Celem przeprowadzanych ocen pracowników jest weryfikacja efektów pracy, wspieranie rozwoju zawodowego, identyfikacja potencjału oraz budowanie kultury odpowiedzialności i dialogu.

Prawidłowo przeprowadzony proces oceny pozwala zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi lepiej zrozumieć oczekiwania, mocne strony oraz obszary wymagające wsparcia lub korekty.

Przedstawiamy rodzaje ocen pracowniczych oraz zasady, które powinny być przestrzegane, by ocena była rzetelna, sprawiedliwa i przynosiła realne korzyści dla organizacji i jej pracowników.

Istota ocen pracowników

Oceny pracowników to systematyczny proces zbierania i analizowania informacji na temat wyników ich pracy, kompetencji, zachowań i postawy zawodowej.

W praktyce oznacza to, że pracodawca, osoba zarządzająca czy bezpośredni przełożony dokonuje oceny jakości pracy, efektywności, zaangażowania i potencjału rozwojowego danej osoby.

Proces ten jest nie tylko narzędziem kontroli, ale również ważnym elementem zarządzania zasobami ludzkimi – pozwala identyfikować talenty, kierunek rozwoju czy obszary wymagające poprawy.

Dzięki temu pracodawca może łatwiej planować awanse, premie uznaniowe albo szkolenia.

Należy przy tym podkreślić, że dokonywanie ocen pracowników usprawnia zarządzanie przedsiębiorstwem, ale ważna jest ciągłość i systematyczność.

Jednorazowe oceny pracowników dostarczą pracodawcy pewnych bieżących informacji, z których będzie można wyciągnąć odpowiednie wnioski, zaobserwować zachodzące zmiany oraz obiektywnie ocenić postępy, tendencje i potrzeby rozwojowe poszczególnych osób, jak również całego zespołu jako struktury organizacyjnej.

Dzięki takiemu podejściu pracodawca może nie tylko analizować indywidualne wyniki i kompetencje, ale również diagnozować dynamikę zespołu – np. spójność działań, skuteczność współpracy czy pojawiające się bariery komunikacyjne.

Regularne oceny umożliwiają wczesne wykrycie problemów zespołowych, takich jak nierównomierne obciążenie pracą czy konflikty, a także identyfikację dobrych praktyk, które warto utrwalić i promować w całej organizacji.

Ocena pracowników jako prawo pracodawcy

Zgodnie z art. 94 ustawy KP pracodawca jest obowiązany w szczególności organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy.

Ale także osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy.

Zatem systematyczna ocena pracowników mieści się w katalogu uprawnień pracodawcy.

Prawo to musi być jednak realizowane zgodnie z zasadami:

• niedyskryminacji,
• poszanowania godności i dóbr osobistych pracownika,
• transparentności i proporcjonalności oceny.

Co istotne – ocenianie nie może być oparte na subiektywnych odczuciach przełożonego, a na jasno określonych kryteriach i procedurach znanych pracownikowi.

Wprowadzenie wewnętrznych zasad w zakresie dokonywania okresowych ocen pracowników

Okresowe oceny pracowników nie zostały uregulowane w kodeksie pracy.

Oznacza to, że wprowadzenie okresowych ocen pracowników, a także kryteria i zasady dokonywania tego typu ocen pozostają w gestii pracodawcy.

Okresowe oceny mogą zatem występować w danym zakładzie pracy, ale nie muszą, decyzja należy do pracodawcy.

Zasady przeprowadzania okresowych ocen pracowników mogą zostać określone w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo odrębnymi przepisami.

Nie zaleca się natomiast regulowania zasad ocen pracownika w umowie o pracę, ponieważ w razie ewentualnych zmian, każda zmiana umowy o pracę przeprowadzana bez zgody pracownika wiąże się z koniecznością zastosowania wypowiedzenia zmieniającego.

Rodzaje ocen pracowniczych

Okresowa ocena pracownika może przyjmować różne formy w zależności od tego, ilu uczestników bierze udział w procesie i jak szeroka jest perspektywa oceniających.

W praktyce wyróżnia się cztery główne modele: 90, 180, 270 i 360 stopni. Różnią się one zakresem informacji zwrotnej, stopniem zaangażowania stron oraz poziomem obiektywizmu.

Ocena 90 stopni

Najprostsza i najbardziej tradycyjna forma, w której pracownik jest oceniany wyłącznie przez swojego przełożonego.

Choć model ten jest łatwy do wdrożenia i mało czasochłonny, niesie za sobą ryzyko jednostronności.

Brak w nim przestrzeni na uwzględnienie punktu widzenia pracownika, co może wpływać na jego motywację i poczucie sprawczości.

Współczesne organizacje, zwłaszcza te ukierunkowane na rozwój kultury dialogu i partnerstwa, coraz częściej rezygnują z tego rozwiązania.

Ocena 180 stopni

W tym modelu bierze się pod uwagę zarówno ocenę przełożonego, jak i samoocenę pracownika.

Proces staje się zatem dwustronny i zakłada dialog pomiędzy stronami.

Pracownik ma możliwość wyrażenia własnej opinii o swojej pracy, co sprzyja wzrostowi zaangażowania i poczuciu wpływu na własny rozwój zawodowy.

Mimo że model ten nie obejmuje opinii osób trzecich, stanowi wyraźny krok w kierunku bardziej partnerskiego podejścia do oceny.

Ocena 270 stopni

Ten wariant rozszerza ocenę o opinie współpracowników osoby ocenianej, dzięki czemu obraz staje się bardziej wielowymiarowy.

Ujęcie oceny z kilku perspektyw – przełożonego, samego pracownika oraz osób, które na co dzień z nim współpracują. Pozwala to uzyskać głębszy i bardziej wyważony wgląd w rzeczywiste kompetencje, zachowania i jakość współdziałania.

Choć model ten nie obejmuje jeszcze klientów czy podwładnych, jego wartość poznawcza i sprawiedliwość są znacznie wyższe niż w modelach jednostronnych.

Ocena 360 stopni

To najbardziej kompleksowy model oceny, w którym bierze udział wiele źródeł informacji (4 lub więcej).

Oceniającymi mogą być w szczególności: przełożeni, współpracownicy, podwładni (jeśli pracownik zarządza zespołem), sam oceniany, a także klienci lub partnerzy zewnętrzni.

Taki wielostronny ogląd pozwala uchwycić rzeczywisty styl pracy, umiejętności interpersonalne, jakość relacji i efektywność w różnych kontekstach.

Dzięki temu, że model 360 stopni uwzględnia różnorodne perspektywy, minimalizuje ryzyko uprzedzeń i subiektywizmu, a tym samym uznawany jest za najbardziej obiektywną i wszechstronną formę oceny.

Najczęstsze kryteria oceny pracownika

Choć konkretne zasady oceniania są ustalane indywidualnie przez pracodawcę, wiele organizacji korzysta ze zbliżonych kryteriów, które odnoszą się zarówno do efektywności, jak i postawy zawodowej pracownika.

Ustalając kryteria ocen pracowników warto mieć na uwadze następujące obszary:

• kryteria kwalifikacyjne,
• kryteria osobowościowe,
• kryteria efektywnościowe,
• kryteria behawioralne.

Do najczęstszych kryteriów oceny pracownika należą:

• terminowość – zdolność do realizacji zadań w wyznaczonym czasie; nawet niewielkie opóźnienia mogą wpływać na cały proces pracy;
• organizacja pracy – umiejętność planowania, ustalania priorytetów i skutecznego zarządzania obowiązkami;
• jakość wykonywanej pracy – liczy się nie tylko tempo, ale przede wszystkim rzetelność i dokładność wykonywanych zadań;
• wiedza i kompetencje – istotna jest aktualność posiadanych kwalifikacji oraz gotowość do rozwijania umiejętności zawodowych;
• samodzielność – zdolność do podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów bez konieczności ciągłej ingerencji przełożonego;
• inicjatywa i kreatywność – aktywność w poszukiwaniu rozwiązań, dzielenie się pomysłami, gotowość do działania poza schematem;
• stosunek do pracy i wykonywanych obowiązków – odpowiedzialność, sumienność i zaangażowanie w realizację powierzonych zadań;
• wykonywanie poleceń przełożonych – stosowanie się do poleceń służbowych w zakresie zgodnym z prawem i zakresem obowiązków;
• zachowanie wobec współpracowników i przełożonych – kultura osobista, umiejętność współpracy, szacunek i przestrzeganie zasad współżycia w miejscu pracy.

Warto podkreślić, że ocena pracownika powinna odnosić się wyłącznie do jasno określonych obowiązków i wymagań wynikających z zakresu jego pracy.

Pracodawca nie może oceniać zatrudnionego na podstawie oczekiwań, o których ten nie został poinformowany ani przy zawieraniu umowy, ani w toku zatrudnienia.

Sprawiedliwa ocena – jak powinna wyglądać?

Aby ocena była sprawiedliwa i służyła organizacji, musi spełniać określone warunki: Kluczowe znaczenie mają tutaj przejrzystość, obiektywność i komunikacja.

1. Jasne i znane kryteria

Kryteria oceny muszą być z góry znane pracownikowi i dotyczyć aspektów możliwych do zaobserwowania i zmierzenia.

Przykładowo: „terminowość realizacji zadań” zamiast „dobre nastawienie”.

Ustalając kryteria ocen pracowników warto mieć na uwadze następujące obszary:

• kryteria kwalifikacyjne,
• kryteria osobowościowe,
• kryteria efektywnościowe,
• kryteria behawioralne.

2. Obiektywizm

Ocena powinna opierać się na faktach, a nie na emocjach, relacjach osobistych, sympatii, uprzedzeniach czy chwilowych wrażeniach.

Kluczowym założeniem efektywnego systemu oceniania jest równe traktowanie wszystkich pracowników – niezależnie od ich stanowiska, stażu pracy czy stylu bycia.

Należy unikać błędów oceny, takich jak efekt halo (ocena całościowa na podstawie jednej cechy) czy efekt pierwszeństwa, gdzie wcześniejsze (lub ostatnie) wrażenie wpływa nieproporcjonalnie na całościową ocenę.

W praktyce obiektywizm oznacza:

• korzystanie z jasno zdefiniowanych i mierzalnych kryteriów oceny,
• opieranie się na konkretach (danych, wynikach, obserwacjach) zamiast na intuicji,
• unikanie błędów poznawczych, które mogą zniekształcać ocenę.

Zaburzenie obiektywizmu może prowadzić nie tylko do niesprawiedliwej oceny, ale także do pogorszenia atmosfery w zespole, obniżenia motywacji i utraty zaufania do przełożonych.

Dlatego tak ważne jest, aby osoby odpowiedzialne za ocenianie były odpowiednio przygotowane

3. Systematyczność i porównywalność

Jednorazowa ocena nie pozwoli na wyciągnięcie długofalowych i konstruktywnych wniosków, ocena staje się wtedy nie tyle narzędziem zarządzania, co nieczytelnym sygnałem, który trudno powiązać z konkretnymi oczekiwaniami czy celami organizacyjnymi.

Tylko regularne, powtarzalne procedury pozwalają na śledzenie rozwoju i zaangażowania pracownika. Jednym z najczęstszych błędów w zakresie oceniania jest brak konsekwencji i niespójność – zarówno w kryteriach, jak i w samym podejściu do oceny.

Przykładowo: jeśli pracodawca w jednej ocenie premiuje samodzielność, a w kolejnej oczekuje sztywnego trzymania się procedur, to pracownik otrzymuje sprzeczne komunikaty co do tego, czego właściwie się od niego oczekuje.

Podobnie dzieje się, gdy różni menedżerowie stosują odmienną skalę ocen, nie kierując się wspólnym standardem – wtedy wyniki ocen stają się nieporównywalne i subiektywne.

4. Dwustronność oceny

Ocena nie może być jednostronnym komunikatem – powinna być rozmową, w której pracownik może odnieść się do wyników oceny, wyrazić swoje zdanie i zaproponować cele rozwojowe.

Dwustronność oceny oznacza, że pracownik:

• zna kryteria, według których jest oceniany,
• ma możliwość odniesienia się do przedstawionych uwag i ocen,
• może przedstawić swoją perspektywę, osiągnięcia oraz trudności,
• uczestniczy w wyznaczaniu celów rozwojowych na przyszłość.

5. Poufność i ochrona danych

Wyniki oceny są danymi osobowymi – zgodnie z RODO muszą być odpowiednio chronione i nie mogą być ujawniane innym osobom bez podstawy prawnej.

Rekomendacje instytucji i dobrych praktyk

OECD oraz Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP) podkreślają, że skuteczne systemy oceny:

• są powiązane z celami organizacji i systemem wynagrodzeń,
• angażują pracowników w definiowanie kryteriów i celów,
• są wykorzystywane do rozwoju, a nie do represji,
• zwiększają zaangażowanie i poczucie sprawczości pracowników.

Ocena pracowników samorządowych

W przypadku pracowników samorządowych, zasady ich ocen uregulowane są przepisami, a dokładnie ustawą  z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (art. 27). Pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, podlega okresowej ocenie.

Dotyczy to w szczególności pracowników zatrudnionych w urzędach marszałkowskich oraz wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych, starostwach powiatowych oraz powiatowych jednostkach organizacyjnych czy urzędach gmin i innych.

Oceny na piśmie dokonuje bezpośredni przełożony pracownika samorządowego, nie rzadziej niż raz na 2 lata i nie częściej niż raz na 6 miesięcy.

Ocena dotyczy wywiązywania się przez pracownika samorządowego z obowiązków wynikających z zakresu czynności na zajmowanym stanowisku oraz obowiązków określonych w art. 24 i art. 25 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych.

Ocena powinna zostać przez bezpośredniego przełożonego niezwłocznie doręczona pracownikowi samorządowemu oraz kierownikowi jednostki, w której pracownik jest zatrudniony.

Pracownikowi samorządowemu od dokonanej oceny przysługuje odwołanie do kierownika jednostki, w której pracownik jest zatrudniony, w terminie 7 dni od dnia doręczenia oceny, a odwołanie to rozpatruje się w terminie 14 dni od dnia wniesienia.

W przypadku uwzględnienia odwołania ocenę zmienia się albo dokonuje się oceny po raz drugi.

W przypadku uzyskania przez pracownika samorządowego negatywnej oceny, ponownej jego oceny dokonuje się nie wcześniej niż po upływie 3 miesięcy od dnia zakończenia poprzedniej oceny.

Uzyskanie ponownej negatywnej oceny skutkuje rozwiązaniem umowy o pracę, z zachowaniem okresów wypowiedzenia.

Uzyskanie dwóch negatywnych ocen przez pracownika samorządowego skutkuje rozwiązaniem umowy o pracę.

W takiej sytuacji pracodawca nie ma możliwości wyznaczenia dodatkowego okresu na poprawę jakości wykonywanej pracy.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę