W świecie po pandemii COVID-19 oraz rozwijających się technologii i coraz większych możliwości, wiele modeli pracy przeszło diametralną zmianę.

Jednym z widocznych trendów jest workation – połączenie pracy zdalnej z wypoczynkiem w atrakcyjnym turystycznie miejscu, często poza granicami kraju.

Workation to nowoczesne podejście do pracy zdalnej, wyjaśniamy dla kogo może stanowić atrakcyjną opcję oraz jakie są zalety i wady tego rozwiązania.

Czym jest workation?

Praca w formule tzw. „workation” to wykonywanie pracy zdalnej w miejscu atrakcyjnym turystycznie połączone z odpoczynkiem po pracy.

To coraz bardziej rozpowszechniona forma organizacji pracy zdalnej, która łączy przyjemne z pożytecznym – czyli wykonywanie obowiązków zawodowych z pobytem w innym niż miejsce zamieszkania, często wakacyjnym kraju lub regionie.

Pracownik korzystający z workation po zakończeniu pracy może w pełni cieszyć się urokami i atrakcjami oferowanymi przez miejsce, w którym przebywa.

Pojęcie „workation” łączące angielskie słowa „work” i „vacation”, szybko zyskało na popularności, stając się odpowiedzią na potrzeby pracowników poszukujących elastyczności, a także firm, które chcą pozyskać i utrzymać talenty w bardziej przyjaznym i otwartym środowisku pracy.

W przypadku workation kluczowe znaczenie ma to, że nie jest to urlop – pracownik nie korzysta z dni wolnych, lecz wykonuje swoje codzienne obowiązki służbowe w wybranym przez siebie miejscu.

Może to być górski domek w Alpach, nadmorska miejscowość we Włoszech czy klimatyczna kawiarnia w Lizbonie.

Zwróćmy uwagę, że choć sama praca zdalna jest w Polsce uregulowana przepisami Kodeksu pracy, to workation jako pojęcie nie zostało zdefiniowane w przepisach.

Oznacza to, że jego realizacja powinna opierać się na przepisach dotyczących pracy zdalnej oraz delegowania pracowników do pracy za granicą.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 67’(18) ustawy Kodeks pracy Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę jak i w trakcie zatrudnienia.

Na tej podstawie można uznać, że workation jest rozwiązaniem dopuszczalnym – jego realizacja zależy przede wszystkim od wzajemnych ustaleń pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Osoba zatrudniona na etacie, która planuje wykonywać obowiązki służbowe z innego miejsca niż miejsce zamieszkania, powinna poinformować o tym swojego przełożonego i uzyskać jego zgodę.

Jeśli taka zgoda zostanie udzielona, nic nie stoi na przeszkodzie, aby praca była wykonywana z dowolnej lokalizacji – pod warunkiem, że odbywa się to zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Co więcej, zdarzają się przypadki, w których to pracodawca inicjuje wyjazd typu workation dla swoich pracowników i pokrywa związane z nim koszty, traktując takie rozwiązanie jako element oferty benefitów pracowniczych.

Dla kogo workation?

Workation jest opcją przede wszystkim dla pracowników umysłowych, którzy wykonują swoje obowiązki z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych i nie muszą być fizycznie obecni w biurze.

Szczególnie popularne jest wśród specjalistów IT, marketingu, finansów, ale także prawników czy konsultantów.

Z drugiej strony, jest to także forma organizacji pracy atrakcyjna dla firm, które chcą wyróżnić się na rynku pracy i oferować nowoczesne benefity wspierające work-life balance.

Zalety workation

Największą korzyścią dla pracownika jest możliwość zmiany otoczenia i łatwiejsze łączenie pracy z odpoczynkiem.

Workation to szansa na oderwanie się od codziennej rutyny, co pozytywnie wpływa na samopoczucie i pomaga zredukować znużenie pracą.

Nowe otoczenie sprzyja obniżeniu poziomu stresu i może przeciwdziałać wypaleniu zawodowemu. Praca w atrakcyjnym miejscu często zwiększa motywację i efektywność, a jednocześnie ułatwia zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Pracownik zyskuje poczucie większej niezależności i kontroli nad własnym czasem. Dodatkowo świeże otoczenie pobudza kreatywność i sprzyja nowemu spojrzeniu na realizowane zadania.

Co istotne, workation pozwala poznawać nowe miejsca i kultury – bez konieczności wykorzystywania dni urlopowych.

Oferując pracownikom możliwość pracy z dowolnego miejsca na świecie, firma pokazuje, że ufa swoim ludziom i wspiera ich potrzeby w zakresie elastyczności i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Taka otwartość przyczynia się do budowania nowoczesnego, przyjaznego wizerunku organizacji, co z kolei może pozytywnie wpłynąć na przyciąganie talentów oraz utrzymanie obecnych pracowników.

Dodatkowo wdrożenie workation może prowadzić do zmniejszenia zapotrzebowania na przestrzeń biurową, a tym samym do obniżenia kosztów stałych związanych z wynajmem, wyposażeniem i utrzymaniem biur.

Wady i wyzwania

Choć workation może być atrakcyjnym benefitem i nowoczesną formą organizacji pracy, jego wdrożenie wiąże się również z szeregiem wyzwań – zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. To rozwiązanie wymaga nie tylko elastyczności organizacyjnej, ale przede wszystkim odpowiedniego przygotowania prawnego, kadrowego i technicznego.

Wdrożenie pracy zdalnej z zagranicy musi uwzględniać szereg obowiązujących przepisów, które regulują kwestie zatrudnienia, podatków, ubezpieczeń społecznych czy ochrony danych.

Niewłaściwe przygotowanie lub zlekceważenie tych aspektów może prowadzić do poważnych konsekwencji – finansowych, prawnych i wizerunkowych – zarówno dla firmy, jak i dla jej pracowników.

Przede wszystkim należy zadbać o zgodność z przepisami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Zmiana kraju wykonywania pracy może prowadzić do zmiany rezydencji podatkowej pracownika oraz obowiązków ubezpieczeniowych po stronie pracodawcy.

Kolejnym aspektem jest konieczność dostosowania umów o pracę i polityk wewnętrznych do realiów pracy zdalnej za granicą.

Aspekty prawne i organizacyjne wdrożenia workation w firmie

Zmieniające się podejście do organizacji pracy sprawiło, że niekiedy to pracodawca wychodzi z inicjatywą i proponuje pracownikom wyjazd w formule workation.

W niektórych przypadkach firma nie tylko akceptuje taką formę pracy, ale również finansuje wyjazd, wynajmuje domy czy mieszkania za granicą w celu zorganizowania pracownikom i współpracownikom możliwości pracy w formule tzw. „workation”, traktując go jako nowoczesny benefit pracownicy, mający na celu zwiększenie motywacji i zaangażowania zespołu.

Wrażając workation w przedsiębiorstwie należy uwzględnić wiele aspektów prawnych, które pozwolą uniknąć nieporozumień i zapewnią zgodność z obowiązującymi przepisami.

Kluczowe elementy wdrożenia workation, na któe należy zwrócić uwagę to:

• Miejsce świadczenia pracy – ponieważ wykonywanie obowiązków odbywa się poza stałym miejscem zamieszkania pracownika, często w innym państwie niż siedziba pracodawcy, niezbędne jest opracowanie jasnej polityki dotyczącej pracy zdalnej i workation. Powinna ona uwzględniać kwestie transgraniczne – zwłaszcza podatkowe, ubezpieczeniowe oraz związane z prawem pracy.
• Czas pracy za granicą a rezydencja podatkowa – przy wdrożeniu workation należy szczegółowo przeanalizować przepisy dotyczące rezydencji podatkowej pracownika. Wykonywanie pracy zdalnej z terytorium innego państwa może skutkować zmianą rezydencji podatkowej pracownika, co pociąga za sobą określone konsekwencje zarówno dla niego, jak i dla pracodawcy. Aby utrzymać status polskiego rezydenta podatkowego, pracownik nie powinien przebywać w innym państwie dłużej niż 183 dni w ciągu roku kalendarzowego. Należy również zweryfikować, czy pomiędzy Polską a państwem, w którym pracownik wykonuje pracę zdalną, została zawarta umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, co może mieć istotny wpływ na sposób rozliczania dochodów pracownika.
• Forma zatrudnienia i treść umowy – workation można realizować zarówno w ramach umowy o pracę, jak i na podstawie innych form zatrudnienia, które dopuszczają wykonywanie pracy zdalnej. Niezbędne jest przy tym dostosowanie treści zawartych umów do specyfiki pracy wykonywanej z innego kraju, warunków pracy zdalnej, szczególnie w zakresie miejsca wykonywania pracy, godzin pracy, procedur zgłaszania i rozliczania czasu pracy, obowiązków i praw pracownika oraz pracodawcy czy ochrony danych osobowych.
• Bezpieczeństwo danych i poufność – przy workation należy zapewnić odpowiednie środki ochrony danych osobowych i firmowych zgodne z przepisami RODO oraz lokalnymi regulacjami. Pracownik korzystający z workation musi przestrzegać zasad RODO, a także zadbać, że dane nie zostaną udostępnione osobom trzecim, np. przez niezabezpieczony internet czy brak filtrów prywatności na ekranie.
• Kontrola czasu pracy – w czasie pracy zdalnej, w tym również podczas workation, pracodawca ma prawo monitorować wykonywanie obowiązków przez pracownika. Może to robić za pomocą narzędzi elektronicznych (np. logowania do systemu, aktywności w aplikacjach firmowych) lub na podstawie przesyłanych przez pracownika informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy.
• Dodatkowe koszty pracodawcy – przy organizacji workation pracodawca musi liczyć się z dodatkowymi kosztami oraz obowiązkami wynikającymi z wykonywania pracy za granicą. Poza zapewnieniem pracownikowi niezbędnych narzędzi do pracy, takich jak sprzęt komputerowy czy dostęp do systemów informatycznych, może zaistnieć konieczność pokrycia kosztów związanych z podróżą, zakwaterowaniem oraz ubezpieczeniem. W przypadku pracy wykonywanej poza granicami kraju należy pamiętać również o dodatkowych kosztach i obowiązkach pracodawcy związanych z delegowaniem pracownika za granicę (podatki, składki ZUS, pozwolenie na pracę, kwestie wizowe itp.). Pracodawca powinien także dopilnować, by warunki pracy zdalnej były zgodne z lokalnymi regulacjami BHP.

Workation to niewątpliwie atrakcyjna i nowoczesna forma organizacji pracy, która może przynieść wiele korzyści, ale też wiąże się z istotnymi wyzwaniami prawnymi i organizacyjnymi.

Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy muszą być świadomi konsekwencji związanych z pracą zdalną za granicą – od aspektów podatkowych, przez ubezpieczenia, po warunki zatrudnienia.

Odpowiednie przygotowanie, jasne zasady i wzajemne zaufanie są kluczem do skutecznego wdrożenia workation w organizacji.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę