Świadectwo pracy to dokument o ściśle określonym charakterze – nie ma tu miejsca na dowolność ze strony pracodawcy, wystawiając świadectwo pracy należy korzystać ze wzoru dokumentu i stosować obowiązujące przepisy.

Zapisy w świadectwie pracy służą przede wszystkim ustaleniu uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych, a jego forma wynika bezpośrednio z przepisów. Przedstawiamy błędy, jakie najczęściej popełniając pracodawcy wystawiając świadectwo pracy.

Nieusprawiedliwione nieobecności? Nie ma takiej rubryki

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest wpisywanie do świadectwa pracy informacji o nieusprawiedliwionych nieobecnościach pracownika.

Pracodawcy próbują umieszczać je zwykle w rubryce dotyczącej okresów nieskładkowych.

To błąd. Tzw. „NN” nie powinny być ujęte w żadnym punkcie świadectwa pracy, ponieważ taka informacja nie wpływa na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy.

Stanowiska/funkcje – wymieniamy wszystkie, a nie tylko to ostatnie lub pierwsze

Formularz świadectwa pracy wskazuje na konieczność wskazania przez pracodawcę rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji.

O zajmowanych stanowiskach lub pełnionych funkcjach mowa jest w liczbie mnogiej, zatem pracodawca powinien podać pełną historię zatrudnienia danego pracownika.

Przyjmuje się, że poszczególne stanowiska lub funkcje podaje się w porządku chronologicznym, dodatkowo można wpisać również okresy świadczenia pracy na szczególnych stanowiskach, nie jest to jednak obowiązkowe.

Przykładowy zapis może wyglądać następująco: „W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę na stanowiskach: magazynier (01.03.2016–31.07.2020), specjalista ds. logistyki (01.08.2020–30.06.2022), kierownik magazynu (01.07.2022–31.03.2025).”

W 360 Kadry i płace szybko i bezproblemowo przygotujesz świadectwo pracy, a także informację o okresie przechowywania:

Tryb i podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – właściwe rozróżnienie pojęć i żadnych komentarzy

W świadectwie pracy podaje się tryb i podstawę prawną rozwiązania lub podstawę prawną wygaśnięcia stosunku pracy. I tylko to.

Niedopuszczalne jest dopisywanie jakichkolwiek innych informacji czy komentarzy, w tym przyczyn rozwiązania umowy – nawet jeśli wydają się one pracodawcy uzasadnione (np. „z powodu częstych zwolnień lekarskich” czy „z powodu kradzieży”).

Analogicznie w razie  wygaśnięcia umowy o pracę z powodu śmierci pracownika czy tymczasowego aresztowanie w żadnym wypadku nie należy podawać informacji o przyczynie zgonu czy aresztowania pracownika.

Nie wolno również mylić rozwiązania stosunku pracy z wygaśnięciem stosunku pracy, pojęcia te nie są tożsame i nie powinny być stosowane zamiennie – zwłaszcza w świadectwie pracy.

Rozwiązanie umowy o pracę następuje w wyniku działania jednej ze stron stosunku pracy (np. wypowiedzenie) albo za porozumieniem stron.

Rozwiązanie stosunku pracy może też nastąpić z upływem okresu, na jaki została zawarta umowa terminowa, częstym błędem pracodawców jest wskazywanie wówczas na świadectwie pracy że doszło do wygaśnięcia stosunku pracy.

W przypadku, gdy  umowa o pracę dobiegła końca z upływem terminu jej zakończenia określonym w zawartej umowie o pracę, to ulega ona rozwiązaniu, a w ust. 4 lit. a świadectwa pracy należy zamieścić zapis:  „Stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę z upływem okresu, na jaki została zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 ustawy Kodeks pracy).”

Wygaśnięcie stosunku pracy następuje natomiast na skutek nieprzewidzianych zdarzeń jak np.

• śmierć pracownika (art. 63¹ ustawy Kodeks pracy),
• śmierć pracodawcy będącego osobą fizyczną (art. 63² ustawy Kodeks pracy),
• tymczasowe aresztowanie pracownika powyżej 3 miesięcy (art. 66 ust. 1 ustawy Kodeks pracy).

Urlop – tylko bieżący rok, bez urlopu zaległego i bez liczby godzin urlopu na żądanie

W świadectwie pracy należy wykazać tylko ten urlop wypoczynkowy, który został wykorzystany (lub za który wypłacono ekwiwalent pieniężny) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Nie wpisujemy tu zaległych urlopów z poprzednich lat – ta informacja nie jest potrzebna nowemu pracodawcy.

Przykład: jeśli pracownik w roku rozwiązania umowy wykorzystał 10 dni bieżącego urlopu i 8 dni zaległego – w świadectwie pracy wpisujemy wyłącznie 10 dni (80 godzin).

Należy również pamiętać, że w przypadku urlopu na żądanie podaje się wyłącznie liczbę dni wykorzystanego urlopu na żądanie.

Częstym błędem pracodawców przy wypełnianiu świadectwa pracy jest podawanie również liczby godzin wykorzystanego urlopu na żądanie, co może wprowadzić w błąd przyszłego pracodawcę ze względu na to, że pracownicy mogą pracować w różnych wymiarach godzin na dobę.

Urlop bezpłatny – tak, ale tylko w odpowiednim miejscu świadectwa pracy

Jeśli pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego, należy to wykazać w świadectwie pracy.

Pracodawca wpisuje, że pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego podając okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawna jego udzielenia.

Informacji o urlopie bezpłatnym, z którego korzystał pracownik nie umieszcza się natomiast w części świadectwa pracy dotyczącej okresów nieskładkowych.

Urlop ojcowski niezbędną informacją na świadectwie pracy

W świadectwie pracy obowiązkowo należy zamieścić informację o wykorzystanym urlopie ojcowskim w rubryce dotyczącej dodatkowych urlopów oraz innych uprawnień pracowniczych.

Okresy nieskładkowe – tylko to, co przewiduje ustawa

W świadectwie pracy wykazujemy wyłącznie te okresy nieskładkowe, które wskazane zostały w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z FUS – np. okresy pobierania zasiłku chorobowego.

Wpisujemy je chronologicznie, z dokładnymi datami. Nie dodajemy komentarzy, np. „z powodu grypy”.

Na świadectwie pracy wykazuje się wszystkie okresy nieskładkowe w czasie całego zatrudnienia pracownika, nie należy również zapominać o pojedynczych dniach.

W przypadku wielu okresów dopuszczalne jest załączenie dodatkowego wykazu jako załącznika do świadectwa pracy.

Informacje uzupełniające – bez opinii, komentarzy i zakazów

W tzw. „informacjach uzupełniających” występujących na świadectwie pracy, pracodawca może wpisać tylko ściśle określone dane.

W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy wskazano, że w ust. 8 pracodawca zamieszcza informacje:

1) o należnościach ze stosunku pracy uznanych przez niego i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych;

2) na żądanie pracownika:

a) o wysokości i składnikach wynagrodzenia,

b) o uzyskanych kwalifikacjach,

c) o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania, gdy zachodzi przypadek określony w § 7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, przy czym pracodawca, uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą.

W informacjach uzupełniających nie wpisujemy ocen, opinii, „zakazów wykonywania zawodu” ani komentarzy personalnych.

Świadectwo pracy to nie referencje i zamieszczanie tego typu komentarzy jest niedozwolone.

A jeśli pojawi się błąd…

Wypełniając świadectwo pracy należy pamiętać, że świadectwo pracy to dokument urzędowy, a nie miejsce na subiektywne opinie pracodawcy.

Wypełniajmy je więc rzetelnie, precyzyjnie i zgodnie z przepisami.

Pracownik, który zauważył błąd w świadectwie pracy, może złożyć wniosek o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu.

Jeśli pracodawca odmówi – również w ciągu 14 dni (od otrzymania odmownej odpowiedzi pracodawcy), pracownik może wystąpić z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy do sądu pracy.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę