Regulamin pracy – co w nim zawrzeć?

Stosunek pracy jest szczegółowo regulowany przez przepisy prawa pracy. Nie wszystkie jednak kwestie mogą być opisane w ustawie. Dużo bowiem zależy od samego charakteru zakładu pracy.

Jeden „uniwersalny” dokument dla każdej aktywności zawodowej byłby niewystarczający lub mógłby być na tyle obszerny, że aż nieczytelny.

Dlatego też prawodawca wprowadził instytucję, jaką jest regulamin pracy.

Dzięki niemu każdy pracodawca ma możliwość sformułowania zasad zachowania w miejscu pracy oraz wykonywania obowiązków pracowniczych w sposób zindywidualizowany, dostosowany do przedsiębiorstwa.

Nie jest to jednak akt, który może być sporządzony w sposób całkowicie dowolny. Musi on posiadać wskazane w KP elementy.

Regulamin pracy – szybka charakterystyka

Regulamin pracy jest aktem wewnątrzzakładowym. Mimo to należy go traktować jako źródło prawa pracy. Powinien być zatem bezwzględnie przestrzegany, a żadne działania pracodawcy i pracowników nie mogą się przeciwstawiać jego zapisom.

Dokument ten jest wiążący dla wszystkich stron stosunku pracy. Jednakże wydawany jest jednostronnie przez pracodawcę. Odróżnia się on zatem od np. układu zbiorowego pracy, który do zatwierdzenia wymaga zgody stron, których dotyczy.

Regulamin pracy obejmuje:

• postanowienia ustalające organizację i porządek w procesie pracy;
• postanowienia określające prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników, związane z procesem pracy;
• informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej.

Ważne! Postanowienia regulaminu nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy KP oraz inne przepisy prawa pracy.

Regulamin pracy ma za zadanie skonkretyzować wszelkie prawa i obowiązki stron związane z procesem pracy w danym zakładzie. Musi być on zatem konkretny, szczegółowy i indywidualnie dostosowany do specyfiki danego przedsiębiorstwa.

W procesie jego tworzenia nie powinno się zatem korzystać z gotowych wzorów takich dokumentów.

Regulamin pracy – nie dla każdego obowiązkowy

Nie każde przedsiębiorstwo jest zobligowane do posiadania regulaminu pracy. Obowiązek taki mają te podmioty, które spełniają poniższe dwie przesłanki:

• zatrudniają co najmniej 50 pracowników, oraz
• organizacja i porządek pracy nie są przedmiotem układu zbiorowego pracy.

Odnośnie limitu osobowego, liczbę pracowników należy wyliczyć zgodnie z art. 2 KP. Uwzględnia się zatem wszystkie osoby, które są zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma przy tym znaczenia wymiar czasu pracy.

Pracownicy posiadający ¼ etatu są traktowaniu tutaj na równi z tymi pracującymi na pełen etat.

Pracodawcy zatrudniający mniejszą liczbę pracowników nie muszą martwić się posiadaniem regulaminu pracy. Jak stwierdził Sąd Najwyższy, w takich miejscach proces pracy jest realizowany za pomocą indywidualnych poleceń lub zarządzeń kierowanych określonych grup pracowników, lub całej załogi. (por. wyrok SN z dnia 7 lutego 2007 roku, I PK 221/06).

Przepisy KP nie wprowadziły jednak zakazu sporządzenia regulaminu przez mniejszych pracodawców. Mają oni możliwość wyboru czy chcą to robić, czy też nie.

Trzeba jednak pamiętać, że zakład, w którym pracuje co najmniej 20, ale mniej niż 50 osób, jest zobowiązany do wprowadzenia regulaminu pracy, jeżeli taki wniosek złoży zakładowa organizacja związkowa.

Treść regulaminu pracy

Jak już kilka razy podkreśliłem w tym tekście, regulamin jest aktem prawa pracy, którego treść będzie w wielu aspektach unikalna dla każdego zakładu pracy.

Mimo to KP wskazuje na aspekty, które muszą zostać poruszone w każdym regulaminie, niezależnie od tego, w jakiej branży działa przedsiębiorca.

Co musi się znaleźć w omawianym dokumencie? Otóż regulamin powinien określać takie kwestie jak:

• organizację pracy oraz warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;-
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
• porę nocną;
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia – regulamin pracy nie może określać wysokości wynagrodzenia oraz jego poszczególnych składników, a także zasad przyznawania konkretnych świadczeń pracowniczych; może jedynie precyzować aspekty techniczne związane z wypłatą wynagrodzenia;
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
• informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników – co istotne, brak zamieszczenia takich informacji w omawianym dokumencie nie pozbawia pracodawcy możliwości stosowania sankcji dyscyplinarnych.

Regulamin pracy może zawierać również inne zapisy dotyczące pracy w danym zakładzie. Dla przykładu jest to praca zdalna. Przepisy KP wskazują, że ten rodzaj pracy wymaga sporządzenia regulaminu.

Nie jest jednak napisane, że musi być to oddzielny dokument. Zapisy w tej sprawie mogą zatem znaleźć się w regulaminie pracy.

W dokumencie mogą zostać zapisane również postanowienia w przedmiocie monitoringu zakładu.

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

W takim wypadku pracodawca ustala cele, zakres, oraz sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, lub też w obwieszczeniu (jeśli nie jest objęty układem zbiorowym i nie obowiązuje go regulamin pracy).

To samo tyczy się kontroli trzeźwości pracowników. Wprowadzenie kontroli trzeźwości, grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu.

Jak ustala się regulamin pracy?

Regulamin pracy powinien zostać ustalony wraz z zakładową organizacją związkową. Treść dokumentu musi zatem być przedmiotem rokowań.

Regulamin wydany bez przeprowadzenia procedury negocjacyjnej nie ma mocy wiążącej (jest nieważny). Przy czym w przypadku nieprzedstawienia w terminie 30 dni wspólnego stanowiska przez organizacje związkowe w kwestii zaproponowanego przez pracodawcę terminu prowadzenia negocjacji, jest on uprawniony do samodzielnego ustalenia regulaminu.

Jeżeli natomiast w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa, w takiej sytuacji pracodawca nie jest ograniczony koniecznością konsultowania treści regulaminu pracy. Ustanawia go samodzielnie.

Kiedy regulamin wchodzi w życie?

Aby regulamin wszedł w życie, musi minąć określony termin, tak aby osoby nim związane mogły się zapoznać ze wszystkimi jego postanowieniami.

Co do zasady dokument otrzymuje moc wiążącą po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. A zatem nie ma znaczenia kiedy regulamin zostanie przygotowany, a kiedy zostanie podany do wiadomości załogi. Może być wywieszony w miejscu dostępnym dla pracowników lub też przekazany indywidualnie w formie papierowej, lub elektronicznej.

Przekazanie treści dokumentu do wiadomości załogi to jedno, drugie to uzyskanie pewności, że każdy pracownik się z tą treścią zapoznał.

W tym celu osoby zatrudnione powinny potwierdzić ten fakt w formie pisemnej. Jak wskazał SN, odmowa przyjęcia i podpisania regulaminu pracy może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę (por. wyrok SN z dnia 3 kwietnia 1997 roku, sygn. akt: I PKN 77/97).

KP nie wskazuje, na jaki okres regulamin pracy jest wydawany, co ile dni, miesięcy czy lat należy go uaktualniać oraz kiedy traci całkowicie moc.

Wydaje się zatem, że dokument zostaje wprowadzany na czas nieokreślony. Nie ma przy tym przeszkód, aby został on wydany na czas oznaczony. Może być również w każdym momencie modyfikowany czy uchylony i wprowadzony na jego miejsce nowy dokument.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego