Przedsiębiorca, szczególnie ten zatrudniający pracowników, może się pogubić w gąszczu obowiązków i towarzyszących im formularzy. To samo dotyczy terminów składania dokumentów.

Jednym z przykładów jest ZUS IWA. Czym jest? Jest to deklaracja, którą należy złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w celu ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników.

Mimo że procedura ta nie jest bardzo skomplikowana, to jej poprawne wykonanie ma duże znaczenie, wpływa bowiem bezpośrednio na wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe w kolejnym roku.

ZUS IWA – kolejny obowiązek przedsiębiorcy wobec ZUS

Jak już wskazałem na wstępie, ZUS IWA to deklaracja składana do ZUS, a jej celem jest ustalenie wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe na przyszły rok.

Wysokość składki jest właśnie uzależniona od danych przekazanych przez pracodawcę w omawianym formularzu.

Na podstawie tych danych organ wyliczy wysokość składki wypadkowej, która będzie obowiązywała przedsiębiorcę przez kolejny rok składkowy, rozpoczynający się 1 kwietnia i trwający do 31 marca następnego roku.

W deklaracji ZUS IWA znajdziemy takie informacje jak:

• rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej sklasyfikowany w systemie PKD;
• liczbę ubezpieczonych pracowników;
• liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem;
• liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich;
• liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

ZUS IWA – nie dla wszystkich

Wypełnienie ZUS IWA nie jest ani skomplikowane, ani czasochłonne, jednakże w dalszym ciągu jest to dodatkowy obowiązek, na który przedsiębiorca musi wygospodarować czas.

Nie każdy jednak podlega pod owe zobowiązanie wobec ZUS.

Zobligowani do złożenia formularza są wyłącznie ci pracodawcy, którzy spełniają łącznie poniższe warunki, tj.:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku;
• w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych;
• w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA, byli wpisani do rejestru REGON.

Za nieprzerwane zgłoszenie w ZUS rozumie się sytuację, w której w każdym miesiącu roku poprzedniego przedsiębiorca odprowadzał składkę na ubezpieczenie wypadkowe przynajmniej za jednego ubezpieczonego.

Zatem jeśli chociaż w jednym miesiącu poprzedniego roku ani jeden pracownik nie podlegał temu ubezpieczeniu, pracodawca jest zwolniony z omawianego obowiązku.

Do kiedy złożyć ZUS IWA?

Formularz ZUS IWA przedsiębiorca musi złożyć do 31 stycznia roku następującego po roku, którego informacja dotyczy.

Przykładowo – za rok 2024 deklarację należało złożyć do 31 stycznia 2025 roku.

Jest to tzw. termin niewzruszalny, a co za tym idzie, nie można go przesunąć czy przywrócić.

Niezłożenie informacji w terminie może skutkować zawyżeniem stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Jak wypełnić formularz ZUS IWA?

Prawidłowe wypełnienie ZUS IWA wymaga zebrania odpowiednich danych za rok poprzedni.

Na szczęście formularz jest krótki i niezbyt skomplikowany.

1. Podstawowe informacje

Blok I to sekcja wstępna. W niej wskazujemy:

• Identyfikator deklaracji – jeżeli deklaracja jest składana pierwszy raz, wówczas należy wpisać „01”. Dla kolejnych deklaracji należy podać numer z przedziału od 02 do 39. Należy wskazać także rok, za który składana jest deklaracja.
• Kod terytorialny – tutaj podać należy kod odpowiadający siedzibie płatnika składek. Listę kodów znajdziecie TUTAJ.

2. Dane identyfikacyjne płatnika

W Bloku II przedsiębiorca wskazuje na swoje dane, tj.:

• Numer NIP;
• REGON;
• PESEL (lub serię i numer dokumentu tożsamości, jeżeli płatnik nie posiada PESEL),

• skróconą nazwę płatnika (firmy);
• nazwisko płatnika;
• imię płatnika
• datę urodzenia.

3. Dane dotyczące liczby ubezpieczonych

W tej części podaje się liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego. W tym celu należy obliczyć średnią liczbę osób objętych ubezpieczeniem wypadkowym w poprzednim roku.

Przy wyliczaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się pod uwagę osób, które:

• są objęte ubezpieczeniem społecznymi, lecz nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu;
• przez cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, a także pobierały zasiłek macierzyński bądź zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego (nie były obecne w pracy ani jeden dzień w czasie danego miesiąca);
• w danym miesiącu nie podlegały (przestały podlegać) ubezpieczeniu społecznemu (w tym ubezpieczeniu wypadkowemu) przez co najmniej jeden dzień.

Jak obliczyć przeciętną liczbę ubezpieczonych?

Średnią liczbę ubezpieczonych ustala się dzieląc łączną sumę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w poszczególnych miesiącach poprzedniego roku kalendarzowego przez liczbę miesięcy, w których płatnik składek był zgłoszony w ZUS choćby przez jeden dzień. Ujmując to prościej – sumuje się liczbę ubezpieczonych w każdym miesiącu roku, a następnie dzieli przez 12 (miesięcy), a jeżeli działalność była prowadzona przez niepełny rok, dzielimy przez liczbę miesięcy faktycznego prowadzenia działalności (jeżeli działalność została rozpoczęta w marcu – przez 10 miesięcy).

Przykład:
Jeśli przez cały rok (12 miesięcy) przedsiębiorca zatrudniał średnio: 10, 10, 11, 11, 12, 12, 13, 13, 14, 14, 15, 15 osób, wówczas:

Dodajemy 10+10+11+11+12+12+13+13+14+14+15+15, a następnie dzielimy przez 12.

Wynik to: 12,25. Zaokrąglamy do dwóch miejsc po przecinku, czyli ostateczny wynik to 13.

4. Dane niezbędne do ustalenia ryzyka

W tej części wpisujemy:

• rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej sklasyfikowany w systemie PKD – wskazać należy kod przeważającego rodzaju działalności, obowiązujący na dzień 31 grudnia roku sprawozdawczego; kod PKD powinien być zgodny z danymi w rejestrze REGON;
• liczbę ubezpieczonych pracowników;
• liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem;
• liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich;
• liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

Dane muszą być zgodne z dokumentacją dotyczącą wypadków (np. protokołami powypadkowymi).

5. Dane korespondencyjne

W bloku V należy podać adres korespondencyjny płatnika, zgodnie z podpisanymi polami.

6. Podpis i data

Na końcu dokumentu płatnik wpisuje datę jego wypełnienia oraz składa podpis.

W jaki sposób złożyć ZUS IWA?

Co do zasady przedsiębiorca ma obowiązek złożyć formularza ZUS IWA elektronicznie – przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) lub za pomocą programu Płatnik.

Jedynie w wyjątkowych przypadkach, np. dla małych płatników, którzy nie mają obowiązku elektronicznego przekazywania dokumentów, można to zrobić w sposób tradycyjny, tj. na papierze osobiście w siedzibie organu lub za pomocą operatora pocztowego.

Co w przypadku uchybienia terminowi lub nieprawidłowego złożenia formularza?

Nieprawidłowe lub nieterminowe złożenie ZUS IWA może mieć dla przedsiębiorcy poważne konsekwencje.

Jeżeli organ nie otrzyma wymaganych danych w określonym terminie, może zastosować wyższe (domyślne) stawki składki wypadkowej.

Warto jednak zaznaczyć, że w przypadku zachowania terminu, ale popełnienia błędu w samym formularzu, ZUS w pierwszej kolejności wezwie płatnika do dokonania korekty lub złożenia wyjaśnień.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego