Prawo pracodawcy do weryfikacji danych i kwalifikacji

Zatrudnienie pracownika nie zamyka pracodawcy drogi do dalszej kontroli spełniania przez niego wymagań formalnych oraz faktycznych kwalifikacji niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku.

W określonych sytuacjach pracodawca ma prawo – a czasem nawet obowiązek – weryfikować zarówno aktualność dokumentów potwierdzających kwalifikacje, jak i rzeczywiste umiejętności pracownika już w trakcie trwania stosunku pracy.

Zakres tej weryfikacji nie jest jednak nieograniczony i musi mieścić się w ramach przepisów prawa pracy, zasad ochrony danych osobowych oraz zasady proporcjonalności.

Ograniczenia weryfikacji kwalifikacji kandydata na etapie rekrutacji

Możliwości pracodawcy w zakresie weryfikacji danych i kwalifikacji kandydata na etapie rekrutacji są ściśle ograniczone przepisami prawa pracy oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Pracodawca może żądać wyłącznie tych informacji, które są niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku, w szczególności dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

W art. 22¹ ustawy Kodeks pracy określono zamknięty katalog danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy.

Niedopuszczalne jest samodzielne pozyskiwanie informacji o kandydacie z jego otoczenia zawodowego, w tym kontaktowanie się z byłymi pracodawcami lub współpracownikami bez jego wyraźnej zgody. Dotyczy to również zbierania opinii lub ocen pracy kandydata w sposób nieformalny i poza oficjalnym procesem rekrutacyjnym.

Takie działania mogą naruszać przepisy o ochronie danych osobowych oraz dobra osobiste kandydata. W praktyce oznacza to, że weryfikacja kandydata powinna opierać się na dokumentach przedłożonych przez niego dobrowolnie oraz na jawnych narzędziach rekrutacyjnych, takich jak rozmowy kwalifikacyjne czy testy kompetencyjne.

Szersze uprawnienia kontrolne pracodawca uzyskuje dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.

Należy mieć na uwadze, że weryfikacja kwalifikacji i danych osoby ubiegającej się o zatrudnienie na etapie rekrutacji podlega znacznie dalej idącym ograniczeniom niż analogiczne działania podejmowane wobec pracownika już zatrudnionego.

Przepisy prawa pracy w sposób wyraźny i zamknięty określają zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy, a każda próba ich rozszerzenia musi mieć jednoznaczną podstawę prawną oraz spełniać wymogi wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.

Pracodawca może przetwarzać dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia wyłącznie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Oznacza to, że dopuszczalna jest weryfikacja dokumentów przedłożonych przez kandydata, takich jak dyplomy, certyfikaty czy świadectwa ukończenia szkoleń, jeżeli pozostają one w bezpośrednim związku z przyszłymi obowiązkami służbowymi.

Jednocześnie prawo nie przyznaje pracodawcy swobody w prowadzeniu nieformalnych działań sprawdzających kandydata poza oficjalnym procesem rekrutacyjnym.

Kontaktowanie się z byłymi pracodawcami, współpracownikami lub innymi osobami z otoczenia zawodowego kandydata bez jego wiedzy i wyraźnej zgody należy uznać za działanie wykraczające poza dopuszczalne granice przetwarzania danych osobowych.

Dotyczy to w szczególności pozyskiwania opinii o kandydacie, ocen jego postawy, stylu pracy czy przyczyn zakończenia wcześniejszego zatrudnienia, jeżeli informacje te nie zostały dobrowolnie przekazane przez samego zainteresowanego.

Takie działania niosą ze sobą ryzyko naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych oraz dóbr osobistych kandydata, zwłaszcza gdy pozyskane informacje mają charakter nieformalny, niezweryfikowany lub subiektywny, a kandydat nie ma możliwości zapoznania się z nimi ani odniesienia się do ich treści.

Dodatkowo, w sytuacji gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie pozostaje w stosunku pracy z innym pracodawcą, nieuprawnione działania weryfikacyjne mogą prowadzić do realnych negatywnych konsekwencji zawodowych, niezależnie od wyniku rekrutacji.

W praktyce oznacza to, że na etapie rekrutacji ciężar weryfikacji kwalifikacji kandydata powinien koncentrować się przede wszystkim na analizie dokumentów przedłożonych przez niego dobrowolnie, rozmowach kwalifikacyjnych oraz testach kompetencyjnych przeprowadzanych w sposób jawny i proporcjonalny do wymagań stanowiska.

Każde rozszerzenie tego zakresu wymaga jednoznacznej zgody kandydata oraz transparentnego poinformowania go o celu i zakresie przetwarzania dodatkowych danych.

Opisane ograniczenia powodują, że proces rekrutacyjny opiera się w dużej mierze na zaufaniu do informacji przekazywanych przez kandydata, a możliwość ich pogłębionej weryfikacji jest istotnie zawężona.

W konsekwencji dopiero po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca uzyskuje szersze instrumenty prawne pozwalające na dalszą kontrolę spełniania przez pracownika wymagań formalnych i faktycznych kwalifikacji niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Podstawa prawna weryfikacji kwalifikacji pracownika

Punktem wyjścia jest obowiązek pracodawcy organizowania pracy w sposób zapewniający jej bezpieczne i prawidłowe wykonywanie oraz obowiązek pracownika wykonywania pracy sumiennie i starannie, zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami.

Na mocy bowiem art. 100 ust. 1 Kodeksu pracy pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Zatem pracownik powinien przez cały okres zatrudnienia spełniać wymagania, które są niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku, a pracodawca ma prawo kontrolować czy warunek ten nadal jest spełniony.

Weryfikacja kwalifikacji nie jest więc „nowym egzaminem zaufania”, lecz elementem prawidłowego wykonywania stosunku pracy.

Żądanie ponownego przedłożenia dokumentów potwierdzających kwalifikacje

Zgodnie z art. 94 pkt 4 i pkt 10 ustawy Kodeks pracy pracodawca jest obowiązany w szczególności zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Pracodawca może żądać ponownego przedłożenia dokumentów (np. dyplomów, certyfikatów, uprawnień zawodowych), jeżeli:

1. dokumenty utraciły ważność, co dotyczy to w szczególności:
   • uprawnień okresowych,
   • certyfikatów odnawialnych,
   • zezwoleń, licencji, wpisów do rejestrów zawodowych.
2. posiadanie aktualnych kwalifikacji jest warunkiem dalszego zatrudnienia na danym stanowisku. W sytuacji bowiem, gdy wykonywanie pracy jest uzależnione od określonych kwalifikacji (np. medycznych, technicznych, zawodowych), pracodawca ma prawo weryfikować ich aktualność także w trakcie zatrudnienia.
3. zmienił się zakres obowiązków lub stanowisko pracy – w przypadku awansu, przeniesienia lub istotnej zmiany obowiązków pracodawca może sprawdzić, czy pracownik faktycznie spełnia wymagania dla nowej roli.
4. powstały uzasadnione wątpliwości co do autentyczności lub aktualności dokumentów, przy czym wątpliwości te muszą mieć charakter obiektywny i racjonalny, a nie opierać się wyłącznie na subiektywnych przypuszczeniach.

Trzeba natomiast mieć na uwadze, że są granice wskazanych powyżej uprawnień do żądania ponownego przedłożenia dokumentów potwierdzających kwalifikacje pracownika.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”).

 Pracodawca nie może żądać ponownego przedkładania dokumentów:

• wyłącznie „profilaktycznie”,
• bez związku z wykonywaną pracą,
• w sposób nękający lub dyskryminujący.

Każde żądanie musi być odpowiednio uzasadnione celem zatrudnienia i charakterem pracy.

Prawo do testowania kwalifikacji pracownika w trakcie zatrudnienia

Może pojawić się pytanie czy pracodawca może sprawdzić umiejętności pracownika po jego zatrudnieniu.

Pracodawca co do zasady ma taką możliwość, jednak nie w dowolnej formie i nie w każdej sytuacji.

Pracodawca może przeprowadzić test, sprawdzian lub inną formę weryfikacji kwalifikacji, jeżeli:

• istnieją uzasadnione wątpliwości co do kwalifikacji pracownika,
• weryfikacja dotyczy umiejętności faktycznie niezbędnych do wykonywania pracy,
• forma testu jest proporcjonalna i adekwatna do celu.

Nie chodzi tu o „egzaminowanie dla zasady”, lecz o sprawdzenie, czy pracownik rzeczywiście dysponuje umiejętnościami, które deklarował lub które są konieczne do bezpiecznego i prawidłowego wykonywania pracy.

Uzasadnione wątpliwości mogą wynikać m.in. z:

• powtarzających się błędów w pracy,
• zagrożenia dla bezpieczeństwa pracy lub interesów pracodawcy,
• rażącej rozbieżności między deklarowanymi kwalifikacjami a faktycznymi efektami pracy,
• sygnałów o nieprawidłowościach przy wykonywaniu obowiązków.

Nie mogą natomiast opierać się wyłącznie na:

• konflikcie personalnym,
• niechęci przełożonego,
• próbie wywarcia presji na pracownika.

Forma testowania kwalifikacji – co jest dopuszczalne?

Na uwadze należy mieć cytowany już wcześniej art. 5 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) stanowiący, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”). Dodatkowo należy również pamiętać o art. 11¹ ustawy Kodeks pracy, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika.

Forma weryfikacji kwalifikacji pracownika powinna być więc każdorazowo dostosowana do charakteru wykonywanej pracy oraz rzeczywistych wymagań danego stanowiska.

Dopuszczalne są wyłącznie takie działania, które pozostają w bezpośrednim związku z zakresem obowiązków pracownika i służą sprawdzeniu umiejętności faktycznie niezbędnych do prawidłowego wykonywania pracy.

W praktyce może to oznaczać przeprowadzenie testu praktycznego odnoszącego się do konkretnych zadań służbowych, ocenę sposobu wykonywania pracy w rzeczywistych warunkach, rozmowę merytoryczną dotyczącą realizowanych obowiązków albo polecenie wykonania określonego zadania roboczego mieszczącego się w zakresie umówionej pracy.

Niedopuszczalne są natomiast formy weryfikacji, które nie mają związku z rzeczywistymi obowiązkami pracownika lub wykraczają poza cel, jakim jest ocena jego kwalifikacji.

Dotyczy to w szczególności testów oderwanych od charakteru pracy, sprawdzianów naruszających godność pracownika albo działań pozornych, których faktycznym celem nie jest ocena kwalifikacji, lecz wywołanie presji, zdyskredytowanie pracownika lub stworzenie pretekstu do jego eliminacji z zespołu.

Pracodawca ma prawo – a w wielu przypadkach również obowiązek – weryfikować kwalifikacje pracownika także w trakcie trwania zatrudnienia.

Uprawnienie to obejmuje zarówno możliwość żądania ponownego przedłożenia dokumentów potwierdzających kwalifikacje, jak i prawo do sprawdzenia faktycznych umiejętności pracownika, jeżeli istnieją ku temu uzasadnione podstawy.

Granicą tych działań jest zawsze cel zatrudnienia, charakter wykonywanej pracy oraz poszanowanie praw i godności pracownika.

Weryfikacja kwalifikacji nie może być narzędziem presji ani pretekstem do działań dyskryminujących, lecz powinna służyć zapewnieniu prawidłowego i bezpiecznego wykonywania pracy.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę