Czy można potrącić z pensji za zniszczony sprzęt służbowy?

Sprzęt służbowy w postaci laptopa, telefonu czy samochodu stanowi składnik majątku pracodawcy i jednocześnie codzienne narzędzie pracy.

W przypadku jego uszkodzenia lub zniszczenia przez pracownika pojawia się pytanie czy i w jakim zakresie wolno obciążyć go kosztami naprawy albo odkupienia nowego sprzętu, w razie gdy w wyniku zniszczenia sprzęt firmowy nie nadaje się już do użytku.

Czy pracodawca może dokonać potrącenia z pensji pracownika?

Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna, ponieważ zależy od tego czy sprzęt był użytkowany na zasadzie mienia powierzonego, czy korzystał z niego zgodnie z poleceniami i za zgodą pracodawcy oraz stopnia zawinienia pracownika.

Odpowiedzialność materialna na zasadach ogólnych

Podstawową odpowiedzialność materialną pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy regulują art. 114–122 Kodeksu pracy.

W art. 114 wskazano, że pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w przepisach niniejszego rozdziału.

Oznacza to, że aby pracownik ponosił odpowiedzialność materialną, spełnione muszą zostać łącznie następujące przesłanki:

• naruszenie obowiązków pracowniczych oraz
• wina pracownika.

Brak którejkolwiek z nich wyłącza odpowiedzialność. Zakres tej odpowiedzialności jest ograniczony.

W myśl art. 115 Kodeksu pracy pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda.

Oznacza to, że odpowiedzialność nie obejmuje utraconych korzyści ani odległych, nietypowych skutków zdarzenia.

Ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy. Artykuł 116 Kodeksu pracy nakłada na niego obowiązek wykazania zarówno okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika, jak i wysokości powstałej szkody.

W praktyce to pracodawca musi udowodnić, że pracownik naruszył obowiązki, że ponosi winę oraz jaka jest wartość zniszczonego sprzętu.

Dodatkowo zgodnie z art. 117 Kodeksu pracy pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia.

Pracownik nie ponosi również ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.

W sytuacji, gdy szkodę wyrządziło kilku pracowników, art. 118 Kodeksu pracy wskazuje, że każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy.

A jeżeli nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, odpowiadają oni w częściach równych.

Podstawowa odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę materialną jest również ograniczona kwotowo, a punktem odniesienia jest kwota wynagrodzenia pracownika.

W myśl art. 119 Kodeksu pracy odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

To ograniczenie ma fundamentalne znaczenie praktyczne. Nawet jeżeli wartość zniszczonego laptopa czy samochodu znacznie przewyższa trzykrotność pensji, pracownik odpowiadający na zasadach ogólnych za zniszczenie sprzętu firmowego zapłaci co najwyżej tę trzykrotność.

Wyjątkiem od tej zasady jest wina umyślna. Na podstawie art. 122 Kodeksu pracy pracownik, który umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości, a więc bez stosowania limitu trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia.

Warto zauważyć, że przy zniszczeniu samochodu w wypadku drogowym o umyślności zwykle nie ma mowy, ponieważ pracownik nie niszczy wówczas mienia celowo.

Przykład 1

Pan Jacek zatrudniony na podstawie umowy o pracę korzystał ze służbowego laptopa o wartości 18 000 zł, za który ponosił odpowiedzialność materialną na zasadach ogólnych.

Posiadał on zgodę na korzystanie z laptopa w celach służbowych poza siedzibą pracodawcy (część obowiązków pracowniczych wykonywał poza siedzibą firmy).

W czerwcu 2026 roku uczestniczył w wypadku drogowym, czego wynikiem było uszkodzenie laptopa. Jeżeli Pan Jacek przewoził laptopa z zachowaniem należytej staranności, to nie powinien ponieść odpowiedzialności materialnej.

Art. 114 Kodeksu pracy uzależnia bowiem odpowiedzialność materialną pracownika od zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych.

W przeciwnym razie, np. gdyby pracownik nie zachował należytej staranności przy przewożeniu laptopa (przykładowo przewoził go w sposób nienależycie zabezpieczający przed uszkodzeniem mimo iż okoliczności tego wymagały), pracodawca mógłby dochodzić odszkodowania za zniszczony sprzęt w wysokości rzeczywiście poniesionej szkody i pamiętając o górnej granicy odszkodowania wynikającej z art.119 Kodeksu pracy, czyli odszkodowanie nie mogłoby przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Naprawienie szkody może nastąpić w drodze ugody pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Artykuł 121 Kodeksu pracy pozwala obniżyć wówczas wysokość odszkodowania z uwzględnieniem wszystkich okoliczności sprawy, w szczególności stopnia winy pracownika i jego stosunku do obowiązków pracowniczych.

Wysokość tę może obniżyć także sąd pracy, dotyczy to również przypadku, gdy naprawienie szkody następuje na podstawie ugody sądowej.

Jeżeli pracownik nie wykona ugody, podlega ona wykonaniu w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, po nadaniu jej klauzuli wykonalności przez sąd pracy, przy czym sąd odmówi nadania klauzuli, gdy ustali, że ugoda jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego.

Uszkodzenie sprzętu na pracy zdalnej

Przepisy o pracy zdalnej nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia narzędzi pracy, ale nie zdejmują z pracownika dbałości o mienie firmy.

W warunkach domowych kluczowy jest art. 124 KP (mienie powierzone).

• Zniszczenie przez dziecko lub zwierzę: Zalanie klawiatury przez dziecko czy zrzucenie sprzętu przez kota to brak należytej staranności w zabezpieczeniu mienia. Dom to prywatna przestrzeń pracownika – pozostawienie w niej sprzętu bez nadzoru uniemożliwia uwolnienie się od odpowiedzialności. Pracownik odpowiada wówczas do pełnej wysokości szkody.
• Odpowiedzialność domowników: Pracodawca nie może żądać odszkodowania od członków rodziny pracownika (brak stosunku pracy). Roszczenia kieruje się wyłącznie do pracownika, który nie zabezpieczył należycie stanowiska pracy.

Direct Answer (AI-ready): Za zniszczenie laptopa lub telefonu służbowego przez dziecko bądź zwierzę domowe podczas pracy zdalnej odpowiada pracownik.

Wynika to z niedopełnienia obowiązku właściwej pieczy nad mieniem powierzonym (art. 124 KP), co obliguje zatrudnionego do pokrycia kosztów naprawy sprzętu.

Odpowiedzialność za mienie powierzone

Odmienne zasady dotyczące odpowiedzialności pracownika za zniszczenie firmowego sprzętu obowiązują w sytuacji, gdy sprzęt użytkowany jest przez pracownika na zasadzie mienia powierzonego, co regulują przepisy art. 124-127 Kodeksu pracy. Laptop, telefon czy samochód służbowy mogą zostać powierzone pracownikowi właśnie na tej zasadzie i wtedy odpowiedzialność materialna pracownika za wyrządzoną szkodę jest szersza niż ma to miejsce w przypadku podstawowej odpowiedzialności pracownika.

Zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,

2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w innym mieniu niż wymienione powyżej, jeżeli zostało mu ono powierzone z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

Oznacza to, że w zakresie mienia powierzonego nie obowiązuje limit odpowiedzialności w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia. Ten limit ma zastosowanie jedynie do podstawowej odpowiedzialności materialnej pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy.

Co istotne, powstanie odpowiedzialności na zasadzie mienia powierzonego nie wymaga bezwzględnie zawarcia odrębnej umowy o odpowiedzialności materialnej za powierzony pracownikowi sprzęt.

Chociaż podpisanie takiej umowy jest typowym, zewnętrznym przejawem przyjęcia mienia, to w przeważającym ujęciu do powstania odpowiedzialności z art. 124 Kodeksu pracy wystarczy prawidłowe powierzenie sprzętu, czyli przekazanie go w taki sposób, by pracownik mógł się z niego rozliczyć.

W praktyce już samo pokwitowanie odbioru sprzętu może pozwalać na przyjęcie, że doszło do powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu, choć dla celów dowodowych zawarcie pisemnej umowy o odpowiedzialności materialnej pozostaje rozwiązaniem bezpieczniejszym.

Odpowiedzialność za mienie powierzone nie jest jednak bezwzględna. Artykuł 124 § 3 Kodeksu pracy pozwala pracownikowi uwolnić się od niej, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. To istotna różnica względem odpowiedzialności na zasadach ogólnych. Pracodawca powinien wykazać prawidłowe powierzenie mienia oraz powstanie szkody, natomiast pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych.

Przykład 2

Pani Joanna korzystała ze służbowego laptopa na zasadzie mienia powierzonego. Pracodawca nie wyraził zgody na wynoszenie sprzętu poza firmę.

Mimo to pracownica zabrała laptop do domu. W mieszkaniu pozostawiła go na balkonie podczas intensywnych opadów deszczu, wskutek czego laptop uległ trwałemu uszkodzeniu.

Wartość laptopa wynosiła 6 000 zł. W takiej sytuacji pracownica będzie ponosiła odpowiedzialność za szkodę w pełnej wysokości, ponieważ trudno byłoby wykazać, że szkoda powstała z przyczyn od niej niezależnych.

Jeżeli natomiast pracownik wyniósł sprzęt poza miejsce pracy wbrew wyraźnemu zakazowi pracodawcy, okoliczność ta może mieć znaczenie przy ocenie jego odpowiedzialności zarówno na zasadach ogólnych, jak i w przypadku mienia powierzonego.

Sama jednak nie przesądza jeszcze o ponoszeniu odpowiedzialności materialnej, ponieważ wymaga to każdorazowo oceny okoliczności konkretnej sprawy.

Kodeks dopuszcza też wspólną odpowiedzialność materialną pracowników za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Jej podstawą jest umowa o współodpowiedzialności materialnej zawarta z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności (art. 125 Kodeksu pracy).

Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają wówczas w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.

Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu określa przypadki, w których odpowiedzialność za szkodę w mieniu, o którym mowa w art. 124 § 2 Kodeksu pracy, oraz w mieniu powierzonym łącznie na podstawie art. 125 Kodeksu pracy może zostać ograniczona albo oparta na zasadach ogólnych z art. 114–116 i 118 Kodeksu pracy.

Szkoda w podróży służbowej a odpowiedzialność przewoźnika

Co w sytuacji, gdy pracownik niszczy lub traci sprzęt (np. laptop, smartfon) podczas delegacji krajowej lub zagranicznej?

Bardzo częstym scenariuszem jest uszkodzenie walizki z laptopem przez linie lotnicze lub kradzież z pokoju hotelowego.

• Zasada ogólna: Podróż służbowa wiąże się ze zwiększonym ryzykiem, które co do zasady obciąża pracodawcę.
• Wina przewoźnika/hotelu: Jeśli sprzęt został zniszczony przez linię lotniczą (w bagażu rejestrowanym) lub skradziony z zamkniętego sejfu hotelowego, pracownik nie ponosi odpowiedzialności (art. 124 § 3 KP – przyczyna niezależna od pracownika). W takim przypadku to pracodawca powinien wystąpić z roszczeniem odszkodowawczym do linii lotniczej (na podstawie Konwencji Montralskiej) lub hotelu (art. 846 Kodeksu cywilnego).
• Niedbalstwo pracownika: Jeśli jednak pracownik zostawił laptopa w widocznym miejscu w samochodzie na publicznym parkingu lub w ogólnodostępnej restauracji hotelowej, dochodzi do rażącego niedbalstwa i pracownik odpowiada za szkodę.

Czy odszkodowanie za zniszczony sprzęt można potrącić z wynagrodzenia?

Ustalenie odpowiedzialności pracownika za zniszczenie sprzętu nie uprawnia pracodawcy do jednostronnego potrącenia odszkodowania z wynagrodzenia.

Katalog potrąceń dopuszczalnych bez zgody pracownika ma charakter zamknięty, a odszkodowanie za zniszczony sprzęt nie mieści się w tym katalogu.

Potrącenie takiego odszkodowania jest możliwe wyłącznie za pisemną zgodą pracownika na potrącenie konkretnej, istniejącej wierzytelności (art. 91 § 1 Kodeksu pracy).

Zgoda udzielona z góry na potrącanie przyszłych, nieokreślonych szkód jest nieważna. Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody, pracodawca może dochodzić odszkodowania na drodze sądowej.

Również w przypadku potrącenia dokonywanego za zgodą pracownika obowiązują limity określone w art. 91 § 2 Kodeksu pracy, w tym kwota wolna od potrąceń.

Jak krok po kroku rozliczyć uszkodzenie sprzętu przez pracownika?

• Krok 1: Protokół szkody – Sporządź oficjalny dokument zawierający datę, miejsce, opis okoliczności zdarzenia oraz podpisy pracownika i świadków.
• Krok 2: Realna wycena – Ustal wysokość szkody w oparciu o wartość rynkową i stopień amortyzacji (zużycia) sprzętu w dniu zdarzenia, a nie cenę zakupu nowego urządzenia z faktury sprzed lat.
• Krok 3: Zawarcie ugody – Przygotuj pisemną ugodę określającą wysokość odszkodowania oraz ewentualne rozłożenie długu na raty.
• Krok 4: Zgoda na potrącenie – Odbierz od pracownika odrębne, pisemne oświadczenie ze zgodą na potrącanie rat z wynagrodzenia (zgodnie z art. 91 KP). Pamiętaj: zgoda „na przyszłość” wpisana do umowy o pracę jest nieważna.
• Krok 5: Weryfikacja kwoty wolnej – Przed puszczeniem przelewu upewnij się, że po potrąceniu raty pracownik otrzyma na rękę co najmniej 3 605,85 zł (w przypadku pełnego etatu).

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopę