W artykule znajdziesz:

• Kalendarz obowiązków: Kto i kiedy musi złożyć pierwszy raport (2026/2027).
• Rewolucję w rekrutacji: Obowiązkowe widełki płacowe w każdym ogłoszeniu.
• Koniec tabu: Dlaczego zakaz rozmów o zarobkach staje się nielegalny.
• Metodykę płac: Jak ująć premie, benefity i kontrakty B2B w statystykach.
• Ryzyka finansowe: Kary do 50 000 zł i nowe zasady procesów sądowych.
• Wdrożenie: Gotowa check-lista przygotowań.

Jednakowe wynagrodzenie dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub za pracę o równoważnej wartości powinno być standardem.

Widać nie jest to jednak tak oczywiste, jeżeli prawodawca unijny musiał tworzyć specjalną dyrektywę i nakazywać państwom członkowskim wdrożenie jej do wewnętrznych porządków prawnych.

Ustawa powinna wejść w życie najpóźniej 7 czerwca 2026 roku, jednakże patrząc, w jakim miejscu jest obecnie projekt, to bardzo mało prawdopodobne.

Mimo to warto przyjrzeć się treści nowego prawa i sprawdzić czym będzie raportowanie luki płacowej, kogo będzie ten obowiązek dotyczył i od kiedy przedsiębiorcy powinny się do niego stosować.

Niewiele czasu na wdrożenie nowych zasad

Jak zwykle spóźnieni. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania weszła w życie 10 maja 2023 roku.

Mimo to projekt ustawy (UC127) pojawił się dopiero 16 grudnia 2025 roku, a więc po 2,5 roku.

W dodatku jest on dopiero na etapie opiniowania, co oznacza, że do głosowania w parlamencie i podpisu Prezydenta jeszcze długa droga.

Czasu jest jednak niewiele, bo dyrektywa powinna zostać wdrożona najpóźniej 7 czerwca 2026 roku.

Jak wynika z treści projektu – ustawa wejdzie w życie właśnie tego dnia. Jest to bardzo ważna dla przedsiębiorców, szczególnie tych dużych, bowiem akt ten wskazuje już na konkretne daty, w jakich ci będą musieli złożyć odpowiedni raport.

Raportowanie luki płacowej – obowiązki przedsiębiorców

Obowiązki raportowania luki płacowej zostaną wprowadzone etapowo.

W kolejnych latach wszystko zostanie ujednolicone i przedsiębiorcy będą wiedzieli z dużym wyprzedzeniem co, kiedy i jak robić.

Aktualnie jednak pracodawcy zatrudniający co najmniej 150 pracowników mogą mieć problem.

Wszystko dlatego, że projekt ustawy wskazuje w art. 57, że te podmioty są zobligowane do przekazania pierwszego sprawozdanie z luki płacowej, za okres od dnia 7 czerwca 2026 roku do 31 grudnia 2026 roku, do organu monitorującego w terminie do dnia 7 czerwca 2027 roku.

Pozostałe firmy mają więcej czasu, gdyż pierwsze sprawozdanie z luki płacowej za poprzedni rok kalendarzowy, należało będzie przekazać do 7 czerwca 2031 roku.

Pierwsze sprawozdania zostaną zatem złożone już w 2027 roku i obejmą skrócony okres – od momentu wejścia przepisów w życie do końca 2026 roku.

Kolejne raporty będą już sporządzane za pełne lata kalendarzowe.

To istotna informacja, ponieważ oznacza konieczność rozpoczęcia zbierania danych praktycznie od momentu wejścia nowej ustawy w życie (o ile tak się stanie).

Kogo obejmie obowiązek raportowania?

Nowe regulacje będą dotyczyć przede wszystkim większych pracodawców.

Kluczowym kryterium jest liczba zatrudnionych osób.

Zgodnie z art. 16 projektu ustawy będzie wyglądało to następująco:

• firmy zatrudniające 250 i więcej pracowników – raportowanie luki płacowej co roku, zaczynając od 7 czerwca 2027 roku;
• firmy zatrudniające od 150 do 249 pracowników – raportowanie co 3 lata, poczynając od 7 czerwca 2027 roku;
• firmy zatrudniające od 100 do 149 pracowników – raportowanie co 3 lata, od 7 czerwca 2031 roku;
• przedsiębiorstwa poniżej 100 pracowników – omawiany obowiązek ich nie obowiązuje, ale mają możliwość dobrowolnego raportowania.

W praktyce oznacza to, że najszybciej będą musiały przygotować się na nowe wymogi największe przedsiębiorstwa.

Mniejsze firmy, choć formalnie mają aż 4 lata więcej, również powinny rozpocząć przygotowania.

Dostosowanie systemów i procedur jest procesem długotrwałym, a poza tym równość płac nie jest czymś nowym i wynika wprost z Kodeksu pracy. Jeżeli w firmie istnieje luka płacowa, to jej niwelowanie powinno być rozpoczęte już teraz.

Raportowanie luki płacowej – co dokładnie trzeba będzie raportować?

Jak wynika z rozporządzenia (art. 9 ust. 1) i projektu ustawy (art. 14), raportowanie luki płacowej oznacza znacznie więcej niż prosta tabela z zestawieniem wynagrodzeń.

Pracodawcy będą zobowiązani do przygotowania szczegółowej analizy obejmującej kilka kluczowych obszarów.

W raporcie powinny znaleźć się w szczególności informacje dotyczące:

• różnicy w wynagrodzeniach – podstawą raportu będzie porównanie wynagrodzeń kobiet i mężczyzn w ujęciu średnim i mediany. Zastosowanie obu wskaźników ma o tyle znaczenie, że średnia może być zawyżona przez pojedyncze wysokie wynagrodzenia, mediana lepiej oddaje typowy poziom płac;
• wynagrodzeń zmiennych – raport musi uwzględniać nie tylko pensję zasadniczą, ale także wszelkie premie, bonusy, nagrody, czy dodatki rzeczowe i finansowe;
• struktury wynagrodzeń – przedsiębiorstwa będą musiały przedstawić podział pracowników na kwartyle płacowe, czyli cztery grupy od najniżej do najwyżej zarabiających. Analiza ta pozwala wykazać, czy np. jedna płeć dominuje w najwyższych przedziałach wynagrodzeń.
• luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Przejrzystość wynagrodzeń – również dla pracowników

Raportowanie luki płacowej będzie przekazywane organom publicznym.

Nie oznacza to jednak, że pracownicy nie będą mieli dostępu do informacji na temat równości płac.

Projektowane przepisy wprowadzają bowiem daleko idącą transparentność wynagrodzeń, nakładając na pracodawców obowiązek tworzenia i stosowania jasnych, obiektywnych oraz neutralnych płciowo kryteriów ustalania poziomu i wzrostu płac.

Na mocy art. 8 projektu ustawy pracownicy uzyskają realny dostęp do informacji o mechanizmach kształtowania wynagrodzeń, a w mniejszych firmach – poniżej 50 osób – także do danych o zasadach podwyżek.

Nowe regulacje wzmacniają również indywidualne uprawnienia pracowników, którzy będą mogli żądać informacji nie tylko o własnym wynagrodzeniu, ale także o średnich poziomach płac w podziale na płeć w ramach porównywalnych stanowisk, a w razie wątpliwości – domagać się dodatkowych wyjaśnień.

Pracodawca będzie zobowiązany nie tylko do udzielenia odpowiedzi w określonym terminie, ale także do corocznego informowania podopiecznych o możliwości korzystania z tych uprawnień.

Jednocześnie ustawodawca podkreśla konieczność zapewnienia dostępności tych informacji, w tym dla osób z niepełnosprawnościami, oraz jednoznacznie zakazuje ograniczania pracownikom prawa do ujawniania własnego wynagrodzenia w celu dochodzenia zasady równego traktowania.

Jak będzie wyglądać raportowanie luki płacowej?

Raportowanie luki płacowej będzie odbywało się wyłącznie w formie elektronicznej.

Na razie dopiero w planach jest stworzenie specjalnego systemu informatycznego, który umożliwi przekazywanie danych do odpowiednich instytucji.

Jak czytamy w art. 16 projektu, sprawozdanie należało będzie przesłać do 31 marca danego roku, za okres poprzedni.

Co w przypadku pojawienia się luki płacowej?

Samo raportowanie stanowi krok pierwszy.

Jeżeli sprawozdanie wykaże, że wynagrodzenia są jednakowe – również ostatni. Jeżeli jednak pojawi się luka płacowa, należało będzie podjąć dalsze działania.

Jeżeli w danej kategorii pracowników zostanie wykazana luka płacowa przekraczająca 5% i nie da się jej uzasadnić obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, pracodawca zostaje zobligowany do podjęcia skutecznych czynności zaradczych w terminie 6 miesięcy od dnia przekazania sprawozdania z luki płacowej.

Jeżeli sprawozdanie ujawniło lukę płacową, pracodawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia tzw. wspólnej oceny wynagrodzeń razem z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi (art. 28).

Jest to sformalizowany proces, który obejmuje:

• analizę struktury zatrudnienia;
• porównanie wynagrodzeń podstawowych i zmiennych;
• identyfikację przyczyn różnic;
• ocenę sytuacji pracowników powracających z urlopów rodzicielskich (art. 1864 KP);
• przygotowanie środków zaradczych.

Trzeba pamiętać, że nie są to działania dobrowolne – to obowiązek wynikający z przepisów.

Odwrócony ciężar dowodu – rewolucja w sporach sądowych

Nowe przepisy wprowadzają narzędzie dla pracowników w przypadku podejrzenia dyskryminacji płacowej. Jest to tzw. domniemanie winy pracodawcy.

Jeśli pracownik wykaże przed sądem, że występuje różnica w wynagrodzeniu, to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że różnica ta wynika z obiektywnych, neutralnych płciowo czynników (np. stażu pracy, wyników, czy szczególnych uprawnień), a nie z płci.

Brak wypełnienia obowiązków sprawozdawczych (o których mowa w Twoim artykule) dodatkowo osłabi pozycję firmy w ewentualnym sporze sądowym.

Sankcje za brak raportowania luki płacowej

Nieprzestrzeganie nowych obowiązków może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami finansowymi.

Pracodawcy, którzy nie złożą raportu lub zrobią to nieprawidłowo, mogą zostać ukarani grzywną. Przepisy art. 50 projektu ustawy wskazują na kwoty rzędu od 3000 zł do 50 000 zł.

Jednak ryzyko finansowe to tylko część problemu.

Równie mocno oddziałujące mogą być konsekwencje wizerunkowe – brak transparentności w obszarze wynagrodzeń może wpływać na postrzeganie firmy przez pracowników, kandydatów na pracowników, a także klientów i kontrahentów.

Jak przygotować firmę na nowe obowiązki?

Wdrożenie raportowania luki płacowej wymaga przemyślanego podejścia.

Dobre przygotowanie firmy do tego obowiązku będzie wymagało podjęcia szeregu działań.

Najważniejsze z nich to:

• audyt wynagrodzeń – pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, czy w firmie występują różnice płacowe;
• wartościowanie stanowisk – konieczne jest stworzenie systemu kategorii pracowników opartego na wartości pracy, nie zaś na „nazewnictwie” stanowisk;
• uporządkowanie składników wynagrodzenia – firmy powinny jasno określić które elementy wynagrodzenia są stałe, które zmienne i jakie są zasady ich przyznawania;
• dostosowanie systemów IT – przedsiębiorcy powinni wdrożyć takie systemy kadrowo-płacowe, które umożliwią zbieranie odpowiednich danych, kategoryzowanie ich, analizowanie, a także generowanie raportów;
• szkolenia – zmiany będą dotyczyć nie tylko działów kadr, ale całej organizacji. Ważne jest zatem przygotowanie zarówno kadry zarządzającej, jak i wszystkich pracowników.

Szykuje się spora zmiana w obszarze prawa pracy, a dokładniej kwestii wynagrodzeń.

Od 2027 roku największe firmy będą zobowiązane do regularnego analizowania i ujawniania danych dotyczących wynagrodzeń.

Choć część pracodawców ma jeszcze kilka lat na przygotowanie, w praktyce mogą już powoli rozpoczynać wdrażanie nowych procesów związanych z monitorowaniem, analizą i niwelowaniem luki płacowej.

Najczęstsze pytania o transparentność płac

Czy muszę ujawnić każdemu pracownikowi, ile zarabia jego kolega z biurka obok?

Nie. Pracownik ma prawo do informacji o średnim poziomie wynagrodzenia w podziale na płeć, dla kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o równej wartości.

Nie ma on wglądu w konkretne kwoty przypisane do nazwiska.

Co jeśli luka płacowa wynosi 6%, ale wynika z dłuższego stażu pracy mężczyzn w mojej firmie?

Jeśli pracodawca potrafi udowodnić, że staż pracy jest kluczowym i obiektywnym czynnikiem wpływającym na wydajność/wartość pracy na danym stanowisku, luka może zostać uznana za uzasadnioną.

Jednak każda różnica powyżej 5% wymaga rzetelnej dokumentacji, by uniknąć konieczności przeprowadzania wspólnej oceny wynagrodzeń.

Czy po wejściu przepisów klauzule o zachowaniu poufności wynagrodzenia w umowach o pracę przestaną obowiązywać?

Tak. Nowe przepisy wprost zakazują pracodawcom ograniczania pracownikom możliwości ujawniania ich wynagrodzeń, jeśli robią to w celu dochodzenia swoich praw związanych z równością płac.

Wszelkie zapisy w umowach, które miałyby karać pracownika za rozmowę o zarobkach z kolegami z zespołu, staną się bezskuteczne w świetle nowego prawa.

Jak dokładnie liczyć „liczbę pracowników”, by sprawdzić, czy podlegam pod obowiązek raportowania?

To kluczowe pytanie dla firm na granicy limitów (np. 145 pracowników). Zgodnie z wytycznymi, liczy się nie tylko osoby na umowach o pracę, ale szerzej – osoby pozostające w stosunku pracy w rozumieniu przepisów danego państwa.

Warto sprawdzić stan zatrudnienia na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego raportowanie. Jeśli Twoja firma zatrudnia np. 155 osób na cząstkowe etaty, to dla celów dyrektywy liczona jest zazwyczaj liczba osób (głów), a nie ekwiwalent pełnego czasu pracy (FTE).

Czy składniki pozapłacowe, takie jak karta sportowa czy auto służbowe, też wchodzą do luki płacowej?

Zdecydowanie tak. Definicja „wynagrodzenia” w dyrektywie jest bardzo szeroka.

Obejmuje ona płacę zasadniczą oraz wszelkie inne świadczenia, wypłacane bezpośrednio lub pośrednio, w gotówce lub w naturze (benefity).

Oznacza to, że jeśli mężczyźni na tych samych stanowiskach częściej otrzymują samochody służbowe, a kobiety nie – może to wpłynąć na wynik raportu o luce płacowej.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego