Staż pracy – co się do niego wlicza?

Czego dowiesz się z tego artykułu?

• Jakie nowe formy aktywności (JDG, umowy zlecenia) oficjalnie powiększają Twój staż pracy.
• Wpływ na uprawnienia pracownicze – jak nowe zasady zmieniają wymiar urlopu wypoczynkowego, okres wypowiedzenia oraz nagrody jubileuszowe.
• Procedura dokumentacji – jakie konkretne dokumenty musisz dostarczyć do działu kadr, aby nowe okresy zostały uznane.
• Wyjątki i pułapki urzędowe – jak przepisy traktują umowy zlecenia studentów, działalność nierejestrowaną oraz okresy zawieszenia firmy.
• Zasada nienakładania się okresów – jak kadrowcy rozliczają sytuacje, w których równocześnie prowadziłeś firmę i pracowałeś na etacie.

 

Dla każdej aktywnej zawodowo osoby staż pracy jest istotnym pojęciem.

Od niego zależy między innymi prawo do emerytury, ilość dni urlopu wypoczynkowego, prawo do urlopu wychowawczego oraz dodatki stażowe.

Do tej pory staż ten był liczony jedynie w przypadku pracy na etacie. Teraz się to zmieniło.

Nowelizacja Kodeksu pracy sprawiła, że do stażu pracy zaczęto zaliczać również wiele innych form aktywności zawodowej – w tym działalność gospodarczą oraz umowy zlecenia.

Zmiany mają ogromne znaczenie dla setek tysięcy pracowników. Sprawdźmy zatem, co się mieniło oraz co dokładnie wlicza się do stażu pracy.

 

Staż pracy

Na podstawie ustawy z 26 września 2025 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz innych ustaw zmieniono zasady ustalania stażu pracy.

Nowe zasady zaczęły obowiązywać:

• dla pracodawców publicznych od 1 stycznia 2026 roku, oraz
• dla pracodawców prywatnych od 1 maja 2026 roku

 

Do tej pory przy ustalaniu większości uprawnień pracowniczych uwzględniano jedynie zatrudnienie wykonywane w ramach stosunku pracy, czyli umowy o pracę, mianowania,

powołania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.

Było to mocno problematyczne, gdyż osoby pracujące przez wiele lat na śmieciówkach lub prowadzące firmę były traktowane gorzej niż pracownicy etatowi, mimo że często realnie wykonywały pracę zarobkową na takich samych zasadach co etatowcy.

Nowelizacja ma zlikwidować te różnice w aspekcie sposobu wyliczania stażu pracy i uwzględniać rzeczywisty okres aktywności zawodowej.

 

Co teraz wliczamy do stażu pracy?

Po nowelizacji przepisów do stażu pracy są zaliczane także inne okresy aktywności zawodowej niż tylko te wynikające ze stosunku pracy.

Jak możemy wyczytać z art. 302¹  KP, do stażu pracy wlicza okres:

• zatrudnienia na podstawie umowy o pracę;
• prowadzenia działalności gospodarczej;
• współpracy przy działalności gospodarczej;
• wykonywania umowy zlecenia;
• świadczenia usług na podstawie umów podobnych do zlecenia;
• wykonywania umowy agencyjnej;
• pracy za granicą wykonywaną poza stosunkiem pracy;
• korzystania z ulgi na start;
• zawieszenia działalności gospodarczej z powodu opieki nad dzieckiem;
• członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej;
• członkostwa w spółdzielni kółek rolniczych.

 

Należy przy tym zauważyć, że powyższy katalog ma charakter zamknięty.

Co za tym idzie, do stażu pracy nie wliczymy innych okresów „zatrudnienia” (np. umowa o dzieło, prowadzenie działalności nierejestrowanej), niż te wymienione w katalogu.

 

Umowa zlecenie studenta a staż pracy

Umowy zlecenia podczas studiów zgodnie z ogólną zasadą dolicza się do stażu pracy, pomimo że w tym czasie zleceniobiorca nie był zgłoszony do ZUS.

Nie zawsze będzie miało znaczenie dla uprawnień pracownika.

Trzeba jednak pamiętać, że za umowę podczas studiów wystawienie zaświadczenia nie jest możliwe.

Pracownik mówi udowodnić ten okres innymi dowodami, jak na przykład kopie rachunków, umów, wyciągi z rachunku bankowego, zaświadczenie z uczelni lub szkoły potwierdzające status ucznia/studenta

 

Staż pracy a JDG i umowa zlecenie

Zdaje się, że najwięcej osób czekało na wliczanie do stażu pracy działalności gospodarczej oraz umowy zlecenia. Od 2026 roku jest to już możliwe.

Teraz do stażu pracy będzie można zaliczyć okres:

• prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej;
• działalności wykonywanej przez wspólników spółek prawa handlowego;
• działalności osób wykonujących wolne zawody;
• działalności twórców i artystów;
• współpracy przy prowadzeniu firmy.

Co do zasady warunkiem jest opłacanie składek emerytalnych, rentowych lub wypadkowych.

Wyjątkiem jest objęcie okresu korzystania z tzw. ulgi na start, mimo że przedsiębiorca nie opłaca wtedy składek społecznych (jedynie zdrowotną).

Do stażu pracy wliczane są również umowy cywilnoprawne, takie jak:

• umowa zlecenie;
• umowa o świadczenie usług;
• umowa agencyjna.

Zmiany obejmują także osoby współpracujące ze zleceniobiorcami oraz niektóre umowy dotyczące opieki nad dziećmi, np. umowy uaktywniające dla niań.

Jak już wskazywałem wcześniej, do powyższej listy z całą pewnością nie dopiszemy umowy o dzieło.

 

Urlop macierzyński w stażu pracy

Do stażu pracy nadal wliczają się okresy związane z rodzicielstwem, w tym:

• urlop macierzyński;
• urlop rodzicielski;
• urlop wychowawczy.

 

Korzystanie z tych uprawnień nie powoduje utraty ciągłości stażu pracy.

To co się jednak zmieniło, to udzielenie ochrony przedsiębiorcom sprawującym opiekę nad dzieckiem.

Do stażu pracy będzie można teraz zaliczyć okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu osobistej opieki nad dzieckiem, jeśli opłacano wymagane składki.

W praktyce oznacza to zrównanie sytuacji przedsiębiorców z pracownikami etatowymi korzystającymi z urlopów związanych z rodzicielstwem.

 

Czy prowadzenie działalności nierejestrowanej wlicza się do stażu pracy?

Niestety Nie. Katalog zawarty w Kodeksie jest zamknięty, a działalność nierejestrowana nie wiąże się z obowiązkowym opłacaniem składek emerytalno-rentowych.

 

Czy okres zawieszenia działalności wlicza się do stażu pracy?

Taki okres nie wlicza się do stażu pracy, chyba że zawieszenie nastąpiło w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem (wtedy składki są finansowane z budżetu państwa).

 

Czy okres nauki wlicza się do stażu pracy?

Tak, ale dotyczy to wyłącznie sposobu wyliczania wymiaru urlopu wypoczynkowego. Można stwierdzić zatem, że nowelizacja nic tutaj nie zmieniła.

Zgodnie z art. 155 KP do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, dolicza się ukończenie:

• zasadniczej szkoły zawodowej – do 3 lat;
• średniej szkoły zawodowej – do 5 lat;
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych szkół zawodowych – 5 lat;
• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
• szkoły policealnej – 6 lat;
• szkoły wyższej – 8 lat.

Nie sumuje się okresów wynikających z uczęszczania do kilku szkół. Uwzględnia się wyłącznie najwyższy ukończony poziom edukacji.

Przykładowo osoba po studiach wyższych otrzyma 8 lat stażu, zaś ta, która zakończyła swoją edukację na liceum – 4 lata.

 

Okresy zatrudnienia nakładające się na siebie

Co bardzo istotne to nowe przepisy przewidują zakaz podwójnego liczenia tego samego okresu aktywności zawodowej.

Zatem jeśli kilka form zatrudnienia nakładało się na siebie w tym samym czasie, do stażu zostanie zaliczony wyłącznie jeden okres – ten najkorzystniejszy dla pracownika.

 

Przykład:

Jeżeli dana osoba jednocześnie pracowała na podstawie umowy o pracę oraz prowadziła swoją działalność gospodarczą, to nie uzyska podwójnego stażu za ten sam okres.

 

Na co wpływa staż pracy?

Czas zastanowić się, na co wpływa staż pracy i dlaczego jest to tak ważny temat, dla każdego pracownika.

Staż pracy wpływa między innymi na:

• wymiar urlopu wypoczynkowego;
• okres wypowiedzenia;
• prawo do urlopu wychowawczego;
• wysokość odpraw;
• dodatki stażowe;
• nagrody jubileuszowe;
• odprawę pośmiertną.

Urlop wypoczynkowy a staż pracy

Najbardziej podnoszonym przykładem uprawnienia, na który wpływ ma staż pracy, jest urlop wypoczynkowy.

Jak czytamy w art. 154 KP, wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

 

Od wejścia w życie nowelizacji osiągnięcie 10-letniego stażu będzie łatwiejsze dla osób, które wcześniej pracowały na zleceniach czy też prowadziły działalność gospodarczą.

 

Czy pół etatu na zleceniu skraca staż?

W przypadku tradycyjnego stosunku pracy, praca na pół etatu czy ćwierć etatu zalicza się do stażu pracy jako pełne lata kalendarzowe (wymiar etatu wpływa jedynie na proporcjonalne wyliczenie puli urlopu, a nie na sam staż).

Jak to wygląda przy umowach cywilnoprawnych?

Ustawa stażowa mówi wprost: liczy się okres wykonywania umowy, a nie liczba przepracowanych godzin czy wysokość wynagrodzenia.

 

Umowa o dzieło z własnym pracodawcą a staż pracy

Umowa o dzieło nie wlicza się do stażu pracy, bo nie ma od niej składek społecznych. Na forach kadrowych pojawia się jednak genialne pytanie o tzw. art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Chodzi o sytuację, gdy pracownik ma etat w firmie A, ale dodatkowo zawiera z tą samą firmą A (lub firmą trzecią, ale wykonuje ją na rzecz swojego pracodawcy) umowę o dzieło.

Wtedy takie dzieło jest w pełni oskładkowane tak jak umowa o pracę.

Ponieważ pracownik i tak jest już zatrudniony na etat, ten okres zalicza się do stażu z tytułu umowy o pracę.

Umowa o dzieło (nawet oskładkowana) nie wydłuży mu tego stażu, ponieważ obowiązuje wspomniany wcześniej zakaz podwójnego liczenia nakładających się okresów.

 

A co z okresem wypowiedzenia?

Wskazałem, że nowe przepisy mają wpływa także na okresy wypowiedzenia. Wiele osób może się jednak zastanawiać, w jaki sposób?

Przy ustalaniu długości wypowiedzenia znaczenie ma przecież zakładowy staż pracy, czyli okres zatrudnienia u konkretnego pracodawcy.

Nowelizacja pozwala jednak uwzględnić również wcześniejsze wykonywanie pracy u tego samego pracodawcy np. na zleceniu.

Przechodzenie z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę wcale nie jest takim rzadkim przypadkiem, gdyż w wielu firmach w ramach „okresu próbnego” stosuje się umowy zlecenia, zamiast umów o pracę.

 

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego