Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę jest zwolniona z wielu obowiązków, które w jej imieniu spełnia pracodawcy. Jednym z nich jest opłacanie składek społecznych i zdrowotnych do ZUS oraz raportowanie tych działań organowi.

Mimo to każdy pracownik ma prawo wiedzieć w jakiej wysokości, w jego imieniu, odkładane są składki. W końcu zależy od tego jego emerytura, renta czy świadczenia chorobowe.

Właśnie w tym celu powstał formularz ZUS IMIR. Potwierdza on opłacane składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne przez pracodawcę. Czym dokładnie jest ten dokument i kiedy należy wydać go pracownikowi? O tym poniżej.

ZUS IMIR – czym jest?

ZUS IMIR, czyli Informacja Miesięczna i Roczna, to dokument wystawiany przez płatnika składek, tj. Pracodawcę, zawierający dane o podstawach wymiaru składek oraz wysokości składek odprowadzonych na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Dokument ten pełni funkcję dowodową.

Każdy pracodawca jest zobowiązany do przekazywania swoim pracownikom informacji zawartych w raportach imiennych przekazanych za nich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

ZUS IMIR służy do potwierdzenia prawidłowości rozliczeń składkowych i daje ubezpieczonemu, tj. pracownikowi możliwość bieżącego kontrolowania swojej sytuacji ubezpieczeniowej.

ZUS IMIR dotyczy sytuacji ubezpieczonego, stąd też dokument ten należy wystawiać nie tylko na żądanie osoby posiadającej umowę o pracę, ale również tej zatrudnionej na podstawie umowy zlecenie.

ZUS IMIR – kiedy przekazać pracownikowi?

Nie ma potrzeby wydawania ZUS IMIR każdego miesiąca wszystkim pracownikom. Należy to robić jedynie, kiedy pracownik wyrazi chęć uzyskania takiego dokumentu.

W takim przypadku jest to obowiązek pracodawcy – nie może on odmówić wydania takiego formularza.

Informację tę należy jednak przekazać pracownikom przynajmniej raz do roku, również bez ich żądania. Należy tego dokonać do 28 lutego, za rok poprzedni.

Dane wówczas muszą być przedstawione w taki sposób, aby pracownik w łatwy sposób mógł się dowiedzieć, jakie kwoty dokładnie zostały przekazane do ZUS w każdym miesiącu, w którym podlegał on ubezpieczeniu.

Jeżeli jednak pracodawca zdecydował się przekazywać ZUS IMIR każdego miesiąca, wówczas nie ma już obowiązków generowania raportu rocznego, chyba że pracownik sam poprosi o wydanie dokumentu.

Do czego służy ZUS IMIR?

ZUS IMIR jest niejako potwierdzeniem odprowadzania składek w imieniu pracownika oraz informacją o wysokości składek.

Oprócz tego posiada inne funkcje, takie jak:

• uprawnia do świadczeń zdrowotnych — dokument może być wymagany przy weryfikacji prawa do korzystania z usług publicznej służby zdrowia;
• pomaga w weryfikacji danych — umożliwia pracownikowi sprawdzenie poprawności zgłoszenia do ubezpieczeń i odprowadzania składek;
• służy do przygotowania dokumentacji emerytalnej — ułatwia gromadzenie dokumentów potrzebnych do obliczenia przyszłej emerytury lub renty;
• stanowi dowód w bankach i innych instytucjach finansowych — niekiedy może być wymagany przy składaniu wnioskowaniu o kredyt lub inne zobowiązania finansowe.

Co zawiera ZUS IMIR?

Formularz ZUS IMIR stanowi odzwierciedlenie raportów miesięcznych składanych do ZUS.

Dlatego też dokument ten jest bardzo szczegółowy – powinien zawierać takie informacje jak:

• numer identyfikacyjny ubezpieczonego (np. PESEL);
• imię i nazwisko;
• wymiar czasu pracy;
• zestawienie należnych składek – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe – wraz z danymi dotyczącymi tytułu ubezpieczenia, podstawy wymiaru składek, kwoty składek z podziałem na należną od ubezpieczonego i płatnika oraz innych źródeł finansowania;
• podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki;
• rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne;
• informacje na temat wypłaconych zasiłków lub wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy.

Istotnym elementem ZUS IMIR jest oświadczenie płatnika składek (pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu), w którym potwierdza on, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem faktycznym.

Oświadczenie takie musi posiadać podpis osoby wystawiającej dokument.

Jak przekazać raport pracownikowi?

Co do zasady pracodawca omawiany raport powinien przekazać pracownikowi w formie pisemnej.

Może tego dokonać w formie elektronicznej, tutaj jednak wymagana jest zgoda pracownika. Jeżeli zatem pracodawca uzyska oświadczenie podopiecznego, w którym wyrazi on zgodę na uzyskiwanie informacji IMIR drogą elektroniczną, od tej pory raport może być przesyłany emailem (zarówno ten miesięczny, jak i roczny).

Co, jeżeli dane w ZUS IMIR się nie zgadzają?

Może dojść do sytuacji, w której wydany pracownikowi raport będzie zawierał błędy lub też będzie prawidłowy, ale pracownik będzie posiadał wątpliwości co do jego treści. Jeśli to pracodawca zauważy błąd, powinien go skorygować i wydać pracownikowi poprawioną informację. Jeżeli jednak to pracownik wyłapie taką omyłkę, powinien to jak najszybciej zgłosić przełożonemu.

Przepisy mówią, iż w przypadku, gdy dane w dokumencie ZUS IMIR nie zgadzają się ze stanem rzeczywistym (przynajmniej jest tak w ocenie pracownika), pracownik ma prawo złożyć swoje uwagi w formie pisemnego protokołu i przekazać go płatnikowi składek (czyli pracodawcy) wraz z prośbą o sprostowanie.

Dodatkowo ubezpieczony powinien przekazać tę informację do ZUS.

Trzeba jednak pamiętać o terminie wiążącym pracowników.

Mają oni bowiem 3 miesiące na weryfikację otrzymanego dokumentu, licząc od dnia jego prawidłowego otrzymania.

Jeżeli w ciągu wskazanych 3 miesięcy, pracownik nie wniesie wątpliwości na piśmie wobec otrzymanego raportu, uznaje się, że jest on prawidłowy, wiążący i obowiązujący.

Czy ZUS IMIR przekazuje się do ZUS?

Omawiany formularz jest dokumentem funkcjonującym między stronami umowy o pracę (lub umowy zlecenia), czyli płatnika i ubezpieczonego.

Pracodawca raz w roku lub na żądanie pracownika ma obowiązek wydać go właśnie pracownikowi.

Przepisy prawa nie zobowiązują przy tym do przesyłania odpisów organowi rentowemu.

Pracodawca przekazuje ZUS te same informacje co w ZUS IMIR w formie innych raportów, tj.:

• ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach;
• ZUS RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek;
• ZUS RPA – raport dotyczący osób ubezpieczonych, które wykonywały pracę nauczycielską.

Nie ma zatem żadnego uzasadnionego powodu, aby również ZUS IMIR trafiał do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, skoro te same dane zostają wysyłane w ramach innych deklaracji pracodawcy.

Możliwość sprawdzenia danych samodzielnie

Warto pamiętać, że aktualnie Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) oferuje możliwość uzyskania informacji dotyczących ubezpieczenia i weryfikacji danych z tymi otrzymanymi w ZUS IMIR.

Pracownicy za pomocą swojego konta w PUE ZUS mogą sprawdzić między innymi:

• podstawy wymiaru składek;
• wysokość składek opłaconych na ubezpieczenia;
• historię zgłoszeń do ubezpieczeń;
• stan konta emerytalnego i subkonta.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego