Od 1 stycznia 2026 roku zmianie ulegają zasady ustalania stażu pracy, co wiąże się z rozszerzeniem katalogu okresów uwzględnianych przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.

Oprócz zatrudnienia na podstawie umowy o pracę do stażu pracy będą mogły zostać zaliczone również inne formy aktywności zawodowej, takie jak prowadzenie działalności gospodarczej, wykonywanie umów zlecenia czy praca za granicą.

Ponieważ okresy te nie są potwierdzane świadectwem pracy, ich uwzględnienie wymaga uzyskania odpowiednich zaświadczeń wydawanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na wniosek zainteresowanej osoby. 

Wprowadzenie nowych zasad oznacza, że samo posiadanie dokumentów nie jest wystarczające, ponieważ kluczowe znaczenie ma możliwość ich wykorzystania przy ustalaniu stażu pracy, w tym potwierdzenia ich autentyczności.

W konsekwencji istotne staje się nie tylko uzyskanie zaświadczenia z ZUS, ale również zapewnienie, że zawarte w nim dane są zgodne z przebiegiem ubezpieczenia i mogą zostać zweryfikowane na potrzeby stosunku pracy.

Zmiany dotyczące doliczania nowych okresów do stażu pracy obowiązują w różnych terminach, w zależności od rodzaju pracodawcy. W jednostkach sektora publicznego obowiązują od 1 stycznia 2026 roku, natomiast pracodawców prywatnych obejmują od początku maja 2026 roku.

Z artykułu dowiesz się:

• Nowe definicje stażu pracy 2026: Jakie formy aktywności (B2B, umowy zlecenia, praca za granicą) podlegają doliczeniu do uprawnień pracowniczych.
• Wniosek ZUS USP: Jak uzyskać nowe zaświadczenie o okresach ubezpieczenia i dlaczego zastępuje ono tradycyjne dokumenty.
• Weryfikacja online step-by-step: Jak korzystać z usługi „Potwierdzanie autentyczności zaświadczeń” (dostępnej od 31 marca 2026 r.).
• Procedury reklamacyjne: Co zrobić, gdy system ZUS uzna zaświadczenie za nieprawidłowe i jak wykorzystać e-wizytę do wyjaśnienia sprawy.

Jak działa weryfikacja zaświadczeń o stażu pracy?

W praktyce pojawiły się wątpliwości co do autentyczności zaświadczeń przedstawianych przez pracowników, w związku z czym niektórzy pracodawcy kwestionowali ich wiarygodność i oczekiwali dodatkowego potwierdzenia.

Od 31 marca 2026 roku dostępna jest nowa usługa na stronie ZUS umożliwiająca potwierdzanie autentyczności zaświadczeń wydawanych przez ZUS na podstawie wniosku o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (USP).

Weryfikacja polega na sprawdzeniu, czy zaświadczenie przedstawione przez pracownika znajduje się w bazie danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i czy jego treść jest zgodna z dokumentem zapisanym w systemie.

„Ze względu na znaczenie tych dokumentów dla ustalania uprawnień pracowniczych udostępniono narzędzie, które umożliwia pracodawcy potwierdzenie autentyczności zaświadczenia przedstawionego przez pracownika.

ZUS wskazał, że zaświadczenia mogą być uznane za prawidłowe również w sytuacji, gdy nie zawierają własnoręcznego ani elektronicznego podpisu, lecz jedynie nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania.

Zaświadczenia mogą być również opatrzone podpisem kwalifikowanym pracownika ZUS albo pieczęcią ZUS lub jego oddziału, przy czym wszystkie te formy są równoważne i prawidłowe.

Proces weryfikacji rozpoczyna się od pobrania przez pracownika zaświadczenia z jego konta w systemie eZUS. Dokument ten ma postać pliku PDF o nazwie „usp-zas-a” lub „usp-zas-r” i jest przekazywany pracodawcy w formie elektronicznej.

Na żądanie pracodawcy pracownik powinien dostarczyć zaświadczenie w tej formie, np. przesyłając dokument pocztą elektroniczną albo przekazując go na dysku USB.

Następnie pracodawca zapisuje plik na swoim urządzeniu i korzysta z usługi „Potwierdzanie autentyczności zaświadczeń” dostępnej na stronie ZUS.

W tym celu przechodzi na stronę Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wybiera zakładkę „Wyszukiwarki i usługi”, a następnie uruchamia odpowiednią funkcję w systemie.

W ramach tej usługi plik zaświadczenia jest wgrywany do systemu poprzez wybór odpowiedniej opcji lub przeciągnięcie dokumentu do wskazanego pola.

Po przesłaniu pliku system dokonuje jego porównania z danymi znajdującymi się w bazie ZUS i zwraca wynik weryfikacji.

W przypadku zgodności treści pojawia się komunikat potwierdzający prawidłowość zaświadczenia, co oznacza, że dokument o identycznej treści został wydany przez ZUS.

W przypadku braku zgodności system informuje, że zaświadczenie jest nieprawidłowe, co oznacza, że w bazie ZUS nie znajduje się dokument o takiej samej treści.

Przyczyną takiej sytuacji może być w szczególności zmiana treści zaświadczenia po jego przekazaniu pracownikowi.

W takim przypadku konieczne jest wyjaśnienie sprawy przez osobę, której dotyczy dokument, bezpośrednio w jednostce ZUS. Wyjaśnienie sprawy może nastąpić również w formie e-wizyty.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpatruje wniosek o wydanie zaświadczenia w terminie do 7 dni roboczych.

Co ważne, usługa obejmuje wyłącznie zaświadczenia wydawane przez ZUS na podstawie wniosku USP i nie dotyczy dokumentów wystawianych na podstawie innych wniosków, np. US-7.

Zainteresowanie uzyskaniem takich zaświadczeń jest znaczne – w pierwszym kwartale 2026 r. do ZUS wpłynęło 587 tys. wniosków o ich wydanie.

Zaświadczenia a RODO

Proces weryfikacji zaświadczenia na stronie ZUS jest bezpieczny pod kątem RODO. Pracodawca nie wgrywa danych do niewiadomego pochodzenia bazy, a jedynie porównuje posiadany plik z rejestrem państwowym.

Ważne jest jednak, aby otrzymane pliki PDF przechowywać w cyfrowej teczce osobowej pracownika (Akapit B) z ograniczonym dostępem, ponieważ zawierają one wrażliwe dane o przebiegu ubezpieczeń i zarobkach.

Pamiętaj!

Narzędzie weryfikacyjne ZUS nie służy do sprawdzania prawa do danego świadczenia, a jedynie do potwierdzenia, że dokument PDF jest autentyczny i nie został zmodyfikowany.

Ostateczna decyzja o zaliczeniu konkretnego okresu do stażu pracy (np. w przypadku wątpliwych okresów zagranicznych) nadal spoczywa na pracodawcy, który działa w oparciu o znowelizowane przepisy Kodeksu pracy.

Dla kogo jest weryfikacja zaświadczeń?

W procesie ustalania stażu pracy uczestniczą trzy podmioty. Osoba fizyczna składa wniosek o wydanie zaświadczenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

ZUS wydaje dokument potwierdzający okresy podlegające wliczeniu do stażu pracy. Pracodawca natomiast, na podstawie dostarczonych dokumentów, ustala uprawnienia pracownicze, takie jak wymiar urlopu, długość okresu wypowiedzenia czy dodatki stażowe.

ZUS wydaje zaświadczenia potwierdzające m.in. podleganie ubezpieczeniom społecznym lub opłacanie składek za określone okresy, które następnie mogą zostać wykorzystane do ustalenia stażu pracy.

Lista kontrolna dla działu kadr:

Jak bezpiecznie przyjąć zaświadczenie ZUS USP od pracownika?

• Weryfikacja formatu: Upewnij się, że otrzymałeś oryginalny plik PDF, a nie skan lub zdjęcie dokumentu (system weryfikacji ZUS nie odczyta takiego obrazu)
• Sprawdzenie nazwy: Plik powinien zaczynać się od przedrostka usp-zas-
• Walidacja systemowa: Skorzystaj z zakładki „Wyszukiwarki i usługi” na portalu ZUS bez konieczności logowania się do PUE/eZUS firmy
• Archiwizacja: Zapisz wynik weryfikacji (potwierdzenie zgodności) w dokumentacji pracowniczej wraz z zaświadczeniem
• Aktualizacja stażu: Przelicz staż pracy w systemie kadrowo-płacowym takim jak 360 Kadry i płace, uwzględniając datę dostarczenia dokumentu (wpływ na wymiar urlopu od następnego miesiąca)

Po co korzystać z weryfikacji zaświadczeń?

Uzyskanie zaświadczenia może skutkować przyznaniem nowych lub wyższych uprawnień pracowniczych, w przypadku gdy potwierdzone w nim okresy zostaną uwzględnione przy ustalaniu stażu pracy, w tym m.in. dłuższego urlopu wypoczynkowego, dodatku za staż pracy czy nagrody jubileuszowej.

Kluczowe znaczenie ma prawidłowe udokumentowanie okresów, które dotychczas nie były wliczane do stażu pracy.

Bez zaświadczenia z ZUS okresy te nie będą uwzględnione przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.

Oznacza to, że brak odpowiedniego potwierdzenia może skutkować niższym wymiarem urlopu, krótszym okresem wypowiedzenia lub mniej korzystnymi warunkami zatrudnienia.

W konsekwencji istotne jest, aby dane zawarte w zaświadczeniu były zgodne z przebiegiem ubezpieczenia i mogły stanowić podstawę do ich uwzględnienia przez pracodawcę.

Istnieją okresy, których ZZUS nie potwierdzi w wydawanym zaświadczeniu, co oznacza konieczność ich udokumentowania innymi dowodami przez pracownika.

W przypadku braku zaświadczenia z ZUS ciężar udowodnienia danego okresu aktywności zawodowej spoczywa na pracowniku.

W sytuacji, gdy pracodawca odmówi uwzględnienia danego okresu do stażu pracy, pracownik może dochodzić swoich praw na drodze sądowej.

Najczęstsze pytania

Od kiedy obowiązują nowe zasady doliczania stażu pracy?

Dla sektora publicznego zmiany weszły w życie 1 stycznia 2026 r.

Dla pracodawców z sektora prywatnego nowe przepisy dotyczące doliczania okresów prowadzenia działalności czy umów zlecenia obowiązują od 1 maja 2026 r.

Jakie okresy dolicza się do stażu pracy od 2026 roku?

Do ogólnego stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (urlop, odprawy), wlicza się teraz okresy prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania umów zlecenia oraz pracy za granicą, pod warunkiem udokumentowania ich zaświadczeniem ZUS USP.

Czy nowe zasady doliczania stażu pracy działają wstecz?

Tak. Przy ustalaniu stażu pracy od 2026 roku uwzględnia się okresy aktywności zawodowej (np. prowadzenie firmy czy umowy zlecenia) zakończone przed wejściem w życie nowych przepisów.

Warunkiem jest dostarczenie zaświadczenia ZUS USP, które potwierdzi podleganie ubezpieczeniom w tamtym czasie.

Co zrobić, gdy system ZUS wyświetli komunikat, że zaświadczenie jest „nieprawidłowe”?

Taki komunikat oznacza brak zgodności pliku z bazą danych ZUS.

Najczęstszą przyczyną jest próba edycji pliku PDF przez pracownika (np. zmiana nazwy, dodanie notatek) lub błąd podczas pobierania.

Pracownik powinien ponownie pobrać dokument z portalu eZUS lub wyjaśnić sprawę podczas e-wizyty w ZUS.

Czy prowadzenie działalności gospodarczej (B2B) zawsze wlicza się do stażu pracy?

Tak, od 2026 roku okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej są wliczane do stażu pracy, pod warunkiem opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Dokumentem potwierdzającym ten fakt dla celów pracowniczych jest właśnie zaświadczenie wydane na wniosek USP.

Czy weryfikacja zaświadczenia o stażu pracy w systemie ZUS jest płatna?

Nie. Zarówno wystawienie zaświadczenia USP na wniosek pracownika, jak i usługa „Potwierdzanie autentyczności zaświadczeń” dla pracodawców są bezpłatne. ZUS udostępnia to narzędzie w celu usprawnienia cyfryzacji procesów kadrowych.

Jakie dane są widoczne dla pracodawcy podczas weryfikacji pliku PDF?

Po wgraniu pliku do systemu na stronie ZUS, pracodawca widzi komunikat o zgodności lub jej braku. W przypadku zgodności, system wyświetla kluczowe dane zawarte w dokumencie (m.in. dane ubezpieczonego, okresy ubezpieczenia, rodzaje tytułów do ubezpieczeń), co pozwala upewnić się, że treść pliku nie została zmanipulowana przez edytory PDF.

Uważaj na najczęstsze błędy

Błąd „Zmiana nazwy pliku”

System weryfikacji ZUS może odrzucić dokument, jeśli użytkownik zmienił nazwę pliku z oryginalnej (np. usp-zas-a_123.pdf) na własną.

Błąd „Zrzut ekranu”

Wiele osób próbuje przesyłać screeny z telefonu. Należy podkreślić, że tylko natywny plik PDF pobrany z eZUS zawiera niewidoczne dane strukturalne potrzebne do weryfikacji.

Błąd „Data wydania”

Zaświadczenie potwierdza staż na dzień jego wystawienia. Jeśli pracownik donosi dokument sprzed 3 miesięcy, a w tym czasie nadal prowadził działalność, pracodawca nie ma podstaw do naliczenia stażu za te ostatnie 90 dni bez nowego dokumentu.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę