W tym artykule znajdziesz:

• Legalne granice automatyzacji
• Rewolucja i zakazy AI Act
• Zakres danych, których może żądać pracodawca
• Checklista dla PIP i UODO: Gotowa lista twardych dowodów, które musisz gromadzić, aby udowodnić inspektorom, że nadzór człowieka nad AI nie jest tylko pozorny.

Wykorzystywanie AI w rekrutacji to już nie nowość. Kilka lat temu sztuczna inteligencja była wykorzystywana głównie do filtrowania CV.

Aktualnie algorytmy potrafią analizować kompetencje, oceniać nagrania wideo z rozmów kwalifikacyjnych, przewidywać dopasowanie kandydata do zespołu czy tworzyć rankingi kandydatów według określonych cech.

W praktyce AI prowadzi szczegółową analizę mającą ogromny wpływ na wybory pracodawców.

Rozwiązania te budzą jednak spore kontrowersję – brak czynnika ludzkiego w rekrutacji sprawia, że kandydaci czują się niemal jak narzędzia wykorzystywane do zarabiania. Brak czynnika ludzkiego to również ryzyko prawne.

Powstaje tutaj szereg pytań – czy pracodawca może w pełni zautomatyzować rekrutację?

Czy kandydat ma prawo wiedzieć, że ocenia go system AI? Kto wówczas odpowiada za dyskryminację dokonaną przez „robota”?

Jak pogodzić pracę sztucznej inteligencji z przepisami polskiego prawa pracy, unijnego AI Act oraz RODO? Sprawdźmy zatem, gdzie przebiega granica automatyzacji rekrutacji.

AI w rekrutacji – można ją użyć niemal do wszystkiego

Jeżeli zechcemy sztuczna inteligencja może nas zastąpić niemal w każdej pracy biurowej.

Oczywiście nie twierdze, że zrobi to lepiej, albo że w ogóle zrobi to dobrze. Algorytmy często popełniają błędy, które następnie są systematycznie powtarzane, a jedna pomyłka pociąga za sobą kolejną.

Dodatkowo AI halucynuje, nie wyłapuję sama z siebie własnych błędów i bardzo nie lubi przyznawać się do popełnienia błędów.

Mimo to do w pracach czysto technicznych sprawuje się znakomicie.

AI w rekrutacji jest obecnie wykorzystywane praktycznie na każdym jej etapie. Najczęściej jest to:

• generowanie ogłoszenia o pracę;
• automatyczna analiza CV;
• odpowiadanie na zapytania związane z ofertą pracy (chatbot rekrutacyjny);
• tworzenie rankingów kandydatów;
• analiza kompetencji kandydatów;
• ocena testów psychometrycznych;
• analiza rozmowy wideo pod kątem określonych parametrów;
• przewidywanie efektywności kandydata oraz jego dopasowanie do już istniejącego zespołu pracowników.

Dla pracodawców AI w rekrutacji oznacza przede wszystkim oszczędność czasu i redukcję kosztów.

Sztuczna inteligencja potrafi przeanalizować tysiące aplikacji w kilka minut, podczas gdy tradycyjna selekcja wymagałaby wielu godzin pracy kilku osób z działu HR.

Automatyzacja nie jest jednak neutralna moralnie i prawnie. Im większy wpływ systemu AI na decyzję o zatrudnieniu, tym większe ryzyko naruszenia podstawowych praw kandydatów.

Kodeks pracy a wykorzystanie AI w rekrutacji

Polski Kodeks pracy nie zawiera przepisów odnoszących się bezpośrednio do stosowania sztucznej inteligencji w procesie zatrudniania.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności po stronie pracodawcy w wykorzystywaniu AI w rekrutacji. Granice automatyzacji wynikają bowiem z określonych w kodeksie zasad prawa pracy.

Najważniejsze znaczenie mają:

• zakaz dyskryminacji;
• zasada równego traktowania;
• ochrona dóbr osobistych;
• obowiązek poszanowania prywatności;
• ograniczenia dotyczące przetwarzania danych kandydatów.

Zgodnie z art. 183a KP kandydaci do pracy powinni być traktowani równo niezależnie od płci, wieku, niepełnosprawności, pochodzenia, wyznania, przekonań politycznych czy orientacji seksualnej.

Problem tutaj polega na tym, że system AI może utrwalać istniejące uprzedzenia obecne w danych treningowych (informacjach znajdujących się w bazie danych, z których korzysta AI – często chodzi po prostu o dane z internetu).

Jeżeli algorytm był uczony na historycznych danych pochodzących z organizacji, która preferowała określony typ kandydatów, może zacząć automatycznie eliminować osoby należące do innych grup.

W praktyce oznacza to ryzyko tzw. dyskryminacji algorytmicznej.

Przykładowo system może:

• preferować mężczyzn na stanowiska techniczne, a kobiety na te bardziej „humanistyczne”;
• preferować absolwentów określonych uczelni;
• gorzej oceniać kobiety wracające po urlopie macierzyńskim;
• odrzucać kandydatów starszych;
• obniżać ocenę osób z lukami w zatrudnieniu.

Jest to nie tylko ryzyko kandydatów, którzy nie zostaną zatrudnieni, ale również pracodawcy, który może zostać posądzony o dyskryminację.

Zakres danych, których może żądać pracodawca

Pozostając przy zasadach prawa pracy, w kontekście AI szczególnego znaczenia nabiera art. 22 KP , który ustanawia katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata.

Zgodnie z nim pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię i nazwisko;
• datę urodzenia;
• dane kontaktowe;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg zatrudnienia.

W praktyce jednak systemy AI często analizują znacznie szerszy zakres informacji, taki jak zachowanie w czasie rozmowy kwalifikacyjnej (online), w tym styl wypowiedzi, emocje temu towarzyszące, mimikę twarzy czy ton głosu.

Dodatkowo niektóre programy mogą poszukiwać w sieci aktywności kandydatów w mediach społecznościowych, ich zdjęcia (wizerunek) oraz wpisy.

W związku z tym powstaje zasadne pytanie – czy AI w rekrutacji może analizować inne dane niż te wskazane w przepisach KP?

Coraz więcej słyszy się głosów, że analiza emocji (np. zdenerwowania) czy tonu głosu kandydatów może prowadzić do naruszenia prawa do prywatności oraz zasady minimalizacji danych.

AI w rekrutacji a RODO – zakaz całkowicie zautomatyzowanych decyzji

Również RODO ma bardzo duże znaczenie dla AI w rekrutacji. W szczególności chodzi o art. 22 ust. 1, w którym czytamy, iż osoba, której dane dotyczą, ma prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa.

Odmowa zatrudnienia niewątpliwie może zostać uznana za decyzję istotnie wpływającą na sytuację kandydata. Oznacza to, że pełna automatyzacja procesu rekrutacyjnego jest jawnie sprzeczna z RODO.

W praktyce zatem pracodawca powinien zapewnić udział człowieka na którymś etapie w podejmowaniu decyzji, możliwość zakwestionowania wyniku AI i odwołania się do „żywej” osoby.

Dodatkowo pracodawca powinien określić przebieg procesu, w tym wyjaśnić w jaki sposób stosowane są algorytmy.

AI Act a AI w rekrutacji

Sytuację znacząco zmieni unijne rozporządzenie AI Act, które całościowo w życie wchodzi już 2 sierpnia 2026 roku. Jest to pierwszy kompleksowy system regulacji sztucznej inteligencji w Europie.

Szczególnie restrykcyjne wymogi obejmą systemy uznawane za rozwiązania wysokiego ryzyka, za które można uznać między innymi systemy stosowane w rekrutacji.

Nowe przepisy przewidują liczne obowiązki po stronie przedsiębiorców korzystających z takich technologii.

Konieczne będzie m.in. prowadzenie dokumentacji dotyczącej danych treningowych, wdrożenie procedur oceny ryzyka, zapewnienie przejrzystości działania systemu oraz utrzymanie odpowiedniego nadzoru człowieka nad decyzjami AI.

Powyższe oznacza to, że narzędzia AI stosowane do:

• selekcji kandydatów;
• podejmowania decyzji kadrowych;
• oceny pracowników;
• pozycjonowania kandydatów;
• monitorowania efektywności,

– będą podlegały szczególnym wymogom prawnym.

Naruszenie obowiązków wynikających z AI Act może prowadzić do bardzo poważnych konsekwencji finansowych.

Projektowane regulacje przewidują bowiem możliwość nakładania wielomilionowych kar administracyjnych, uzależnionych od globalnego obrotu przedsiębiorstwa.

W związku z tym pracodawcy korzystający z takich systemów będą musieli zapewnić m.in.:

• nadzór człowieka;
• odpowiednią dokumentację;
• kontrolę jakości danych;
• monitorowanie ryzyk;
• możliwość audytu działania systemu;
• transparentność wobec kandydatów.

W procesie rekrutacyjnym ważny jest człowiek

Jednym z najważniejszych wniosków wynikającym z wcześniejszych akapitów jest to, że w każdym procesie rekrutacyjnym, na którymś etapie musi występować człowiek.

Oznacza to, że system nie może działać całkowicie autonomicznie – człowiek musi mieć możliwość ingerencji w decyzję sztucznej inteligencji. Jednocześnie konieczne jest przeciwdziałanie automatycznemu utrwalaniu błędów poprzez stałe monitorowanie zachowania AI.

Ostatecznie również od każdej decyzji podjętej przez „robota” kandydat powinien mieć możliwość odwołania się do człowieka.

W praktyce pracownicy HR nie mogą ograniczyć swojego działania wyłącznie do zatwierdzania rekomendacji algorytmu.

Taki model jest uznawany za „pozorny nadzór”.

Błędy AI a odpowiedzialność przedsiębiorcy

Mimo coraz większej autonomii sztucznej inteligencji odpowiedzialność za jej funkcjonowanie nadal spoczywa na człowieku – na kim dokładnie często zależy od umowy licencyjnej.

Polskie i europejskie regulacje nie przewidują odrębnej odpowiedzialności samego algorytmu (zapewne taka odpowiedzialność nigdy nie powstanie).

W konsekwencji to przedsiębiorca odpowiada za skutki błędnych decyzji podejmowanych przez system wykorzystywany w firmie.

Znaczenie ma przede wszystkim to, czy przedsiębiorstwo dochowało należytej staranności przy wdrażaniu, konfiguracji i nadzorowaniu działania narzędzia AI.

Jeżeli system doprowadzi np. do bezpodstawnego odrzucenia kandydatury, osoba poszkodowana może dochodzić roszczeń odszkodowawczych na zasadach ogólnych od pracodawcy.

Ryzyko odpowiedzialności pojawia się również na gruncie ochrony danych osobowych. W sytuacji, gdy AI przetwarza dane w sposób niezgodny z RODO lub narusza prawa osób, których dane dotyczą, przedsiębiorca może zostać objęty postępowaniem prowadzonym przez Prezesa UODO.

Konsekwencją mogą być zarówno sankcje finansowe, jak i obowiązek zmiany sposobu funkcjonowania systemu.

Pracodawca nie może skutecznie bronić się argumentem, że decyzję podjął algorytm, system działał automatycznie, zatem za działanie odpowiada dostawca technologii. To tak nie działa.

To przedsiębiorca, który wdrążył u siebie w firmie dane rozwiązanie, pozostaje administratorem danych i odpowiada za zgodność procesu z prawem pracy oraz RODO.

Lista 4 twardych dowodów, które firma musi zbierać, aby wykazać przed urzędnikami, że nadzór człowieka nad maszyną jest realny, a nie pozorny:

1. Logi systemowe z czasem reakcji rekrutera (Dowód na analizę)

• Jak to działa: Jeśli Twój system ATS (do zarządzania rekrutacją) pokazuje, że AI wygenerowało ranking kandydatów, a rekruter odrzucił 50 osób w… 25 sekund (klikając bez przerwy „Odrzuć”), dla inspektora to jasny sygnał: człowiek nawet nie spojrzał na te profile.
• Co musisz mieć: System powinien rejestrować czas, jaki rekruter spędził na karcie kandydata przed podjęciem decyzji. Rozsądne 2-3 minuty na profil to dowód dla PIP, że człowiek rzeczywiście zapoznał się z aplikacją.

2. Statystyki „weta”, czyli przypadki, gdy człowiek sprzeciwił się AI

• Jak to działa: Najlepszym dowodem na to, że to człowiek rządzi maszyną, są sytuacje, w których rekruter podjął inną decyzję niż sugerował algorytm.
• Co musisz mieć: Regularnie wyciągaj z systemu raporty pokazujące np., że: „W rekrutacji X system AI ocenił kandydata na 2/10, ale rekruter po analizie ręcznej zaprosił go na rozmowę i ostatecznie zatrudnił”. Taka statystyka rozbieżności to Twój najlepszy immunitet prawny.

3. Własne notatki rekrutera w systemie (Ślad myślowy)

• Jak to działa: Suche kliknięcie „Zatrudnij” lub „Odrzuć” nic nie wyjaśnia. Inspektorzy badający sprawę o ewentualną dyskryminację będą szukać ludzkich motywacji.
• Co musisz mieć: Wprowadź w dziale HR bezwzględną zasadę wpisywania krótkich, merytorycznych uzasadnień przy kandydatach z TOP listy AI (np. „AI oceniło kandydata wysoko ze względu na słowa kluczowe, ale podczas weryfikacji portfolio stwierdzam brak projektów komercyjnych w technologii X – odrzucam”).

4. Imienne certyfikaty ze szkoleń HR z zakresu „AI Bias”

• Jak to działa: AI Act wprost nakazuje, aby osoby nadzorujące systemy wysokiego ryzyka posiadały „niezbędne kompetencje i przeszkolenie”. Rekruter musi wiedzieć, jak działa algorytm i na jakie uprzedzenia (np. wiekowe czy płciowe) może cierpieć.
• Co musisz mieć: Dokument potwierdzający, że Twoi pracownicy HR przeszli szkolenie z zakresu ryzyk związanych z algorytmiczną dyskryminacją. To dowód dla urzędników, że firma dochowała należytej staranności.

Granice automatyzacji procesów rekrutacji

Czy pełna automatyzacja rekrutacji jest legalna? Okazuje się, że nie. Przepisy polskie i unijne wyraźnie wskazują, że całkowicie autonomiczna rekrutacja jest nieakceptowana.

Dodatkowo z czasem coraz mocniej akcentuje się konieczność stosowania nadrzędnej roli człowieka nad algorytmem, ochrony praw podstawowych i dóbr osobistych osób fizycznych, transparentność systemów sztucznej inteligencji oraz możliwość kontroli decyzji AI na każdym z jej etapów.

AI ma wyłącznie wspierać proces rekrutacji, ale nie zastępować całkowicie człowieka.

Pracodawcy wdrażający systemy AI w HR powinni zatem pamiętać nie tylko o efektywności technologicznej, ale również o:

• ochronie prywatności;
• przeciwdziałaniu dyskryminacji;
• przejrzystości procesów stosowania AI;
• realnym nadzorze człowieka;
• systematycznej kontroli systemów AI.

W przeciwnym razie automatyzacja rekrutacji może stać się dla pracodawcy ryzykiem prawnym, które doprowadzi wprost do wysokich kar administracyjnych oraz odszkodowań.

Praktyczna checklista – Jak bezpiecznie korzystać z AI?

• Sprawdź dostawcę oprogramowania: Zażądaj deklaracji zgodności z AI Act oraz RODO. Upewnij się, że system nie wykorzystuje zakazanych praktyk (np. analizy emocji).
• Wdrożenie pozornego vs. realnego nadzoru: Przeszkol rekruterów, by nie akceptowali bezkrytycznie rekomendacji systemu. Każda decyzja o odrzuceniu kandydata na kluczowym etapie powinna być zatwierdzona przez człowieka.
• Zaktualizuj klauzule informacyjne: Dodaj do dokumentów rekrutacyjnych jasną informację o tym, jakie narzędzia AI są wykorzystywane, w jakim celu i jak kandydat może odwołać się od ich decyzji.
• Regularny audyt algorytmów: Zlecaj okresowe testy systemu pod kątem tzw. stronniczości (czy system nie zaczyna statystycznie częściej odrzucać konkretnych grup kandydatów).

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego