Transport międzynarodowy i rozliczenia kierowców – pakiet mobilności

Aby wyliczyć różnicę między stawką godzinową wynikającą z zaszeregowania kierowcy w kraju, a minimalną stawką godzinową zagraniczną wystarczy przejść na opcję Delegowanie.

Stawka godzinowa krajowa uzupełniana jest automatycznie. Po wprowadzeniu dat „od – do”, stawki godzinowej zagranicznej oraz daty kursu system wyliczy sam odpowiednią wartość.

Dokładny podręcznik znajduje się pod linkiem „rozliczenie kierowców„.

Dodatkowo przygotowaliśmy także webinar, na którym pokazujemy działania pakietu mobilności.

Co bardzo ważne, funkcja znajduje się w pakiecie 360 Kadry i płace, co znaczy, że nie ma za nią dodatkowych opłat.

Kierowca międzynarodowy nie jest w podróży służbowej

Jedną z ważniejszych zasad, jakie należy sobie przyswoić, rozpoczynając biznes związany z transportem międzynarodowym, jest to, że pracy kierowców nie należy traktować jak podróży służbowej.

Zgodnie z art. 26f ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy.

Oznacza to, że w przypadku kierowcy wykonującego międzynarodowy transport drogowy nie zastosujemy klasycznego modelu, w którym pracownik otrzymuje dietę z tytułu podróży służbowej.

Diety i ryczałty znane z Kodeksu pracy zostały zastąpione innym mechanizmem. Są to tzw. diety wirtualne (nie jest to jednak termin, jakim posługuje się ustawodawca).

Chodzi tu o rozwiązanie polegające nie na wypłacie kierowcy określonej kwoty tytułem diety, a na pomniejszeniu podstawy wymiaru składek ZUS oraz podstawy opodatkowania PIT.

Czym zatem są diety wirtualne?

Przychód stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, czyli dieta wirtualna, został opisany w art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców oraz art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przepis art. 26g pkt 1 ustawy o czasie pracy kierowców przewiduje, że w przypadku kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe, którego miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, z podstawy wymiaru składek wyłącza się kwotę stanowiącą równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą. Jednocześnie podstawa wymiaru składek po zastosowaniu tego mechanizmu nie może być niższa od kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Z kolei zgodnie art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT zwalnia się z podatku przychody kierowcy z tytułu międzynarodowych przewozów drogowych w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą.

Ten sam przepis obejmuje również określone zwroty kosztów związanych z wykonywaniem przewozów.

Powyższe nie oznacza, że kierowca otrzymuje wspominane 60 lub 20 euro dodatku do pensji.

Są to wartości wykorzystywane przy ustalaniu odpowiednio podstawy opodatkowania oraz podstawy wymiaru składek.

Rozliczenia kierowców – jak ustala się liczbę dni pobytu za granicą?

Ten etap rozliczenia kierowców jest najbardziej wymagający.

Przepis art. 26h ustawy o czasie pracy kierowców przewiduje, że do dni pobytu za granicą nie zalicza się:

• dni urlopu wypoczynkowego;
• okresu niezdolności do pracy z powodu choroby;
• urlopu bezpłatnego.

Co więcej, jeśli pobyt kierowcy za granicą jest krótszy niż 12 godzin, kwoty z omawianych wcześniej art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców (60 euro) oraz art. 21 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT (20 euro), ulegają zmniejszeniu do:

• 1/3 w przypadku pobytu do 8 godzin;
• 1/2 w przypadku pobytu od ponad 8 do 12 godzin.

Do prawidłowego ustalenia pobytu kierowcy za granicą stosuje się przede wszystkim dokumentacje związane z wykonywaniem przewozu, w szczególności dane tachografu i karty kierowcy.

Jednocześnie pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy uwzględniającą m.in. zapisy z wykresówek, dane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego oraz inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanych czynności.

Obowiązek ten wynika wprost z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców.

Jacy kierowcy podlegają pod ten sposób rozliczania?

Jak od każdej reguły, tak i w tym wypadku, prawodawca przewidział wyjątki.

Nie każdy przewoźnik międzynarodowy będzie mógł zatem dokonać odliczeń.

Omawiany mechanizm dotyczy przedsiębiorców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe, w których kierowcy wykonują zadania służbowe objęte regulacją rozdziału 3b ustawy o czasie pracy kierowców.

Przepis art. 22 ustawy o czasie pracy kierowców wyłącza stosowanie art. 26f–26i wobec kierowców wykonujących przewozy drogowe:

• rzeczy, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 3,5 tony;
• rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażowym, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 2,5 tony;
• osób, pojazdami skonstruowanymi lub trwale przystosowanymi i przeznaczonymi do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą.

Stąd też przed rozpoczęciem rozliczenia kierowców w sposób opisany w art. 26g i 26h ustawy o czasie pracy kierowców i 21 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT niezbędne jest ustalenie, czy konkretny kierowca i wykonywany przez niego przewóz rzeczywiście znajdują się w zakresie regulacji.

Jakie koszty musi pokrywać przewoźnik?

Brak klasycznej diety w rozumieniu przepisów KP nie oznacza, że przedsiębiorca może przerzucić na kierowcę wszystkie koszty związane z wykonywaniem przewozu międzynarodowego.

W art. 26g pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców czytamy, że chodzi o należności stanowiące zwrot określonych kosztów, które nie wchodzą do podstawy wymiaru składek.

Obejmują one m.in.:

• koszty noclegu poza pojazdem w przypadkach wskazanych w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego;
• koszty podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd pozostający w dyspozycji pracodawcy;
• niezbędne i udokumentowane wydatki określone lub uznane przez pracodawcę bądź podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy;
• koszty korzystania z urządzeń sanitarnych.

Te same wyłączenia od opodatkowania przewiduje art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT.

Nocleg kierowcy poza kabiną pojazdu

Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 561/2006 regularny odpoczynek tygodniowy (powyżej 45 h) nie może odbywać się w kabinie – pracodawca ma prawny obowiązek zapewnić i opłacić kierowcy zakwaterowanie z zapleczem sanitarnym (art. 8 ust. 8).

Ponadto przewoźnik musi organizować oraz dokumentować regularne powroty kierowców do bazy firmy lub miejsca zamieszkania.

Zasady delegowania w ramach Pakietu Mobilności

Pod unijne przepisy o delegowaniu podlegają operacje kabotażowe oraz cross-trade (przewozy między państwami, w których przewoźnik nie ma siedziby).

W ich przypadku pracodawca musi zapewnić kierowcy pełne wynagrodzenie zgodne z prawem państwa przyjmującego – w tym lokalną płacę minimalną, dodatki z układów zbiorowych oraz dodatki za pracę w nocy i nadgodziny.

Z kolei z zasad delegowania wyłączone są przejazdy tranzytowe oraz przewozy dwustronne (bilateralne – z lub do kraju siedziby firmy).

W takich operacjach kierowca nie jest traktowany jako pracownik delegowany, a jego wynagrodzenie kalkuluje się wyłącznie według prawa polskiego.

Rozliczanie kierowców – zasady wypłaty wynagrodzenia

Z uwagi na konieczność wyliczania zagranicznych stawek płacy minimalnej w przewozach cross-trade i kabotażu, art. 26i ustawy o czasie pracy kierowców dopuszcza wypłatę pensji w dwóch ratach zamiast jednorazowo.

Pierwsza transza (w wysokości co najmniej płacy minimalnej lub przeciętnej) wypłacana jest do 10. dnia kolejnego miesiąca, natomiast druga – po ustaleniu pełnego wymiaru stawek zagranicznych – najpóźniej do 21. dnia miesiąca.

Jednocześnie art. 26 ust. 1 bezwzględnie zakazuje stosowania stawek akordowych oraz uzależniania wynagrodzenia od liczby kilometrów, szybkości dostawy czy ilości ładunku, jeśli mogłoby to zachęcać do naruszania norm czasu pracy lub zagrażać bezpieczeństwu na drodze.