Choć urlop na żądanie ma służyć pracownikowi jako szybkie i proste narzędzie do radzenia sobie z nagłymi sytuacjami, jego stosowanie wcale nie jest tak oczywiste, jak mogłoby się wydawać.

Wiele osób zakłada, że skoro przysługuje im ustawowe prawo do czterech dni rocznie, mogą korzystać z niego w dowolny sposób i bez dodatkowych konsekwencji.

Tymczasem rzeczywistość bywa bardziej złożona. W praktyce istnieje szereg błędów, które mogą skończyć się co najmniej konfliktem z przełożonym, a w skrajnych przypadkach — rozwiązaniem umowy o pracę.

Poniżej kompleksowe omówienie najczęstszych pułapek wraz z praktycznym spojrzeniem na ryzyko dla pracownika.

Urlop na żądanie prawem pracownika

Do urlopu wypoczynkowego ma prawo każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę w wymiarze uzależnionym od staży pracy.

Natomiast urlop na żądanie jest szczególnym rodzajem urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi w wymiarze maksymalnie 4 dni w roku.

Zgodnie bowiem z art.  1672 ustawy Kodeks pracy pracodawca  jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Urlop na żądanie ma być narzędziem „awaryjnym” — ułatwiającym szybkie rozwiązanie nagłych spraw bez konieczności podawania przez pracownika przyczyny potrzeby skorzystania z tego urlopu.

Bywa jednak również przyczyną konfliktów między pracownikiem a pracodawcą, a w skrajnych przypadkach może skończyć się nawet rozwiązaniem umowy o pracę.

Należy mieć na uwadze, że nieprawidłowe skorzystanie z urlopu na żądanie może zostać potraktowane przez pracodawcę jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, co z kolei może skutkować zwolnieniem dyscyplinarnym bez okresu wypowiedzenia.

Urlop na żądanie niezaprzeczalnie jest prawem pracownika, które powinno być respektowane przez pracodawcę.

Przy czym aby uniknąć nieporozumień i nieprzyjemnych sytuacji warto znać i stosować w praktyce zasady jego prawidłowego zgłaszania.

Nalezy respektować procedury obowiązujące w firmie oraz pamiętać, że nawet takie uprawnienie nie zwalnia z obowiązku dbania o prawidłową organizację pracy i utrzymywania rzetelnej komunikacji z przełożonym.

Zgłoszenie urlopu „po fakcie” – jedna z najczęstszych pułapek

Wielu pracowników wychodzi z założenia, że skoro urlop na żądanie jest „na żądanie”, to można go zgłosić w dowolnym momencie, tymczasem kluczowe jest to, że urlop na żądanie obowiązkowo trzeba zgłosić przed rozpoczęciem pracy.

Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a pracodawca ma obowiązek mu tego urlopu udzielić w wymiarze nie więcej  niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.

Konieczne jest jednak zgłoszenie przez pracownika chęci skorzystania z urlopu na żądanie w odpowiednim terminie.

Skoro urlop na żądanie należy zgłosić  najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, to zgłoszenie takie powinno nastąpić wcześniej niż godzina planowego rozpoczęcia pracy danego dnia.

Jeżeli zatem pracownik rozpoczyna pracę o godzinie 8:00, to chęć skorzystania z urlopu na żądanie powinna zostać zgłoszona pracodawcy przed godziną 8:00.

Jeśli pracownik zacznie pracę, po czym zgłosi urlop dopiero po kilku godzinach albo w trakcie nieobecności — pracodawca może uznać to za samowolne opuszczenie stanowiska pracy.

Taka sytuacja może zostać zakwalifikowana jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, zwłaszcza jeśli:

• praca ma charakter zmianowy,
• obecność pracownika jest kluczowa (produkcja, transport, ochrona),
• nieobecność dezorganizuje organizację pracy.

Uznaniowość pracodawcy – pułapka myślenia „pracodawca musi mi udzielić urlopu na żądanie”

Kolejną ważną pułapką urlopu na żądanie jest przekonanie pracownika, że skoro urlop na żądanie został zgłoszony, to automatycznie został udzielony.

Nic bardziej mylnego.

Owszem, przepisy wskazują na obowiązek pracodawcy udzielenia urlopu na żądanie pracownikowi, jednak wiążą się z tym dwie istotne kwestie:

1. Urlop na żądanie musi zostać udzielony przez pracodawcę, czyli pracownik powinien oczekiwać potwierdzenia udzielenia urlopu przez pracodawcę, a nie zakładać, że został udzielony automatycznie.
2. Pracodawca w szczególnych sytuacjach ma prawo do nieudzielenia pracownikowi urlopu na żądanie.

Obowiązujące przepisy dopuszczają bowiem wyjątek, a mianowicie pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeśli nieobecność pracownika uniemożliwiłaby normalne funkcjonowanie zakładu pracy, naruszałaby jego istotne interesy.

Pułapka polega na tym, że wielu pracowników:

• nie dopuszcza takiej możliwości,
• nie rozumie, że odmowa udzielenia urlopu na żądanie w uzasadnionych przypadkach jest legalna,
• ignoruje odmowę i mimo to nie przychodzi do pracy.

A to jest już ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i powód do zwolnienia w trybie dyscyplinarnym.

Oczywiście pracodawca odmawiając pracownikowi udzielenia urlopu na żądanie musi uzasadnić i udokumentować swoją decyzję – musi mieć ku temu ważne powody i może to zrobić jedynie wówczas, gdy nieobecność pracownika naruszyłaby istotne interesy zakładu pracy.

Odmowa udzielenia urlopu na żądanie bez uzasadnienia stanowi naruszenie praw pracownika i pracownik może wnieść skargę do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Niemniej jednak, to nie pracownik dokonuje oceny czy odmowa była uzasadniona i jeżeli nie otrzymał zgody pracodawcy na udzielenie urlopu na żądanie, to powinien stawić się w pracy.

Nawet jeśli odmowa udzielenia urlopu na żądanie wydaje się pracownikowi „nielogiczna”, to z punktu widzenia prawa, nieuprawniona jest samodzielna decyzja pracownika, że mimo to nie przyjdzie do pracy.

Jako pracodawca wygodnie i szybko rozliczysz urlop na żądanie w programie online 360 Kadry i płace. Niezbędny moduł znajdziesz w menu Absencje – wystarczy uzupełnić nieobecności, uzupełniając odpowiednie pola:

Brak właściwej formy zgłoszenia lub zgłoszenie urlopu na żądanie do niewłaściwej osoby

Udzielenie urlopu na żądanie wymaga skutecznego zgłoszenia.

Przepisy prawa pracy nie wskazują formy zgłoszenia urlopu na żądanie, co oznacza że forma ta może być zarówno ustna (np. telefonicznie) jak i pisemna (e-mail, SMS).

Dla celów dowodowych, warto jednak korzystać z formy pisemnej zgłaszania urlopu na żądanie.

Dodatkowo w firmie może zostać określony wewnętrzny regulamin w zakresie zgłaszania urlopu na żądanie czy też zwyczajowe zasady – np. do kogo i w jakiej formie zgłasza się urlop na żądanie.

Najlepiej sprawdzić zasady obowiązujące w firmie zanim zajdzie potrzeba zgłoszenia urlopu na żądanie.

Oczywiście reguły ustalone przez pracodawcę nie mogą być bardziej restrykcyjne niż te zawarte w przepisach, jednak pracodawca może jasno określić formę zgłoszenia czy osobę, do której należy kierować wniosek.

Brak właściwej formy zgłoszenia urlopu na żądanie może pojawić się wówczas, gdy:

• został wysłany SMS/e-mail do osoby, która nie jest przełożonym,
• została wysłana wiadomość poza systemem, w którym firma wymaga zgłoszeń,
• pracownik nie upewnia się, czy wiadomość dotarła.

Należy również pamiętać, że zgłoszenie urlopu powinno trafić do właściwego przełożonego lub osoby upoważnionej.

Pracownicy często:

• piszą na ogólny adres firmowy,
• zostawiają wiadomość w sekretariacie,
• informują kolegę/koleżankę „powiedz szefowi, że mnie dziś nie ma”.

Jeśli informacja nie trafi na czas do osoby, która decyduje o udzieleniu urlopu — nieobecność jest traktowana jak nieusprawiedliwiona.

Pułapka „dodatkowych dni”

Należy pamiętać, że urlop na żądanie nie jest dodatkowym urlopem wypoczynkowym (nie stanowi odrębnej puli dni), lecz liczba wykorzystanych dni urlopu na żądanie wlicza się do wymiaru przysługujących pracownikowi dni urlopu wypoczynkowego ogółem.

Zdarza się, że pracownicy mylą go z urlopem okolicznościowym lub traktują jako „dodatkowe” cztery dni wolne, które przysługują niezależnie od pozostałego limitu urlopu wypoczynkowego.

Tymczasem każdy dzień urlopu na żądanie pomniejsza tę samą pulę urlopu wypoczynkowego — nie jest więc żadnym „bonusem”, a jedynie szczególną formą jego wykorzystania.

W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik zużyje już cały przysługujący mu w danym roku urlop wypoczynkowy, nie ma możliwości dodatkowego skorzystania z urlopu na żądanie.

Uprawnienie to funkcjonuje wyłącznie w ramach niewykorzystanego limitu, czyli nie tworzy nowych dni wolnych ponad standardowy wymiar.

Warto o tym pamiętać zwłaszcza pod koniec roku, gdy pula urlopowa bywa już znacznie uszczuplona — zgłoszenie urlopu na żądanie nie zadziała, jeżeli pracownik nie ma już ani jednego dnia urlopu wypoczynkowego do wykorzystania.

Konsekwencje przekroczenia i ryzyko złego gospodarowania pulą

Przekroczenie limitu czterech dni urlopu na żądanie również może stwarzać problemy. Jeśli pracownik zgłosi kolejny, piąty dzień jako urlop na żądanie, pracodawca nie ma obowiązku traktować go w ten sposób.

W praktyce taka nieobecność może zostać uznana za usprawiedliwioną, ale bez prawa do wynagrodzenia, czyli jako wolne udzielone w formie nieodpłatnej.

Pracodawca może również poinformować pracownika o wykorzystanej już puli urlopu na żądanie i wymagać stawienia się do pracy — zwłaszcza jeśli wcześniejsze zgłoszenia urlopu na żądanie dotyczyły sytuacji, które nie miały nagłego ani wyjątkowego charakteru.

Pula dni urlopu na żądanie mogła zostać wcześniej zużyta na sytuacje, które wcale nie były nagłe ani wyjątkowe.

Problem pojawia się dopiero później — gdy wystąpi realna, nieprzewidziana potrzeba, a pracownik nie ma już do dyspozycji ani jednego dnia z tego limitu.

Dlatego kluczowe jest regularne kontrolowanie swojego bilansu urlopowego i świadome zarządzanie czterema dniami urlopu na żądanie.

W przeciwnym razie może okazać się, że wcześniejsze, pochopne decyzje o „wzięciu dnia na żądanie, bo po prostu nie chciało się iść do pracy”, odbiorą możliwość skorzystania z tego uprawnienia wtedy, gdy faktycznie pojawi się realna potrzeba.

Nadużycia i nieprawidłowe wykorzystywanie urlopu na żądanie

Urlop na żądanie bywa stosowany w sposób, który zamiast chronić pracownika, naraża go na poważne konsekwencje.

Jedną z częstszych pułapek jest zgłoszenie urlopu w momencie, gdy pracownik został już wcześniej wezwany do stawienia się na spotkanie, przekazania dokumentów, złożenia wyjaśnień czy podjęcia pracy w trybie awaryjnym.

W takiej sytuacji zgłoszenie urlopu „na ostatnią chwilę” może zostać odebrane jako próba obejścia obowiązków służbowych.

Ryzykowne jest także wykorzystywanie urlopu na żądanie do maskowania choroby.

Wiele osób uznaje to za wygodę: „jestem chory, wezmę urlop, żeby nie iść do lekarza”. Tymczasem takie działanie może obrócić się przeciwko pracownikowi.

Po pierwsze – składając wniosek o urlop, pracownik oświadcza gotowość do pracy, co może być później wykorzystane w sporach o świadczenia chorobowe.

Po drugie – jeśli mimo deklarowanej niedyspozycji pracownik publikuje w mediach społecznościowych zdjęcia z wydarzeń towarzyskich, wyjazdu lub innych aktywności, które pozostają w sprzeczności ze zgłaszanym wcześniej stanem zdrowia, ryzykuje utratę zaufania pracodawcy.

Problematyczne są również zgłoszenia składane w sposób, który utrudnia pracodawcy organizację pracy.

Przykład

Pracownik zaczyna pracę o 6:00, lecz wysyła SMS o 5:59 do przełożonego, który pojawia się dopiero o 8:00, a jego stanowiska nie ma kto zastąpić.

Choć formalnie zgłoszenie nastąpiło „przed rozpoczęciem pracy”, w praktyce może zostać uznane za nieskuteczne lub dokonane w złej wierze.

Poważnym nadużyciem jest też łączenie urlopu na żądanie z dodatkową aktywnością zarobkową.

Jeżeli pracodawca odkryje, że pracownik przeznaczył wolny dzień na inną pracę zarobkową, a działanie to narusza zaufanie lub interes pracodawcy, może ocenić takie postępowanie jako niezgodne z celem urlopu i niewłaściwe z punktu widzenia obowiązków pracowniczych.

Pracodawcy zwracają także uwagę na schematy sugerujące nadużywanie prawa do urlopu na żądanie – takie jak wykorzystywanie wszystkich czterech dni wyłącznie w poniedziałki, zgłaszanie urlopu tuż po publikacji grafiku, powtarzalny ciąg: urlop → urlop → nagła choroba, czy zgłaszanie urlopu na żądanie w dniu zaplanowanych ważnych spotkań, rozmów oceniających czy konfliktach.

Podobnie wygląda sytuacja, gdy fakty deklarowane przez pracownika stoją w sprzeczności z rzeczywistością, np. gdy zgłasza nagłą sytuację rodzinną, a kilka godzin później publikuje zdjęcia z zakupów, wyjazdu czy spotkania towarzyskiego.

Podsumowanie – urlop na żądanie jest prawem, ale nie bezwarunkowym

Największe pułapki nie wynikają z przepisów, lecz z błędnych założeń:

• „pracodawca musi mi dać urlop” — nieprawda, może odmówić,
• „byle zgłosić, nie ważne jak i kiedy” — ważne, i to bardzo,
• „zawsze mogę napisać SMS” — nie zawsze będzie skuteczny,
• „mam 4 dni, robię co chcę” — nadużycia mogą skończyć się zwolnieniem,
• „co się stanie, jak nie przyjdę?” — może stać się bardzo wiele, łącznie ze zwolnieniem dyscyplinarnym.

Urlop na żądanie jest narzędziem dla nagłych sytuacji.

Jeśli pracownik korzysta z niego w sposób przemyślany, zgodny z procedurami i nie ignoruje odmowy — ryzyko jest minimalne.

Jeśli jednak używa go jako sposobu na omijanie obowiązków lub naraża firmę na straty — pracodawca ma pełne prawo wyciągnąć konsekwencje.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę