Niekiedy samo wynagrodzenie to za mało. Są bowiem nieprzewidziane zdarzenia, przez które okazuje się, że zgromadzone oszczędności są niewystarczające.

Pozostaje wówczas pożyczka lub kredyt. Jednakże, czy zawsze najlepszym pomysłem będzie bank? Wiele firm oferuje wsparcie finansowe swoim podwładnym na korzystniejszych warunkach, niż te, jakie możemy uzyskać w instytucjach finansowych.

Pożyczka dla pracownika jest rozwiązaniem powszechnym w instytucjach państwowych, przy czym również przedsiębiorstwa prywatne coraz częściej organizują specjalne fundusze kredytowe.

Jakie zatem są zasady udzielania pożyczek oraz ich źródła finansowania?

Pożyczka dla pracownika – czy to specjalny rodzaj umowy?

Co do zasady pożyczka udzielana pracownikowi to oddzielny od stosunku pracy rodzaj zobowiązania.

Pracodawca występuje w nim jako pożyczkodawca, a pracownik jako pożyczkobiorca. Nie mają tutaj zastosowania żadne przepisy prawa pracy, a przepisy cywilne.

Jeżeli obie strony wyrażą zgodę i zawrą odpowiednią umowę, nie ma jakichkolwiek przeciwwskazań, aby pracodawca udzielił pracownikowi pożyczki.

Jedynie od poszczególnych zapisów zależy jakie skutki podatkowe będzie ona rodziła.

Warto jednak podkreślić, że w przypadku świadczenia wyższego niż 1000 zł wymagane jest zachowanie formy dokumentowej umowy.

Z czego finansowana jest pożyczka dla pracownika?

Pożyczka pracownicza może być finansowana z kilku źródeł, z czego najczęściej są to:

• środki obrotowe przedsiębiorstwa (prościej rzecz ujmując – środki z budżetu firmy);
• Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS);
• Kasy zapomogowo-pożyczkowe (KZP).

Pracodawca, decydując się na pomoc finansową z budżetu firmy, powinien ustalić jasne i równe zasady jej udzielania, maksymalną wysokość, formę spłat oraz ewentualne konsekwencje niespłacenia pożyczki.

Z kolei ZFŚS i KZP działają na podstawie specjalnych ustaw i wymagają dodatkowego regulaminu wewnątrzzakładowego.

ZFŚS – pożyczka dla pracownika jako pomoc socjalna

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stanowi instytucję, która jest najkorzystniejsza dla pracowników, jeżeli chodzi o pożyczki.

ZFŚS to fundusz służący finansowaniu działalności socjalnej pracowników zakładu, w tym również udzielania pożyczek na ważne cele bytowe.

Fundusz ten nie zawsze jednak musi funkcjonować w firmie.

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wymaga, aby był zakładany jedynie w przedsiębiorstwach zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz w jednostkach budżetowych i samorządowych.

Dodatkowo pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników, muszą utworzyć fundusz, pod warunkiem że zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa. Pozostałe firmy są zwolnione z takiego obowiązku.

Ustawa nie określa limitu kwotowego czy wysokości oprocentowania w przypadku pożyczek pracowniczych. To wszystko określa regulamin funduszu.

Z racji jednak tego, że instytucja ta ma za zadanie wspomagać pracowników, to pożyczki z ZFŚS są nisko oprocentowane, a nawet udzielane są bez oprocentowania.

Pożyczka z budżetu firmy – forma pozasocjalna

Jak wskazałem wcześniej, nie każdy pracodawca ma obowiązek tworzenia ZFŚS. Stąd też mniejsze firmy nie mają obowiązku organizowania pomocy socjalnej swoim pracownikom.

Niemniej jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby robili to dobrowolnie. Wówczas pożyczka udzielana jest ze środków własnych firmy.

W takim przypadku pożyczka ma charakter czysto cywilnoprawny, a zatem podlega pod art. 720 KC.

Jej treść może być dobrowolnie kształtowana przez strony, ważne aby jej postanowienia nie sprzeciwiały się przepisom prawa.

Warto jeszcze dodać, że również pożyczki z budżetu firmy powinny posiadać własny regulamin ich przyznawania.

Mimo wszystko mamy tutaj do czynienia ze stosunkiem pracy, a zatem w przypadku, gdyby kryteria jej udzielenia nie były takie same dla wszystkich, pracodawca naraża się na zarzut dyskryminacji.

Kasy zapomogowo-pożyczkowe – inicjatywa pracownicza

Pożyczka z kasy zapomogowo-pożyczkowej jest odmiennym rozwiązaniem od dwóch poprzednich o tyle, że tutaj świadczenia nie udziela pracodawca, a sami pracownicy.

KZP to dobrowolne organizacje pracownicze, w których ich uczestnicy gromadzą oszczędności w celu późniejszego korzystania z nich w formie pożyczek lub zapomóg.

Zgodnie z ustawą do utworzenia kasy wymagane jest co najmniej 10 chętnych pracowników.

Uczestnicy organizacji są zobligowani do wpłacania na rachunek kasy regularnych wkładów (najczęściej miesięczne).

KZP nie jest ogólnodostępną formą finansowania.

Zatem ubiegać się o pożyczki mogą jedynie pracownicy, którzy wpłacili wkłady. Świadczenia te są zazwyczaj nieoprocentowane lub bardzo nisko oprocentowane.

Dodatkowo w wyjątkowych sytuacjach, takich jak ciężka choroba czy śmierć, KZP może udzielać bezzwrotnych zapomóg finansowych uczestnikom oraz członkom ich rodzinom.

Czy pożyczka dla pracownika jest opodatkowana?

Co do zasady, pożyczka udzielana na zasadach art. 720 KC jest opodatkowana podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Jednakże art. 9 pkt 10) lit. e) ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych zwalnia ten rodzaj świadczenia z PCC, niezależnie czy pożyczka jest udzielana z budżetu własnego firmy, czy też funduszów związków zawodowych, kas zapomogowo-pożyczkowych, spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych, bądź z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Mówimy tutaj jednak o świadczeniu niejako połączonym ze stosunkiem pracy.

Czy w takim razie po stronie pracodawcy lub pracownika rodzi się obowiązek zapłaty PIT (CIT)?

Od strony pracownika obowiązek PIT i ZUS – co do zasady – nie występuje.

Jeśli pracodawca nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie udzielania pożyczek, a pożyczki są udzielane pracownikom według jednolitych zasad, to po stronie pracowników nie powstaje przychód, niezależnie czy pożyczka jest nieoprocentowana, czy też wiąże się z obowiązkiem spłacania odsetek.

Wyjątkiem jest umorzenie pożyczki – wówczas jej wartość stanowi przychód pracownika i podlega PIT.

Nieco inaczej wygląda to w przypadku pracodawcy. Tutaj wszystko zależy do tego, czy pożyczka jest oprocentowana, oraz czy pochodzi ze środków własnych firmy, czy też ZFŚS. Jeżeli od pożyczki pracodawca nie nalicza odsetek, sprawa jest jasna – nie ma tutaj mowy o przychodzie, stąd nie ma też obowiązku podatkowego.

Jeżeli pożyczka jest udzielana z ZFŚS, wówczas odsetki zasilają fundusz, tutaj również nie powstaje przychód.

Dopiero gdy pożyczka jest oprocentowana i udzielana z budżetu pracodawcy, mamy do czynienia z przychodem.

W takim wypadku powstanie obowiązek podatkowy w podatku dochodowym. 

Czy udzielenie pożyczki to obowiązek pracodawcy?

Pożyczka dla pracownika nie stanowi obowiązku pracodawcy.

Zarówno jeżeli chodzi o ZFŚS, jak i o budżet własny firmy, świadczenie ma charakter uznaniowy. Pracownik może złożyć wniosek, ale pracodawca nie ma obowiązku jego rozpatrzenia pozytywnie.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku pożyczek z funduszu, ocena wniosku wymaga brania pod uwagę zapisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, czyli kierowania się kryterium socjalnym.

Jeśli sytuacja materialna, rodzinna i życiowa wskazuje na potrzebę pomocy socjalnej, odmówienie udzielenia pożyczki pracownikowi może być poczytywane jako działanie dyskryminujące.

W każdym wypadku najlepiej zatem zadbać, aby właściwy regulamin w sposób jasny i wyczerpujący wskazywał zasady przyznawania wsparcia.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego