Praktykant w firmie

W tym artykule omawiamy:

• Status prawny praktykanta – różnice między praktyką studencką/uczniowską, umową o praktykę absolwencką a umową o pracę lub zleceniem.
• Prawa praktykanta i Kodeks pracy – warunki BHP, normy czasu pracy, pora nocna oraz zasada równego traktowania.
• Firmowe benefity (lunch i integracja) – czy praktykant może domagać się posiłków i udziału w imprezach firmowych na równi z pracownikami.
• Rozliczenie lunchu w PIT i ZUS – kiedy posiłek jest przychodem, wyłączenie ze składek do 450 zł, ulga dla młodych oraz obowiązki płatnika (PIT-11).
• Wydatki na praktykanta a koszty firmy (KUP) – kwalifikacja wydatków na catering i integrację w świetle stanowisk skarbówki i NSA.

Kim jest praktykant w świetle przepisów?

Praktykant w firmie może być pracownikiem lub zleceniobiorcą, ale nie musi. To, jakie ma prawa, zależy od tego, na jakich zasadach odbywa praktykę. Rozróżnia się w szczególności następujące podstawy:

• praktyka organizowana przez uczelnię lub szkołę,
• umowa o praktykę absolwencką oraz
• zatrudnienie w firmie na podstawie umowy o pracę albo umowy zlecenia.

Praktyka w firmie może przybrać trzy formy:

• Praktyki uczniowskie i studenckie: Wynikają z programu nauki i porozumienia szkoły lub uczelni z firmą. Bez podpisania odrębnego kontraktu praktykant nie staje się pracownikiem ani zleceniobiorcą.
• Praktyki absolwenckie: Przeznaczone dla osób do 30. roku życia z ukończoną co najmniej szkołą podstawową. Umowa musi być pisemna i trwa maksymalnie 3 miesiące (wyjątek stanowią niepełnoletni realizujący obowiązek nauki – do 18. roku życia). Mogą być bezpłatne lub płatne (do 2-krotności pensji minimalnej).
• Umowa o pracę lub zlecenie: Nazwanie stanowiska „praktyką” nie ma znaczenia prawnego – osoba zatrudniona w ten sposób zachowuje pełne prawa pracownika lub zleceniobiorcy.

Jakie prawa ma praktykant?

Wobec uczniów i studentów firma ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki odbywania zajęć (BHP), a pozostałe kwestie określa porozumienie ze szkołą lub uczelnią.

Do praktyk absolwenckich prawo pracy co do zasady się nie stosuje, z wyjątkiem przepisów o równym traktowaniu, czasie pracy, odpoczynku i porze nocnej.

Podmiot przyjmujący absolwenta musi zagwarantować mu warunki BHP oraz środki ochrony indywidualnej na zasadach dotyczących pracowników, a także wydać zaświadczenie o wykonanej pracy i nabytych umiejętnościach – na wniosek praktykanta lub obligatoryjnie w przypadku osób niepełnoletnich.

Czy praktykant może dostać lunch?

Fundowany przez firmę lunch to benefit dobrowolny, a prawo praktykanta do jego otrzymania zależy od podstawy współpracy. Osoba zatrudniona na umowę o pracę korzysta z kodeksowej zasady równego traktowania, dlatego pracodawca nie może pominąć jej przy przyznawaniu posiłków bez obiektywnego uzasadnienia.

Z kolei w przypadku praktyki absolwenckiej, studenckiej lub uczniowskiej firma nie ma prawnego obowiązku zapewniać wyżywienia, chyba że wprost zobowiązała się do tego w umowie z praktykantem albo w porozumieniu ze szkołą lub uczelnią.

Jeśli jednak pracodawca decyduje się na objęcie takich osób benefitami obiadowymi, nie może ich różnicować z przyczyn dyskryminujących, takich jak wiek, płeć czy narodowość.

Lunch praktykanta w podatku dochodowym i ZUS

Indywidualnie przypisany lunch stanowi przychód, o ile da się określić jego wymierną wartość na osobę (wspólny, niepoliczalny poczęstunek nie rodzi przychodu). Sposób jego rozliczenia zależy od formy współpracy:

U praktykanta na umowie o pracę lub zleceniu wartość posiłku stanowi przychód ze stosunku pracy lub zlecenia – korzysta z wyłączenia ze składek ZUS do 450 zł miesięcznie oraz ulgi dla młodych do 26. roku życia (studenci na zleceniu do 26 lat są też całkowicie zwolnieni z ZUS).

W przypadku praktyki absolwenckiej świadczenie to stanowi przychód z praktyki, który również podlega uldze dla młodych i nie podlega ZUS; firma nie pobiera od niego zaliczki na PIT, lecz wykazuje go w deklaracji PIT-11.

Z kolei u studenta lub ucznia odbywającego praktykę bez umowy z firmą lunch traktowany jest jako przychód z innych źródeł – nie podlega pod ZUS ani pod ulgę dla młodych, a przedsiębiorca nie odprowadza zaliczki, lecz musi wykazać tę wartość w części F informacji PIT-11.

Obowiązki BHP i badania medycyny pracy praktykanta

Niezależnie od formy współpracy, firma ma bezwzględny obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków na terenie zakładu.

Zgodnie z art. 304 Kodeksu pracy, każdy praktykant przed dopuszczeniem do wykonywania zadań musi przejść wstępne szkolenie BHP (instruktaż ogólny i stanowiskowy).

Zasady kierowania na wstępne badania lekarskie różnią się w zależności od podstawy odbywania praktyki:

• Praktyka studencka/uczniowska: Skierowanie na badania najczęściej wydaje uczelnia lub szkoła przed rozpoczęciem praktyk (na mocy przepisów o badaniach kandydatów do szkół i na studia) i to ona ponosi ich koszt.
• Praktyka absolwencka: Umowa o praktykę absolwencką nie rodzi kodeksowego obowiązku przeprowadzania wstępnych badań medycyny pracy. Wyjątkiem są stanowiska, na których występują czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne dla zdrowia – w takim przypadku firma ma obowiązek skierować praktykanta na badania i sfinansować ich koszt.

Wyjście integracyjne z udziałem praktykanta

Nic nie stoi na przeszkodzie, by praktykant wziął udział w spotkaniu lub wyjeździe integracyjnym razem z pracownikami.

Nie uzyskuje z tego tytułu przychodu, jeżeli spotkanie jest dostępne dla całego zespołu, a jego celem jest integracja.

Trybunał Konstytucyjny w wyroku K 7/13 wskazał, że udział w takim spotkaniu, także wyjazdowym, nie przynosi uczestnikowi korzyści w postaci zaoszczędzonego wydatku.

Organy podatkowe stosują to podejście również wobec osób spoza grona pracowników: Dyrektor KIS uznał, że udział współpracowników i kontrahentów w spotkaniu integracyjnym nie jest dla nich przychodem, a organizator nie ma obowiązków płatnika ani informacyjnych (interpretacja z 10 maja 2023 roku sygn. 0115-KDIT2.4011.46.2023.6.MM).

Urlopy,  L4 i usprawiedliwianie nieobecności

Wielu menedżerów błędnie zakłada, że do praktykanta stosuje się standardowe zasady udzielania dni wolnych. Należy jednak pamiętać, że osoba odbywająca praktykę absolwencką lub praktykę na podstawie porozumienia z uczelnią nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy.

W związku z tym nie przysługuje jej prawo do urlopu wypoczynkowego.

Ponadto, ze względu na brak ubezpieczenia chorobowego, taki praktykant nie ma prawa do płatnego zwolnienia lekarskiego (L4) ani zasiłku chorobowego z ZUS.

Wszelkie zasady przyznawania ewentualnych dni wolnych oraz sposoby usprawiedliwiania nieobecności (np. z powodu choroby) muszą wynikać wprost z ustaleń zapisanych w umowie o praktykę absolwencką, porozumieniu ze szkołą lub uczelnianym regulaminie praktyk.

Warto te kwestie precyzyjnie uregulować z praktykantem jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.

Wydatki na praktykanta a koszty uzyskania przychodów

Wydatki na posiłki i integrację pracowników (z wyjątkiem alkoholu) stanowią koszty uzyskania przychodów, a w przypadku udziału innych osób koszt przypadający na pracowników należy wyodrębnić.

Ponieważ przepisy nie rozstrzygają jednoznacznie sytuacji praktykanta niebędącego pracownikiem – a wydatki na integrację współpracowników B2B czy zleceniobiorców fiskus uznaje za niestanowiącą kosztów reprezentację – najbezpieczniej jest wyłączyć część przypadającą na praktykanta z kosztów podatkowych lub wystąpić o indywidualną interpretację.

Firmowe benefity dla praktykanta

Firma może dobrowolnie sfinansować posiłki oraz spotkanie integracyjne także praktykantowi, który nie jest jej pracownikiem.

Indywidualnie przypisany lunch stanowi dla praktykanta przychód rozliczany w zależności od formy współpracy, natomiast udział w ogólnodostępnej integracji zespołu nie generuje przychodu.

Z perspektywy firmy wydatki na integrację i wyżywienie pracowników (z wyjątkiem alkoholu) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jednak ze względu na niepewność przepisów najbezpieczniej jest wyłączyć z kosztów podatkowych część przypadającą na praktykanta niebędącego pracownikiem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy praktyka absolwencka wlicza się do stażu pracy?

Nie. Okres praktyki nie jest stosunkiem pracy i nie wlicza się do stażu pracowniczego, od którego zależy np. wymiar urlopu wypoczynkowego (20/26 dni) czy prawo do odprawy.

Czy praktykanta trzeba zgłaszać do ZUS?

Nie. Ani umowa o praktykę absolwencką, ani porozumienie z uczelnią nie stanowią tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego.

Firma nie składa formularzy ZUA/ZZA i nie odprowadza żadnych składek.

Czy na praktykach obowiązuje minimalna stawka godzinowa?

Nie. Przepisy o minimalnej stawce godzinowej nie dotyczą praktykantów.

Praktyka może być bezpłatna, a przy odpłatnej obowiązuje jedynie limit górny – maksymalnie dwukrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę miesięcznie.

Czy wynagrodzenie praktykanta obejmuje ulga dla młodych (PIT 0%)?

Tak. Świadczenie z praktyki absolwenckiej dla osób do 26. roku życia jest zwolnione z podatku PIT (w ramach rocznego limitu 85 528 zł).

Firma nie pobiera zaliczki, ale ma obowiązek wykazać ten przychód w rocznym PIT-11.

Jak rozwiązać umowę o praktykę absolwencką przed czasem?

Zależy to od odpłatności (art. 5 ust. 5 ustawy o praktykach absolwenckich):

• Praktyka nieodpłatna: rozwiązanie na piśmie w każdej chwili, bez zachowania okresu wypowiedzenia.
• Praktyka odpłatna: rozwiązanie na piśmie z zachowaniem 7-dniowego wypowiedzenia.

6. Czym różni się praktykant od stażysty z Urzędu Pracy (PUP)?

Stażysta z PUP to osoba bezrobotna skierowana przez urząd – stypendium i ubezpieczenie ZUS finansuje urząd pracy.

Praktykant współpracuje bezpośrednio z firmą na podstawie porozumienia lub umowy o praktykę, a firma nie odprowadza za niego składek ZUS.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę