Czym są paski wynagrodzeń?

Paski wynagrodzeń to dokument zawierający wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika wraz z ewentualnymi potrąceniami, zwrotami czy  dodatkami.

Paski płacowe mogą się od siebie różnić, a jego ostateczny skład jest uzależniony od tego jakie elementy są uwzględniane przy wyliczeniu wynagrodzenia do wypłaty dla danego pracownika.

Paski wynagrodzeń powinny zawierać następujące informacje:

• dane firmy (nazwa, NIP, REGON),
• dane pracownika,
• okres, za który dokonywana jest wypłata,
• kwota wynagrodzenia brutto,
• kwota wynagrodzenia netto,
• odliczenia składek na ubezpieczenia odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• odprowadzone zaliczki na podatek dochodowy,
• składki finansowane przez pracodawcę, stanowiące koszt pracodawcy,
• wpłaty na PPK
• nieobecności pracownika (urlopy płatne i bezpłatne)
• zasiłki,
• potrącenia dodatkowe no potrącenia komornicze,
• dodatki np premie regulaminowe i uznaniowe, prowizje, dodatki za nadgodziny i pracę w nocy.

Dzięki otrzymanym paskom wynagrodzeń pracownicy wiedzą, w jaki sposób zostało obliczone ich wynagrodzenie, jakie kwoty zostały pobrane na poszczególne składki ZUS oraz podatek dochodowy, w konsekwencji pracownicy mają świadomość z czego wynika różnica pomiędzy ich wynagrodzeniem brutto a netto.

Przekazywanie pracownikom pasków wynagrodzeń ogranicza także pytania ze strony pracowników dotyczące sposobu ustalenia wysokości poszczególnych składników wynagrodzenia i pozwala uniknąć ewentualnych nieporozumień lub konfliktów.

Załóż darmowe konto w 360 Kadry i płace

Czy pracodawca ma obowiązek przekazać paski wynagrodzeń pracownikom?

Pracodawca nie musi przekazywać pracownikom miesięcznych pasków wynagrodzeń, jednak powinien mieć na uwadze art. 41 ust. 8b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zgodnie z którym płatnik składek jest obowiązany przekazać na żądanie ubezpieczonego nie częściej niż raz na miesiąc – za miesiąc poprzedni  informacje zawarte w raportach miesięcznych przekazanych do ZUS.

Dodatkowo na mocy art. 85 ust. 5 kodeksu pracy pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.

Stosownie natomiast do art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek ma obowiązek przekazać ubezpieczonemu informacje zawarte w miesięcznych raportach imiennych w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego – w celu ich weryfikacji.

Zgodnie ze stanowiskiem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli płatnik składek co miesiąc przekazuje swoim ubezpieczonym dane zawarte w raportach, to nie musi dodatkowo przekazywać informacji rocznej, chyba, że ubezpieczony poprosi o jej wydanie.

W rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20.12.2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów określono wzory informacji rocznej i miesięcznej, jednak płatnik może sporządzić je w innej formie, w tym celu wykorzystywane są paski wynagrodzeń.

Czy elektroniczne paski wynagrodzeń są wystarczające?

Pracodawca nie ma obowiązku przekazywać pracownikom miesięcznych pasków wynagrodzeń, co jednak jest praktykowane w wielu firmach.

Wydawanie pracownikom pasków wynagrodzeń może zostać przewidziane w przepisach wewnątrzzakładowych. np. w regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy.

Paski wynagrodzeń mogą być udostępniane pracownikom w dowolnej formie, w tym w formie elektronicznej.

Skoro w art. 41 ust. 8 ustawy o sus została przewidziana możliwość przekazania rocznej informacji za zgodą ubezpieczonego w formie dokumentu elektronicznego, to możemy z tego wnioskować, że dopuszczalne jest także przekazanie w formie elektronicznej miesięcznego paska wynagrodzeń. Paski płacowe w formie elektronicznej mogą np. zostać udostępnione na platformie elektronicznej lub wysłane e-mailem.

Przekazując pracownikom paski wynagrodzeń, pracodawca musi mieć na uwadze przepisy zawarte w rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO) w związku z przetwarzaniem danych.

W przypadku wysyłki pasków płacowych e-mailem pracodawca powinien przyjąć odpowiednie środki zabezpieczające dane osobowe.

Przekazanie pasków wynagrodzeń w wiadomości e-mail

Elektroniczne paski wynagrodzeń mogą być wysyłane do pracowników e-mailem, jednak pracodawca powinien wówczas posiadać odpowiedni dokument z pisemną zgodą pracownika.

Zgodnie z art. 221.ust. 1 kodeksu pracy, pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W kodeksie pracy wśród danych, jakich może żądać pracodawca nie wymieniono prywatnego adresu e-mail pracownika, dlatego w celu wysyłki pasków wynagrodzeń e-mailem, pracodawca powinien pamiętać o uzyskaniu stosownej zgody pracowników na przekazywanie pasków płacowych w formie wiadomości e-mail.

Zgoda pracownika na przekazywanie pasków wynagrodzeń w formie wiadomości e-mail powinna zawierać dane pracownika, adres e mail pracownika i informacje dotyczące ochrony danych osobowych.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę