Zawierając umowę, strony zobowiązują się do określonego działania lub jego zaniechania. Tak samo jest w przypadku umowy o pracę.

Pracownik ma za zadanie wykonywać określoną pracę we wskazanym mu miejscu i czasie. Pracodawca z kolei jest zobligowany do regularnego wypłacania pracownikowi wynagrodzenia. Jednakże to, że strony umówią się na określony czas pracy, np. 8 godzin dziennie, nie znaczy, że pracownik nie może zostać w zakładzie dłużej.

Jest to często podyktowane większą niż zazwyczaj ilością zleceń pracodawcy lub chęcią dorobienia sobie przez pracownika. Niezależnie jednak jaki był powód nadgodzin, pracownik nie wykonuje dodatkowych zadań za darmo. Należy mu się dodatkowa płaca lub czas wolny. W tym drugim wypadku, jeżeli pracownik chce otrzymać wolne, potrzebny jest wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe.

Nadgodziny – w jaki sposób są rekompensowane?

Nadgodziny są pracą ekstra, dlatego też w taki sposób powinny być wynagradzane. I co do zasady tak jest.

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 50% lub 100%, jeżeli miały one miejsce w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy bądź w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto.

Zamiast jednak wypłacać pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie, pracodawca może udzielić pracownikowi czas wolny w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

Nie może to przy tym spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Oznacza to, że za każdą przepracowaną godzinę pracownik otrzymuje półtorej godziny.

Nieco inaczej jest w wypadku, gdy to pracownik wychodzi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego. Tutaj bowiem nie występuje ten „bonus”. Godziny są liczone 1:1.

Ilość nadgodzin zamieniana jest na ilość godzin wolnych od pracy. Wydaje się zatem, że ta ostatnia opcja jest najmniej korzystna dla samego pracownika. Mimo to mogą przecież wystąpić takie okoliczności, w których osoba zatrudniona będzie potrzebowała wolnego od pracy. Wtedy może wykorzystać omawianą instytucję prawną.

Wniosek o udzielenie czasu wolnego – w jakiej formie?

Przepisy KP nie wskazują, w jaki sposób wniosek o udzielenie czasu wolnego ma być złożony. Wydaje się zatem, że każda forma będzie prawidłowa, również ta ustna. Nie jest to jednak opcja „bezpieczna”. Ustne porozumienie stron może być bowiem następnie nierespektowane przez jedną z nich, a bez świadków takiej rozmowy ciężko będzie udowodnić swoją rację.

W związku z powyższym zaleca się stosowanie formy dokumentowej, tj. pisemnej, mailowej lub nawet smsowej. Ważne, aby zostawiała ona po sobie ślad. Warto przy tym wiedzieć, że aktualnie pracodawca jest zobligowany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci papierowej lub elektronicznej, a co za tym idzie, wysłany mail przez pracownika powinien znajdować się w jego aktach pracowniczych.

Zatem wysłanie wniosku w formie email załatwia sprawę i daje gwarancję, że przełożony nie wezwie do pracy osoby, która właśnie przebywa na urlopie (który jej przysługuje za przepracowane nadgodziny).

Warto tu przytoczyć wyrok Sądu Najwyższego, w którym sąd przyjął, że jeżeli pracodawca nie dysponuje pisemnym wnioskiem pracownika, należy przyjąć domniemanie, że udzielenie czasu wolnego nastąpiło z inicjatywy pracodawcy (por. wyrok SN z dnia 20 marca 2018 roku, sygn. akt: I PK 11/17). SN stanął tu na stanowisku, że wymagana jest forma pisemna, inaczej bowiem przyjąć trzeba, że to pracodawca udzielił pracownikowi wolnego.

Taka sytuacja jest korzystna dla pracownika, gdyż wtedy przelicznik godzinowy wynosi 1,5, a nie 1, jak przy udzieleniu wolnego na wniosek.

Wzór wniosku tutaj.

Reasumując, każda forma wniosku o udzielenie czasu wolnego będzie poprawna. Przy czym najwygodniejsza wydaje się ta mailowa.

Pracodawcy muszą mieć jednak na uwadze wypowiedzi Sądu Najwyższego i dla ochrony swoich interesów powinni wymagać od pracowników, aby ci sporządzali pismo na papierze. Tak będzie dla nich najbezpieczniej.

Rozliczaj swoich pracowników bezproblemowo w 360 Kadry i płace

W jakim terminie wykorzystać wolne?

Wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego może posiadać również propozycję terminu, w którym odbierze on czas wolny od pracy. Nie jest to jednak wiążące dla pracodawcy. Może on bowiem się na niego nie zgodzić i wyznaczyć inną datę.

Dobra praktyka jednak wymaga, aby termin został uzgodniony między stronami, tak aby każda z nich była zadowolona.

Wykluczy to bowiem ewentualne przyszłe konflikty na tym polu. Podkreślenia wymaga jednak, że wolne nie powinno przypadać na datę późniejszą niż do końca okresu rozliczeniowego, w którym świadczona była praca ponadwymiarowa.

Kiedy złożyć wniosek o udzielenie czasu wolnego?

Zrozumiałe jest, że wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego za pracę nadliczbową powinien być składany po takiej pracy. W innym wypadku sam fakt przepracowania nadgodzin jest niewiadomą, przez co ciężko planować odebranie czasu wolnego.

Mimo to dopuszczalne jest również zgłoszenie przez pracownika wniosku przed otrzymaniem polecenia pracy w godzinach nadliczbowych, w szczególności w sytuacji, w której ostateczne rozliczenie następuje w tym samym miesiącu. Są to jednak wyjątki stosowane bardzo rzadko.

Poza tym wniosek musi zostać złożony przed dniem wymagalności wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, inaczej pracownikowi będzie należał się dodatek do wynagrodzenia, wolnego jednak nie otrzyma. Potwierdził to PIP w swoim piśmie z dnia 21 kwietnia 2009 roku (znak: GPP-306-4560-32/09/PE/RP), w którym stwierdził, iż godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy powstają dopiero z upływem okresu rozliczeniowego, o tyle godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowej normy czasu pracy powstają w dniu, w którym wystąpiły.

Wtedy też pracownik nabywa prawo do opłacenia tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem.

Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku finansowej rekompensaty przekroczeń dobowych (wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych) jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego, bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 151² § 2 KP i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.

W opinii Departamentu działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy nie uległ zakończeniu.

Udzielenie czasu wolnego a wynagrodzenie

Składając przedmiotowy wniosek, warto pamiętać, że w przypadku udzielenia wolnego, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych nie przysługuje. Pracownik otrzyma zatem zwyczajne wynagrodzenie za pracę wykonaną w godzinach nadliczbowych, tj. bez dodatku.

W tej kwestii również wypowiedział się PIP, który jasno określił, że za czas wolny udzielony w zamian za pracę nadliczbową na wniosek pracownika wynagrodzenie nie przysługuje.

Organ uznał, że pracownik nie świadczy wtedy pracy, a nie ma przepisu, który gwarantowałby zachowanie prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielany za pracę w godzinach nadliczbowych.

Jeżeli zatem czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normę, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę. Natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał, odpowiednio niższe.

Ta zasada dotyczy zarówno systemu wynagradzania miesięcznego, jak i godzinowego. Sytuacja ta nie wystąpi, jeśli praca nadliczbowa oraz rekompensata w postaci czasu wolnego będą przypadać w tym samym okresie, za który pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za pracę (znak: GNP-367-4560/05/PE).

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego