W artykule znajdziesz:

• Definicja i zastosowanie ZUS PEL – czym jest pełnomocnictwo ZUS, do czego dokładnie upoważnia i kto powinien je ustanowić.
• Rodzaje formularzy (PEL, PEL-Z, PEL-O, PEL-K) – czym różnią się od siebie poszczególne druki i który z nich jest wymagany podczas kontroli ZUS lub reprezentacji wieloosobowej.
• Instrukcja składania przez eZUS krok po kroku – jak szybko i bezbłędnie wypełnić oraz wysłać wniosek przez nowy portal eZUS.
• Kwestie prawne i finanse – jaką odpowiedzialność ponosi pełnomocnik za błędy w deklaracjach.

ZUS w coraz większym stopniu jest „elektroniczny”. Niemal każdą sprawę obecnie da się załatwić za pomocą ich systemu teleinformatycznego.

Nie twierdzę, że jest to proste, logiczne i intuicyjne, ale taka możliwość w ogóle istnieje, a to już coś. Mimo tego „ułatwienia” ubezpieczeni oraz ubezpieczający nie zawsze mają możliwość samodzielnego kontaktowania się z organem.

Jest to szczególnie widoczne w przypadku przedsiębiorców, przed którymi stoi konieczność bieżącego wykonywania wielu obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi, zgłoszeniami, rozliczeniami czy korespondencją z ZUS.

W takich wypadkach mogą powoływać swoich reprezentantów. Instrumentem prawnym służącym temu celowi jest pełnomocnictwo ZUS PEL.

Poniżej wyjaśnię istotę tego dokumentu, wskażę, kto może zostać pełnomocnikiem oraz wytypuję grupy podmiotów, dla których może być ono szczególnie przydatne.

Czym jest pełnomocnictwo ZUS PEL?

ZUS PEL jest rodzajem pełnomocnictwa szczególnego udzielanego w formie formularza urzędowego – można pobrać ze strony tutaj.

Służy do udzielenia pełnomocnictwa osobie fizycznej, która ma wówczas załatwiać sprawy swojego mocodawcy w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Pełnomocnictwo może dotyczyć reprezentowania osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną (np. spółki osobowej).

Nie należy jednak utożsamiać ZUS PEL z pełnomocnictwem procesowym w ścisłym tego pojęcia znaczeniu.

Jest to bowiem przede wszystkim umocowanie do wykonywania czynności prawnych w relacjach z organem rentowym, którego zakres określa mocodawca w formularzu.

Jak udzielić pełnomocnictwa?

Pełnomocnictwo może zostać złożone na kilka sposobów, a mianowicie:

• za pomocą poczty, na adres jednej z placówek ZUS;
• osobiście w formie papierowej w każdej z placówce organu;
• elektronicznie przez PUE/eZUS na formularzu PEL, na profilu mocodawcy jako osoby fizycznej (Ubezpieczony, Płatnik, Świadczeniobiorca).

W przypadku korzystania z elektronicznego formularza PEL istotne jest prawidłowe uwierzytelnienie dokumentu.

ZUS wskazuje możliwość wykorzystania m.in. podpisu zaufanego, osobistego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu eZUS.

W przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, której sposób reprezentacji wymaga działania kilku osób, konieczne jest wykorzystanie formularza PEL-Z.

Trzeba wówczas pamiętać, że załącznik ten powinien zostać podpisany przez wszystkich przedstawicieli uprawnionych do udzielenia pełnomocnictwa.

Instrukcja krok po kroku: Jak złożyć ZUS PEL przez portal eZUS

1. Zaloguj się do portalu eZUS: Wejdź na stronę ZUS i zaloguj się za pomocą Profilu Zaufanego, aplikacji mObywatel, e-Dowodu lub bankowości elektronicznej.
2. Wybierz właściwy profil: Wybierz profil Płatnik (jeśli udzielasz pełnomocnictwa jako przedsiębiorca/pracodawca) lub Ubezpieczony (jako osoba prywatna).
3. Otwórz formularz PEL: Przejdź do zakładki Dokumenty i wiadomości  Dokumenty robocze, a następnie kliknij przycisk „Utwórz nowy”. Z listy dostępnych wniosków wybierz ZUS PEL.
4. Wypełnij dane pełnomocnika: Twoje dane (mocodawcy) uzupełnią się automatycznie. Wpisz dane osoby upoważnianej: PESEL (lub NIP), imię, nazwisko oraz adres.
5. Określ zakres i czas trwania:
   • Zaznacz role, w których pełnomocnik ma Cię reprezentować (Płatnik, Ubezpieczony, Świadczeniobiorca).
   • Zaznacz uprawnienia do obsługi profilu w eZUS (np. dostęp do e-ZLA pracowników, odbiór korespondencji).
   • Określ czas obowiązywania: zaznacz opcję na czas nieokreślony lub wpisz konkretny przedział dat (od – do).
6. Sprawdź, podpisz i wyślij: Kliknij „Sprawdź” (system wyłapie ewentualne błędy), zapisz wniosek, a następnie kliknij „Wyślij”. Wybierz metodę podpisu: Podpis Zaufany, e-Dowód (podpis osobisty) lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jaki jest zakres pełnomocnictwa ZUS PEL?

Bardzo ważną kwestią, która nie jest do końca tak oczywista, jest określenie zakresu umocowania.

Przede wszystkim wyjaśnienia wymaga, że pełnomocnictwo ZUS PEL może obejmować załatwianie spraw w imieniu mocodawcy jako:

• ubezpieczonego;
• świadczeniobiorcy;
• płatnika składek.

Oznacza to, że jedno pełnomocnictwo może służyć do reprezentowania mocodawcy w różnych rolach, jakie ten pełni w systemie ubezpieczeń społecznych

W praktyce pełnomocnik może między innymi składać wnioski i dokumenty, odbierać korespondencję oraz prowadzić bieżącą komunikację z ZUS – oczywiście wszystko w granicach udzielonego mu umocowania.

Możliwe jest również określenie uprawnienia do załatwiania spraw za pośrednictwem eZUS.

Organ wskazuje tutaj, że przy takim umocowaniu pełnomocnik może uzyskać dostęp do konta płatnika i wykonywać w jego imieniu czynności w systemie elektronicznym.

Ma to szczególne znaczenie w przypadku księgowych i biur rachunkowych. Przedsiębiorca może powierzyć księgowemu lub pracownikowi biura obsługę spraw ubezpieczeniowych, bez konieczności osobistego wykonywania każdej czynności wobec ZUS.

Warto przy tym pamiętać, że takie pełnomocnictwo powinno odpowiadać rzeczywistym potrzebom mocodawcy.

Zbyt wąski zakres może utrudniać bieżącą obsługę, natomiast zbyt szeroki – przyznawać pełnomocnikowi uprawnienia, których przedsiębiorca w rzeczywistości nie zamierzał mu powierzyć.

Dla kogo ZUS PEL to dobre rozwiązanie?

Pełnomocnictwo ZUS PEL w zasadzie jest dla wszystkich, jednakże niektóre podmioty w szczególności powinny rozważyć skorzystanie z tej instytucji.

Takimi podmiotami z całą pewnością są przedsiębiorcy będący płatnikami składek. Będzie to szczególnie praktyczne, jeśli obsługę kadrowo-płacową oraz rozliczenia z ZUS prowadzi im zewnętrzne biuro rachunkowe.

Ustanowienie pełnomocnika za pomocą ZUS PEL będzie również uzasadnione w przypadku:

• spółek, które delegują obsługę spraw ZUS określonym pracownikom lub współpracownikom;
• przedsiębiorców korzystających ze wsparcia doradców podatkowych, adwokatów lub radców prawnych;
• osób fizycznych przebywających za granicą lub mających trudności z osobistym załatwianiem spraw;
• osób (fizycznych i prawnych), które potrzebują profesjonalnego wsparcia w bardziej skomplikowanym postępowaniu dotyczącym ubezpieczeń lub świadczeń emerytalno-rentowych.

Czy ZUS PEL jest terminowy?

Co do zasady pełnomocnictwo ZUS PEL może być udzielane na czas nieoznaczony.

Nie ma jednak żadnych przeciwwskazań, aby mocodawca określił w dokumencie datę, od której i do której reprezentacja taka ma obowiązywać (formularz ZUS PEL przewiduje możliwość wskazania daty końcowej pełnomocnictwa).

Warto dodać, że każde pełnomocnictwo, również to bezterminowe, jest odwoływalne.

Zgodnie z art. 101 § 1 KC, pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w tym przepisie.

Trzeba jednak pamiętać, że oświadczenie o odwołaniu pełnomocnictwa musi zostać złożone na specjalnym formularzu, tj. ZUS PEL-O. Odwołanie można złożyć w dowolnym momencie.

Co istotne, jeżeli mocodawca chce jedynie zmienić zakres wcześniejszego pełnomocnictwa, wystarczy ponownie złożyć formularz PEL i wskazać cały zakres, który ma obowiązywać od tej pory – nie ma konieczności składania odrębnego odwołania.

Ważne! Dla zachowania bezpieczeństwa interesów mocodawcy powinien on pamiętać o aktualizacji pełnomocnictw, zwłaszcza po zakończeniu współpracy z biurem rachunkowym lub zmianie osoby odpowiedzialnej za obsługę firmy.

Procedura odwołania pełnomocnika (PEL-O)

1. Złóż ZUS PEL-O w eZUS: W zakładce Dokumenty robocze wygeneruj wniosek ZUS PEL-O, podaj dane odwoływanej osoby, wskaż datę końcową, podpisz cyfrowo i wyślij.
2. Termin skutku: Odwołanie przez mocodawcę działa natychmiast. Rezygnacja złożona samodzielnie przez pełnomocnika wchodzi w życie po 14 dniach.

Pamiętaj! Brak automatyzacji: Złożenie nowego PEL dla innego biura nie unieważnia starego pełnomocnictwa.

Zestawienie formularzy pełnomocnictw ZUS

Czy ustanowienie PEL oznacza obowiązek opłacania składek społecznych za pełnomocnika?

Samo ustanowienie pełnomocnictwa nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych. Katalog osób podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym określa art. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przepis ten wskazuje na katalog zamknięty tytułów ubezpieczeniowych, takich jak stosunek pracy, wykonywanie działalności gospodarczej czy umowy cywilnoprawne.

Natomiast sam fakt ustanowienia pełnomocnikiem nie stanowi odrębnego tytułu ubezpieczeniowego.

Oznacza to, że przedsiębiorca nie zgłasza danej osoby do ZUS wyłącznie dlatego, że udzielił jej pełnomocnictwa PEL.

Sytuacja będzie jednak wyglądała zupełnie inaczej, jeżeli pomiędzy przedsiębiorcą a pełnomocnikiem istnieje dodatkowy stosunek prawny stanowiący tytuł do ubezpieczeń – np. umowa o pracę czy umowa zlecenie.

Wówczas obowiązek ubezpieczeniowy wynika jednak z tego stosunku, a nie z samego pełnomocnictwa.

Czy pełnomocnik odpowiada za działania dokonywane w imieniu mocodawcy?

Udzielenie pełnomocnictwa nie oznacza całkowitego przeniesienia odpowiedzialności z mocodawcy na pełnomocnika.

Rozróżnia się bowiem skutki czynności dokonanej w granicach umocowania od odpowiedzialności za prawdziwość informacji zawartych w składanych dokumentach.

Pełnomocnik, który przygotowuje i podpisuje dokument, powinien mieć możliwość zweryfikowania danych oraz informacji przekazywanych przez mocodawcę.

Szczególna ostrożność jest potrzebna w przypadku oświadczeń składanych pod rygorem odpowiedzialności karnej. Nie można jednak automatycznie przyjmować, że każde podanie nieprawdziwej informacji przez pełnomocnika stanowi przestępstwo z art. 233 KK.

Przepis ten dotyczy m.in. fałszywych zeznań, a jego zastosowanie do fałszywych oświadczeń wymaga spełnienia warunków określonych w art. 233 § 6 KK, w szczególności, gdy przepis ustawy przewiduje możliwość odebrania oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Dodatkowo pełnomocnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone mocodawcy w wyniku niedochowania należytej staranności przy wykonywaniu pełnomocnictwa.

Zasada ta wynika z ogólnych przepisów KC o odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań (art. 471 KC).

W szczególności może mieć to zastosowanie w przypadku pełnomocnictwa związanego z określonym stosunkiem podstawowym, np. umową zlecenia, gdy pełnomocnik zobowiązuje się do zajmowania się sprawami majątkowymi mocodawcy

Na co zwrócić uwagę przy udzielaniu PEL?

Zawierając pełnomocnictwo ZUS PEL, trzeba pamiętać, że dokument ten nie zastępuje innych pełnomocnictw dotyczących kontaktów z organami publicznymi.

Przykładowo PEL nie będzie skuteczne wobec urzędu skarbowego przy składaniu deklaracji podatkowych.

Trzeba również odróżnić PEL od PEL-K, czyli upoważnienia do reprezentowania płatnika składek podczas kontroli ZUS.

ZUS wskazuje PEL-K jako odrębny formularz dotyczący właśnie reprezentacji w trakcie kontroli.

Przy samym udzielaniu pełnomocnictwa przedsiębiorca powinien przede wszystkim pamiętać, aby:

• dokładnie określić zakres umocowania – zwłaszcza jeżeli pełnomocnik ma mieć dostęp do konta eZUS;
• zweryfikować dane pełnomocnika, szczególnie gdy jest to osoba „nieznajoma”, np. profesjonalny pełnomocnik;
• ustalić, czy pełnomocnictwo ma być terminowe (od – do), czy bezterminowe;
• odwołać pełnomocnictwo po zakończeniu współpracy;
• aktualizować pełnomocnictwa w przypadku zmian organizacyjnych lub zmian osób odpowiedzialnych za obsługę ZUS;
• w przypadku spółek – dokładnie zweryfikować zasady reprezentacji i złożyć pełnomocnictwo na formularzu PEL-Z.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego