Zawarcie umowy o pracę z kobietą w ciąży lub jej modyfikowanie budzi niemałe kontrowersje. Szczególnie wśród pracowników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Chcąc zatrudnić ciężarną lub awansować ją na wyższe stanowisko, trzeba mieć z tyłu głowy, że najprawdopodobniej skończy się to kontrolą z ZUS. Najpewniej powodem postępowania będzie pozorność umowy o pracę.

Wykazanie tego faktu spowoduje bowiem konieczność zwrotu tego co pracownica w ciąży uzyskała w czasie urlopu chorobowego.

Czy z ciężarną można zawrzeć umowę o pracę?

Ciąża to nie choroba, mimo to każdy pracodawca, który został poinformowany przez pracownicę o stanie, w jakim się ona znajduje, musi być przygotowany na jej przejście na L4.

Po urlopie chorobowym następuje urlop macierzyński i wychowawczy. To tworzy wśród pracodawców uzasadnione pytanie – czy legalnym jest zawieranie umowy o pracę z kobietą w ciąży, skoro w najbliższych tygodniach lub miesiącach przejdzie ona na zwolnienie lekarskie?

Otóż ani przepisy prawa, ani jakiekolwiek orzecznictwo sądowe nie zakazuje zatrudniania ciężarnych. Co więcej, pracodawcy w czasie rozmowy kwalifikacyjnej, nie wolno jest pytać, czy dana kandydatka jest w ciąży lub planuje w nią zajść.

Jest to sprawa prywatna każdej kobiety, a próba uzyskania informacji w tym aspekcie stanowi naruszenie przepisów prawa pracy oraz RODO.

Reasumując, nie ma żadnych prawnych przeszkód, aby pracodawca nawiązał stosunek pracy z kobietą w ciąży.

Co więcej, niezatrudnienie takiej osoby, wyłącznie z powodu tego, że znajduje się ona w tym stanie, stanowi o dyskryminacji i może nieść za sobą bardzo negatywne konsekwencje dla pracodawcy.

Czy ZUS może sprawdzić pozorność umowy?

Z jednej strony ZUS idzie za daleko z intensywnością, z jaką próbuje uchylać się od obowiązku płacenia zasiłku. Z drugiej jednak strony niemal każdy miał do czynienia z sytuacją, kiedy bezrobotna kobieta, zachodząc w ciążę, zaczyna szukać po znajomych i rodzinie, kogoś prowadzącego działalność gospodarczą, aby uzyskać ubezpieczenie społeczne.

Pracownik, zawierając umowę o pracę, już od pierwszego dnia zostaje objęty ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym.

Trzeba jednak pamiętać, że prawo do zasiłku chorobowego nabywane jest dopiero po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia. Oznacza to, że kobieta po miesiącu pracy może przejść na L4 z powodu ciąży, co w tym wypadku oznacza wypłatę 100% podstawy wynagrodzenia (na „zwykłym” L4 jest to 80%).

Dlatego też – chcąc walczyć z nieuczciwymi praktykami – Zakład został wyposażony możliwość przeprowadzania kontroli pod kątem pozorności umowy o pracę.

Ważne! ZUS może przeprowadzić kontrolę wobec każdej osoby ubezpieczonej, tj. płatnika składek (przedsiębiorcę, pracodawcę), zatrudnionych na podstawie umowy pracę, a także osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenie.

Co bada ZUS?

Kontrolerzy ZUS badają legalność zawarcia umowy o pracę. Nie chodzi tu jednak o to, czy umowa posiada wszystkie wymagane ustawą elementy.

Trzeba mieć świadomość tego, że samo zawarcie umowy o pracę nie stanowi jeszcze nawiązania stosunku o pracę. Aby tak się stało, musi zaistnieć fakt realnego wykonywania pracy.

Samo zachowanie wymogów formalno-prawnych w postaci podpisania umowy o pracę czy zgłoszenia do ubezpieczeń nie może przesądzać o nawiązaniu stosunku pracy w rozumieniu art. 22 § 1 KP.

Zamiar nawiązania stosunku ubezpieczenia społecznego, bez rzeczywistego wykonywania umowy o pracę, świadczy o fikcyjności zgłoszenia do pracowniczego ubezpieczenia społecznego. (por. wyrok SA z Lublina z dnia 13 listopada 2019 roku, sygn. akt: III AUa 526/19).

Ponadto ZUS może zweryfikować również, czy podstawa ubezpieczenia odpowiada faktycznie wykonywanej pracy.

Chodzi tu o to, czy wynagrodzenie określone na umowie jest rzeczywiście wypłacane pracownicy, a jeżeli tak, to czy jest ono adekwatne do stanowiska, jakie piastuje. Organ zatem może zbadać rodzaj i zakres wykonywanych przez pracownika obowiązków zawodowych, a także prawidłowość i rzetelność obliczenia, potrącenia i opłacenia składek ZUS.

Mimo że strony stosunku pracy korzystają z zasady swobody umów, to właśnie aspekt ubezpieczeń społecznych, jaki się z nim wiąże, ogranicza je co do dowolności zawierania umów i określania wysokości wynagrodzenia.

Potwierdził to Sąd Najwyższy, który stwierdził, iż cel zawarcia umowy o pracę w postaci osiągnięcia świadczeń z ubezpieczenia społecznego nie jest sprzeczny z ustawą, ale nie może to oznaczać akceptacji dla nagannych i nieobojętnych społecznie zachowań oraz korzystania ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych w sytuacji zawarcia umowy o pracę na krótki okres przed zajściem zdarzenia rodzącego uprawnienie do świadczenia (np. urodzeniem dziecka) i ustalenia wysokiego wynagrodzenia w celu uzyskania świadczeń obliczonych od tej podstawy.

Taka umowa o pracę jest nieważna jako sprzeczna z zasadami współżycia społecznego. Należy przy tym podkreślić, że samo zawarcie umowy o pracę w okresie ciąży, nawet gdyby głównym motywem było uzyskanie zasiłku macierzyńskiego nie jest naganne, ani tym bardziej sprzeczne z prawem. (por. postanowienie SN z dnia 18 czerwca 2024 roku, sygn. akt: III USK 353/23).

Pozorność umowy – kiedy ma miejsce?

ZUS, aby móc podważyć zasadność wypłacania świadczeń, musi udowodnić pozorność umowy o pracę w całości (ciężarna, mimo zawarcia umowy, nie świadczy pracy) lub w części (w umowie wpisany jest pełen etat, mimo że ciężarna w rzeczywistości pracuje na pół etatu albo pracownica otrzymuje wynagrodzenie przypisane kierownikowi, mimo że wykonuje obowiązki szeregowego pracownika).

Pozorność umowy wymaga wykazania przez organ szeregu przesłanek, a mianowicie:

• oświadczenia stron w przedmiocie zawarcia umowy pozornej zostały złożone wzajemnie;
• strony wykazują chęć do tego, aby powstały skutki prawne, jakie zwykle prawo łączy z zawarciem umowy o pracę – pracodawca nie zamierza wypłacać ciężarnej pracownicy wynagrodzenia, a pracownica nie zamierza świadczyć pracy;
• głównym celem działania stron jest doprowadzenie do uzyskania przez pracownicę świadczeń z ubezpieczenia społecznego;
• strony umyślnie dążą do wprowadzenia organu rentownego w błąd.

Wskazywałem wcześniej, że pozorność występuje również, kiedy pracownica rzeczywiście wykonuje pracę, jednakże nie w takim zakresie, na jaki wskazuje jej umowa o pracę.

Wtedy to ZUS nie próbuje podważyć całego kontraktu, a jedynie jego pojedyncze zapisy. Zazwyczaj chodzi o wygórowane wynagrodzenie, np. pracownica, zawierając nową umowę o pracę z tym samym pracodawcą, z recepcjonistki awansowała na kierownika działu sprzedaży.

W takich wypadkach organ sprawdzi między innymi, czy pracownica posiada określone wykształcenie i doświadczenie pozwalające jej na wykonywanie zadań danego rodzaju.

Może zweryfikować również czy pracodawca osiąga zyski pozwalające mu wynagradzać pracowników tak wysokimi kwotami, oraz czy dane stanowisko w firmie jest w ogóle potrzebne. Co do zasady, ciężar dowodowy w tej kwestii ciąży na organie rentowym.

Pozorność umowy – jakie niesie konsekwencje?

Pozorność umowy oznacza, że dany kontrakt zostaje uznany za nieważny.

Nieważność oznacza, że umowa nie wywołuje skutków prawnych. Podkreślenia przy tym wymaga, że nieważność powstaje już w chwili podpisania umowy, nie zaś jej stwierdzenia. Jeżeli zatem strony zawarły stosunek pracy dla pozoru w dniu 1 czerwca, a ZUS stwierdził nieważność w dniu 1 września, to umowa jest nieważna od 1 czerwca, nie września.

Uznanie pozorności ma ten skutek, że pracownica zostaje wyrejestrowana z ZUS od daty uznania umowy za nieważną.

Jeżeli zatem zdążyła on już pobrać jakiekolwiek świadczenia za ten okres (np. zasiłek chorobowy w czasie ciąży), zostanie zobowiązana do jego zwrotu razem z odsetkami.

Decyzja ZUS nie jest jednak prawomocna – służy od niej odwołanie. Jeżeli zatem pracownica w ciąży, której odebrano prawo do pobierania świadczenia, uważa, że działanie organu było bezprawne, ma prawo złożyć odwołanie do sądu okręgowego, wydziału pracy i ubezpieczeń społecznych, za pośrednictwem organu, który wydał zaskarżoną decyzję.

Termin na to wynosi miesiąc i jest liczony od dnia otrzymania decyzji ZUS.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego