Osoba pracująca na etacie otrzymuje wynagrodzenie za pracę wykonywaną w określonym miejscu i czasie.

Kontrola pracownika jest potrzebna pracodawcy nie tylko po to, aby wiedział, czy rzeczywiście płaci za realizację zleconych zadań, ale również, aby mógł prawidłowo ustalić wysokość płacy oraz wszelkie inne świadczenia wynikające z przepisów prawa pracy.

Wejście w stosunek pracy wymaga od pracodawcy regularnego prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Niezbędny jest do tego raport miesięczny pracownika. Jak powinien wyglądać ten dokument?

To o wiele prostsze z 360 Kadry i płace!

Wystarczy wejść w menu Wynagrodzenia, a następnie wybrać kartoteka płacowa.

Raport miesięczny pracownika – co zawiera?

Na wstępie wypad jedynie wyjaśnić, że raport miesięczny pracownika powinien być prowadzony oddzielnie dla każdej osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę.

Dokument ten jest częścią akt osobowych pracownika i powinien być przechowywany właśnie w nich. Raport prowadzony jest przez pracodawcę, jednakże powinien być on wydawany pracownikowi do wglądu na jego żądanie.

To jak wygląda rzeczony dokument, pozostaje w gestii pracodawcy.

Nie ma jednego uniwersalnego formularza. Może być prowadzone zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Załóż konto w 360 Kadry i płace

Niemniej raport miesięczny pracownika musi posiadać określone informacje. Jakie mają być to dane, określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej  z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W § 6 ust. 1 rozporządzenia czytamy, że w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy wchodzą:

1. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
2. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
3. liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
4. liczbie godzin nadliczbowych,
5. dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, – liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
6. rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
7. rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
8. wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
9. czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
10. wnioski pracownika dotyczące:
11. udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
12. ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat ( 188 KP),
13. ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty ( 142 KP),
14. stosowania systemu skróconego tygodnia pracy ( 143 KP),
15. stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta ( 144 KP),
16. stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ 1 KP),
17. stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ 2 KP),
18. ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148¹ KP),
19. ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 173¹ KP);
20. dokumenty związane:
21. ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 KP),
22. z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ KP),
23. z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
24. zgoda:
25. pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 KP) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy ( 178 § 2 KP),
26. pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy ( 178 § 1 KP);

Raport miesięczny pracownika – kiedy nie będzie wymagana?

Zasadą jest, że dla każdej osoby zatrudnionej na umowie o pracę musi być prowadzony raport miesięczny pracownika.

Warto przy tym zauważyć i zapamiętać, że raport ten nie jest równoważny z listą obecności czy harmonogramem czasu pracy. Samo prowadzenie powyższych nie wystarczy. Raport jest obligatoryjnym obowiązkiem pracodawcy, nierozerwalnie związanym z zatrudnieniem.

Od powyższej zasady jest jednak wyjątek. Mimo posiadania umowy pracę nie każdy pracownik wymaga raportu miesięcznego.

Wyjątek stanowią pracownicy:

• zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy;
• objęci systemem zadaniowego czasu pracy;
• otrzymujący ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Powyższe grupy pracownicze nie wymagają regularnego prowadzenia raportu miesięcznego, wymagane jest ewidencjonowanie dni świadczenia pracy, urlopów oraz innych zdarzeń pracowniczych (np. nieobecności nieusprawiedliwionej).

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego