Jeżeli myślimy o stosunku pracy, pełen etat jest tym domyślnym. Nie jest jednak obowiązkowym.

Pracownik może równie dobrze być zatrudniony na pół czy ćwierć etatu. Wszystko zależy tutaj od porozumienia się stron.

Co więcej, raz zawarta umowa w każdym czasie może zostać zmodyfikowana, również w kwestii czasu pracy. Zmiana etatu, jego redukcja lub zwiększenie wymaga jednak zachowania odpowiednich procedur i wiąże się z określonymi formalnościami. Jak zatem podejść do tematu, aby zrobić to dobrze? O tym poniżej.

Zmiana etatu – kto może tego dokonać?

Nie zadziwię raczej nikogo – decyzja w kwestii zmiany etatu należy do pracodawcy.

To od niego zależy czy pracownik będzie miał możliwość modyfikacji swojej umowy, czy będzie musiał ją zmienić (albo pożegnać się z pracą).

Co prawda osoba zatrudniona może wyjść z inicjatywą zmiany etatu, ale jej wniosek nie jest wiążący dla pracodawcy (za wyjątkiem okresu, w którym pracownikowi przysługuje prawo do urlopu wychowawczego).

Zmiana etatu – co wolno pracodawcy?

Zmiana etatu może być przeprowadzona na kilka sposobów, a stroną początkującą cały proces może być zarówno pracodawca, jak i pracownik.

Zacznijmy od możliwości, jakie prawo pracy przewidziało dla pracodawcy.

Tutaj do wyboru mamy:

• porozumienie zmieniające, oraz
• wypowiedzenie zmieniające.

Oba warianty dotyczą przedstawienia pracownikowi nowych warunków pracy i płacy, w tym również zmiany etatu (obniżenia lub jego zwiększenia).

Różnice rozbijają się jednak o skutki braku zgody pracownika na zmiany.

W przypadku porozumienia zmieniającego pracodawca przedstawia pracownikowi nowe warunki zatrudnienia, a pracownik może się na nie zgodzić, lub nie.

Niezaakceptowanie zmian oznacza brak możliwości ich wprowadzenia w życie.

Zatem ostatecznie wszystko tu zależy od decyzji pracownika.

Dodatkowo w tym trybie nie ma zastosowania żaden okres „przejściowy”, zmiany zaczynają obowiązywać z chwilą określoną w porozumieniu.

Inaczej rzecz wygląda w przypadku wypowiedzenia zmieniającego.

Tutaj pracodawca przedstawia pracownikowi nowe warunki pracy, a ten może je zaakceptować i kontynuować zatrudnienie, albo odmówić podpisania nowej umowy i odejść wraz z końcem okresu wypowiedzenia.

Trzeba jednak pamiętać, że jeśli zatrudniony nie wyrazi odmowy przyjęcia zaproponowanych warunków przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, wówczas uważa się, że wyraził on zgodę na wprowadzone do umowy zmiany.

Zmiana etatu – co może pracownik?

Z inicjatywą zmiany etatu może także wyjść pracownik, nie ma on jednak zbyt szerokiego pola do popisu (poza jednym wyjątkiem).

Pracownik może bowiem złożyć pracodawcy propozycje modyfikacji zasad zatrudnienia i liczyć, że pracodawca się na to zgodzi. W praktyce jednak to, jaką siłę negocjacyjną ma pracownik, nie określają przepisy prawa, a to jak bardzo jest on potrzebny pracodawcy.

Zatrudniony o wysokich kwalifikacjach i zdolnościach jest w stanie załatwić o wiele więcej, niż osoba o małych umiejętnościach zawodowych i krótkim stażu pracy.

Jest jednak jedna sytuacja, kiedy pracodawca nie ma wyboru i jest obowiązany do modyfikacji etatu, a dokładniej jego obniżenia. Jak bowiem czytamy w art. 186⁷ § 1 KP, pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu.

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.

Oznacza to, że pracownik będący rodzicem lub opiekunem małego dziecka, jeżeli ma możliwość dalszego wykonywania pracy, ale w mniejszym wymiarze czasu, zamiast urlopu wychowawczego może wnioskować o obniżenie etatu.

Nie może to być jednak etat niższy niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy (tj. standardowo 4 godziny). 

Wniosek o modyfikację czasu pracy należy złożyć minimum 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy na nowych warunkach.

Niedochowanie tego terminu skutkuje tym, że pracodawca może nie uwzględnić wniosku pracownika we wskazanym przez niego terminie.

Wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy powinien zawierać wskazanie:

• imienia i nazwiska pracownika;
• imienia i nazwiska dziecka, na które mógłby być udzielony urlop wychowawczy;
• okresu, przez który pracownik zamierza wykonywać pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy;
• wymiaru czasu pracy, w którym pracownik zamierza wykonywać pracę.

Do wniosku dołącza się:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów;
• oświadczenie o okresie, w którym pracownik dotychczas korzystał z wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego.

Czy zmiana etatu z powodu urlopu wychowawczego oznacza rezygnację z tego świadczenia?

Przepis cytowany w poprzednim akapicie może być nieco mylący. W KP zostało napisane, iż „pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może …”.

Trzeba jednak pamiętać, że świadczenie to nie musi być wykorzystane zaraz po urlopie macierzyńskim, rodzicielskim (ew. ojcowskim). Urlop wychowawczy można bowiem wykorzystać do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat.

W przypadku dzieci z orzeczoną niepełnosprawnością urlop można wykorzystać do ukończenia 18 roku życia dziecka.

Przy czym okres korzystania z obniżonego wymiaru czasu pracy nie obniża wymiaru urlopu wychowawczego. To, że pracownik zawnioskuje obniżenia etatu, nie oznacza, że zrezygnował z prawa do urlopu.

Zatem pracownik może przejść na niższy etat do ukończenia 6 roku życia dziecka oraz w tym czasie skorzystać z urlopu.

Czy prawo pracy ogranicza liczbę zmian etatu?

Przepisy prawa pracy, zarówno Kodeks pracy, jak i ustawy szczegółowe, nie wprowadzają limitu zmian etatu w trakcie zatrudnienia u jednego pracodawcy.

Zatem co do zasady strony mogą dokonywać zmian wymiaru czasu pracy wielokrotnie.

Wszystko tutaj będzie zależało od indywidualnych okoliczności sprawy i zachowania niezbędnych formalności.

Należy przy tym pamiętać, że każda zmiana etatu powinna być właściwie udokumentowana, a strony o tym poinformowane. Zmiana nie może być narzucona przez jedną ze stron.

W zasadzie to pracodawca nie może narzucać pracownikowi zmian, wymagana jest każdorazowa zgoda na wprowadzenie modyfikacji do umowy.

Czy zmiana etatu ma wpływ na inne warunki umowy?

Czy zmiana etatu wpłynie na pozostałe warunki umowy, w szczególności na wynagrodzenie?

Najczęściej tak, jednak nie jest to regułą. Umowa o pracę korzysta z zasady swobody zawierania umów.

To zaś oznacza, że strony mogą dowolnie kształtować jej treść, o ile nie stoi ona w sprzeczności z przepisami prawa.

Prawo pracy w przeważającej części ma na celu ochronę pracownika, dlatego też zawiera wiele ograniczeń wpływających na zakres działania pracodawcy.

Chodzi tu przede wszystkim o minimalne wynagrodzenie, okres urlopowy, czy ilość przerw w czasie pracy.

Przy tym jednak pracodawca może zaoferować korzystniejsze warunki pracy, niż te określone w przepisach. To natomiast oznacza, że zmiana etatu może nie wpływać na zmianę pozostałych warunków pracy.

Jeżeli pracownik zmienił etat z całego na 3/4, jego wynagrodzenie czy ilość dni urlopowych nie musi ulec zmianie.

Pracodawca może przecież zgodzić się na wyższe wynagrodzenie i więcej wolnego w zamian za krótszy czas spędzany w pracy (mało prawdopodobne, ale możliwe).

Jeżeli jednak umowa przewiduje „minimalne wynagrodzenie za pracę”, to zmniejszenie etatu do jego połowy będzie również oznaczało otrzymywanie połowy minimalnej płacy.

Działa to w drugą stronę, przy zwiększaniu wymiaru czasu pracy adekwatnie zmianie będzie ulegała kwota najniższej krajowej.

Zmiana etatu w połowie roku a prawo do urlopu wypoczynkowego

Oprócz wynagrodzenia, pracowników zapewne najbardziej interesuje urlop wypoczynkowy.

Zastanówmy się zatem, jak będzie to wyglądało w przypadku gdy pracownik jest uprawniony do standardowej ilości dni urlopowych (26 dni – pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat) i w połowie roku zmienią się jego warunki umowy odnośnie etatu.

Działa to w ten sposób, że zmiana etatu w trakcie roku kalendarzowego wpływa na sposób naliczania urlopu wypoczynkowego jedynie za okres od wprowadzenia zmian, tj.:

• do dnia zmiany etatu urlop naliczany jest według dotychczasowego wymiaru;
• od dnia zmiany etatu urlop nalicza się proporcjonalnie do nowego wymiaru.

Przykład:

Pracownikowi od 1 lipca zmienił się etat – z całego na 1/2.

Prawo do urlopu wypoczynkowego będzie wyglądał następująco:

• za pierwsze pół roku ma prawo do 13 dni: 1/2 roku × 26 dni = 13 dni;
• za drugie pół roku – do 6,5 dnia: 1/2 etatu × (26 dni – 13 dni) = 6,5 dnia.

Należy pamiętać, że jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

W naszym przykładzie 6,5 dnia urlopu nie oznacza, że pracownik chodzący codziennie do pracy na 4 godziny, będzie mógł skorzystać jedynie z 6,5 dnia wolnego.

Będzie to 13 dni po 4 godziny (czyli 6,5 dnia urlopowego).

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego