Pracownicze koszty uzyskania przychodów – Co to jest? Jak liczyć?

Koszty uzyskania przychodu pracownika stanowią ryczałtową kwotę, którą zatrudniony może odliczyć od swoich przychodów przed ich opodatkowaniem. Celem tych kosztów jest rekompensata wydatków ponoszonych przez pracownika, głównie związanych z dojazdem do miejsca pracy. Jak jednak dokładnie je obliczyć? Kto może z nich skorzystać? Sprawdź szczegóły w naszym artykule!

Pracownicze koszty uzyskania przychodów – co to jest?

Pracownicze koszty uzyskania przychodów – co to jest? To zryczałtowane kwoty określone w ustawie o PIT, które pracownicy mogą odliczyć od swojego przychodu. Dzięki nim podstawa opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT) ulega zmniejszeniu, co w efekcie oznacza niższy podatek do zapłaty.

Warto podkreślić, że koszty uzyskania przychodu pracownika mają charakter ryczałtowy i nie wymagają dokumentowania rzeczywistych wydatków (z wyjątkiem pewnych sytuacji, które omówimy poniżej). To rozwiązanie ma na celu uproszczenie procesu rozliczania podatków, zarówno dla pracowników, jak i dla działów kadry i płace.

Jak liczyć pracownicze koszty uzyskania przychodów?

Wysokość kosztów uzyskania przychodu pracownika zależy od dwóch czynników:

1. Miejsce zamieszkania – koszty różnią się w zależności od tego, czy pracownik mieszka w tej samej miejscowości, co zakład pracy, czy dojeżdża z innej miejscowości.

2. Liczba pracodawców – pracownicy zatrudnieni u więcej niż jednego pracodawcy mogą odliczyć wyższe koszty, jednak obowiązują tutaj roczne limity.

Aktualne stawki kosztów uzyskania przychodu pracownika

• 250 zł miesięcznie (3000 zł rocznie) – dla pracowników mieszkających w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy.

• 300 zł miesięcznie (3600 zł rocznie) – dla pracowników dojeżdżających z innej miejscowości.

W przypadku osób zatrudnionych u kilku pracodawców maksymalne roczne limity wynoszą:

• 4500 zł dla pracowników z podstawowymi kosztami uzyskania przychodów.

• 5400 zł dla pracowników z podwyższonymi kosztami uzyskania przychodów.

Wyższe koszty rzeczywiste – wyjątki

Jeśli pracownik poniósł wyższe wydatki na dojazdy do pracy komunikacją publiczną (autobusem, pociągiem, promem lub tramwajem), może uwzględnić te koszty w zeznaniu rocznym, pod warunkiem posiadania odpowiednich dokumentów, takich jak imienne bilety okresowe. W takim przypadku rzeczywiste wydatki zastępują ryczałtowe kwoty kosztów.

Pracownicze koszty uzyskania przychodów – kto może z nich skorzystać?

Koszty uzyskania przychodu pracownika dotyczą osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Jednak warto zauważyć, że osoby pracujące na umowach cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło) również mają prawo do kosztów uzyskania przychodów, ale są liczone w inny sposób:

• 20% przychodu – dla umów zlecenia i o dzieło.

• 50% przychodu – w przypadku przeniesienia praw autorskich (dotyczy np. artystów, architektów czy tłumaczy).

Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodów

Aby korzystać z wyższych kosztów uzyskania przychodów (300 zł miesięcznie), pracownik musi złożyć oświadczenie swojemu pracodawcy, potwierdzając, że mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

Aktualnie takie oświadczenie można złożyć w formularzu PIT-2, który pracodawca uwzględnia w rozliczeniach zaliczek na podatek dochodowy.

Pracownicze koszty uzyskania przychodów a program kadrowo-płacowy

Nowoczesne narzędzia, takie jak nasz program kadrowo-płacowy, umożliwiają automatyczne uwzględnianie kosztów uzyskania przychodów w rozliczeniach wynagrodzeń. Dzięki temu dział kadr może szybko i sprawnie obliczać zaliczki na podatek, uwzględniając zarówno podstawowe, jak i podwyższone koszty.

Podsumowanie

Pracownicze koszty uzyskania przychodów są istotnym elementem systemu podatkowego, pozwalającym na obniżenie podstawy opodatkowania PIT. Ich wysokość zależy od miejsca zamieszkania pracownika, liczby pracodawców oraz rodzaju umowy. Korzystanie z odpowiednich narzędzi, takich jak program kadrowo-płacowy 360 Kadry i Płace znacząco upraszcza proces rozliczeń i eliminuje ryzyko błędów. Zachęcamy do sprawdzenia naszych rozwiązań!