Od 1 stycznia 2026 roku Państwowa Inspekcja Pracy dostaje do ręki narzędzie, które może wstrząsnąć codziennością tysięcy firm. Będzie to decyzja administracyjna pozwalającą zamienić B2B, zlecenie czy dzieło w etat ze skutkiem natychmiastowym!

Nowe przepisy mają na celu walkę z patologiami na rynku pracy, ale dla przedsiębiorców oznaczają jedno – czas na audyt umów i gotowość na błyskawiczne decyzje. Jak wobec tego przygotować się na kontrolę?

Co zrobić, gdy inspektor zapuka do drzwi firmy? I czy od niekorzystnej decyzji można skutecznie się odwołać? Sprawdź to już teraz, zanim nowe przepisy wejdą w życie.

Państwowa Inspekcja Pracy z nowymi uprawnieniami od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 będą obowiązywać przepisy, które diametralnie zmienią sposób i efekty kontroli prowadzonych przez Państwową Inspekcję Pracy.

PIP dostaje do ręki narzędzie, o którym mówiło się od lat. Chodzi o możliwość wydawania decyzji administracyjnych, które mogą zmienić umowę B2B, umowę o dzieło lub umowę zlecenie w etat dosłownie z dnia na dzień.

Co to oznacza w praktyce? Jeśli inspektor uzna, że współpraca spełnia kryteria stosunku pracy, czyli np. zleceniobiorca pracuje pod kierownictwem, w określonych godzinach, w siedzibie firmy i na jej sprzęcie, może wydać decyzję, która natychmiast przekształca tę umowę w etat.

To nie jest już tylko postrach dla dużych korporacji. Zmiany dotkną jednoosobowe działalności, małe firmy rodzinne, startupy i większe spółki. Generalnie wszystkich, którzy korzystają z elastycznych form zatrudnienia.

Warto podkreślić, że celem reformy nie jest likwidacja wszystkich umów cywilnoprawnych, tylko walka z patologiami, gdzie B2B lub umowy zlecenie są fikcją służącą ominięciu prawa pracy.

Czy można odwołać się od decyzji inspektora PIP

Tak, nowe przepisy przewidują taką możliwość. Jednak czas na to wyznaczony jest bardzo krótki. Jest to zaledwie 7 dni od daty doręczenia decyzji administracyjnej wydanej przez PIP.

Co ważne, jest to termin zawity (prekluzyjny). W związku z tym upływ tego terminu oznacza nieodwracalną utratę prawa do dokonania danej czynności prawnej, czyli w tym wypadku wniesienia odwołania od decyzji.

W praktyce może okazać się, że w danym momencie brak jest osób decyzyjnych w firmie.

Czasochłonna może być też analiza stanu faktycznego i argumentów prawnych podniesionych w decyzji przez inspektora PIP.

Z tego względu już na etapie kontroli, zanim jeszcze zostanie wydana decyzja, dobrze by było zastanowić się czy w razie niepomyślnej decyzji firma będzie chciała się od niej odwoływać.

Pozwoli to lepiej wykorzystać krótki czas, jaki po odebraniu decyzji przewidziano na odwołanie.

Samo odwołanie trzeba będzie złożyć na piśmie do Głównego Inspektora Praca za pośrednictwem organu, który tę decyzję wydał, czyli poprzez okręgową inspekcję pracy.

Na rozpatrzenie odwołania Główny Inspektor Pracy będzie miał 30 dni od dnia jego otrzymania. Tutaj mogą wystąpić 3 możliwości:

• utrzymanie w mocy zaskarżonej decyzji,
• uchylenie zaskarżonej decyzji w całości lub w części i orzeczenie co do istoty sprawy,
• uchylenie zaskarżonej decyzji i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

Od kiedy decyzja o przekształceniu umowy w etat będzie prawomocna

Jeśli inspektor PIP uzna, że zawarta umowa zlecenie, umowa o dzieło czy umowa B2B jest de facto stosunkiem pracy, to wyda decyzję administracyjną, w której stwierdzi istnienie stosunku pracy.

Będzie tak zawsze wtedy, gdy zawarto umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę.

Taka decyzja będzie podlegać natychmiastowemu wykonaniu w odniesieniu do obowiązków, jakie wiążą się z zatrudnieniem na etacie od dnia wydania decyzji.

W takim wypadku wniesienie odwołania od decyzji nie będzie wstrzymywać jej wykonania w tym zakresie.

Odwołanie może wstrzymać wykonanie decyzji jedynie w odniesieniu do okresu, który obejmuje czas od zawarcia umowy, której dotyczy decyzja, do dnia wydania decyzji.

Odwołanie wnosi się do Głównego Inspektora Pracy, który po 30 dniach powinien odnieść się do odwołania. Do tego czasu część decyzji dotycząca okresu sprzed daty jej wydania zostaje wstrzymana.

Natomiast nie wpływa to na bieżące obowiązki skontrolowanego podmiotu.

Przykładowo jeśli 2 lutego 2026 roku inspektor PIP wydał decyzję, w której stwierdził, że od 1 września 2025 kontrolowana umowa zlecenie jest tak naprawdę stosunkiem pracy, to bez względu na to czy przedsiębiorca odwołał się od takiej decyzji, czy też nie, musi wypełnić wszystkie obowiązki jakie wiążą się z nawiązaniem stosunku pracy.

Oznacza to m.in. przygotowanie umowy o pracę dla takiej osoby oraz zgłoszenie jej do ubezpieczeń społecznych z właściwym kodem ubezpieczenia od daty 2 lutego 2026 roku.

Natomiast wykonanie decyzji w zakresie pozostałego okresu jest zależne od tego, czy przedsiębiorca odwoła się od decyzji.

Jeśli tego nie zrobi, to decyzja w odniesieniu do czasu przed dniem jej wydania stanie się ostateczna z dniem, w którym upłynie prawo do odwołania.

Dotyczy to odwołań na każdym etapie postępowania administracyjnego.

Czy od decyzji PIP można odwołać się do sądu

Tak, z tym, że trzeba przejść całą drogę odwoławczą przewidzianą w nowych przepisach o Państwowej Inspekcji Pracy.

Najpierw konieczne jest odwołanie do Głównego Inspektora Pracy (GIP), na które kontrolowany podmiot ma zaledwie 7 dni od dnia doręczenia decyzji.

Jeśli GIP utrzyma w mocy wydaną decyzję, a kontrolowany podmiot nie będzie się z tym zgadzał, to ma prawo odwołać się do sądu.

Takie odwołanie trzeba wnieść na piśmie za pośrednictwem GIP. Czas przeznaczony na odwołanie to miesiąc od dnia doręczenia decyzji GIP.

Odwołanie powinno zawierać oznaczenie zaskarżonej decyzji, następnie zwięzłe przytoczenie zarzutów i wniosków razem z ich uzasadnieniem oraz podpis odwołującego się.

W momencie gdy GIP otrzyma takie odwołanie to powinien niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 30 dni przekazać je razem z kompletnymi aktami sprawy do sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę okręgowej inspekcji pracy, która wydała zaskarżoną decyzję.

Termin 30 dni na przekazanie sprawy do sądu może wydawać się dość długi, ale na tym etapie GIP ma jeszcze możliwość uznać odwołanie za słuszne, wskutek czego ma prawo zmienić albo wręcz uchylić zaskarżoną decyzję.

W takiej sytuacji odwołanie nie trafi do sądu.

Jak sąd będzie rozpatrywał odwołanie od decyzji PIP

Stronami w postępowaniu będą:

• pracodawca,
• Główny Inspektor Pracy,
• osoba, której praw i obowiązków dotyczy zaskarżona decyzja.

Co ważne, w takim postępowaniu nie będzie można zawrzeć ugody. Nie będzie dopuszczalne też poddanie sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego.

Jedyna furtka to uchylenie, zmiana, stwierdzenie nieważności lub stwierdzenie wygaśnięcia zaskarżanej decyzji przez GIS jeszcze przed rozstrzygnięciem sprawy przez sąd rejonowy.

W tym wypadku spowoduje to umorzenie postępowania w części lub w całości.

Gdy dojdzie do rozprawy to sąd będzie miał dwie możliwości. Po pierwsze, może uznać, że nie ma podstaw do uwzględnienia odwołania złożonego przez przedsiębiorcę.

Po drugie, może uwzględnić odwołanie od decyzji PIP. W tym wypadku sąd zmieni w części lub w całości zaskarżoną decyzję.

Od wyroku wydanego przez sąd rejonowy można odwołać się do drugiej instancji.

W drugiej instancji sąd ma takie same uprawnienia, co sąd pierwszej instancji, ale dodatkowo taki sąd będzie mógł uchylić zarówno wyrok sądu pierwszej instancji, jak i poprzedzające go decyzje organów PIP, a następnie przekazać całą sprawę do ponownego rozpoznania okręgowemu inspektorowi pracy, który wydał zaskarżoną decyzję.

W jaki sposób będą odbywać się kontrole umów cywilnoprawnych

Nowe przepisy dają inspektorom PIP sporo swobody poprzez możliwość skorzystania z technologicznych nowinek. Kontrola nie musi już oznaczać wizyty w biurze. Może odbyć się online, całkowicie zdalnie.

Dotyczy to nie tylko przekazywania dokumentów w formie elektronicznej, ale również możliwości przesłuchania zarówno osoby kontrolowanej, jak i świadków przy pomocy wideokonferencji.

Całe przesłuchanie będzie utrwalane za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk i obraz. Z takiego przesłuchania inspektor sporządzi protokół.

W takim protokole znajdą się najbardziej istotne oświadczenia osób biorących udział w przesłuchaniu. Natomiast zapis obrazu i dźwięku będzie stanowić załącznik do takiego protokołu.

Nowe przepisy dotyczą też początku kontroli. Do tej pory inspektor PIP musiał okazać legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

To się nie zmienia, ale wprowadzono przepisy, które w przypadku kontroli online pozwolą się wywiązać z tego obowiązku.

Dzięki temu okazanie legitymacji i upoważnienia do kontroli będzie mogło odbyć się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, które umożliwiają jednoczesne przekazywanie obrazu i dźwięku.

Dodatkowo wzrosną zarówno dolne, jak i górne wartości kar jakie może nałożyć PIP za wykroczenia wskazane w Kodeksie pracy.

Ich zakres, w zależności od rodzaju wykroczenia, będzie wynosił od 2.000 zł aż do 90.000 zł!

To wszystko powoduje, że naprawdę warto przyjrzeć się zawartym do tej pory umowom cywilnoprawnym, tak aby sprawdzić czy nie mają znamion stosunku pracy.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistę Jakuba Chmieleckiego