otwierania, jak i mycia.

Niezależnie od jakości oświetlenia naturalnego, w pomieszczeniach biurowych należy zapewnić oświetlenie elektryczne spełniające obowiązujące wymagania.

Przy jego projektowaniu trzeba również uwzględnić ograniczanie nadmiernych kontrastów świetlnych.

W pomieszczeniach sąsiadujących, takich jak pokoje i korytarze, natężenie oświetlenia nie powinno różnić się w sposób gwałtowny, aby zmniejszyć obciążenie wzroku pracowników przemieszczających się między strefami pracy.

Ogrzewanie, wentylacja i klimatyzacja – minimalna temperatura to nie wszystko

W pomieszczeniach biurowych należy zapewnić temperaturę powietrza nie niższą niż 18°C. Jest to jeden z podstawowych parametrów środowiska pracy, który bezpośrednio wpływa na bezpieczeństwo oraz komfort pracowników.

Należy jednak pamiętać, że choć przepisy wskazują minimalną temperaturę, nie określają wprost jej górnej granicy. Nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku ochrony pracowników przed przegrzewaniem pomieszczeń.

Pomieszczenie biurowe powinno być zabezpieczone zarówno przed nadmiernym wychłodzeniem, jak i przegrzaniem, a także przed niekontrolowanym napływem zimnego powietrza z zewnątrz.

Znaczenie ma również właściwa wymiana powietrza, dostosowana do funkcji pomieszczenia, bilansu cieplnego i wilgotności oraz ewentualnych zanieczyszczeń występujących w środowisku pracy.

W tym zakresie należy uwzględniać parametry określone w obowiązujących normach.

W przypadku stosowania wentylacji mechanicznej lub klimatyzacji konieczne jest spełnienie dodatkowych wymagań związanych z bezpiecznym użytkowaniem tych systemów.

Powietrze doprowadzane do pomieszczeń powinno być oczyszczane z pyłów oraz substancji szkodliwych dla zdrowia.

Instalacje nie mogą powodować przeciągów ani prowadzić do nadmiernego wychłodzenia lub przegrzewania pomieszczeń, a w przypadku nawiewu mechanicznego strumień powietrza nie powinien być kierowany bezpośrednio na stanowisko pracy.

Równie ważna jest regularna konserwacja urządzeń wentylacyjnych i klimatyzacyjnych oraz stosowanie rozwiązań ograniczających hałas i drgania generowane przez instalacje.

Jeżeli w biurze stosowana jest wentylacja z recyrkulacją powietrza, należy zapewnić odpowiedni udział powietrza świeżego – jego ilość nie powinna być mniejsza niż 10% całkowitej objętości powietrza wymienianego w ramach systemu.

Pomieszczenia higieniczno-sanitarne oraz porządek jako obowiązek pracodawcy

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom odpowiednie pomieszczenia i urządzenia higieniczno-sanitarne oraz środki higieny osobistej.

Zakres tych zapewnień powinien być dostosowany do liczby zatrudnionych pracowników oraz warunków, w jakich wykonywana jest praca.

Pomieszczenia higieniczno-sanitarne muszą być właściwie usytuowane, odpowiednio oświetlone i wentylowane, a także spełniać określone wymagania dotyczące wysokości.

Istotne znaczenie ma również ich utrzymanie w stanie umożliwiającym bezpieczne użytkowanie, w tym zastosowanie materiałów ułatwiających zachowanie czystości oraz spełnienie wymagań dotyczących wykończenia ścian i innych powierzchni.

W budynkach, w których wykonywana jest praca biurowa, należy zapewnić ogólnodostępne ustępy. Przepisy określają zasady ich lokalizacji, w tym dopuszczalne odległości, a także wymagania dotyczące organizacji wejść.

Ustępy powinny być wyposażone w pomieszczenia izolujące z umywalkami zapewniającymi dostęp do ciepłej i zimnej wody.

Należy podkreślić, że utrzymanie porządku i czystości w biurze stanowi obowiązek pracodawcy, a nie wyłącznie kwestię organizacyjną czy dobrą praktykę.

Również okresowe remonty i prace konserwacyjne, obejmujące m.in. podłogi, instalacje oraz elementy wykończenia, powinny być prowadzone w sposób zapewniający stałe utrzymanie pomieszczeń w stanie zgodnym z wymaganiami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ergonomia stanowiska pracy

Stanowisko pracy, w rozumieniu wymagań dotyczących pracy z wykorzystaniem monitorów ekranowych, obejmuje przestrzeń pracy wraz z wyposażeniem podstawowym, takim jak monitor, klawiatura, mysz lub inne urządzenia wejściowe, a także oprogramowanie, krzesło i stół roboczy.

W jego skład może wchodzić również wyposażenie dodatkowe, w tym m.in. drukarka, skaner, uchwyt na dokumenty czy podnóżek.

Bezpieczne stanowisko pracy to takie, w którym zapewnione są odpowiednie metody wykonywania pracy, właściwa organizacja czasu pracy – uwzględniająca przemienność wysiłku i odpoczynku – oraz odpowiednie warunki środowiska pracy.

Szczególne znaczenie mają wymagania dotyczące ergonomii siedziska.

Krzesło powinno być wyposażone w mechanizmy regulacji wysokości siedziska oraz pochylenia oparcia, które są łatwo dostępne, proste w obsłudze i umożliwiają regulację w pozycji siedzącej.

W razie potrzeby, na wniosek pracownika, stanowisko pracy powinno zostać wyposażone w podnóżek.

Jego powierzchnia nie powinna być śliska, a konstrukcja powinna zapewniać stabilność i zapobiegać przemieszczaniu się po podłodze w trakcie użytkowania.

Dodatkowo przepisy dotyczące BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, nakładają na pracodawców obowiązek doposażenia stanowisk, na których pracownik używa laptopa przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

W takich przypadkach należy zapewnić zewnętrzny monitor ekranowy lub podstawkę pod laptopa, umożliwiającą ustawienie ekranu na wysokości oczu, a także dodatkową klawiaturę i mysz, co sprzyja ergonomii i zmniejsza obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego oraz narządu wzroku.

Dodatkowe urządzenia w biurze – gdzie je ustawiać i dlaczego ma to znaczenie?

W przestrzeni biurowej często wykorzystywane są dodatkowe urządzenia, takie jak kserokopiarki, niszczarki, bindownice, drukarki czy skanery.

Organizując stanowisko pracy, należy zapewnić odpowiednią ilość miejsca oraz takie rozmieszczenie wyposażenia, aby elementy obsługiwane ręcznie znajdowały się w naturalnym zasięgu kończyn górnych pracownika.

Szczególną uwagę należy zwrócić na urządzenia, które mogą emitować czynniki szkodliwe lub uciążliwe, takie jak hałas, ciepło czy substancje powstające w trakcie pracy.

Zasadą jest, aby nie były one lokalizowane w bezpośrednim otoczeniu stanowiska pracy – optymalnym rozwiązaniem jest wydzielenie dla nich osobnego pomieszczenia lub odrębnej strefy.

Jeżeli nie ma możliwości takiego rozdzielenia, urządzenia powinny być ustawione w sposób stabilny, zapewniający swobodny dostęp i bezpieczną obsługę.

Nie mogą być zastawione ani utrudniać komunikacji, a także nie powinny znajdować się w pobliżu źródeł ciepła, wody ani roślin, które mogłyby zwiększać ryzyko uszkodzenia sprzętu lub zagrożenia dla pracowników.

Organizacja BHP w firmie

Prawidłowa organizacja BHP w środowisku biurowym powinna opierać się na spójnym i konsekwentnym podejściu, obejmującym zarówno kwestie formalne, jak i warunki techniczne oraz ergonomiczne.

Pracodawca powinien zadbać o informowanie pracowników o zagrożeniach występujących na stanowiskach pracy, przeprowadzenie i udokumentowanie oceny ryzyka zawodowego oraz zapoznanie z nią zatrudnionych.

Równie istotne jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy, zwalczanie pożarów i przeprowadzanie ewakuacji, a także zapewnienie odpowiednich środków pierwszej pomocy i realizacja wymaganych szkoleń BHP.

Należy również pamiętać o regularnej weryfikacji warunków pracy w biurze. Obejmuje ona m.in. sprawdzenie parametrów środowiska pracy, takich jak temperatura, wentylacja lub klimatyzacja, oświetlenie oraz stan techniczny pomieszczeń i wyposażenia.

Znaczenie ma także dostosowanie obiektów do potrzeb osób z niepełnosprawnościami oraz ocena ergonomii stanowisk pracy – w tym właściwej wysokości biurek, przestrzeni na nogi, możliwości regulacji monitorów oraz eliminowania olśnień i odbić światła.

W praktyce organizacja BHP powinna uwzględniać również identyfikację czynników uciążliwych typowych dla pracy biurowej, takich jak hałas, długotrwała praca w wymuszonej pozycji, monotonia zadań, nieprawidłowe oświetlenie czy stres.

Dodatkowym źródłem obciążeń mogą być niewłaściwie rozmieszczone urządzenia biurowe, emitujące hałas lub ciepło.

Ograniczanie tych czynników poprzez odpowiednią organizację przestrzeni, ergonomiczne wyposażenie stanowisk oraz racjonalne rozmieszczenie sprzętu ma fundamentalne znaczenie dla komfortu pracy, efektywności oraz długofalowej ochrony zdrowia pracowników.

Egzekwowanie zasad BHP w praktyce

Pracodawca nie tylko ustala zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, ale również odpowiada za ich przestrzeganie w codziennej praktyce.

Oznacza to m.in. dopuszczanie do pracy wyłącznie pracowników przeszkolonych w zakresie BHP, wydawanie wiążących poleceń dotyczących organizacji pracy i korzystania ze stanowisk zgodnie z ich przeznaczeniem, a także reagowanie na stwierdzone naruszenia zasad bezpieczeństwa.

Do tego dochodzą okresowe kontrole warunków pracy, aktualizacja oceny ryzyka zawodowego oraz włączanie zasad BHP do regulaminów i procedur obowiązujących w zakładzie pracy.

Podstawowe zasady BHP w biurze obejmują nie tylko wymagania dotyczące samych pomieszczeń pracy, takie jak odpowiednia przestrzeń, wysokość, temperatura czy oświetlenie, lecz także właściwą organizację zaplecza higieniczno-sanitarnego, ograniczanie czynników uciążliwych oraz zapewnienie ergonomicznych warunków pracy przy stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Równie ważne jest jednak podejście systemowe, polegające na rzetelnym informowaniu pracowników o zagrożeniach, przeprowadzaniu oceny ryzyka zawodowego, organizowaniu szkoleń BHP oraz bieżącej kontroli warunków pracy.

Tylko takie całościowe podejście pozwala stworzyć środowisko biurowe, które jest rzeczywiście bezpieczne i sprzyja zdrowiu pracowników, a nie jedynie spełnia wymogi formalne.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę