Praca zdalna – zasady

Praca zdalna – zasady, przepisy… jak to wygląda w Polsce? Praca zdalna to model zatrudnienia, który zyskał na popularności, szczególnie po doświadczeniu pandemii COVID-19. Choć przez wiele lat była traktowana jako opcja dla nielicznych, obecnie stała się jednym z podstawowych rozwiązań w wielu branżach. Z tego powodu przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały szczegółowo uregulowane przez polski system prawny. Zasady pracy zdalnej, które funkcjonują w Polsce, zostały wprowadzone z myślą o zapewnieniu równowagi między interesami pracodawcy, pracownika i dostosowaniu organizacji pracy do nowoczesnych realiów. W tym artykule omawiamy zasady pracy zdalnej: aktualne przepisy dotyczące home office, pracy zdalnej dla matek oraz pracy zdalnej z zagranicy.

Praca zdalna – zasady

Praca zdalna to model zatrudnienia, który polega na wykonywaniu obowiązków służbowych poza tradycyjnym miejscem pracy, najczęściej w domowym biurze.

7 kwietnia 2023 roku weszła w życie zmiana w Kodeksie pracy, która miała na celu formalne uregulowanie pracy zdalnej i dostosowanie jej do nowych realiów, szczególnie po doświadczeniach związanych z pandemią COVID-19.

Zgoda pracodawcy

Żeby pracownik mógł wykonywać swoje obowiązki zdalnie, musi uzyskać na to zgodę pracodawcy. Warto zaznaczyć, że zgodnie z przepisami, praca zdalna nie jest obowiązkowa, a decyzja o jej wdrożeniu zależy od woli pracodawcy i od specyfiki wykonywanej pracy. W przypadku, gdy praca zdalna jest pożądana przez pracownika, konieczne jest zawarcie odpowiedniego porozumienia w formie aneksu do umowy o pracę, które określi warunki pracy zdalnej.

Umowa o pracę a praca zdalna – zasady

Warto podkreślić, że praca zdalna może być wykonywana zarówno na stałe, jak i okazjonalnie. Z tego powodu pracodawcy mają możliwość wprowadzenia pracy zdalnej w określonych sytuacjach, np. w przypadku kryzysowych warunków zewnętrznych, takich jak pandemia. Jednak w każdej sytuacji, niezależnie od charakteru pracy, pracodawca i pracownik powinni precyzyjnie ustalić zasady wykonywania pracy zdalnej, uwzględniając czas pracy, miejsce wykonywania obowiązków oraz odpowiedzialność za dostarczenie niezbędnych narzędzi pracy, takich jak laptop czy telefon służbowy.

Czas pracy zdalnej i kontrola

Zasady czasu pracy w przypadku pracy zdalnej są identyczne jak w przypadku pracy stacjonarnej. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek kontrolowania godzin pracy swojego pracownika, jeżeli umowa o pracę lub regulamin nie przewiduje inaczej. Istnieje również możliwość ustalenia elastycznych godzin pracy, co jest jednym z głównych atutów pracy zdalnej. Jednak pracownik musi wciąż wykonywać swoje obowiązki w określonym wymiarze godzin pracy, niezależnie od tego, czy pracuje zdalnie, czy w biurze.

Home office – nowe przepisy

Od 2023 roku w Polsce obowiązują nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, które wprowadzają więcej elastyczności w zakresie organizacji pracy zdalnej. Zmiany mają na celu ułatwienie pracodawcom i pracownikom dostosowanie warunków pracy do aktualnych potrzeb i możliwości.

Pojęcie „elastycznej organizacji pracy” zostało zdefiniowane też w postanowieniach Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2019/1158, dotyczącej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym (tzw. work-life balance). Dyrektywa ta ma na celu zapewnienie pracownikom większej elastyczności w zakresie organizowania czasu pracy, aby ułatwić im łączenie obowiązków zawodowych z życiem osobistym.

Zgodnie z tym aktem prawnym, elastyczna organizacja pracy obejmuje różnorodne rozwiązania, takie jak możliwość wykonywania pracy zdalnej, elastyczne rozkłady czasu pracy czy też zmniejszenie wymiaru czasu pracy.

Wprowadzenie takich rozwiązań pozwala pracownikom lepiej dostosować obowiązki zawodowe do potrzeb rodzinnych czy osobistych, co wpływa na poprawę jakości życia oraz zwiększenie efektywności w pracy. Dyrektywa 2019/1158 stanowi fundament do tworzenia polityk elastyczności pracy, które są implementowane w różnych krajach członkowskich Unii Europejskiej, w tym także w Polsce, gdzie przepisy Kodeksu pracy właśnie zostały dostosowane do jej wymagań.

Elastyczność organizacji pracy

Jedną z najważniejszych zmian w przepisach dotyczących pracy zdalnej jest wprowadzenie większej elastyczności w zakresie jej organizacji. Pracodawcy mogą teraz bardziej elastycznie decydować o tym, czy praca zdalna będzie miała charakter stały, czy będzie wykonywana okazjonalnie. Taka elastyczność pozwala firmom na szybsze dostosowanie się do zmieniających się okoliczności, takich jak np. sytuacja na rynku pracy.

Pokrycie kosztów pracy zdalnej

Kolejną istotną zmianą jest obowiązek pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Do kosztów tych zalicza się m.in. opłaty za prąd, internet czy konieczność zakupu sprzętu komputerowego. W zależności od umowy, pracodawca może pokrywać te koszty w całości lub ustalić z pracownikiem formę ryczałtu. Jest to istotny element, który pozwala pracownikom zminimalizować obciążenia finansowe związane z pracą zdalną.

Praca zdalna dla matek – przepisy

Praca zdalna stała się szczególnie popularna wśród matek, które chcą łączyć obowiązki zawodowe z opieką nad dziećmi. Polskie przepisy wciąż zapewniają pewne preferencje dla pracowników – szczególnie dla kobiet powracających po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim.

Praca zdalna po urlopie macierzyńskim

Zgodnie z przepisami, kobieta powracająca do pracy po urlopie macierzyńskim ma prawo wystąpić do pracodawcy z prośbą o możliwość pracy zdalnej, jeśli taki model zatrudnienia jest możliwy w jej przypadku. Pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć wniosek i, jeśli to możliwe, umożliwić pracownicy wykonywanie obowiązków zawodowych zdalnie, co ułatwia łączenie kariery zawodowej z opieką nad dzieckiem.

Warto zaznaczyć, że przepisy dotyczące pracy zdalnej w Polsce przewidują także pewną elastyczność dla pracowników opiekujących się dziećmi, w tym ojców.

Praca zdalna z zagranicy – przepisy

Współczesny rynek pracy umożliwia coraz większą liczbę osób wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy. Taki model zatrudnienia wiąże się jednak z pewnymi dodatkowymi kwestiami prawno-podatkowymi, które warto mieć na uwadze.

Kiedy pracownik wykonuje pracę zdalną z zagranicy, pojawiają się kwestie związane z opodatkowaniem dochodów. W takim przypadku należy zwrócić uwagę na to, czy kraj, w którym przebywa pracownik, posiada z Polską umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. W zależności od przepisów międzynarodowych dochody mogą podlegać opodatkowaniu zarówno w Polsce, jak i w kraju, w którym pracownik wykonuje swoje obowiązki.

Skorzystaj z naszych narzędzi! 360 Kadry i Płace

Żeby zapewnić odpowiednią organizację pracy zdalnej, przedsiębiorcy powinni skorzystać z nowoczesnych narzędzi do zarządzania personelem, takich jak program kadrowo-płacowy, który pomoże efektywnie kontrolować czas pracy i związane z nim zobowiązania finansowe.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu pracą zdalną, zapraszamy do zapoznania się z ofertą 360 Kady i Płace na naszej stronie.