Wypłata wynagrodzenia to podstawowy obowiązek pracodawcy. Musi on prawidłowo je wyliczyć i wypłacić w terminie. Zazwyczaj kwota przelewana pracownikowi pokrywa się z tą określoną w umowie. Są jednak wyjątki od tej zasady – z wynagrodzenia mogą zostać potrącone określone sumy.

Pracodawca nie ma jednak tutaj dobrowolności, musi działać zgodnie z przepisami i bardzo ściśle pilnować się regulacji egzekucyjnych. W praktyce wyróżnia się kilka rodzajów potrąceń.

Każdy z nich ma swoje limity i zasady. Celem tych regulacji jest ochrona pracownika przed utratą zbyt dużej części wynagrodzenia i zapewnienie mu minimalnych środków niezbędnych do życia.

Jak zatem przeprowadzić potrącenia z wynagrodzenia, aby wszystko było zgodne z prawem?

Wynagrodzenie – co wchodzi w jego zakres?

Potrącenia z wynagrodzenia wiążą się z koniecznością zatrzymania części środków, które zostały wypracowane przez pracownika. Jest to zatem bardzo dokuczliwa instytucja, w szczególności dla osoby zatrudnionej.

Pracodawcy też mogą czuć się nieco „pokrzywdzeni”, bowiem to na ich barkach pozostaje prawidłowe wyliczanie potrąceń oraz ich przekazywanie odpowiedniemu podmiotowi, np. komornikowi lub syndykowi.

Przepisy mocno ograniczają pracodawcę w możliwościach potrącania jakichkolwiek kwot ze świadczeń należnych pracownikowi. Ochrona ta nie dotyczy wyłącznie pensji zasadniczej –obejmuje również inne wypłaty wynikające ze stosunku pracy.

Przypadki, w których pracodawca może zmniejszyć wynagrodzenie, są ściśle określone i zamknięte.

Oznacza to, że po potrąceniu obowiązkowych składek i podatków pracodawca ma prawo, bez zgody pracownika, dokonać potrącenia jedynie w czterech jasno wskazanych sytuacjach.

Co więcej, omawiany przepis precyzuje kolejność oraz maksymalną wysokość takich potrąceń.

Aby jednak móc mówić o potrąceniach z wynagrodzenia, warto wiedzieć, co dokładnie wchodzi w jego skład:

• wynagrodzenie zasadnicze;
• wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych;
• dodatek za pracę w porze nocnej;
• wynagrodzenie chorobowe;
• wynagrodzenie za czas przestoju;
• premie regulaminowe;
• premie i nagrody uznaniowe;
• prowizje

Są również takie składniki pensji pracownika, z których potrącenie jest niemożliwe. Taką ochroną zostały objęte:

• odprawy emerytalne, nagrody jubileuszowe;
• odprawy z tytułu zwolnienia z pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy;
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy;
• odszkodowania z tytułu rozwiązania umowy o pracę z naruszeniem prawa;
• dodatki dewizowe, które przysługują członkom załóg statków na podstawie Układu Zbiorowego pracy dla rybaków morskich.

Potrącenia z wynagrodzenia – co można odliczyć?

Potrącenia z wynagrodzenia zostały uregulowane w art. 87 i nast. KP.

Przepisy te wprowadziły rozbudowany system ochrony wynagrodzenia.

Zasada generalna jest prosta –  potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami oraz według zasad określonych w Kodeksie.

Przepis art. 87 KP wyróżnia cztery kategorie należności, które można potrącić z wynagrodzenia pracownika:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 KP.

Należy pamiętać, że kolejność tych potrąceń jest ściśle określona i należy jej przestrzegać.

Pracodawca może przystąpić do potrącania należności „niższej” w omawianym katalogu dopiero wtedy, gdy te wyższe zostaną pokryte w pełni.

Ważne! Jeśli w danym miesiącu pracownik otrzymuje składniki wynagrodzenia za okres dłuższy niż miesiąc (np. premie kwartalne czy roczne), potrąceń dokonuje się od całej łącznej kwoty wypłaconego wynagrodzenia.

Potrącenia wynagrodzenia mogą być dokonane dopiero od kwoty, jaka zostaje po odliczeniu z wynagrodzenia danin publicznych, jakimi są składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także wpłaty dokonywane do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.

Po wyliczeniu takie wynagrodzenia netto, pracodawca może dokonać odpowiednich odliczeń.

Zasady dokonywania potrąceń?

Prawo pracy chroni pracownika przed całkowitym zajęciem wynagrodzenia.

Jak pokazuje praktyka, w wielu sytuacjach dłużnicy mogliby oddawać całość swojego wynagrodzenia na zaspokajanie wierzytelności, a i to byłoby niewystarczające.

Jak zatem wyglądają zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzenia?

Jak czytamy w art. 87 § 3 KP, potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach:

• w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia;
• w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia.

Potrącenia alimentacyjne 

W pierwszej kolejności odliczane są świadczenia alimentacyjne. Wierzytelności te – jak pokazuje wspomniany przepis – są nieco inaczej traktowane.

Przede wszystkim potrącane są w pierwszej kolejności aż do wyczerpania limitów ustawowych. Limit ten jest przy tym wyższy, gdyż wynosi 3/5 wynagrodzenia.

Dodatkowo nie ma tutaj ograniczenia w stosunku do minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Ponadto nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości.

Potrącenia na rzecz innych niż świadczenia alimentacyjne

Co do grupy drugiej dotyczącej potrąceń, to podstawą egzekucji jest tytuł wykonawczy, którym natomiast jest tytuł egzekucyjny zaopatrzony w klauzulę wykonalności.

Posiadając taki dokument, za pośrednictwem komornika lub syndyka, wierzyciel uzyskuje kwoty potrącane z wynagrodzenia dłużnika, aż do całkowitego zaspokojenia (o ile będzie to możliwe).

Potrącenie zaliczek

Trzecim rodzajem potrąceń wynagrodzenia są zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi.

Zaliczka to kwota przekazana pracownikowi przez pracodawcę na poczet wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych – na przykład na materiały, paliwo czy koszty podróży.

Pracownik pobiera ją w celu późniejszego rozliczenia. Traktuje się ją jako mienie powierzone, za które pracownik musi się rozliczyć.

Nie jest zaliczką w rozumieniu art. 87 § 1 pkt 3 KP część wynagrodzenia wypłaconego na poczet wynagrodzenia przyszłego przed terminem jego wymagalności, o ile strony umowy o pracę nie umówiły się inaczej – wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 lipca 2001 roku, sygn. akt: I PKN 552/00.

Potrącenia na kary porządkowe

Kara porządkowa może być nałożona na pracownika za nieprzestrzeganie przez niego przepisów bhp lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy.

Jak wskazuje art. 108 KP kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części (10%) wynagrodzenia, po dokonaniu potrąceń na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Powyższe oznacza, że kary porządkowe podlegają potrąceniu, niezależnie od pozostałych potrąceń, jednakże wyłącznie do wysokości 10% wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu pozostałych potrąceń. Tak jak przy alimentach, nie obowiązują ograniczenia w stosunku do minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Kwoty wolne od potrąceń

Oprócz ograniczeń wskazanych w art. 87 § 3 KP również przepis art. 87¹ KP wprowadza obostrzenia. Podczas gdy art. 87 KP reguluje maksymalne procentowe granice potrąceń z wynagrodzenia, przepis art. 87¹ KP ma charakter bardziej ochronny i wprowadza dodatkowe ograniczenia dotyczące samej dopuszczalności potrąceń.

Oznacza to, że jeśli obliczone procentowo potrącenia spowodowałyby, że pracownik otrzymałby mniej niż minimalna kwota określona w tym artykule, to właśnie ta minimalna kwota staje się granicą potrąceń.

Jedynym wyjątkiem od tej zasady są potrącenia alimentów. W ich przypadku stosuje się wyłącznie ograniczenia kwotowe przewidziane w art. 87 KP, limity procentowe nie są już stosowane.

Jak czytamy w art. 87¹ § 1 KP, wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• 75% wynagrodzenia określonego w pkt 1 – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi;
• 90% wynagrodzenia określonego w pkt 1 – przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 KP.

Potrącenia z wynagrodzenia za pozwoleniem pracownika

Jest jeszcze jedna sytuacja, kiedy to pracodawca będzie uprawniony do dokonywania potrąceń z wynagrodzenia swojego pracownika.

Będzie tak wówczas, kiedy pracownik wyrazi na to zgodę.

Zgoda musi być przy tym pisemna, konkretna (wskazująca na określoną kwotę do potrącenia) oraz dobrowolna.

Ogólnie sporządzone oświadczenie, typu: „wyrażam zgodę na wszelkie przyszłe potrącenia”, jest nieważne. Nie można się bowiem zgodzić na potrącanie wierzytelności przyszłych, niepewnych, których kwota jest jeszcze nieznana.

Co to oznacza? Otóż pracodawca nie może potrącić z wynagrodzenia kwot, które nie zostały wskazane w omawianym wcześniej art. 87 KP bez pisemnej zgody pracownika.

Zatem jeżeli na przykład dojdzie do dokonania szkody w majątku pracodawcy z winy pracownika, nawet jeżeli jego odpowiedzialność jest bezsporna, potrącenie bez podpisu pracownika jest całkowicie bezprawne.

Pracodawca w takim wypadku może wyłącznie dochodzić swoich praw na drodze sądowej.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego