Kobiety prowadzące JDG, które przed porodem opłacały wysokie składki, coraz częściej zamiast decyzji o przyznaniu zasiłku macierzyńskiego otrzymują z ZUS zawiadomienie o wszczęciu postępowania wyjaśniającego.

Urzędnicy sprawdzają wówczas, czy firma faktycznie działa, czy została zarejestrowana jedynie dla świadczeń.

Negatywny finał kontroli niesie poważne skutki: od odmowy wypłaty po nakaz zwrotu już pobranych pieniędzy wraz z odsetkami.

W tym artykule wyjaśniamy, kiedy ZUS ma prawo ruszyć do kontroli, co dokładnie ocenia oraz jak w takich sprawach orzekają sądy.

Prawo do zasiłku macierzyńskiego prowadzącej JDG

Zasady podlegania ubezpieczeniu chorobowemu przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą różnią się od zasad obowiązujących pracownicę.

Pracownica podlega ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo z tytułu pozostawania w stosunku pracy.

Przedsiębiorczyni natomiast podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym obowiązkowo na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, natomiast ubezpieczenie chorobowe, które warunkuje prawo do zasiłku macierzyńskiego, ma dla niej charakter dobrowolny zgodnie z art. 11 ust. 2 tej ustawy.

Zgodnie z tym przepisem dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu podlegają na swój wniosek osoby objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 2, 4-5a, 7b, 8 i 10.

Oznacza to, że objęcie ubezpieczeniem chorobowym osoby prowadzącej działalność gospodarczą następuje wyłącznie na jej wniosek.

Bez objęcia dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym prawo do zasiłku macierzyńskiego w ogóle nie powstaje, niezależnie od tego, jak długo prowadzona jest działalność gospodarcza.

Tytuł do ubezpieczeń społecznych jest przy tym powiązany z faktycznym wykonywaniem działalności gospodarczej, a nie z samym wpisem firmy do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Wynika to z art. 13 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zgodnie z którym osoby prowadzące pozarolniczą działalność podlegają ubezpieczeniom społecznym od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania wykonywania tej działalności, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności zostało zawieszone na podstawie art. 36aa oraz przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców.

Sam wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej nie przesądza jeszcze o istnieniu tytułu do ubezpieczeń społecznych.

Warunkiem podlegania ubezpieczeniom społecznym jest bowiem rzeczywiste wykonywanie działalności gospodarczej. Jeżeli działalność nie jest faktycznie prowadzona, nie istnieje tytuł do ubezpieczeń społecznych, a w konsekwencji nie powstaje również prawo do świadczeń z tego ubezpieczenia.

Cechą szczególną zasiłku macierzyńskiego, odróżniającą go od zasiłku chorobowego, jest brak okresu wyczekiwania.

Oznacza to, że prawo do tego świadczenia może powstać już od pierwszego dnia podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, jeżeli poród nastąpił w okresie tego ubezpieczenia.

Wynika to z art. 29 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. W myśl tego przepisu zasiłek macierzyński przysługuje ubezpieczonej, która w okresie ubezpieczenia chorobowego albo w okresie urlopu wychowawczego:

1) urodziła dziecko;

2) przyjęła na wychowanie dziecko w wieku do 14 roku życia i wystąpiła do sądu opiekuńczego w sprawie jego przysposobienia;

3) przyjęła na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej, dziecko w wieku do 7 roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego – do 10 roku życia.

Z tego względu osoba prowadząca działalność gospodarczą nie musi pozostawać w ubezpieczeniu chorobowym przez określony minimalny okres, aby nabyć prawo do zasiłku macierzyńskiego, wystarczy że w dniu porodu podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu.

Wysokość zasiłku macierzyńskiego osoby prowadzącej działalność gospodarczą a zadeklarowana podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

Wysokość zasiłku macierzyńskiego dla JDG zależy bezpośrednio od zadeklarowanej podstawy składek na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe.

Przedsiębiorczyni opłacająca składki na zasadach ogólnych (tzw. duży ZUS) może sama określić tę kwotę, jednak musi zmieścić się w ustawowych widłach:

·         Minimum (60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia): w 2026 roku to 5 652 zł (art. 18 ust. 8 ustawy o s.u.s.).

·         Maksimum (250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia): w 2026 roku to 23 550 zł (art. 20 ust. 3 ustawy o s.u.s.).

Powyższe limity dotyczą wyłącznie standardowych składek na zasadach ogólnych.

W przypadku korzystania z ulg (np. Mały ZUS Plus czy składki preferencyjne), minimalna podstawa wymiaru jest ustalana na odrębnych, niższych zasadach.

Dlaczego wysoka podstawa przyciąga uwagę ZUS?

ZUS uruchamia kontrolę, gdy podejrzewa, że firma istnieje tylko na papierze.

Głównymi punktami zapalnymi dla urzędników są: rejestracja JDG tuż przed porodem, nagłe zadeklarowanie wysokich składek oraz rażąca dysproporcja między podstawą wymiaru a realnymi przychodami firmy.

Warto jednak pamiętać o wyraźnej granicy prawnej:

• Wysoki ZUS i ciąża są w pełni legalne: Przepisy nie zabraniają zakładania firmy w ciąży ani wyboru maksymalnego oskładkowania, bez względu na staż czy wysokość obrotów.
• Cel kontroli: ZUS nie ma prawa kwestionować samej kwoty składek, jeśli mieści się ona w ustawowych granicach. Przedmiotem badania jest wyłącznie to, czy działalność była rzeczywiście wykonywana i czy w ogóle istniał tytuł do ubezpieczeń społecznych.

Pozorność prowadzenia działalności gospodarczej

„Pozorność prowadzenia działalności” to pojęcie potoczne – kluczem prawnym dla ZUS jest ustalenie, czy firma była faktycznie wykonywana, a nie tylko zarejestrowana w CEIDG.

Gdy urzędnicy udowodnią brak realnego prowadzenia biznesu, uruchamiają rygorystyczną procedurę:

• Unieważnienie ubezpieczenia: ZUS uznaje, że tytuł do ubezpieczeń społecznych w ogóle nie powstał.
• Odmowa wypłaty: Przedsiębiorczyni traci prawo do zasiłku macierzyńskiego.
• Przymusowy zwrot (art. 84 ustawy o s.u.s.): Jeśli świadczenia zostały już wypłacone, organ zażąda ich zwrotu wraz z odsetkami.

Właśnie dlatego ZUS najczęściej uderza w sam fakt prowadzenia firmy, a nie w wysokość składek.

Urzędnicy wiedzą, że prawo pozwala deklarować maksymalną podstawę niezależnie od przychodów, więc jedyną skuteczną drogą do zablokowania wypłat jest wykazanie, że biznes istniał wyłącznie na papierze.

Co przesądza o tym, że działalność jest faktycznie wykonywana?

O realnym prowadzeniu firmy decyduje całokształt okoliczności, oceniany przez pryzmat ustawowej definicji z art. 3 Prawa przedsiębiorców.

ZUS i sądy weryfikują cztery kluczowe cechy, które muszą wystąpić łącznie:

• Zarobkowość – celem musi być osiąganie zysku. Co ważne, początkowe lub przejściowe straty nie dyskwalifikują firmy, o ile działania miały realny motyw zarobkowy.
• Zorganizowanie – planowe i uporządkowane prowadzenie biznesu przy użyciu odpowiednich narzędzi, zasobów czy infrastruktury.
• Ciągłość – stałość i powtarzalność działań, stanowiąca przeciwieństwo aktywności jednorazowych lub czysto okazjonalnych.
• Działanie we własnym imieniu – prowadzenie biznesu na własny rachunek i na własną, samodzielną odpowiedzialność prawno-finansową.

Jakich dowodów żąda ZUS podczas kontroli?

Celem postępowania wyjaśniającego ZUS jest ustalenie, czy firma realnie funkcjonuje zgodnie z art. 3 Prawa przedsiębiorców.

Urzędnicy oceniają zebrany materiał całościowo – pojedynczy dokument o niczym nie przesądza, kluczowe jest stworzenie spójnego obrazu działającego biznesu.

Najważniejsze dowody, jakich żąda ZUS podczas kontroli:

• Dokumenty finansowe: faktury zakupu i sprzedaży, wyciągi z firmowego konta bankowego, potwierdzenia przelewów oraz ewidencje podatkowe.
• Dowody operacyjne: umowy z kontrahentami, bieżąca korespondencja mailowa z klientami, dowody zakupu narzędzi lub materiałów niezbędnych do pracy oraz umowa najmu lokalu.
• Ślady marketingowe: strona internetowa, aktywne profile firmowe w social mediach, ogłoszenia czy opłacone reklamy.

Skrupulatne, bieżące gromadzenie tych materiałów to najskuteczniejsza linia obrony przed zarzutami urzędników.

Pozorowanie prowadzenia działalności gospodarczej w orzecznictwie sądów

Kontrola ZUS nie grozi wyłącznie firmom „widmom”. Urzędnicy coraz częściej kwestionują biznesy, które wprawdzie wykonują pewne ruchy, ale ich znikoma skala lub brak ekonomicznego uzasadnienia budzą poważne wątpliwości.

Dobrym tego przykładem jest wyrok Sądu Okręgowego w Kaliszu (sygn. akt V U 1332/16):

• Sprawa: Kobieta otworzyła sklep internetowy z obuwiem, zadeklarowała maksymalne składki ZUS, a krótko potem wystąpiła o świadczenia.
• Realia: W toku kontroli wyszło na jaw, że w ramach firmy kupiła zaledwie kilkanaście par butów, z czego sprzedała tylko cztery.
• Finał: Sąd oddalił odwołanie i przyznał rację ZUS. Uznał, że przedsięwzięcie było pozbawione biznesowego sensu, a mikroskopijna skala działań nie spełniała ustawowych cech działalności gospodarczej.

Sam wpis do CEIDG, a nawet pojedyncze transakcje to za mało. Jeśli działalność ma charakter czysto symboliczny, wysokie składki zamiast wysokiego zasiłku przyniosą jedynie kontrolę.

Pułapka „Wakacji Składkowych”

Przedsiębiorca korzystający z wakacji składkowych (zgodnie z art. 17a u.s.u.s.) jest zwolniony z opłacenia składek za jeden wybrany miesiąc. Składki te finansuje budżet państwa.

Przepisy jasno określają, że podstawą wymiaru składek finansowanych przez budżet państwa w trakcie wakacji składkowych jest najniższa obowiązująca przedsiębiorcę podstawa (dla dużego ZUS w 2026 roku jest to 5 652 zł).

Przepisy nie przewidują możliwości „dopłaty” przez przedsiębiorcę różnicy między podstawą minimalną a maksymalną za miesiąc objęty wakacjami.

Albo korzystasz ze zwolnienia od minimum, albo płacisz sam od wybranej przez siebie kwoty.

Przykład

Przedsiębiorczyni przez 12 miesięcy przed porodem chce deklarować maksymalny ZUS (23 550 zł w 2026 r.), aby otrzymać najwyższy zasiłek macierzyński. W jednym miesiącu skusiła się na „darmowe” wakacje składkowe.

• Wariant A (Bez wakacji składkowych): 12 miesięcy X 23 550 zł = 282 600 zł/12 = 23 550 zł (podstawa wyjściowa do zasiłku).
• Wariant B (Z 1 miesiącem wakacji składkowych): 11 miesięcy x 23 550 zł + (1 miesiąc wakacji + 5 652 zł) = 259 050 zł + 5 652 zł = 264 702 zł / 12 = 22 058,50 zł.

Strata w podstawie zasiłku: Wynosi 1 491,50 zł miesięcznie. W skali całego roku pobierania zasiłku macierzyńskiego (52 tygodnie), przedsiębiorczyni straci realnie kilkanaście tysięcy złotych na rękę, oszczędzając na jednej składce zaledwie ułamek tej kwoty. To przykład pozornej oszczędności.

Wpływ na mechanizm „nowego ubezpieczonego” 

To kluczowy element dla zaawansowanego audytu kadrowo-płacowego, na który wskazują eksperci Portalu Kadrowego.

Jeśli kobieta założyła firmę krótko przed zajściem w ciążę i od razu (np. po 2 miesiącach) skorzystała z wakacji składkowych, a potem podniosła podstawę, ZUS oblicza zasiłek według skomplikowanego algorytmu proporcjonalnego (tzw. dopłata 1/12 za każdy miesiąc pełnego ubezpieczenia).

Miesiąc wakacji składkowych drastycznie zaniża ten współczynnik, ponieważ wprowadza do średniej kwotę minimalną, niwecząc plan uzyskania wysokiego świadczenia.

Zadeklarowanie wyższej podstawy wymiaru składek a orzeczenia sądów

Uchwała SN z 21 kwietnia 2010 r. (sygn. akt II UZP 1/10) przez lata stanowiła główną linię obrony przedsiębiorców.

Sąd Najwyższy uznał w niej, że ZUS nie może kwestionować zadeklarowanej podstawy składek, o ile mieści się ona w ustawowych limitach, ponieważ przepisy gwarantują przedsiębiorcy pełną swobodę jej wyboru.

Warto jednak pamiętać, że sprawa ta dotyczyła firmy działającej od dłuższego czasu, co wykluczało zarzut celowego, instrumentalnego działania w celu uzyskania zasiłku.

Przełom przyniosła uchwała SN z 29 listopada 2023 r. (III UZP 3/23) o mocy zasady prawnej. Sąd uznał, że deklarowanie maksymalnych składek tuż przed pójściem na zasiłek – przy braku realnych przychodów – nie jest normalną praktyką.

W takich okolicznościach wysoka podstawa może być dla ZUS podstawą do zbadania, czy działalność nie była fikcyjna.

Linia orzecznicza nie jest jednak jednolita. Sąd Najwyższy, rozpatrując skargi nadzwyczajne Rzecznika MŚP, wielokrotnie stawał w obronie kobiet.

W wyrokach z lat 2023–2024 (m.in. II NSNc 267/24) SN wprost podkreślił, że składki JDG nie są powiązane z przychodem, a ZUS nie ma prawa obniżać zadeklarowanej podstawy, o ile nie jest w stanie podważyć samego faktu prowadzenia firmy.

Dla przedsiębiorczyni oznacza to, że jeżeli działalność była rzeczywiście wykonywana, sama wysokość zadeklarowanej podstawy wymiaru składek nie powinna automatycznie przesądzać o niekorzystnym rozstrzygnięciu.

Każda sprawa podlega jednak indywidualnej ocenie z uwzględnieniem całokształtu jej okoliczności.

Jak dokumentować prowadzenie działalności gospodarczej?

Kluczem do wygrania kontroli ZUS jest udowodnienie, że firma rzeczywiście działa.

Od samego początku skrupulatnie zbieraj umowy, faktury, potwierdzenia płatności, maile z kontrahentami oraz ślady działań marketingowych.

Taka dokumentacja jednoznacznie potwierdza ciągłość i zarobkowy charakter biznesu, co przy w pełni legalnej, wysokiej podstawie składek neutralizuje zarzuty urzędników.

Pamiętaj, że niekorzystna decyzja ZUS to nie koniec – zawsze przysługuje Ci odwołanie do sądu, który niezależnie i na nowo oceni Twoje dowody.

Czy zawieszenie lub zamknięcie działalności po urodzeniu dziecka powoduje utratę prawa do zasiłku?

Nie, ani zawieszenie, ani całkowite zamknięcie działalności (JDG) po porodzie nie powoduje utraty prawa do zasiłku macierzyńskiego.

Jeśli w tym dniu podlegałaś pod dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, prawo do zasiłku zostaje nabyte na cały ustawowy okres (standardowo 52 tygodnie), niezależnie od późniejszych losów firmy.

Jak oba scenariusze wyglądają w praktyce?

• Zawieszenie działalności (Najbardziej polecane): ZUS nadal wypłaca zasiłek w pełnej kwocie. Korzyścią jest całkowite zwolnienie z opłacania składki zdrowotnej z tytułu JDG (przy aktywnej firmie i wysokim zasiłku przekraczającym minimalne wynagrodzenie, musiałabyś ją płacić).
• Zamknięcie (likwidacja) działalności: Zasiłek jest wypłacany do końca bezpiecznie. Wyrejestrowanie firmy z CEIDG wygasza tytuł do ubezpieczeń, więc przestajesz składać deklaracje rozliczeniowe i płacić jakiekolwiek składki.

Jeśli przed porodem krótko prowadziłaś firmę i deklarowałaś maksymalną podstawę składek (23 550 zł), a dzień po porodzie zawieszasz lub likwidujesz JDG, ZUS natychmiast potraktuje to jako sygnał do kontroli.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę