Urlop szkoleniowy – komu przysługuje, ile trwa?

Kluczowe informacje:

• Komu i ile przysługuje: Urlop szkoleniowy przysługuje wyłącznie pracownikom podnoszącym kwalifikacje za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. Wynosi 6 dni (na maturę, egzaminy eksternistyczne i zawodowe) lub 21 dni (na ostatnim roku studiów).
• Wynagrodzenie: Urlop jest w 100% płatny. Pracownik zachowuje prawo do pełnej pensji, obliczanej na podobnych zasadach jak urlop wypoczynkowy.
• Umowa lojalnościowa: Podpisanie „lojalki” nie zawsze jest obowiązkowe. Umowa pisemna jest konieczna tylko wtedy, gdy pracodawca finansuje dodatkowe koszty (np. czesne) i wymaga odpracowania tego okresu (max. 3 lata).
• Choroba na L4: Zwolnienie lekarskie w trakcie urlopu szkoleniowego nie przesuwa ani nie zawiesza dni wolnych – niewykorzystany urlop bezpowrotnie przepada.

 

Wchodząc na rynek pracy dobrze, abyś miał już 10 lat doświadczenia. Jednak to nie wszystko, ważna jest również uzyskana wiedza. Matura, studia, szkolenia i certyfikaty. Im więcej, tym lepiej.

Nie da się jednak wszystkiego wyuczyć naraz w szybkim czasie. Jest to proces długi, trwający w zasadzie całe życie.

Nic zatem dziwnego, że prawodawca przewidział urlop szkoleniowy dla osób, które swoje kwalifikacje podnoszą już w czasie pracy. Jest to korzystne nie tylko dla samego pracownika, ale również dla pracodawcy.

Posiadanie dobrze wyedukowanej kadry zwiększa konkurencyjność firmy na rynku. Z tego względu prawo pracy reguluje szczególne uprawnienia dla osób uczących się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy.

Sprawdźmy zatem, komu przysługuje urlop szkoleniowy, ile trwa i jakie prawa z tym związane mają pracownik oraz pracodawca?

 

Czym jest urlop szkoleniowy?

 

Instytucja urlopów szkoleniowych nie jest nowa, a mimo to w dalszym ciągu budzi liczne pytania i stwarza problemy interpretacyjne.

Nie każdy kurs czy szkolenie daje bowiem prawo do dodatkowych dni wolnych od pracy, a niewłaściwe wykorzystanie urlopu może prowadzić do sporów na linii pracownik – pracodawca.

Chcąc zdefiniować urlop szkoleniowy, można stwierdzić, że jest to szczególny rodzaj płatnego zwolnienia od pracy, którego celem jest umożliwienie pracownikowi przygotowanie się do egzaminów związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Podstawę prawną stanowi art. 103² Kodeksu pracy.

To, o czym wiele osób zapomina, to to, że pracownik nie może sam zadecydować o rozszerzaniu swojej wiedzy i pobieraniu urlopu.

Warunkiem skorzystania z uprawnienia jest to, aby pracownik podnosił kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Samodzielne rozpoczęcie nauki, bez akceptacji pracodawcy, co do zasady nie daje prawa do urlopu szkoleniowego przewidzianego w KP.

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych należy rozumieć zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy oraz umiejętności potrzebnych w pracy zawodowej.

Przepisy nie uzależniają prawa do urlopu od tego, czy nauka odbywa się w systemie stacjonarnym, zaocznym, czy też zdalnym.

 

Dla kogo jest urlop szkoleniowy?

 

Nie każda forma kształcenia będzie uprawniała pracownika do dodatkowych dni wolnych.

Urlop szkoleniowy przysługuje wyłącznie w przypadkach wskazanych przez ustawodawcę.

Jak czytamy w art. 103² § 1 KP, pracownik ma prawo do:

• 6 dni urlopu szkoleniowego w celu przystąpienia do egzaminów eksternistycznych;
• 6 dni na przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu maturalnego;
• 6 dni na egzamin potwierdzający kwalifikacje zawodowe;
• 21 dni w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

 

Oznacza to, że sam udział w kursie, szkoleniu branżowym czy studiach podyplomowych nie oznacza automatycznie prawa do urlopu.

Znaczenie tutaj ma to, czy proces kształcenia kończy się egzaminem wskazanym przez ustawodawcę.

Powyższe stanowisko jest silnie ugruntowane w doktrynie.

Zgodnie z nią co do zasady prawo do urlopu szkoleniowego zostało przyznane pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe, jeśli proces kształcenia kończy się przystąpieniem do egzaminu: eksternistycznego, maturalnego, dyplomowego oraz potwierdzającego kwalifikacje zawodowe.

Wyjątek dotyczy pracownika uczęszczającego na studia kończące się przygotowaniem pracy dyplomowej, któremu urlop przysługuje również na przygotowanie tej pracy w ostatnim roku studiów.

Zatem, w przypadku gdy podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie wiąże się z przystąpieniem pracownika do jednego z wymienionych egzaminów, pracownikowi nie przysługuje urlop szkoleniowy. (por. M. Nałęcz, W. Muszalski, K. Walczak, Kodeks pracy. Komentarz, wyd. 14, 2024, art. 1032).

 

Ile trwa urlop szkoleniowy?

 

Ile dokładnie trwa urlop szkoleniowy, zostało wskazane wyżej.

Najdłuższy, 21-dniowy urlop przysługuje studentom kończącym studia wyższe, natomiast pozostałe egzaminy uprawniają do 6 dni wolnych.

Trzeba przy tym pamiętać, że urlop szkoleniowy jest udzielany wyłącznie w dniach, które zgodnie z harmonogramem są dla pracownika dniami pracy.

Nie wykorzystuje się go zatem w soboty, niedziele czy święta, jeżeli są to dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy konkretnego pracownika.

Ponadto przepisy dopuszczają wykorzystanie urlopu jednorazowo albo w częściach.

Decyzja w tym zakresie podejmowana jest przez pracodawcę, jednak powinna ona uwzględniać cel urlopu, czyli odpowiednie przygotowanie do egzaminu.

 

Urlop szkoleniowy a wynagrodzenie?

 

Czy za urlop szkoleniowy przysługuje wynagrodzenie? TAK.

Urlop szkoleniowy jest w pełni płatny. Za okres jego wykorzystania pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, podobnie jak w przypadku urlopu wypoczynkowego.

Sposób obliczania wynagrodzenia regulują przepisy dotyczące wynagrodzenia urlopowego.

Oznacza to, że korzystanie z urlopu szkoleniowego nie powoduje obniżenia pensji ani innych należnych świadczeń wynikających z przepisów prawa pracy.

 

Kiedy należy wykorzystać urlop szkoleniowy?

 

Celem urlopu szkoleniowego jest przygotowanie się do egzaminu oraz udział w nim. Z tego względu termin jego wykorzystania powinien pozostawać w bezpośrednim związku z nauką i egzaminem.

Pracownik nie może dowolnie wybrać terminu wykorzystania przysługujących mu dni wolnych, kierując się wyłącznie własną wygodą.

Choć przepisy KP nie określają w szczegółowy sposób procedury składania wniosków, dobrą praktyką jest odpowiednio wczesne poinformowanie pracodawcy o planowanym terminie wykorzystania urlopu.

Wielu pracodawców wymaga złożenia pisemnego wniosku oraz przedstawienia dokumentów potwierdzających termin egzaminu.

Należy przy tym pamiętać, że urlop szkoleniowy ma charakter celowy i jest ściśle związany z konkretnym etapem nauki. Jeżeli pracownik nie wykorzysta przysługujących mu dni przed egzaminem, uprawnienie wygasa.

Niewykorzystany urlop nie staje się urlopem zaległym, nie zwiększa również wymiaru urlopu w kolejnych latach nauki i nie przysługuje z jego tytułu jakikolwiek ekwiwalent pieniężny.

 

Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu szkoleniowego?

 

Przepisy prawa pracy nie przewidują możliwości jednostronnego odwołania pracownika z urlopu szkoleniowego na takich samych zasadach, jakie obowiązują przy urlopie wypoczynkowym.

Trzeba zatem przyjmować, że próba odwołania pracownika z urlopu byłaby sprzeczna z celem tego uprawnienia.

Urlop szkoleniowy ma umożliwić przygotowanie do egzaminu, dlatego jego przerwanie mogłoby pozbawić pracownika realnej możliwości skorzystania z praw przyznanych przez ustawodawcę.

 

Ważne! Jeżeli strony zawarły umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, mogą w niej uregulować kwestie organizacyjne dotyczące korzystania z urlopu, jednak nie mogą pozbawić pracownika ustawowych uprawnień.

 

Umowa szkoleniowa  – kiedy trzeba ją podpisać?

 

Zgodnie z przepisami i orzecznictwem, zawarcie pisemnej umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest obowiązkowe tylko w jednym przypadku: gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostania w firmie po zakończeniu nauki (na tzw. okres odpracowania, który może wynosić maksymalnie 3 lata).

Standardowo ma to miejsce w sytuacjach, w których firma inwestuje w pracownika i na mocy art. 103³ KP pokrywa jego dodatkowe koszty kształcenia, takie jak czesne, przejazdy, podręczniki czy zakwaterowanie.

Jeśli jednak pracodawca jedynie udziela ustawowego urlopu szkoleniowego oraz zwolnień z części dnia pracy – i nie wymaga odpracowania tego czasu w przyszłości – sporządzenie umowy na piśmie nie jest prawnie wymagane.

W takiej sytuacji pracownik korzysta z urlopu, a w razie złożenia wypowiedzenia pracodawca nie ma podstaw do żądania zwrotu jakichkolwiek kosztów czy wynagrodzenia za czas urlopu.

Warto jednak zaznaczyć, że chociaż przy samym urlopie szkoleniowym umowa pisemna nie jest obligatoryjna, działy HR często i tak ją sporządzają. Jest to traktowane jako dobra praktyka, która pozwala na piśmie potwierdzić zgodę na naukę, ustalić dokładny wymiar wolnego i zapobiec późniejszym nieporozumieniom organizacyjnym.

 

Czy można wypowiedzieć umowę podczas urlopu szkoleniowego?

 

Fakt skorzystania z urlopu szkoleniowego nie ogranicza praw pracownika do rozwiązania umowy o pracę.

Pracownik może zatem złożyć wypowiedzenie również w tym okresie.

Należy jednak pamiętać, że w określonych sytuacjach może powstać obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Zgodnie z art. 103⁵ KP obowiązek taki może wystąpić między innymi wtedy, gdy pracownik:

1. bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji;
2. z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata;
3. który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu;
4. który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia, mimo braku przyczyn określonych w odpowiednich przepisach.

 

Zwrot dotyczy jednak wyłącznie kosztów poniesionych na kształcenie. Pracownik nie zwraca wynagrodzenia otrzymanego za okres urlopu szkoleniowego.

 

L4 w trakcie urlopu szkoleniowego

 

Wyobraźmy sobie sytuację: pracownik zawnioskował o 6 dni urlopu szkoleniowego na przygotowanie się do egzaminu zawodowego, ale tuż przed nim dopada go grypa i otrzymuje od lekarza zwolnienie ZLA (dawne L4).

 

Czy urlop szkoleniowy automatycznie się przesuwa lub zawiesza, tak jak ma to miejsce przy urlopie wypoczynkowym?

Nie. W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego, choroba pracownika nie przesuwa automatycznie terminu urlopu szkoleniowego.

Zgodnie z art. 166 Kodeksu pracy, tylko urlop wypoczynkowy podlega obowiązkowemu przerwaniu lub przesunięciu z powodu czasowej niezdolności do pracy.

Przepisy regulujące urlopy szkoleniowe (art. 103¹–103⁶ KP) nie zawierają odniesienia do tego artykułu.

 

Urlop szkoleniowy to zwolnienie od pracy o charakterze celowym. Jest ściśle związany z konkretnym terminem egzaminu.

Jeśli pracownik w tym czasie przebywa na zwolnieniu lekarskim, za te dni przysługuje mu świadczenie chorobowe (wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek), a niewykorzystane dni urlopu szkoleniowego bezpowrotnie przepadają.

Pracownik nie może żądać od pracodawcy „oddania” tych dni w innym, wybranym przez siebie terminie (np. po powrocie do zdrowia), ponieważ minął już cel, na który to wolne zostało przyznane.

Jeżeli z powodu choroby pracownik nie przystąpił do egzaminu i uczelnia wyznaczyła mu nowy termin, uprawnienie do urlopu na ten konkretny egzamin nie wygasa, ale pracownik musi złożyć nowy wniosek na dni pokrywające się z nową datą egzaminu.

 

 

Czy można zrzec się prawa do urlopu szkoleniowego?

 

Jeżeli uprawnienia do urlopu szkoleniowego i zwolnienia z całości lub z części dnia pracy przysługują pracownikowi, to nie może się on ich zrzec.

Są to bowiem uprawnienia związane z decyzją pracodawcy o skierowaniu pracownika na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, bądź o wyrażeniu zgody na to, gdy z inicjatywą wystąpi pracownik.

Oznacza to również, że strony stosunku pracy nie mogą umówić się, że pracownik zrzeka się swojego prawa do urlopu szkoleniowego albo w zamian za urlop szkoleniowy otrzyma ekwiwalent pieniężny jak w przypadku niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

W przeciwieństwie do niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego ustawodawca nie przewidział możliwości wypłaty świadczenia pieniężnego zamiast wykorzystania dni wolnych.

 

Często zadawane pytania:

 

Czy urlop szkoleniowy przepada, jeśli z niego nie skorzystam?

Tak, nie przechodzi na kolejny rok i nie przysługuje za niego ekwiwalent.

 

Czy urlop szkoleniowy wlicza się do limitu urlopu wypoczynkowego?

Nie, to dwa całkowicie niezależne uprawnienia.

 

Kto decyduje o podziale dni urlopu szkoleniowego?

Pracodawca w porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę datę egzaminu.

 

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego