Webinar po godzinach pracy – czy to są nadgodziny?

Najważniejsze informacje w artykule:

• Webinar jako czas pracy: Kiedy udział w szkoleniu online wynika z polecenia służbowego (art. 94² KP), a kiedy jest dobrowolnym dokształcaniem pracownika (art. 128 § 1 KP).

• Rozliczanie nadgodzin: Zasady rekompensaty za obowiązkowy kurs po godzinach – wypłata dodatku 50%/100% (art. 151¹ KP) lub odbiór czasu wolnego (art. 151² KP).

• Wymóg 11 godzin odpoczynku: Wpływ wieczornego webinaru na grafik w kolejnym dniu i obowiązek przesunięcia rozpoczęcia pracy (art. 132 KP).

• Czy można odmówić udziału w webinarze po godzinach

Szkolenia, niezależnie czy te stacjonarne, czy w formie webinaru, mogą odbywać się o różnych porach.

Czasami jest to w trakcie typowego dnia pracy, a czasami po jego zakończeniu. Jeśli temat kursu jest związany z zawodem wykonywanym przez pracownika, ten może się zastanawiać, czy udział w nim liczy się jako czas pracy.

A jeśli webinar zaczyna się przed końcem zmiany, czy jest on uprawniony wyjść wcześniej, żeby zdążyć wziąć w nim udział.

Odpowiedź zależy przede wszystkim od tego, czy uczestnictwo w spotkaniu jest dobrowolne, czy też pracodawca wymaga udziału albo sam organizuje szkolenie jako element pracy.

Kiedy udział w webinarze jest czasem pracy?

Zacznijmy od zdefiniowania tego, czym jest czas pracy. Podpowiedź znajdziemy w art. 128 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Nie chodzi więc wyłącznie o czas aktywnego wykonywania zadań w siedzibie pracodawcy.

Do czasu pracy może należeć także okres, w którym pracownik nie przebywa w zakładzie i nie realizuje bieżących obowiązków, jednakże cały czas musi być gotowy do ich wykonania i nie może swobodnie dysponować swoim czasem.

Dlatego też webinar może być czasem pracy, jeśli pracodawca wymaga udziału, wyznacza termin spotkania, a uczestnictwo wiąże się z wykonywaniem obowiązków lub szkoleniem potrzebnym w pracy.

Znaczenie mają zatem konkretne okoliczności, a nie sama nazwa danego wydarzenia. 

Nazwanie spotkania „dobrowolnym” nie przesądza jednak sprawy, jeżeli w praktyce pracownik ma obowiązek w nim uczestniczyć.

Podobnie samo przesłanie przez pracodawcę wiadomości email z linkiem do kursu nie musi oznaczać, że udział jest obowiązkowy.

Przykład:

Pracodawca organizuje szkolenie online z obsługi nowego systemu sprzedażowego i wskazuje, że wszyscy pracownicy mają w nim uczestniczyć.

Mimo że szkolenie odbywa się zdalnie i pracownik nie wykonuje wtedy swoich zwykłych zadań, to webinar ma miejsce w godzinach pracy, przez co udział należy traktować jako czas pracy.

Inaczej będzie, gdy pracownik sam wybiera webinar i zapisuje się na niego z własnej inicjatywy, nawet jeśli zdobyta wiedza może być przydatna zawodowo i używana w aktualnej pracy.

Taki dobrowolny udział poza rozkładem czasu pracy co do zasady nie jest czasem pracy, bo pracownik nie uczestniczy w nim na polecenie pracodawcy i nie pozostaje w tym czasie do jego dyspozycji.

Dobrowolny webinar po pracy

Jeżeli pracownik samodzielnie zapisuje się na webinar, a pracodawca nie polecił mu w nim udziału ani nie traktuje go jako obowiązkowego szkolenia, udział co do zasady nie jest czasem pracy.

Czas spędzony na zdobywaniu wiedzy nie staje się nadgodzinami, tylko dlatego, że temat jest związany z aktualną pracą i ma pomóc lepiej wykonywać obowiązki.

Przykład:

Artur pracuje jako specjalista ds. marketingu. Po południu, po jego godzinach pracy, odbywa się webinar o nowych narzędziach do analizy kampanii reklamowej.

Artur samodzielnie zdecydował się w nim uczestniczyć i robi to w swoim czasie wolnym. To, że temat jest związany z jego zawodem, nie oznacza automatycznie, że pracodawca powinien zaliczyć udział w kursie do czasu pracy.

Trzeba pamiętać, że w omawianych okolicznościach, jeżeli webinar rozpoczyna się przed końcem zmiany, pracownik nie może samodzielnie zadecydować o opuszczeniu swojego stanowiska wcześniej po to, aby zdążyć wziąć w nim udział.

Potrzebna jest zgoda pracodawcy. Można na przykład poprosić o zwolnienie z pracy w celu załatwienia sprawy osobistej i odpracować nieobecność w uzgodnionym terminie.

Można również umówić się z pracodawcą co do wcześniejszego rozpoczęcia pracy, np. godzinę wcześniej, aby wrócić do domu przed zaplanowanym szkoleniem.  

Webinar wymagany przez pracodawcę

Inaczej będzie, gdy pracodawca poleci pracownikowi udział w webinarze, poinformuje go, że jest on obowiązkowy, albo sam go zorganizuje, jako szkolenie związane z wykonywaną pracą.

W takiej sytuacji udział będzie wykonywaniem obowiązków pracowniczych, a czas szkolenia — czasem pracy.

Jeśli szkolenie odbywa się poza rozkładem czasu pracy, taki udział prowadzi do powstania nadgodzin.

Nie każda aktywność po zwykłej godzinie zakończenia pracy automatycznie jest jednak nadgodziną.

Trzeba uwzględnić system i rozkład czasu pracy, obowiązujące normy oraz to, czy został przekroczony dobowy lub przeciętny tygodniowy wymiar czasu pracy.

Kodeks pracy wiąże bowiem nadgodziny z pracą przekraczającą obowiązujące pracownika normy albo przedłużony dobowy wymiar wynikający z jego systemu i rozkładu. 

Przykład: 

Zmiana kończy się o 16:00, a pracodawca wymaga udziału w webinarze od 16:00 do 18:00. Jeśli udział spowoduje przekroczenie norm czasu pracy, powstaje praca nadliczbowa.

Pracodawca powinien wówczas zastosować właściwe zasady rekompensaty — wypłatę wynagrodzenia z dodatkiem albo udzielenie czasu wolnego, zgodnie z przepisami KP.

Ważne! Trzeba odróżnić obowiązkowe szkolenie od wydarzenia, które pracodawca jedynie poleca jako przydatne, ale pozostawia udział do decyzji pracownika.

Samo przesłanie linku lub stwierdzenie, że „warto obejrzeć” dany webinar, nie oznacza formalnego polecenia służbowego. 

Szczególne zasady dotyczą szkoleń BHP. Zgodnie z prawem pracy mają się one odbywać w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że jeśli pracownik uczestniczy w takim szkoleniu poza normalnymi godzinami pracy, należy potraktować ten czas jako pracę w godzinach nadliczbowych. 

A jeśli pracodawca wspiera naukę pracowników?

Pracodawca może zgodzić się na podnoszenie kwalifikacji zawodowych swoich podopiecznych i przyznać im związane z tym uprawnienia, na przykład płatny urlop szkoleniowy albo zwolnienie z całości lub części dnia pracy z zachowaniem wynagrodzenia.

Przepisy dotyczą kształcenia podejmowanego z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą.

Pracodawca może też pokryć koszty kursu, podręczników czy dojazdu zgodnie z art. 103¹ -103³ KP.

Samo opłacenie webinaru nie rozstrzyga jednak, czy udział jest obowiązkowy ani jak rozliczyć czas.

Firma może sfinansować dobrowolny webinar, w którym pracownik uczestniczy po pracy, ale może też zorganizować szkolenie jako element obowiązków służbowych. Dlatego warto ustalić wszystkie te kwestie jeszcze przed wydarzeniem.

Obowiązkowy webinar a odpoczynek dobowy i tygodniowy

Udział w webinarze na polecenie pracodawcy wlicza się do czasu pracy, a to oznacza bezwzględny wymóg zachowania norm odpoczynku:

• minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego w każdej dobie pracowniczej (art. 132 § 1 KP),
• minimum 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego (art. 133 § 1 KP).

Jeśli obowiązkowe szkolenie online skończy się o 23:00, pracownik nie może zacząć pracy następnego dnia o 8:00 rano (upływa tylko 9 godzin). Rozpoczęcie pracy musi zostać przesunięte na 10:00, aby zachować 11-godzinną przerwę.

Zgodnie ze stanowiskiem PIP i art. 81 KP czas nieprzepracowany z tego powodu (od 8:00 do 10:00) nie podlega odpracowaniu i przysługuje za niego pełne wynagrodzenie.

Naruszenie tych norm stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 5 KP).

Najczęściej zadawane pytania

Jak rozliczyć udział w obowiązkowym webinarze w wolną sobotę?

 Za polecony udział w szkoleniu w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy przysługuje cały inny dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego (art. 151³ KP).

Dzień wolny należy się niezależnie od tego, ile trwało szkolenie (nawet za 1–2 godziny). Zgodnie ze stanowiskiem PIP pracodawca nie może samodzielnie zamienić tego dnia wolnego na samą wypłatę dodatku pieniężnego.

Czy pracownik może odmówić udziału w webinarze po godzinach?

Co do zasady nie, ponieważ polecenie służbowe dotyczące pracy i szkoleń jest wiążące (art. 100 § 1 KP).

Odmowa jest jednak prawnie uzasadniona, jeśli szkolenie narusza 11 godzin odpoczynku dobowego (art. 132 KP) albo pracownik korzysta z ochrony rodzicielskiej: w ciąży (bezwzględny zakaz nadgodzin – art. 178 § 1 KP) lub opiekując się dzieckiem do lat 8 bez wyrażenia uprzedniej zgody (art. 178 § 2 KP).

Firma opłaciła webinar na wniosek pracownika – czy za czas po pracy przysługują nadgodziny?

Nie. Jeżeli dokształcanie odbywa się z inicjatywy pracownika za zgodą pracodawcy (art. 103¹ KP), samo sfinansowanie faktury za kurs przez firmę nie wlicza tego czasu do czasu pracy.

Udział po godzinach pozostaje czasem prywatnym i nie przysługuje za niego wynagrodzenie ani odbiór nadgodzin.

Szef przesłał link z dopiskiem „warto obejrzeć” – czy należy się zapłata?

Nie. Niezobowiązująca sugestia nie jest poleceniem służbowym, a pracownik w tym czasie nie pozostaje do dyspozycji firmy (art. 128 § 1 KP).

Aby szkolenie poza harmonogramem stanowiło płatny czas pracy, przełożony musi wydać formalny nakaz uczestnictwa lub powiązać je z obowiązkami służbowymi (art. 94² KP).

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego