Przedsiębiorcy chcą, aby ich firmy była jak najwydajniejsze. Nic zatem dziwnego, że starają się zatrudniać najlepszych, którzy nie tylko będą wykonywali swoje zadania z zapałem, ale również przyczynią się do rozwoju przedsiębiorstwa.

Aby jednak móc ocenić, który pracownik sprawuje się dobrze, a który jest mało efektywny, należy ustalić jakieś kryteria. Pracodawca nie może jednak w owej weryfikacji zespołu iść za daleko.

Przede wszystkim nie powinien zajmować się prywatnymi sprawami podwładnych, a cały czas operować na gruncie zawodowym.

Czy zatem szef może prowadzić prywatne zapiski o zatrudnionych, tzw. tajne teczki pracowników? Czym to jest i czy to w ogóle legalne? Zastanówmy się.

Czy pracodawca może prowadzić tajne teczki pracowników?

Czy pracodawca może prowadzić tajne teczki pracowników, a w zasadzie prywatne notatki o pracownikach?

Co do zasady – tak, ale jest wiele warunków oraz okoliczności, które mogą sprawiać, że takie notatki stają się naruszeniem przeciwko prawom pracowniczym.

Przełożony może robić notatki pomocnicze związane z organizacją pracy. Prawo pracy nie zakazuje samego zapisywania swoich spostrzeżeń i przemyśleń.

Jednak od momentu, gdy w notatkach pojawiają się dane osobowe, wchodzimy na grunt RODO. Najważniejsze pytanie w tym temacie brzmi – jakie dane i w jakim celu są zapisywane?

Tajne teczki pracowników – jak to rozumieć

Wyobraźmy sobie, że w firmie obok oficjalnych akt osobowych funkcjonują nieformalne notatki menedżerów, kierowników czy samego prezesa.

Są to zeszyty, foldery i pliki na dysku komputera lub też notatki w telefonie. A w nich hasła typu:

• „Nowak – problemy rodzinne, mało wydajny”;
• „Kowalska – konfliktowa, plotkara, często przebywa na urlopach chorobowych”;
• „Wiśniewski – dziwak, ale wydaje się niegroźny, do obserwacji”.

Dla wielu managerów to codzienna praktyka stosowana przy zarządzaniu zespołem.

Dla pracowników – potencjalne naruszenie dóbr osobistych, zaś dla inspektorów pracy –działanie mogące nosić znamiona wykroczeń przeciwko prawom pracowników.

Czy zatem są owe tajne teczki pracowników? Prawo nie zna tego pojęcia.

W praktyce chodzi o nieformalny zbiór informacji o pracowniku, prowadzony przez przełożonego lub managera, poza oficjalnymi aktami osobowymi:

• prywatne notatki z rozmów z pracownikami;
• arkusze oceny do własnego użytku – „zbieranie haków”
• zapiski o stanie zdrowia, sytuacji rodzinnej, emocjach, zachowaniu;
• subiektywne komentarze dotyczące wydajności lub charakteru.

Jaki jest problem z takimi tajnymi teczkami pracowników?

Otóż owe „prywatne” notatki bardzo często zawierają dane osobowe, dotyczą prywatnej sfery życia osobistego i rodzinnego pracowników, nie są ujawniane pracownikom (w przeciwieństwie do standardowej dokumentacji pracowniczej), a mimo to wpływają na decyzje kadrowe, tj. awans, premie czy zwolnienie.

Jak wyglądają standardowe teczki pracownicze?

Kodeks pracy zezwala na zbieranie i przechowywanie danych o pracownikach. Chodzi tu jednak o dokumentację pracowniczą, która jest ściśle regulowana przez prawo.

Takie akta osobowe pracowników muszą być prowadzone w sposób zgodny z zasadami poufności, integralności i co istotne – dostępności.

Pracodawca nie może gromadzić w nich dowolnych informacji.

Dokumentacja ta zawiera:

• część A – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy (np. kwestionariusz osobowy, CV, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe);
• część B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia (np. umowa o pracę wraz z aneksami, zakres obowiązków, oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem pracy i BHP);
• część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (np. wypowiedzenie umowy; porozumienie stron; dokumenty dotyczące rozliczenia urlopu wypoczynkowego);
• część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach (np. odpisy zawiadomień o nałożeniu kary porządkowej – upomnienie, nagana, kara pieniężna);
• część E – dokumenty związane z badaniem trzeźwości pracowników (np. informacje o przeprowadzonych kontrolach, daty, wyniki i podstawy prawne kontroli).

Prócz tego w aktach osobowych można przechowywać również mniej standardowe dokumenty, takie jak dokumentacja PPK, dokumentacja związana z potrąceniami komorniczymi, dokumentacja związana z benefitami pracowniczymi, dokumenty związane z RODO, a także oświadczenia związane z pracą zdalną.

Czego nie wolno trzymać w aktach osobowych?

Zastanawiając się, czego z całą pewnością nie można trzymać w aktach osobowych, możemy dojść do wniosku, że dokumenty te są tymi samymi, które idealnie pasują do „tajnych teczek pracowniczych”, czyli:

• prywatne notatki przełożonych;
• nieformalne opinie o pracownikach;
• oceny charakteru lub cech osobowości pracowników;
• informacje o problemach rodzinnych;
• dane medyczne – poza wymaganymi orzeczeniami lekarskimi do uzyskiwania określonych świadczeń lub preferencji;
• korespondencja prywatna przełożonego z pracownikiem;
• plotki i komentarze uzyskane od innych pracowników.

Są to informacje, których gromadzenie nie ma podstawy prawnej, a co więcej mogą one naruszać ustawy i rozporządzenia, np. RODO, prawa pracownika, czy dobra osobiste.

Tajne teczki pracownicze – czego nie wolno w nich umieszczać?

Oczywiście, nikt nie jest w stanie zabronić człowiekowi myśleć na temat innych cokolwiek zechce. Sytuacja się jednak zmienia, kiedy te przemyślenia zostają zapisane (utrwalone).

Prywatne notatki o pracownikach sporządzane przez przełożonego trzymane w zeszycie w szafce biurka lub w pliku Excel na laptopie firmowym należy traktować jako dokumentację pracowniczą.

Dotyczą one w końcu podopiecznych, są sporządzane przez menedżerów lub kierowników oraz znajdują się na terenie zakładu pracy.

Dopóki omawiane informacje nie wypływają, nic strasznego się nie dzieje. Przełożony zapisuje to, co i tak już myśli.

Gorzej, gdy owe przemyślenia trafiają do sfery publicznej, np. menedżer dzieli się takimi notatkami ze swoim przełożonym albo innymi kierownikami lub gdy laptop firmowy trafia w niepowołane ręce.

Wówczas dochodzi do rozpowszechniania informacji, które potencjalnie mogą naruszać dobra osobiste pracowników.

Zatem jakich danych nie wolno zapisywać w prywatnych notatkach? Szczególnie danych wrażliwych, czyli informacji dotyczących:

• sytuacji rodzinnej pracownika;
• problemów zdrowotnych;
• problemów psychicznych;
• światopoglądu;
• konfliktów prywatnych;
• ocen cech osobowości, np. niestabilny, kłótliwy, leniwy, wścibski.

Często są to dane wrażliwe albo dane, które nie mają żadnego uzasadnienia biznesowego.

Ich gromadzenie poza aktami osobowymi jest bardzo trudne do obrony w razie ewentualnego sporu sądowego.

Co z RODO?

Zgodnie z RODO, dane osobowe to każda informacja pozwalająca zidentyfikować konkretną osobę.

A więc notatka typu „Nowak – problemy rodzinne, najprawdopodobniej w czasie rozwodu, mało wydajny, bez ambicji” bez wątpienia spełnia tę definicję.

Ilu Nowaków może pracować w firmie i być jednocześnie podwładnymi danego kierownika?

Aby przełożony mógł zapisywać dane osobowe pracowników, muszą zostać spełnione określone warunki, a mianowicie:

• musi istnieć podstawa prawna przetwarzania danych;
• dane muszą być adekwatne i niezbędne;
• muszą być odpowiednio zabezpieczone;
• pracownik musi wiedzieć o ich przetwarzaniu.

Tymczasem tajne teczki pracownicze są nieewidencjonowane, bez określonego okresu przechowywania, najczęściej nie są prawidłowo zabezpieczone i co jasne – nie są dostępne dla pracowników, których one dotyczą.

Czy tajne teczki pracownicze mogą być dowodem na mobbing?

Czy prowadzenie tajnych teczek pracowniczych samo w sobie jest mobbingiem? Raczej nie, w końcu nikt poza kierownikiem nie wie, co się w nich znajduje.

Jednakże czy takie teczki mogą być dowodem na mobbing? Tak i to znaczącym.

W sprawach o mobbing sądy badają przede wszystkim długotrwałość działań, ich uporczywość oraz intencję lub skutek poniżania pracownika.

Jeżeli inne działania przełożonego noszą znamiona mobbingu, to takie notatki pracownicze mogą potwierdzać negatywne, nieuzasadnione nastawienie kierownika do swojego podwładnego.

Tajne teczki mogą bowiem:

• potwierdzić negatywny stosunek do pracownika;
• wykazać utrwalone etykietowanie pracownika;
• pokazać, że decyzje kadrowe były oparte na subiektywnych ocenach.

Jeżeli w notatkach pojawiają się sformułowania deprecjonujące lub odnoszące się do życia prywatnego, mogą one wzmocnić linię dowodową pracownika w sądzie.

I wówczas argument przełożonego, że „to były notatki wyłącznie dla niego” nie ma zbytniego znaczenia.

Jeżeli bowiem takie notatki istnieją, dotyczą konkretnej osoby, były wykorzystywane przy decyzjach służbowych, to nie jest istotne, że były jedynie „do szuflady”.

W praktyce bowiem miały realny wpływ na działania pracodawcy względem pracownika.

Pracownik ma prawo do wglądu do swojej teczki

Przykładowy wniosek o udostępnienie danych osobowych poniżej:

Miejscowość, Data: [Wpisz miasto, data]

Do: [Nazwa Firmy / Dział HR / Imię i nazwisko przełożonego] Od: [Twoje Imię i Nazwisko]

Temat: Wniosek o realizację prawa dostępu do danych (art. 15 RODO)

Na podstawie art. 15 ust. 1 i 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), zwracam się z prośbą o:

1. Potwierdzenie, czy Państwo jako Administrator przetwarzają moje dane osobowe wykraczające poza zakres oficjalnych akt osobowych (w tym notatki służbowe, zapiski w systemach CRM/task-managerach lub inne dokumenty zawierające opinie o mojej pracy i postawie).
2. Umożliwienie mi dostępu do tych danych oraz wydanie ich kopii.
3. Podanie informacji o celu ich przetwarzania oraz planowanym okresie ich przechowywania.

Prośbę motywuję chęcią weryfikacji poprawności i merytoryczności danych gromadzonych na mój temat w ramach stosunku pracy.

Proszę o przekazanie odpowiedzi w formie elektronicznej lub papierowej w terminie wynikającym z przepisów (bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca).

Z poważaniem,

[Twój podpis]

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego