Relokacja pracownika

Przeniesienie pracownika do innego oddziału w ramach tego samego przedsiębiorstwa to wyzwanie zarówno dla pracownika ale i pracodawcy.

Należy pamiętać o wymaganej zgodzie pracownika na tego typu działanie. Co jednak gdy tej zgody zabraknie? O jakich kwestiach należałoby pamiętać jeszcze przed dokonaniem relokacji.

Czym w ogóle charakteryzuje się przeniesienie pracownika i z czym się wiąże? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Co oznacza relokacja pracownika

Relokacja pracownika to zagadnienie które wiąże się z tymczasowym albo długotrwałym a niekiedy stałym przeniesieniem pracownika do innego oddziału tego samego przedsiębiorstwa.

Co istotne siedziba innego oddziału tej samej firmy może występować w tym samym kraju jak i w innym kraju. Nierzadko pracownicy są przenoszeni z centrali firmy do nowoutworzonego oddziału albo do istniejącego oddziału wobec braków kadrowych bądź uruchomienia nowej linii produkcyjnej.

Tak więc relokacja pracownika oznacza czasowe lub trwałe przeniesienie tego pracownika do innego oddziału tej samej firmy.

Relokacją pracownika może być także przeniesienie w ramach konkretnego zlecenia do innego pracodawcy.

Przyczyną relokacji pracowników są na ogół:

• reorganizacja pracy centrali bądź poszczególnych jej oddziałów,
• nowe zlecenie w ramach umowy jednego przedsiębiorcy z innym przedsiębiorcą,
• restrukturyzacja zakładu pracy,
• likwidacja oddziału / działu zakładu pracy,
• braki kadrowe w oddziałach,
• utworzenie nowego oddziału w ramach jednego przedsiębiorstwa (innych powiązanych przedsiębiorstw),
• połączenie przedsiębiorstw,
• podział / utworzenie nowych przedsiębiorstw w ramach jednego podmiotu albo w ramach kilku podmiotów np. konsorcjum,
• pozostałe powody.

Proces relokacji pracownika powinien być dość dobrze przemyślany bowiem może on się wiązać niekiedy i ze zmianą miejsca zamieszkania relokowanego pracownika.

Relokacja powinna przynieść korzyści obu stronom i być zorganizowana w taki sposób aby wpisywać się w ścieżkę rozwoju pracownika a po stronie pracodawcy rozwoju kadry pracowniczej w nowych warunkach.

Relokacja powinna wskazywać nie tylko na rozwój pracownika ale w niektórych przypadkach wręcz na jego awans.

Pracodawca z kolei powinien sobie zdawać sprawę, iż w przypadku zgody pracownika na relokację zyskuje on niemal od razu możliwością dysponowania sprawdzonym pracownikiem, często wysoko wykwalifikowanym w nowym miejscu siedziby oddziału.

To z kolei przekłada się na wiele pozytywnych czynników takich jak wsparcie dla nowych pracowników w nowym oddziale, szkolenia dla nowych pracowników, przekazanie cennego doświadczenia relokowanego pracownika, szybsza adaptacja nowego oddziału do rożnych warunków otoczenia gospodarczego, wiele innych.

W tym miejscu dodania wymaga niezwykle ważny aspekt.

Nie należy mylić pojęcia wydania polecenia służbowego w ramach realizacji podróży służbowej pracownika z dokonaniem jego relokacji gdyż są to dwa odrębne zdarzenia.

Relokacja wymaga zgody pracownika

Przeniesienie pracownika wymaga jego zgody. Pozostaje przy tym bez znaczenia to, czy przeniesienia następuje w ramach jednego przedsiębiorstwa czy też do zupełnie innego przedsiębiorstwa.

W tym miejscu należy odwołać się do samej istoty i warunków umowy o pracy określonych w art. 29 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 zwanej dalej KP).

Już samo zawarcie umowy o pracę oznacza zaakceptowanie przez obie strony stosunku pracy m.in. miejsca lub miejsc wykonywanej pracy, rodzaju wykonywanej pracy czy wynagrodzenia odpowiadającego realizowanej pracy.

Zatem zmiana warunków zatrudnienia – zmiana miejsca wykonywania pracy wymaga zgody pracownika. Zmiana warunków zatrudnienia może nastąpić np. na mocy spisanego porozumienia z pracownikiem co do zmiany warunków zatrudnienia.

Zmiana warunków zatrudnienia a więc także i miejsca wykonywania pracy czy też innych warunków zatrudnienia może być przeprowadzona poprzez wypowiedzenie zmieniające.

Relokacja pracownika – porozumienie zmieniające dotychczasowe warunki zatrudnienia

Jedną z metod skutecznego relokowania (oddelegowania do pracy) pracownika pod względem udokumentowania zmiany warunków zatrudnienia jest porozumienie zmieniające dotychczasowe warunki zatrudnienia w tym m.in. miejsca lub miejsc wykonywanej pracy, rodzaju wykonywanej pracy czy wynagrodzenia odpowiadającego realizowanej pracy.

Porozumienie zmieniające dotychczasowe warunki zatrudnienia powinno przybrać formę pisemną. Może być spisane w formie aneksu do dotychczasowej umowy o pracę.

Tego typu porozumienie powinno zawierać m.in.:

• określenie nowego miejsca, miejsc pracy,
• okres czasu na który pracownik zostaje przeniesiony,
• stanowisko, rodzaj, zakres wykonywanej pracy,
• określenie czasu pracy,
• wynagrodzenie, składniki dodatkowe,
• pozostałe sprawy.

Należy podkreślić, iż czasowe przeniesienie pracownika do innego (samodzielnego) oddziału pracodawcy na podstawie porozumienia zmieniającego dotychczasowe warunki zatrudnienia nie może przekroczyć łącznie 3 miesięcy w ciągu jednego roku kalendarzowego.

Porozumienie zmieniające dotychczasowe warunki zatrudnienia musi być uzasadnione faktycznymi potrzebami pracodawcy.

Ponadto nie może powodować obniżenia wynagrodzenia pracownika a także musi uwzględniać kwalifikacje i doświadczenie przenoszonego pracownika.

Relokacja pracownika – wypowiedzenie zmieniające dotychczasowe warunki zatrudnienia

Niekiedy pracodawca nie może dojść do porozumienia z pracownikiem w kwestii przeniesienia go w nowe miejsce pracy. Co więcej okres relokacji przekroczy 3 miesiące w ciągu roku kalendarzowego.

W takim wypadku pracodawca nie może posiłkować się porozumieniem zmieniających warunki pracy i płacy czyli warunki dotychczasowego zatrudnienia.

Może natomiast zastosować tzw. wypowiedzenie zmieniające dotychczasowe warunki zatrudnienia. Podstawową cechą wypowiedzenia jest to, iż pracownik może zaakceptować warunki tegoż wypowiedzenia ale może też je odrzucić.

Wypowiedzenie zmieniające dotychczasowe warunki pracy lub płacy uważa się za skuteczne, jeżeli pracownikowi zaproponowano nowe warunki na piśmie.

Zgodnie z art 43 § 3 KP w razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia.

Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki.

Pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie, iż wobec braku złożenia pisemnego oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków pracy i płacy na podstawie otrzymanego wypowiedzenia zmieniającego przed upływem połowy okresu wypowiedzenia – uważa się, iż pracownik przyjął nowe warunki zatrudnienia lub płacy.

W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków.

Pracownik ma więc do dyspozycji dwie możliwości albo zgodzić się na nowe warunki albo odrzucić. Obie formy muszą być wyrażone pisemnie.

Jeżeli pracownik nie wyraża zgody na wypowiedzenie zmieniające dotychczasowe warunki pracy lub płacy to musi wyrazić to pisemnie przed upływem połowy okresu wypowiedzenia.

Brak pisemnego oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków przed upływem połowy okresu wypowiedzenia będzie wiązać się na mocy art 43 § 3 KP wyrażeniem przez pracownika zgody na nowe warunki.

Tę informację pracodawca musi zawrzeć w piśmie skierowanym do pracownika inaczej pracownik może złożyć odmowę przyjęcia nowych warunków aż do końca okresu wypowiedzenia (a nie do połowy okresu wypowiedzenia).

Relokacja pracownika do innego pracodawcy

Warto w tym miejscu podkreślić, iż pracownik składając wniosek do pracodawcy może wziąć urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy.

Zgodnie z art 174¹ § 1 KP za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami.

Co więcej okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego