W tym artykule znajdziesz:

• Definicja czasu pracy
• Praca zdalna w cyfrowej erze
• Tradycyjne obowiązki przed zmianą – jak prawidłowo rozliczać czas spędzony na przebieraniu się w odzież BHP, odprawach (briefingach) oraz pobieraniu narzędzi.
• Kary i kontrole PIP
• Praktyczny blok FAQ – odpowiadamy ntrudne pytania

Czas pracy definiuje się jako okres, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Jest to bardzo istotne, gdyż w wielu firmach wykonywanie obowiązków służbowych rozpoczyna się jeszcze przed faktycznym podjęciem czynności produkcyjnych, biurowych czy usługowych.

Pracownik musi bowiem wcześniej przygotować stanowisko pracy, przebrać się w odzież roboczą, pobrać narzędzia, przejść odprawę, czy też zalogować się do służbowych systemów teleinformatycznych.

W wielu miejscach pracy kwestią sporną może być, czy tego rodzaju czynności przygotowawcze powinny być zaliczane do czasu pracy i podlegać wynagrodzeniu, czy też nie.

Odpowiedź nie zawsze będzie jednoznaczna. Decydujące znaczenie mają przepisy Kodeksu pracy, regulacje wewnątrzzakładowe oraz charakter wykonywanych czynności.

Pojęcie czasu pracy

Punktem wyjścia będzie wyjaśnienie, czym dokładnie jest „czas pracy”. Definicja tego pojęcia została zawarta w art. 128 § 1 KP.

Zgodnie z tym przepisem czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Jak łatwo zauważyć, przepis ten nie uzależnia uznania danego okresu za czas pracy od faktycznego wykonywania zadań służbowych przez pracownika.

Znaczenie ma wyłącznie pozostawanie do dyspozycji pracodawcy.

Oznacza to, że w określonych przypadkach samo wykonywanie czynności zawodowych nie jest konieczne do uznania, że pracownik świadczy pracę.

Dotyczy to przykładowo sytuacji przestoju, gdy pracownik zgodnie z poleceniem pracodawcy powstrzymuje się od wykonywania obowiązków, pozostając jednak gotowym do ich podjęcia.

Pojęcie pozostawania w dyspozycji pracodawcy może oznaczać zarówno wykonywanie pracy pod bezpośrednim nadzorem pracodawcy lub przełożonych, jak i świadczenie jej samodzielnie, bez bieżącej kontroli, gdy osoby kierujące nie są obecne.

W obu przypadkach pracownik pozostaje związany obowiązkami wynikającymi ze stosunku pracy.

Istotą pozostawania w dyspozycji pracodawcy jest ograniczenie swobody pracownika w zakresie koniecznym do prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych.

Stan taki występuje zarówno wtedy, gdy pracownik wykonuje umówioną pracę, jak i wtedy, gdy pozostaje w gotowości do jej podjęcia.

Warunkiem jest utrzymywanie możliwego w danych okolicznościach kontaktu z pracodawcą oraz oczekiwanie na jego polecenia, wskazówki lub dalsze dyspozycje dotyczące wykonywania pracy. (por. W. Masewicz, Czas pracy jako pojęcie prawne, PiP 1997, Nr 3, s. 87, 88).

Kiedy czynności przygotowawcze stają się czasem pracy?

Czynności przygotowawcze można uznać, za część pracy. W końcu bez konieczności jej wykonywania pracownik nie podejmowałby tych dodatkowych działań.

Nie wszystkie jednak będą zaliczane do czasu pracy.

W praktyce przyjmuje się, że do czasu pracy zalicza się czynności przygotowawcze, jeżeli:

• są wymagane przez pracodawcę;
• pozostają w bezpośrednim związku z wykonywaną pracą;
• są niezbędne do prawidłowego wykonania obowiązków służbowych;
• pracownik wykonuje je pod kierownictwem lub kontrolą pracodawcy.

Jak jednak zauważył Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 22 sierpnia 2019 roku (sygn. akt: I PK 96/18) nie jest możliwe skonstruowanie ogólnej definicji prawnej „czynności przygotowawczych”, a jednie można je określić ad casum (łac. w tym przypadku; do danego stanu faktycznego), biorąc pod uwagę ustalenia faktyczne co do obowiązków nałożonych na pracownika. W zależności od tych ustaleń czynności te są pomijane albo wliczane do czasu pracy.

Przepisy KP nie wskazują wprost, ile czasu należy przeznaczyć na czynności przygotowawcze niezbędne do rozpoczęcia pracy.

Dlatego bardzo istotną rolę odgrywa regulamin pracy. W dokumencie tym mogą zostać określone między innymi:

• godzina rozpoczęcia pracy;
• sposób potwierdzania obecności;
• obowiązki związane z przygotowaniem stanowiska pracy wliczane do czasu pracy.

Dojazd do pracy 

Na początek kwestia, która dotyczy niemal wszystkich pracowników – dojazd do pracy.

Zasadą jest, że czas poświęcony na dojazd pracownika z miejsca zamieszkania do miejsca pracy oraz powrót do domu nie stanowi czasu pracy.

Inaczej jednak sytuacja wygląda w przypadku pracowników, których obowiązki wykonywane są na określonym terenie i wymagają ciągłego przemieszczania się pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami.

W takich okolicznościach przejazdy są integralnym elementem wykonywanej pracy, a pracownik w ich trakcie pozostaje do dyspozycji pracodawcy.

Skoro realizacja zadań służbowych jest uzależniona od przemieszczania się, czas przejazdów należy traktować jako czas pracy.

Stanowisko takie zajął zresztą Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 października 2022 roku (sygn. akt: II PSKP 11/22), wskazując przy tym, że jest czasem pracy czas przejazdów pracownika z jednego umówionego przez strony miejsca pracy do drugiego miejsca pracy, też oznaczonego w umowie o pracę, samochodem służbowym pracodawcy, który ponosił koszty zakupu paliwa.

Przebranie w odzież roboczą

Jednym z najczęściej pojawiających się problemów jest kwestia przebierania się w odzież roboczą lub ochronną, która często wymaga o wiele więcej czasu, niż ma to miejsce w przypadku „zwykłej” zmiany ubrań.

Zgodnie z art. 237⁷ § 1 KP pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, bądź też wymagają tego względy technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Uznaje się, że jeśli charakter pracy, przepisy lub organizacja pracy wymagają korzystania z określonego stroju roboczego, przebranie się nie jest już prywatną czynnością pracownika, lecz elementem procesu pracy.

Dla przykładu § 3 wspomnianego art. 237⁷ KP wskazuje stanowiska, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Pobieranie i zdawanie narzędzi

W wielu wypadkach wykonywanie zadań służbowych nie jest możliwe bez podjęcia określonych działań wstępnych.

Pracownicy mogą bowiem potrzebować dodatkowego czasu na:

• pobranie narzędzi;
• pobranie sprzętu ochronnego;
• wydanie kluczy;
• odbiór urządzeń służbowych;
• zdanie wyposażenia po zakończeniu pracy.

Wobec tego uznaje się, że jeśli pracownik nie może rozpocząć wykonywania obowiązków bez wcześniejszego pobrania sprzętu, czynności te stanowią element procesu pracy.

Dotyczy to w szczególności magazynierów, pracowników budowlanych, ochroniarzy, czy też kierowców.

Przygotowanie stanowiska pracy 

Do czasu pracy mogą być zaliczane również czynności polegające na przygotowaniu stanowiska pracy.

Przykładowo takie „przygotowanie” może polegać na:

• uruchomieniu maszyn produkcyjnych;
• przeprowadzeniu kontroli technicznej urządzeń;
• przygotowaniu materiałów do produkcji;
• konfiguracji sprzętu komputerowego;
• uruchomieniu specjalistycznego oprogramowania (systemów firmowych).

Jeżeli czynności te są niezbędne do rozpoczęcia właściwej pracy i wykonywane są na rzecz pracodawcy, co do zasady powinny być traktowane jako czas pracy.

Logowanie do systemów informatycznych

Ciekawym przypadkiem jest traktowanie jako czynności przygotowawcze wliczane do czasu pracy logowanie się pracownika do systemów teleinformatycznych firmy.

Załóżmy, że pracownik pracuje na stanowisku konsultanta klienta.

Obsługa klienta działa od 8⁰⁰ do 16⁰⁰, pracownik zatem musi swoją pracę rozpocząć jeszcze wcześniej, aby przygotować wszystkie systemy i programy, a to z kolei oznacza, że czas jego realnej pracy będzie wynosił nie 8 godzin, a kilka – kilkanaście minut więcej.

W wielu przedsiębiorstwach rozpoczęcie pracy wymaga:

• uruchomienia komputera;
• zalogowania do sieci firmowej;
• przejścia wieloetapowych procedur bezpieczeństwa;
• uruchomienia programów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.

Mimo że wielu pracodawców jawnie tego nie akceptuje, to w świetle prawa i orzeczeń sadów, jeżeli procedury logowania są obowiązkowe i stanowią warunek rozpoczęcia pracy, czas poświęcony na ich wykonanie powinien zostać uznany za czas pracy.

Czy logowanie do systemu i uruchomienie komputera na pracy zdalnej to czas pracy? 

Wielu pracodawców wciąż błędnie zakłada, że ewidencja czasu pracy zdalnej rozpoczyna się w momencie pojawienia się zielonej kropki na firmowym komunikatorze (np. MS Teams, Slack) lub pierwszego „odbicia” w wirtualnym systemie kadrowym.

Zgodnie z ogólną definicją zawartą w art. 128 § 1 Kodeksu pracy, czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. W modelu pracy zdalnej obejmuje to obligatoryjnie cyfrowe czynności przygotowawcze.

Są to wszystkie obowiązkowe kroki z zakresu cyberbezpieczeństwa IT, bez których fizyczne rozpoczęcie zadań jest niemożliwe.

W erze pracy zdalnej do czasu pracy zalicza się czas niezbędny na:

• Uruchomienie komputera służbowego (lub autoryzowanego sprzętu prywatnego w modelu BYOD).
• Czekanie na załadowanie się obowiązkowych aktualizacji systemowych wymuszonych przez firmowy dział IT podczas porannego startu systemu.
• Zestawienie bezpiecznego, szyfrowanego połączenia VPN (Virtual Private Network) z serwerem firmy.
• Przeprowadzenie uwierzytelniania dwuskładnikowego (MFA/2FA), co często wymaga od pracownika użycia prywatnego smartfona (np. przepisanie kodu SMS, logowanie biometryczne lub zatwierdzenie dostępu w aplikacji typu Authenticator) przed formalną godziną rozpoczęcia pracy.
• Logowanie do środowisk chmurowych i pobieranie wirtualnego pulpitu.

Jeżeli pracownik np. działu Call Center ma obowiązek odebrać pierwszy telefon od klienta punktualnie o godzinie 8:00, a przejście przez żmudne procedury bezpieczeństwa, uruchomienie routera i włączenie 5 różnych aplikacji zajmuje mu codziennie średnio 12 minut, to wymaga to od niego faktycznego rozpoczęcia przygotowań o 7:48.

W skali miesiąca daje to pracownikowi około 4 godzin niezaewidencjonowanej pracy.

Pracodawca nie może przerzucać kosztów czasowych związanych z procedurami cyberbezpieczeństwa na prywatny czas pracownika przed godziną 8:00.

Jak zabezpieczyć ewidencję pracy zdalnej? Checklista

Brak uregulowania kwestii cyfrowych czynności przygotowawczych to obecnie jedno z najczęstszych naruszeń wykrywanych podczas kontroli PIP u pracowników zdalnych.

Aby zabezpieczyć firmę, warto wdrożyć następujące zasady w Regulaminie Pracy Zdalnej:

• Zdefiniuj moment startu: Jasno określ w dokumentacji wewnątrzzakładowej, że proces logowania do VPN i aplikacji wchodzi w ramy 8-godzinnej dniówki (np. pracownik odpala komputer o 8:00, a pełną gotowość operacyjną osiąga o 8:10).
• Zbadaj obciążenie IT: Skonsultuj z działem IT faktyczny (uśredniony) czas potrzebny na bootowanie systemu i przejście procedur uwierzytelniania dwuskładnikowego (MFA).
• Ustal zasady aktualizacji: Wprowadź politykę określającą, co pracownik ma zrobić, jeśli poranna aktualizacja systemu Windows/Mac zablokuje mu dostęp do narzędzi na 30 minut. Z punktu widzenia prawa – jest to przestój zawiniony przez pracodawcę (sprzęt), więc pracownik zachowuje pełne prawo do wynagrodzenia za ten czas.

Porównanie  – jakie czynności wliczają się do przygotowania?

Odprawy i szkolenia przed rozpoczęciem pracy

Częstym elementem organizacji pracy są odprawy pracownicze, zebrania zmianowe, instruktaże czy krótkie szkolenia.

Dzieje się to jeszcze przed rozpoczęciem tej faktycznej pracy.

Czy tego typu odprawy i szkolenia zaliczamy do czasu pracy?

Tutaj akurat odpowiedź jest krótka – jeżeli udział w nich jest obowiązkowy, okres ten niewątpliwie stanowi czas pracy.

Pracownik pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy i wykonuje polecenia służbowe.

Konsekwencje i kary PIP: Ile kosztuje błąd w rozliczaniu czasu pracy? 

Ignorowanie porannych czynności przygotowawczych – takich jak logowanie do systemów czy rozruch maszyn – to dla pracodawcy ogromne ryzyko finansowe.

Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) rutynowym działaniem jest porównywanie godzin logowania pracowników w systemach IT z oficjalną ewidencją czasu pracy.

Jeśli inspektor wykaże, że pracownicy regularnie rozpoczynali rozruch systemów np. 15 minut przed oficjalną godziną rozpoczęcia pracy, konsekwencje dla firmy będą natychmiastowe i dotkliwe.

Czynności po zakończeniu pracy a czas pracy

Do czasu pracy mogą być zaliczane także niektóre czynności wykonywane po zakończeniu zasadniczych obowiązków.

Przykładowo będą to:

• wyłączenie i zabezpieczenie maszyn;
• sporządzenie dokumentacji zmianowej;
• przekazanie zmiany następcy;
• zdanie narzędzi;
• zdjęcie obowiązkowej odzieży ochronnej.

Jeżeli czynności po zakończeniu faktycznej pracy są następstwem działań przygotowawczych wliczanych do czasu pracy, tj. są wymagane przez pracodawcę i pozostają związane z wykonywaną pracą, nie powinny być traktowane jako czas prywatny pracownika, a jako część jego pracy.

Czy pracodawca może wyłączyć czynności przygotowawcze z czasu pracy?

W praktyce pracodawcy często nie traktują czynności przygotowawczych jako wykonywania zadań służbowych i nie wliczają ich do czasu pracy.

Nierzadko na potwierdzenie tego tworzone są regulaminy wskazujące, że pracownik powinien przyjść wcześniej do pracy, aby przygotować się do wykonywania swoich obowiązków.

Takie rozwiązania nie (zawsze) są zgodne z prawem.

Pracodawca nie może dowolnie wyłączać z czasu pracy czynności, które obiektywnie są niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych.

O kwalifikacji danego okresu decyduje rzeczywisty charakter wykonywanych czynności, a nie sama nazwa przyjęta w dokumentacji wewnętrznej.

Jeżeli pracownik jest zobowiązany do wykonywania określonych działań przed formalną godziną rozpoczęcia pracy, może dojść do powstania pracy w godzinach nadliczbowych.

Konsekwencje błędnego rozliczania czasu pracy

Pomijanie czynności przygotowawczych w czasie pracy może prowadzić do powstawania nadgodzin po stornie pracowników oraz towarzyszącej im konieczności wypłacenia wynagrodzenie za pracę wraz z dodatkami za godziny nadliczbowe.

Warty przytoczenia w tym miejscu jest wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 listopada 2009 roku (sygn. akt: III PK 51/09), który bardzo trafnie opisuje taką sytuację.

Jak zauważył SN, szczególny przypadek występuje w przypadku świadczenia pracy skooperowanej wkomponowanej w rytm działalności zakładu pracy.

W takim wypadku sama wiedza przełożonych traktowana jest jako zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych.

Uznaniu za pracę w godzinach nadliczbowych nie sprzeciwia się zlecenie jej realizacji nawet w sytuacji, gdy pracodawca wprowadził generalne reguły porządkowe (w regulaminie pracy, uchwale, zarządzeniu), uzależniające podjęcie takiej pracy od pisemnego polecenia przełożonego czy też potrzeby jej wtórnej akceptacji.

Pogląd ten opiera się na dwóch założeniach. Po pierwsze, że postanowienia regulaminowe oraz generalne polecenia pracodawcy nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy.

Po drugie, że reguły porządkowe wyprowadzane z upoważnienia art. 22 § 1 KP mogą zostać przez pracodawcę zmodyfikowane w danych okolicznościach.

Odnosząc przedstawioną wyżej wykładnię art. 128 § 1 KP i art. 151 § 1 KP do ustalonych w sprawie okoliczności faktycznych, Sąd Najwyższy zauważył, że zarówno czynności wykonywane przez powoda przed zjazdem na dół kopalni (odebranie raportów od poprzednich zmian, odprawa, sprawdzenie obecności członków załogi i przydzielenie im obowiązków), jak i po wyjeździe (sporządzenie raport zmianowego, spisanie dniówek pracowników i zdanie raportu nadsztygarowi prowadzącemu zmianę) miały charakter czynności immamentnie związanych z wykonywaniem pracy na stanowisku sztygara zmianowego i były objęte zakresem obowiązków pracowniczych powoda (normalne czynności pracownicze pracownika nadzoru zakładu pracy w ruchu ciągłym), co też nakazuje zaliczyć określone czynności przygotowawcze do czasu pracy pracownika.

Ważne pytania

Czy czas na kąpiel i mycie się po brudzącej pracy wlicza się do czasu pracy?

Tak, ale pod pewnymi warunkami.

Czas na umycie się lub kąpiel po zakończeniu zmiany wlicza się do czasu pracy tylko wtedy, gdy obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów BHP (np. praca z substancjami toksycznymi, medycznymi, w pyle, chemikaliach) lub z uregulowań wewnątrzzakładowych.

Jeśli pracownik wykonuje standardową pracę biurową i decyduje się na prysznic wyłącznie dla własnego odświeżenia, czas ten traktowany jest jako jego czas prywatny.

Czy spotkanie organizacyjne (briefing) przed zmianą to nadgodziny?

Tak. Krótkie odprawy, podział zadań na dany dzień czy tzw. briefingi organizowane przez kierowników na 10 minut przed oficjalnym startem zmiany produkcyjnej lub otwarciem sklepu to czas pracy.

Pracownik słucha wtedy poleceń służbowych i wykonuje instrukcje przełożonego, co wprost spełnia definicję pozostawania w dyspozycji pracodawcy.

Czy czas stania w kolejce do kontroli trzeźwości lub kontroli osobistej przed bramą to czas pracy?

Tak, jeśli pracownik wszedł już na teren zakładu.

Po nowelizacji Kodeksu pracy dotyczącej prewencyjnej kontroli trzeźwości, wydawnictwa eksperckie jednoznacznie wskazują: jeśli pracodawca organizuje obowiązkową kontrolę (alkomatem lub przeszukanie przez ochronę) na terenie zakładu i tworzą się do niej kolejki, pracownik w tym czasie realizuje obowiązek porządkowy.

Skoro nie ma swobody dysponowania swoim czasem i poddaje się procedurom firmy, jest to czas pracy.

Odbiór auta służbowego z firmy o 7:00, żeby dojechać do klienta na 9:00. Biuro działa od 8:00. Czy to czas pracy?

Czas od 7:00 do 8:00 to czas pracy.

Dojazd z domu bezpośrednio do klienta to tzw. podróż służbowa (często nieliczona do czasu pracy, jeśli przypada poza grafikowymi godzinami).

Jeśli pracownik najpierw musi udać się do bazy/siedziby firmy, aby pobrać narzędzia, dokumenty lub samochód służbowy, jego czas pracy zaczyna się w momencie stawienia się w bazie. Cała trasa od bazy do klienta jest już wykonywaniem obowiązków służbowych.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego