Rozwiązanie umowy o pracę jest procesem, który nie polega wyłącznie na wręczeniu pracownikowi wypowiedzenia.

Podwładny ma swoje prawa, o które należy zadbać, nawet jeżeli między stronami umowy istnieje konflikt. Wszelkie czynności powinny być podejmowane z dużą ostrożnością, w innym wypadku może skończyć się to pozwem. Jakich błędów zatem nie popełniać?

Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem – błędy mogą kosztować

Rozwiązanie umowy o pracę, niezależnie od podstawy oraz rodzaju wypowiedzenia, zawsze wymaga zachowania odpowiedniej procedury i ostrożności.

Pracodawca powinien zaplanować kilka kroków do przodu, tak, aby przygotować się na każdą możliwą ewentualność. Popełnienie błędów w tym aspekcie może się bowiem szybko zemścić.

I nie chodzi tu wyłącznie o konieczność wypłaty odszkodowania czy nawet przywrócenie do pracy, ale mogą to być również – ciągnące się latami – problemy z wizerunkiem i zaufaniem klientów i kontrahentów.

Poniżej przedstawię i omówię najczęściej popełniane błędy przy rozwiązywaniu umowy o pracę. Pracodawcy powinni się z nimi zapoznać jeszcze przed podjęciem decyzji i zwolnieniu swoich podopiecznych. Później bowiem może nie być już czasu na „poprawki”.

Brak przygotowania się do zwolnienia pracownika

Niezależnie czy rozwiązanie umowy jest wynikiem wcześniej przemyślanej strategii firmy, czy też nagłą sytuacją, która ukazała niekompetencje pracownika, do każdej rozmowy dotyczącej zwolnienia pracodawca musi się przygotować.

Zapraszając podwładnego do siebie, powinien on być nastawiony na spokojną rozmowę, przygotowany na nagłą i raptowną reakcję pracownika, potrafić uzasadnić swoją decyzję, a także być zaznajomiony z formalnymi procedurami rozwiązywania umów

Należy pamiętać, że nawet jeżeli wszystko będzie zapięte na ostatni guzik od strony formalnej, to w czasie rozmowy z pracownikiem, z ust pracodawcy lub pracownika mogą paść słowa, które „podgrzeją emocję”.

Nieodpowiednia reakcja może skończyć się pozwem i koniecznością wypłaty odszkodowania.

Co więcej, niewłaściwe potraktowanie zwalnianej osoby może również odbić się negatywnie na wizerunku firmy w sieci.

Obecnie nie jest problemem wystawienie kilku niskich ocen w Google, czy negatywnych komentarzy na branżowych portalach. Bez profesjonalnego przygotowania lepiej zatem nie brać się za zwalnianie członków zespołu.

Brak zachowania formy pisemnej wypowiedzenia

Znane z filmów wykrzyczenie do pracownika – „zwalniam Cię, pakuj swoje rzeczy”, samo w sobie w rzeczywistości nie ma żadnej mocy.

Rozwiązanie umowy o pracę, zarówno to z zachowaniem okresu wypowiedzenia, jak i bez zachowania tego okresu, musi nastąpić na piśmie.

Wypowiadanie umowy ustnie, poprzez e-mail (bez podpisu kwalifikowanego), sms, czy inny komunikator elektroniczny będzie oznaczało naruszenie przepisów prawa pracy. Jeżeli pracownik zwolniony w ten sposób odwoła się do sądu, ten uzna takie wypowiedzenie za bezskuteczne.

To natomiast będzie otwierało pracownikowi drogę do domagania się przywrócenia do pracy lub wypłaty odszkodowania.

Nieprawidłowe doręczenie wypowiedzenia

Rozwiązanie umowy o pracę musi mieć prawidłową formę, musi także zostać prawidłowo doręczone pracownikowi.

Brak doręczenia lub nieprawidłowe doręczenie pisma z oświadczeniem pracodawcy o rozwiązaniu umowy skutkuje nieważnością takiej czynności.

Dlatego też jakakolwiek próba przesłania skanu pisma rozwiązującego umowę drogą elektroniczną, nie wchodzi w grę. Pracownik musi taki dokument otrzymać do rąk.

Najlepiej zatem, aby doręczenie nastąpiło osobiście, bezpośrednio do pracownika.

Może też zostać doręczone przez innego pracownika, musi jednak zostać pokwitowane (inaczej może być niemożliwe udowodnienie przed sądem, że takie doręczenie rzeczywiście miało miejsce).

Co do wysyłki pocztą, to należy zadbać, aby była to przesyłka z potwierdzeniem odbioru. Inaczej można być raczej pewnym, że pracownik będzie twierdził, że żadnego pisma nie otrzymał (i ma do tego stuprocentowe prawo).

Brak uzasadnienia decyzji pracodawcy

Rozwiązanie umowy o pracę musi mieć odpowiednią podstawę. Chodzi tutaj o wskazanie przyczyny zwolnienia.

Zatem pracodawca, przygotowując pismo wypowiadające umowę o pracę, musi zawrzeć w nim uzasadnienie swojej decyzji. Powód zwolnienia musi być przy tym konkretny i rzeczywisty.

Wskazanie ogólnikowych, niejasnych lub nieprawdziwych okoliczności rozwiązania umowy stanowi podstawę do zakwestionowania zwolnienia.

Dla przykładu, wskazanie, iż wypowiedzenie było motywowane „niespełnianiem przez pracownika oczekiwań pracodawcy”, bez podania przykładów uchybień lub nieprawidłowości, w sądzie zostanie uznane za niewystarczającą argumentację, a w dalszej kolejności będzie wiązało się z koniecznością zapłacenia odszkodowania.

Uzasadnienie zwolnienia dotyczy zarówno wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony, jak i na czas nieokreślony.

Jeszcze niedawno jedynie umowa podpisana na czas nieokreślony wymagała pisemnej argumentacji, dlatego też w dalszym ciągu pracodawcy często popełniają ten błąd i nie uzasadniają rozwiązania umowy na czas określony.

Zwolnienie dyscyplinarne

Pracodawcy zbyt często korzystają z tzw. zwolnienia dyscyplinarnego.

Popularny art. 52 KP jest jednak zarezerwowany wyłącznie dla najpoważniejszych naruszeń podstawowych obowiązków pracowniczych.

Chęć pozbycia się pracownika tu i teraz oraz zaoszczędzenia na jego wynagrodzeniu wypłacanym przez czas wypowiedzenia nierzadko powoduje, że zamiast „polubownego” załatwienia sprawy, pracownik otrzymuje dyscyplinarkę. A to błąd.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika wymaga nie tylko poważnego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, ale również posiadania przez pracodawcę silnych dowodów.

Zwolnienie dyscyplinarne pozostawia ślad w świadectwie pracy, przez co tego typu sprawy bardzo często kończą się na salach rozpraw.

Wydaje się, że bez mocnych powodów rozwiązania umowy, które mogą zostać wykazane w sądzie, lepszym wyjściem jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron lub z zachowaniem okresu wypowiedzenia ze zwolnieniem z pełnienia dalszych obowiązków.

Strony się żegnają, każda idzie w swoją stronę i ostatecznie (mniej więcej) każda jest zadowolona.

Brak konsultacji z organizacją zawodową

Jeżeli w zakładzie działa związek zawodowy, pracodawca ma obowiązek skonsultować zamiar wypowiedzenia umowy z tą organizacją.

Jak czytamy w KP, pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.

Jeżeli zakładowa organizacja związkowa uważa, że wypowiedzenie byłoby nieuzasadnione, powinna w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić na piśmie pracodawcy umotywowane zastrzeżenia.

Po rozpatrzeniu stanowiska organizacji, a także w razie niezajęcia przez nią stanowiska w terminie, pracodawca podejmuje decyzję w sprawie wypowiedzenia.

Stanowisko organizacji związkowych nie jest wiążące (ale może mieć znaczenie w sądzie), zatem pracodawca może rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem, nawet jeżeli organizacja uznała, że nie ma do tego podstaw.

Mimo to zawiadomienie o tym to obowiązek pracodawcy. Ominięcie tego kroku stanowi naruszenie przepisów KP. Wypowiedzenie może zostać uznane za bezskuteczne, a pracownik ma prawo żądać przywrócenia do pracy.

Niezachowanie okresu wypowiedzenia

Nie jest to fizyka kwantowa, ale i tak pracodawcy często mają problem z ustaleniem, jaki okres wypowiedzenia powinien zostać zachowany przy zwalnianiu pracownika.

Pracodawcy często chcieliby, aby pracownik wstał od swojego miejsca pracy, wyszedł i już się więcej nie pojawiał. A to nie jest takie proste.

Pracownicy mają swoje prawa, które muszą być respektowane.

Okresy wypowiedzenia umów o pracę zostały opisane w Oddziale 3 KP.

Dla szybkiego przypomnienia okres ten przy umowie o pracę na czas nieokreślony i określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Z kolei przy umowie na okres próbny jest to:

• 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
• 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
• 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

W przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji przedsiębiorstwa, pracodawca może skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, maksymalnie do 1 miesiąca.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.

Zwolnienie w czasie ochrony

Jest kilka sytuacji, w których – co do zasady – pracownik nie może zostać zwolniony.

Jest tak jeśli jest on w ciąży, przebywa na urlopie (np. macierzyńskim) czy znajduje się w wieku przedemerytalnym.

Dla przykładu, jeżeli pracodawca wypowiedział pracownicy umowę o pracę, która okazała się być w ciąży (nawet jeżeli o tym nie wiedział), takie zwolnienie jest nieważne.

Pracodawca ma obowiązek przywrócić pracownicę i wypłacić zaległe wynagrodzenie.

Naruszenie zasad równego traktowania

Zasada niedyskryminowania pracowników obowiązuje przy zawieraniu umowy, trwaniu stosunku pracy oraz przy zwolnieniu.

Nie można rozwiązać umowy o pracę z pracownikiem, tylko dlatego, że pracodawcy nie podoba się jakiś element wyglądu podwładnego czy jego cechy osobiste.

Zwolnienie motywowane np. wiekiem, płcią, wiarą, zapatrywaniami politycznymi, ciążą czy przynależnością związkową jest niezgodne z prawem.

Dla przykładu, jeżeli pracodawca redukuje etaty i z 6 miejsc pozostawia 3, a zwolnieni zostają wszyscy najstarsi pracownicy, może być to poczytane jako dyskryminacja ze względu na wiek.

Taka decyzja musi wówczas być bardzo dobrze uzasadniona, głównie kwalifikacjami, doświadczeniem i umiejętnościami pracowników.

W innym wypadku pracodawca naraża się na roszczenia odszkodowawcze za naruszenie zasady równego traktowania.

Brak pouczenia o możliwości odwołania do sądu pracy

Jest to najmniej istotny błąd. W treści wypowiedzenia należy pouczyć pracownika o prawie do wniesienia odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni od otrzymania wypowiedzenia.

Jednakże brak pouczenia nie powoduje nieważności lub nieskuteczności oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy, a jedynie możliwość złożenia przez pracownika wniosku o przywrócenie terminu do złożenia odwołania do sądu.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego